запись актов гражданского состояния архив
Какие документы можно найти в архивах загса
.jpg "GL(178057)")
В столичном Управлении ЗАГС есть особый департамент, который никого не женит и не разводит, — архивно-информационный отдел. Там на протяжении века хранятся секретные документы о каждом москвиче. В подземной «библиотеке» — целые саги о жизни столичных семей. Ради кого бросил прадедушка девять детей? Почему бабушка вдруг помолодела на 20 лет? Были ли у вас в роду графы и князья?
За такими сведениями в отдел с начала 2020 года обратились более 10 тысяч москвичей, и эта цифра продолжает расти. К дому 10 в Малом Харитоньевском переулке ежедневно приходят по 100 человек. О том, что скрывают подвалы ЗАГС, кто и как помогает раскрыть семейные тайны, — в материале mos.ru.
Толстая книга
На стене в кабинете начальника архивно-информационного отдела ЗАГС висит под стеклом Декрет о гражданском браке, о детях и ведении книг актов состояния. С этого постановления 1917 года началась история советских органов ЗАГС. Первые отделения открылись в Москве и Петрограде. Декрет — напоминание о том, какую толстую книгу можно написать о людях столицы, если поднять все акты, составленные за век. С тех пор перелистано много страниц, менялось законодательство, но документы, собранные за 100 лет, сохранились.
Архивно-информационный отдел ЗАГС отличается от Главархива Москвы. Здесь находятся особые документы. Их содержимое держится в строжайшем секрете.
Документы лежат на полках отдела целый век, а затем передаются в государственные архивы России.
.jpg "sl1 1(112)")
.jpg "sl1 2(85)")
.jpg "sl1 3(59)")
.jpg "sl1 4(45)")
Бабушка-артистка и отлученный прадед
Зачем все это хранить? Прежде всего об архиве загса вспоминают, когда находят ошибку в документах и хотят исправить. Бумаги писали вручную, некоторые буквы получались похожими. Часто возникает путаница с Ч и Г. Из-за этого фамилия одного и того же человека может быть неодинаково написана в разных документах.
«Чучков может вполне оказаться Гучковым, например. Поэтому в наших картотеках эти буквы алфавита стоят рядом. А определить, как правильно, могут только опытные специалисты», — говорит Евгения Елимова, пока мы спускаемся по лестнице в подвал.
Там расположены камеры хранения вдоль коридорных стен и комнаты с сейфами под потолок. Евгения называет их «справочно-поисковой системой советского периода». Это библиотека судеб. На полках наклеены надписи: «Рождение», «Брак», «Смерть».
Самые частые обращения поступают от тех, кому необходим апостиль — штамп, соответствующий требованиям Гаагской конвенции, который доказывает подлинность документа, подписи должностного лица и ее расшифровки, а также печати. Бумага с апостилем обладает юридической силой во всех странах — участницах Гаагской конвенции.
«Наши соотечественники уезжают за рубеж, поэтому им нужен апостиль, например, на свидетельство о рождении или на справку об отсутствии брака. И хотя это, пожалуй, самая дорогая госуслуга — ее стоимость две с половиной тысячи рублей, спрос на нее очень большой. Кто-то выходит замуж за иностранца, кто-то едет работать или учиться. Раньше у студентов лидировала Англия, сейчас — Чехия. И мы помогаем таким клиентам отправиться на встречу со своей судьбой», — объясняет начальник отдела.
«Подобные запросы поступают постоянно. Мы можем помочь, если заявитель принесет имеющиеся документы, например свидетельство о смерти, в котором указана и дата рождения. По этим датам есть шанс определить перемещение человека, его настоящую фамилию. Был у нас такой случай. Пришла внучатая племянница одной артистки. Та оставила ей после смерти четыре квартиры в центре Москвы. Но, когда девушка попыталась оформить наследство у нотариуса, тот отказал: во всех документах стояли разные фамилии и разные даты рождения!» — вспоминает Евгения Елимова.
Выяснилось, что бабушка-артистка четыре раза выходила замуж и с каждым новым паспортом меняла фамилию и молодела на пять лет. Юрист предложил клиентке решить этот вопрос в суде и попросил гонорар — пять процентов от стоимости унаследованного имущества. В архивно-информационном отделе ЗАГС ей помогли установить личность бабушки за 350 рублей (дело было в 2006-м). Сейчас услуга стоит 650 рублей.
.jpg "sl2 1(94)")
.jpg "sl2 2(56)")
.jpg "sl2 3(52)")
.jpg "sl2 4(36)")
Окно в судьбу
Предварительная запись в архивно-информационный отдел не требуется. «Мы пробовали работать по такой схеме. Не вышло. Бывало, человек записывался заранее, например на проставление апостиля, и в итоге приносил не один документ, а весь семейный архив. На оформление каждой бумаги нужно 15 минут. У остальных записавшихся время сдвигалось», — рассказывает Евгения Елимова.
По ее словам, желающих прочитать книгу своей жизни или написать новую столько, что сотрудники (их сейчас 19) едва справляются. В 2015-м за апостилем, к примеру, обращались 10 тысяч заявителей в год, в 2019-м таковых было уже 19 тысяч. Будет еще больше.
«Не имеем права всех одновременно впустить внутрь. У нас приемный зал — 20 метров, три окна, мы не можем нарушать социальную дистанцию. Работаем сверхурочно, до последнего заявителя», — поясняет Евгения Александровна.
Помимо обслуживания клиентов, штатным специалистам предстоит переводить консульские записи в электронный формат для ЕГР (Единого государственного реестра), который вступает в силу с 1 января 2021 года. Когда это произойдет, справки можно будет получать не по месту хранения актов гражданского состояния, а там, где удобно. Чтобы вступить в эту новую главу в истории загсов, надо вручную вбить в систему данные.
.jpg "sl3 1(23)")
.jpg "sl3 2(21)")
.jpg "sl3 3(21)")
.jpg "sl3 4(18)")
Большой секрет
Новых сотрудников набрать непросто. На подготовку хорошего специалиста уйдет лет пять. Не каждый согласится здесь работать: на многих наложен гриф секретности и запрет на выезд за рубеж.
«Тем не менее сюда приходят и задерживаются надолго. Одна сотрудница, например, начала работать у нас в 18 лет и вот уже 35 лет с нами. Служба в архиве накладывает определенный отпечаток, меняется мышление. Я, например, 20 лет трудилась на должности заместителя начальника загса. Через пять лет стала профессионалом. Через 10 реализовала себя. Через 15 блистала. А через 20 мне все наскучило, потому что сюжет уже известен. И когда мне предложили возглавить архивно-информационный отдел, я обрадовалась. Здесь не бывает скучно», — рассказывает Евгения Елимова.
Ее заместитель работает в отделе 12 лет. На ней все вопросы, связанные с апостилем, и формирование архивного фонда.
«Я люблю это здание, шкафы, стеллажи. Люблю людей. Работа социальная, мы помогаем тем, кто нуждается в нашей помощи», — говорит заместитель начальника архивно-информационного отдела ЗАГС Татьяна Орлова.
Посетители — главные герои. Сотрудники отдела утверждают, что их миссия — исполнять желания людей, а не безразлично придерживаться буквы закона. Евгения Александровна вспоминает: недавно в Москву вернулся русский немец, эмигрировавший в Германию в начале нулевых. Приехал продлевать документы. Пообщался со специалистами архивно-информационного отдела и восхитился: в Германии нет понятий «сейчас» и «срочно», там запись на получение справок за две недели, а здесь люди готовы задержаться на работе, чтобы клиент успел оформить все бумаги, не почувствовав бюрократии.
«Мы делаем все, чтобы посетители, особенно надолго уезжающие за границу, вспоминали нас, как добрую сказку», — резюмирует Евгения Елимова.
Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях
Порядок
передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации
актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния
на бумажных носителях
I. Общие положения
Настоящий Порядок устанавливает правила передачи органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации (далее – органы ЗАГС субъектов Российской Федерации), книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) (далее – актовые книги), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в государственные архивы соответствующих субъектов Российской Федерации (далее – государственные архивы).
Актовые книги по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния передаются органами ЗАГС субъектов Российской Федерации на постоянное хранение в государственные архивы.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации составляет опись дел постоянного хранения (далее – опись) (приложение № 1 к настоящему Порядку) передаваемых в государственный архив актовых книг, а также акт приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним на постоянное хранение в государственный архив (далее – акт приема-передачи, справочно-поисковые средства соответственно) (приложение № 2 к настоящему Порядку).
Опись составляется в четырех экземплярах, подписывается членами комиссии, согласовывается экспертной комиссией органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и руководителем государственного архива.
Три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи передаются вместе с актовыми книгами и справочно-поисковыми средствами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи остаются в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Возможно составление отдельной описи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
Актовые книги передаются и принимаются поединично.
Доставка актовых книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.
II. Особенности передачи актовых книг,
собранных из записей актов гражданского состояния,
составленных до создания Единого государственного реестра
записей актов гражданского состояния
Органы, осуществляющие в соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» государственную регистрацию актов гражданского состояния (далее – органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния), в которых хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи их в государственный архив.
Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.
Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации (приложение № 3 к настоящему Порядку).
Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и подлежащих передаче в государственные архивы на постоянное хранение, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранящихся в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.
Если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
В случае, если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, отсутствуют некоторые записи актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
В случае, если актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не сохранились, актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, уничтожению не подлежат.
На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки (приложение № 4 к настоящему Порядку), которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью
руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение № 5 к настоящему Порядку).
III. Особенности передачи актовых книг,
собранных из записей актов гражданского состояния,
составленных в Едином государственном реестре
записей актов гражданского состояния
Органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в которых хранятся актовые книги, собранные из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи в государственный архив.
Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.
Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, предусмотренным пунктом 8 настоящего Порядка.
Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг с записями актов гражданского состояния, составленными в форме электронного документа.
Если запись акта гражданского состояния, находящаяся в актовой книге, не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в электронном виде, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся в записи актов гражданского состояния, составленной в форме электронного документа, в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, в соответствии с записью акта гражданского состояния, составленной в форме электронного документа. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской
Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
В случае, если в актовых книгах недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются копиями на бумажном носителе, соответствующими записям актов гражданского состояния, составленным в форме электронного документа в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.
На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки, предусмотренная в пункте 13 настоящего Порядка, которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния.
Приложение № 1
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные архивы
книг государственной регистрации актов гражданского
состояния (актовых книг), собранных из записей
актов гражданского состояния на бумажных носителях
Приложение № 2
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные архивы
книг государственной регистрации актов гражданского
состояния (актовых книг), собранных из записей
актов гражданского состояния на бумажных носителях
Приложение № 3
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные архивы
книг государственной регистрации актов гражданского
состояния (актовых книг), собранных из записей
актов гражданского состояния на бумажных носителях
Приложение № 4
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные архивы
книг государственной регистрации актов гражданского
состояния (актовых книг), собранных из записей
актов гражданского состояния на бумажных носителях
Приложение № 5
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные архивы
книг государственной регистрации актов гражданского
состояния (актовых книг), собранных из записей
актов гражданского состояния на бумажных носителях
Запись актов гражданского состояния архив
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Министерства юстиции РФ и Федерального архивного агентства от 29 ноября 2018 г. N 233/181 “Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях”
В соответствии с пунктом 2 статьи 77 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2001, N 44, ст. 4149; 2002, N 18, ст. 1724; 2003, N 17, ст. 1553, N 28, ст. 2889, N 50, ст. 4855; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 1 (ч. 1), ст. 25; 2006, N 1, ст. 10, N 31 (ч. 1), ст. 3420; 2008, N 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3606, N 51, ст. 6154, N 52 (ч. 1), ст. 6441; 2010, N 15, ст. 1748, N 31, ст. 4210; 2011, N 27, ст. 3880, N 49 (ч. 5), ст. 7056, N 50, ст. 7342; 2012, N 24, ст. 3068, N 31, ст. 4322, N 47, ст. 6394; 2013, N 19, ст. 2326, ст. 2331, N 30 (ч. 1), ст. 4075, N 48, ст. 6165; 2014, N 14, ст. 1544, N 19, ст. 2322, N 26 (ч. 1), ст. 3371; 2015, N 1 (ч. 1), ст. 70, N 48 (ч. 1), ст. 6724; 2016, N 14, ст. 1909, N 26 (ч. 1), ст. 3888, N 27 (ч. 2), ст. 4294; 2017, N 18, ст. 2671, N 25, ст. 3596; 2018, N 1 (ч. 1), ст. 22, ст. 56, N 31, ст. 4857, ст. 4861, N 32 (ч. 1), ст. 5112) приказываем:
Утвердить прилагаемый Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях.
| И.о. Министра юстиции Российской Федерации | О.А. Плохой |
| Руководитель Федерального архивного агентства | А.Н. Артизов |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 10 января 2019 г.
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации и
Федерального архивного агентства
от 29 ноября 2018 г. № 233/181
Порядок
передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях
I. Общие положения
2. Актовые книги по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния передаются органами ЗАГС субъектов Российской Федерации на постоянное хранение в государственные архивы.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.
5. Опись составляется в четырех экземплярах, подписывается членами комиссии, согласовывается экспертной комиссией органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и руководителем государственного архива.
Три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи передаются вместе с актовыми книгами и справочно-поисковыми средствами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи остаются в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Возможно составление отдельной описи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
6. Актовые книги передаются и принимаются поединично.
7. Доставка актовых книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.
II. Особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния
Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.
Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации (приложение N 3 к настоящему Порядку).
9. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и подлежащих передаче в государственные архивы на постоянное хранение, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранящихся в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.
10. Если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
11. В случае, если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, отсутствуют некоторые записи актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
12. В случае, если актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не сохранились, актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, уничтожению не подлежат.
13. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки (приложение N 4 к настоящему Порядку), которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 5 к настоящему Порядку).
III. Особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния
14. Органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в которых хранятся актовые книги, собранные из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи в государственный архив.
Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.
Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, предусмотренным пунктом 8 настоящего Порядка.
15. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг с записями актов гражданского состояния, составленными в форме электронного документа.
16. Если запись акта гражданского состояния, находящаяся в актовой книге, не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в электронном виде, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся в записи актов гражданского состояния, составленной в форме электронного документа, в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, в соответствии с записью акта гражданского состояния, составленной в форме электронного документа. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
17. В случае, если в актовых книгах недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются копиями на бумажном носителе, соответствующими записям актов гражданского состояния, составленным в форме электронного документа в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.
18. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки, предусмотренная в пункте 13 настоящего Порядка, которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные
архивы книг государственной регистрации
актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского
состояния на бумажных носителях
| УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа записи актов гражданского состояния субъекта Российской Федерации | |
|---|---|
| __________________________________ (наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации) ___________________________________ (наименование органа ЗАГС, составившего запись акта гражданского состояния) | |
| __________________ (подпись) | __________________ (расшифровка подписи) |
| «__» ____________ г. | МП |
ОПИСЬ №_______
ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
за_____год(ы)
| № п/п | Индексы дела | Заголовок дела | Крайние даты (даты начала и окончания) | Количество листов | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел | ||
|---|---|---|
| (цифрами и прописью) | ||
| с № _____ по № _____, в том числе: литерные номера ___________________________, пропущенные номера _______________________________________________________ | ||
| ______________________________ _______________ ___________________________ | ||
| (наименование должности составителя описи) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| «____» __________________ г. | ||
| Члены комиссии: | ||
| ______________________________ _______________ ___________________________ | ||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| ______________________________ _______________ ___________________________ | ||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| ______________________________ _______________ ___________________________ | ||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии органа ЗАГС субъекта Российской Федерации | УТВЕРЖДЕНО Протокол экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела |
|---|---|
| от ____________ № ________ | от ____________ № _________ |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные
архивы книг государственной регистрации
актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского
состояния на бумажных носителях
| УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа записи актов гражданского состояния субъекта Российской Федерации | УТВЕРЖДАЮ Руководитель государственного архива субъекта Российской Федерации | ||
|---|---|---|---|
| _________________ (подпись) | _________________ (расшифровка подписи) | __________________ (подпись) | _________________ (расшифровка подписи) |
| «__» ____________ г. | МП | «__» ____________ г. | МП |
| АКТ «____ » ___________ г. № __________ приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним на постоянное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации _________________________________________________________________________ (основание передачи) _________________________________________________________________________ (название передаваемого фонда) ____________________________________________________________________ сдал, (наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации) ___________________________________________________________________принял, (наименование государственного архива субъекта Российской Федерации) документы названного фонда и справочно-поисковые средства к ним: |
|---|
| № п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество (единица хранения) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Итого принято _____________________________________________ единиц хранения (цифрами и прописью) Состояние документов и описей |
|---|
| № п/п | Наименование справочно-поисковых средств | Вид носителя | Количество (лист/штука) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Всего единиц справочно-поисковых средств |
|---|
| (цифрами и прописью) |
| Состояние справочно-поисковых средств |
| Передачу произвели | Прием произвели | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ __________ _______________ | ____________________ __________ _______________ | ||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| ____________________ __________ _______________ | ____________________ __________ _______________ | ||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| «__» ____________ г. | МП | «__» ____________ г. | МП | ||
| Фонду присвоен № ______________ | ||
|---|---|---|
| Изменения в учетные документы внесены | ||
| ____________________ __________ _______________ | ||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| «__» ____________ г. | ||
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные
архивы книг государственной регистрации
актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского
состояния на бумажных носителях
| АКТ «___» ____________ г. № ________ приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации |
|---|
| (наименование органа ЗАГС) |
| передал в _______________________________________________________________ (наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации) |
| актовые книги и справочно-поисковые средства к ним: |
| № п/п | № книги | Наименование актовой книги | Крайние даты (даты начала и окончания) | Количество листов | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Всего передано | актовых книг. |
|---|---|
| (цифрами и прописью) |
| № п/п | Наименование справочно-поисковых средств | Вид носителя | Количество (лист/штука) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Всего передано | единиц справочно-поисковых средств. |
|---|---|
| (цифрами и прописью) |
| Передачу произвели | Прием произвели | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ __________ _______________ | ____________________ __________ _______________ | ||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| ____________________ __________ _______________ | ____________________ __________ _______________ | ||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| «__» ____________ г. | МП | «__» ____________ г. | МП | ||
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные
архивы книг государственной регистрации
актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского
состояния на бумажных носителях
| МП | Руководитель органа ЗАГС субъекта Российской Федерации |
|---|---|
| (подпись, фамилия, инициалы) | |
| «____» ______________________ г. |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 5
к Порядку передачи органами записи актов
гражданского состояния в государственные
архивы книг государственной регистрации
актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского
состояния на бумажных носителях
Настоящая актовая книга дополнена следующими записями актов гражданского состояния: № ________________________________________________________________
В настоящей актовой книге заменены следующие записи актов гражданского состояния: № ________________________________________________________________
| МП | Руководитель органа ЗАГС субъекта Российской Федерации |
|---|---|
| (подпись, фамилия, инициалы) | |
| «____» ______________________ г. |
Обзор документа
В связи с созданием Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС) установлены новые правила передачи актовых книг в госархивы. Речь идет о книгах государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях.
Актовые книги будут передавать на постоянное хранение в госархивы по истечении 100 лет со дня составления записей актов гражданского состояния. Ранее книги передавали в архивы через 75 лет.
Прописан порядок передачи актовых книг, собранных из записей в ЕГР ЗАГС.