какие бывают бланки документов
Тема № 24. Основные виды бланков документов, порядок их использования.
Понятие “бланк документа”. Основные виды, бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и Республики Коми. Порядок их учета и использования.
Бланк документа– набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.( ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (например, бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона).
Требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используютдля изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.2
Бланк конкретного вида документа, кроме письма(для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
Порядок их учета и использования
На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
при выдаче бланков: