какая форма бухгалтерского учета предусматривает использование вычислительных сетей
Тема 11. Техника и формы бухгалтерского учета
Цель и задачи темы
Цель – рассмотреть строение регистров бухгалтерского учета, последовательность и способы отражения в них хозяйственных операций.
Задачи:
Оглавление
11.1. Регистры бухгалтерского учета и их виды
Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т. е. способ регистрации учетной информации, осуществляемый с применением учетных регистров. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Таким образом, все хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах.
Рис. 11.1. Классификация учетных регистров
По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.
Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цеха, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.
Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.
Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из регистратора для записей, подсчета, выборок и т. п.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель – обеспечить контроль сохранности документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств).
Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим счетам и аналитическим счетам. Например, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам.
Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером являются книга Журнал-Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.
По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетические счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, Реестр счетных документов. Главная книга и книга Журнал-Главная).
Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.
По строению регистры подразделяются на односторонние, многографные, линейные и шахматные.
Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете. Они имеют следующий вид:
Построение одностороннего регистра
Форма двухстороннего регистра
Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации; в разрезе отдельных материально-ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.
Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении). Например, в журнале-ордере №7 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по нему отражаются на отдельной строке.
Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы. Примером могут служить некоторые журналы-ордера: 10,10/1,11,13 и др. и Главная книга (она нашла широкое применение на малых предприятиях).
11.2. Исправление ошибок в бухгалтерских документах и в учетных регистрах
Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов. Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе – подписями лиц, подписавших документ; в регистрах – подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях исправления, даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.
Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета – до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой; эти справки хранятся обособленно при соответствующих учетных регистрах.
Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется, если:
Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в размере 5400 тыс.руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 тыс. руб. В качестве оправдательного документа составляется справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись по обычными правилами на сумму 400 тыс. руб. На счетах это выглядит так:
Компьютерные формы бухгалтерского учета
Компьютерные формы бухгалтерского учета
Автоматизированные формы учета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей техники.
При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордер-ной, мемориально-ордерной и т. п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации. Компьютерные формы учета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют как внешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.
Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.
Первое требование – возможность осуществления разделения труда – выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.
Применение компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если при использовании бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитического учета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников, то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.
Проблема оперативности получения данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных в учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистр требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.
В истории компьютерных форм учета в зависимости от используемых технических средств можно выделить три этапа.
1. Использование перфорационных машин. Впервые порядок организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был определен в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х годов XX в.; эта форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточ-ной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфорационные машины, и предусматривала перенесение данных из каждого документа на машинный носитель – перфокарту (рис. 5.2). По каждому участку учета: учету производственных запасов, оплате труда, готовой продукции и т. п. – формировались массивы перфокарт.
Рис. 5.2. Таблично-перфокарточная форма учета
В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом произошло перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность данной формы состояла в том, что в ней было объединено использование двух видов нанесенной на перфокарту информации: переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, предназначенном для контроля хранения этих документов и проверки полноты записей в табуляграммах. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходила их группировка. Все данные за определенный период пропускались через соответствующее считывающее устройство для печати информации и расчета контрольных итогов. При этом печатался журнал операций, который служил также контрольной машинограммой.
2. Использование компьютеров третьего поколения (больших и средних) и многотерминальных вычислительных систем.
Внедрение в СССР в учетную практику электронно-вычислительных машин типа «Урал», «Днепр», «Минск», ЕС привело к созданию таблично-автоматизированной формы учета (рис. 5.3).
При этой форме первичные данные могут кроме бумажных носителей сразу фиксироваться на машинных носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также текущая, нормативно-справочная и входная информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многоразовому использованию, она заносится в специальные базы данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации различают два способа введения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники. Одним из важнейших принципов этого этапа развития компьютерных форм учета стало использование режима запроса с целью получения отчетов по необходимым показателям. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После этого компьютер предоставляет необходимую информацию.
Рис. 5.3. Таблично-автоматизированная форма учета
3. Использование персональных компьютеров и вычислительных сетей. Возможности вычислительной техники не только обеспечивают универсальный характер ее применения согласно общим методологическим подходам организации бухгалтерского учета, но и позволяют использовать программы, настроенные на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика. Составляющие элементы компьютерной формы учета, без которых невозможно ее создание на конкретном предприятии, приведены на рис. 5.4.
Рис. 5.4. Составляющие элементы компьютерной формы учета
Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета можно разделить на три этапа.
Начальным этапом учетного процесса являются сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере. При введении информации в компьютерную информационную систему предприятия (КИСП) пользователь составляет учетные фразы, по которым формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть программ для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет проводить просмотр информации и в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.
На втором этапе проводится формирование на электронных носителях массивов учетных данных: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных.
Заключительным этапом процесса является получение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отражения на экране дисплея нужной информации.
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают такие варианты:
а) предоставление каждому бухгалтеру персонального компьютера;
б) использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (или сетевых компьютеров) для введения данных;
в) объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);
г) объединение персональных компьютеров в сеть с одним или более мощными компьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер работает на специализированном автоматизированном рабочем месте (АРМ).
Если используют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместо одного журнала ведут несколько журналов, информационные массивы носят локальный характер (формируются по участкам учетной работы), а в конце отчетного периода объединяются по определенным принципам. Если используется центральный компьютер с терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют общий журнал; при этом информационный массив представлен единой базой данных. Если создана компьютерная сеть, то наличие единого журнала не обязательно. В этом случае необходима координация набора локальных информационных массивов; исключением может быть выделение одного из рабочих компьютеров для использования как сервера. И наконец, если создана сеть АРМ с использованием выделенных серверов, то в зависимости от конкретных условий возможно использование как единого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразно иметь единую базу данных.
Сравнение технологических характеристик разных компьютерных форм учета приведено в табл. 5.1.
Таблица 5.1
Основные технологические характеристики разных компьютерных форм учета
Применение компьютерных сетей представляет собой новый этап использования вычислительной техники. Они позволяют эффективно объединять возможности компьютеров и линий связи. База данных составляет информационное ядро системы, которое часто располагается на одном компьютере – сервере локальной сети. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. Сейчас эти возможности предоставляет локальная вычислительная сеть.
Изучение особенностей компьютерной формы учета позволяет сформулировать основные ее принципы.
1. Основой компьютерной формы учета является электронный учетный регистр, в который входят:
а) база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;
б) переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;
в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.
2. Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций.
3. Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственным операциям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач, может быть получена автоматически по запросу.
4. На основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию.
5. Одноразовое введение данных – учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета.
6. Один журнал хронологической записи – много регистров систематической записи. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет просматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.
7. Один синтетический счет – множество аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, и никак не ограничивается.
8. Отчетная информация выводится в определенный срок, а рабочая (справки, отчеты для управленцев) в любой момент может быть получена по запросу – данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.
Технологический процесс и организационная структура учета при компьютерной форме бухгалтерского учета представлены на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Компьютерная форма учета
В компьютерной форме принципиальное значение приобретает программное обеспечение (набор алгоритмов) для компьютеризации бухгалтерского учета. Порядок введения, способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формирование сводных учетных показателей полностью зависят от программы, которая используется. Таким образом, технологический процесс компьютеризированного учета определяется общими принципами программирования, и в связи с этим элементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированных компьютерных программах.
Система учета – понятие более широкое и содержательное, чем форма учета, поскольку охватывает не только технику ведения учета, но и методологию отражения операций, вычисления показателей, способов оценки, организацию работы бухгалтерии и т. п. Несмотря на то что форма учета представляет собой важную составляющую системы учета, она определяет лишь порядок учетной регистрации, а не порядок построения учетной системы. С применением КИСП понятие формы учета переходит в понятие компьютерной системы бухгалтерского учета КСБУ, которая имеет следующие основные характерные признаки:
а) компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации работы бухгалтера;
б) компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации – сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;
в) оперативность обеспечивается как в направлении передачи учетной информации, так и относительно обработки учетных данных;
г) появляется возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет – это беспрерывный и систематизированный сбор, фиксация, а также интерпретация специфической информации. Если детально разбирать вопрос бухгалтерии, тогда речь идет о системе, которая позволяет оперировать данными касательно всех производимых в предпринимательстве хозяйственных операций и обязательств, выраженных в финансовом отношении.
Документальная фиксация данной информации ведется по принципу постоянности и непрерывности, то есть с момента регистрации новой фирмы и до ее полной ликвидации, согласно действующим регламентам.
Законодательное регламентирование и основные определения бухучета
На сегодняшний день бухучет обязателен при ведении предпринимательской и хозяйственной деятельности, ведь данное положение закреплено в отечественной законодательной базе. Основные положения прописаны в Положении «О ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», а также в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, который вступил в силу 01 января 2013 года.
Все требования, закрепленные на законодательном уровне и должны выполняться в обязательном порядке на всей территории страны для представителей небанковских коммерческих структур.
Основные определения бухгалтерского учета
Чтобы решить основные задачи бухгалтерского учета, необходим целый набор приемов и способов, которые в совокупности составляют метод бухгалтерского учета. Данный метод включает ряд важных элементов:
Кто может заниматься бухучетом
На предприятии предусмотрена должность главного бухгалтера, которая считается очень важной и серьезной. Однако небольшая организация может и не иметь штатного специалиста, тогда эти обязанности могут выполняться:
Причины необходимости ведения бухучета
Первая и самая весомая причина того, почему необходимо обязательно вести бухгалтерский учет предприятия по общепринятой процедуре – данное требование закреплено законодательно. Поэтому выбора нет, если предприниматель хочет работать, нужно вести свою деятельность согласно букве закона.
В законе нет условия, которое бы могло разрешить организации не вести бухгалтерский учет, ведь он обязателен. Если бухгалтерская отчетность никогда не велась, хозяйственные операции не фиксировались, как следует, а отчеты не подавались контролирующим органам, тогда предприниматель будет привлечен к ответственности:
Цели бухучета
Бухгалтерский учет позволяет формировать полную картину динамики деятельности организации и данных об имущественном состоянии. Эти данные необходимы не только для констатации фактов и отчетности налоговой, ведь с их помощью можно строить прогнозы на будущее. Исходя из этого, бухучет помогает в решении следующих задач управляющего бизнесом и владельца:
Так как интересы заинтересованных пользователей разнятся, данные бухгалтерского учета не могут удовлетворить каждую из сторон в полном объеме. Информация, формирующаяся в бухгалтерском учете для внешних пользователей, частично удовлетворяет потребности, являющиеся общими для всех пользователей. Для решений, которые принимаются всеми заинтересованными пользователями, потребуется оценка на предмет способности организации воспроизводить денежные средства и другие подобные активы, а также объемы и регулярность их поступления. Результатом такой проверки станет реальная оценка возможности фирмы осуществлять выплаты государству, работникам, инвесторам, поставщикам, заимодавцам и подрядчикам.
Цель бухгалтерского учета в отношении внутренних пользователей состоит в формировании полной картины для руководства, которая поможет принять верные управленческие решения. Также руководство организации полностью заинтересовано в предоставлении информации внешним пользователям для контроля, анализа и правильного планирования. При этом имеется в виду, что информация для внешних пользователей формируется, в том числе на основе информации для внутренних пользователей, относящейся к финансовым результатам деятельности, финансовому положению организации, а еще изменениям в ее финансовом положении.
Объекты бухгалтерского учета
Основными объектами бухгалтерского учета принято считать:
Имущество или имущественные активы в свою очередь состоят из оборотных (например, деньги в кассе и на счетах, запасы сырья, дебиторская задолженность) и внеоборотных активов (например, капитальные вложения, земельные участки, основные средства). К обязательствам организации относятся: заработная плата, счета к оплате, налоги к оплате и т.д.
Основные задачи бухгалтерского учета
Главная и первостепенная задача бухгалтерского учета – это постоянное формирование актуальной и достоверной информации касательно деятельности организации, а также полном имущественном положении. Данная бухгалтерская информация обязательно необходима широкому кругу пользователей: учредителям, собственникам имущества организации, руководителям, кредиторам, участникам организации, инвесторам и другим пользователям бухгалтерской отчетностью. При должном анализе, данные позволяют решать целый спектр задач:
Основополагающие принципы бухгалтерского учета
В процессе ведения бухгалтерского учета требуется скрупулезность и точность, поэтому строится на следующих принципах:
1С:Бухгалтерия 8
«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!