какая форма работы с документами подходит для организаций деятельность которых требует особенно
Документоведение. Тест с ответами #4
Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.
Закажите решение теста для вашего вуза за 470 рублей прямо сейчас. Решим в течение дня.
Дату 9 мая 2000 года в документах следует проставлять как…
09/05/00
09.05.2000
09-05-00
9 мая 2000 г
Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:
а) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа
b) назначением ответственного за исполнение приказа
с) указанием сроков действия приказа
Распорядительная часть в указании начинается глаголом:
ПОСТАНОВЛЯЮ
УКАЗЫВАЮ
ПРЕДЛАГАЮ
ПРИКАЗЫВАЮ
СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ
Что относится к признакам документа?
a) функциональность информации
b) тождественность самому себе
c) завершенность сообщения
Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем?
распоряжение
решение
постановление
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы…
включаются в дело прошлого года с указанием его индекса
формируются произвольно, по усмотрению специалиста ДОУ
включаются в дело текущего года без ссылки на индекс дела
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года
Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
а) государственным стандартом
b) составителем документа с) правилами унификации документов
Понятие стандартизации, как деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленной на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения, закрепляется в …
b) Федеральном законе РФ «Техническом регулировании»
c) Федеральном законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации»
a) Федеральном законе РФ «О стандартизации»
Язык эсперанто относится …
a) к естественному языку
b) к искусственному языку
c) к национальному языку
В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
а) Приложение: (новая строка) 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.; 2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз
b) Приложение на 6 л. в 1 экз
Теоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности изучает …
a) общее документоведение
b) специальное документоведение
c) частное документоведение
На каком документе нет грифа утверждения?
приказ
положение
устав
В обработку входящего документа не входит этап …
рассмотрение
согласование
вскрытие конвертов
Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации?
централизованная
децентрализованная
смешанная
Экспертиза ценности документов — это
восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа
отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет
Тест по ОП.13 Документационное обеспечение управления
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение Краснодарского края
«Армавирский юридический техникум»
для программы «АСТ-тест»
по дисциплине ОП.13 «Документационное обеспечение управления»
для студентов 2 курса специальности 40.02.01 «Право и организация социального обеспечения»
Рассмотрены и утверждены
на заседании цикловой методической комиссии
Область применения: 2 курс рубежный контроль знаний.
Форма задания: закрытая
Тип сложности : средней трудности
Ограничение по времени: для теста 40 минут.
Алгоритм предъявления заданий: случайный
Способ оценивания: оценка
Расчёт итогового результата: без учёта трудности
Режим контроля: жёсткий контроль
Студенту предъявлять– 50 заданий.
К каждому вопросу дается несколько вариантов ответа, один из которых верный.
Тест охватывает темы:
Тема 1.1.1. « Основные свойства документов и их функции».
Тема 1.4. « Формуляр-образец, реквизиты и бланки».
Тема 1.5. « Организационно-распорядительные документы (ОРД) ».
Тема 1.6. «Справочно-информационные документы».
Тема 1.7. «Организация кадрового делопроизводства».
Тема 2.1. «Служба документационного обеспечения управления».
1. В раздел общие положения документа входят:
а) цели и задачи;
б) формы и методы управления;
в) конкретные обязанности.
2. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа:
а) уставе
б) должностной инструкции
в) письме
3. Гриф утверждения ставится:
а) в верхнем правом углу
б) в нижнем правом углу
в) в нижнем левом углу
4. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят:
а) инструкция по делопроизводству
б) квалификационный справочник должностей
в) табель унифицированных форм документов
5. Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем:
а) постановление
б) решение
в) распоряжение
6. Количество реквизитов нового ГОСТа по сравнению с предыдущим:
а) больше на два реквизита
б) больше на один реквизит
в) меньше на два реквизита
7. В обработку входящего документа этот этап не входит:
а) рассмотрение
б)вскрытие конвертов
в)согласование
8. Последний этап работы с документами называется:
а) сдачей в музей
б) сдачей в архив
в) опубликование во всех российских газетах
9. Внутреннее согласование называется:
б) отметка о заверении
в) утверждение
10. Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации:
а) централизованная
б) смешанная
в) децентрализованная
11. Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия:
б) инструкция
в) положение
12. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят:
а) инструкцию по делопроизводству
б) основные правила работы архивов организаций
в) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело
13. К внутреннему документообороту относят:
а) официальные письма
б) внешние докладные записки, справки
в) приказы, распоряжения организации
14. Служба ДОУ может быть представлена:
а) экспедицией
б) общим отделом
в) машинописным бюро
15. С какого момента распорядительный документ вступает в силу:
а) с момента создания
б) с момента подписания
в) с момента утверждения
а) способ создания документа
б) материальный объект с информацией
в) обязательный элемент оформления официального документа
17. Какой реквизит располагается в левом нижнем углу:
а) гриф утверждения
б) виза
в) гриф ограничения
18. К группе входящих документов можно отнести:
б) организационные документы
в) приказы организации
19. Что представляет циркулярное письмо:
а) информация одного содержания предназначена для большого количества адресатов
б) информация одного содержания предназначена для одного адресата
в) информация разного содержания предназначена для большого количества адресатов
20. На каком документе нет грифа утверждения:
б) положении
в) уставе
21. Сколько адресатов может содержать один документ:
22. Комплекс документов, регулирующих деятельность организаций:
а) распорядительные документы
б) организационные документы
в) информационно-справочные документы
23. К категориям технических исполнителей службы ДОУ относят:
а) редактора
б) документоведа
в) делопроизводителя
24. Нормативный документ, определяющий фонд заработной платы сотрудников организации:
а) должностная инструкция
б) штатное расписание
25. Документ не бывает без:
а) паспортных данных составителя
б) государственных реквизитов
в) видеосопровождения
26. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет:
а) работник отдела кадров
б) работник службы ДОУ
в) руководитель организации
27. Какие документы минуют стадию проекта:
а) докладные записки
б) приказы
в) справки
28. Текущий контроль осуществляется:
а) в начале исполнения документов
б) в конце исполнения документов
в) в течение всего периода исполнения документов
29. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа:
б) должностной инструкции
30. Какой документ составляется при нарушении трудовой или общественной дисциплины:
а) объяснительная записка
б) докладная записка
в) служебная записка
31. Совокупность документов, связанных между собой называется:
б) дело
в) документирование
32. Какие вопросы рассматриваются в распоряжении:
а) наиболее важные вопросы деятельности организации
б) вопросы, связанные с выполнением приказов
в) оперативные вопросы деятельности
33. К категориям специалистов службы ДОУ относят:
а) делопроизводителя
б) корректора
в)стенографистку
34. Предварительное рассмотрение документов включает:
а) распределение документов на рассмотрение руководителю и в структурные подразделения
б) проверку правильности адресования
в) согласование документа
35. Один из государственных реквизитов:
б) рекламация
в) резорбция
36. Какую информацию содержит раздел Устава «Общие положения:
а) структура организации
б) права и обязанности должностных лиц
в) цели и задачи организации
37. Каким органом издается решение:
б) зависит от организационно-правовой формы
в) единолично руководителем
38. Выбор формы организации работы с документами зависит от:
а) структуры организации
б) объема документооборота
в) организационно-правовой формы
39. Какие из перечисленных документов относятся к организационным:
а) письмо, положение
б) устав, инструкция
в) устав, указ
40. Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации:
б) должностная инструкция
а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
б) носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
в) информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.
41.Подлинник документа – это
а) первый или единственный экземпляр документа.
б) экземпляр документа, с которого снята копия.
в) второй экземпляр документа
42. Юридическая сила документа – это
а) особенности внешнего оформления документа.
б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
в) способность документа порождать определенные правовые последствия.
42. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
а) да.
б) да, по соглашению сторон информационного обмена.
в) нет.
43. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?
а) гриф утверждения.
б) печать.
в) отметка о заверении копии.
г) виза согласования.
д) подпись.
44. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?
а) открытое акционерное общество.
б) (ОАО «Сибнефть»).
в) филиал в городе Ханты-Мансийске.
г) «Нефтяная компания “Сибнефть”».
45. Какие реквизиты включаются в бланк письма?
а) место составления или издания документа.
б) заголовок к тексту.
в) наименование организации.
г) товарный знак (знак обслуживания).
д) наименование вида документа.
е) адресат.
ё) справочные данные об организации.
46. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?
а) на подлиннике, отправляемом адресату.
б) на копии, помещаемой в дело организации.
47. Какой реквизит оформлен неправильно?
а) наименование организации-автора.
б) справочные данные об организации.
в) дата документа.
г) регистрационный номер документа.
48. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?
49. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?
в) нормы управляемости.
г) нормы обслуживания.
50. Какой документ относится к нерегистрируемым?
Какая форма работы с документами подходит для организаций деятельность которых требует особенно
РЕКОМЕНДАЦИИ
по ведению делопроизводства в организации
1. Общие положения
1.1. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.
1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.
Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (п.7) утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации N 1562 от 28 декабря 1998 года, согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.
1.4. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.
Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:
— создание и редактирование документов;
— передачу и прием документов;
— организацию и ведение справочно-поисковых систем;
— контроль за движением документов;
— контроль исполнения документов;
— организацию хранения документов.
Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.
1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.
Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).
2. Документирование и правила оформления документов
2.1. Состав управленческих документов
2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.
2.1.2. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы (правовые акты): постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.
В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.
Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы.
Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.
Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.
Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.
2.1.3. В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.
Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.
Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов.
2.1.4. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.
Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и/или управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, разделами табеля могут быть «Отдел кадров», «Договорный отдел», «Отдел инвестиций» и т.п. или «Распорядительная деятельность», «Договорная деятельность», «Управление кадрами организации» и т.п.
В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации (приложение 2).
Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.
2.1.5. Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.
Ведение Табеля, т.е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.
2.2. Требования к бланкам управленческих документов
2.2.1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.
2.2.2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 (210 x 297), А5 (148 x 210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 (297 x 420).
2.2.3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.
2.2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
2.2.5. Для организации устанавливаются следующие виды бланков:
— бланк конкретного вида документа (если их изготовляется более 200 в год (приложение 6).
Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).
2.2.6. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
2.2.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка.
2.2.8. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т.п. нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.
2.2.9. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
2.2.10. Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.
2.3. Оформление стандартных реквизитов
управленческих документов
2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.
2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).
2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.
Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».
2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля 1995 года N 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:
органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;
окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;
районными управлениями органов исполнительной власти города;
представительствами органов исполнительной власти города;
комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.
2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.