запись при переходе на электронную трудовую книжку образец заполнения
Образец записи в трудовую книжку о переходе на электронный вариант
Работнику, который выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде и написал соответствующее заявление, бумажная трудовая выдается на руки. И в ней нужно сделать соответствующую последнюю запись (п. 3 ст. 2 закона «Об изменениях в ТК РФ по электронным трудовым книжкам» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
С 01.09.2021 порядок внесения данной записи урегулирован п. 35 Порядка ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), который предписывает:
Заверить эту запись нужно в обычном порядке — подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при ее наличии.
Схожий порядок Минтруд рекомендовал ранее письмами от 16.03.2020 № 14-2/В-267, от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Образец такой записи вы можете увидеть в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ:
Еще одну запись нужно сделать в книге учета движения трудовых книжек в качестве расписки работника в получении трудовой книжки. Например, такую:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
И работник должен расписаться в получении трудовой.
Если к вам пришел сотрудник, который на прежнем месте работы выбрал ЭТК, но записи об этом в бумажной книжке не имеет (ее по каким-то причинам не проставил прежний работодатель), сделать такую запись должны вы — на основании заявления работника (см. разъяснения Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф)
Подробнее об электронных трудовых читайте здесь.
В каких случаях и в какие сроки трудовая книжка выдается на руки работнику, выбравшему ее традиционный вариант, и что будет работодателю, если он нарушит сроки или порядок выдачи, читайте в Путеводителе от КонсультантПлюс «Трудовая книжка», получив бесплатный доступ к правовой системе.
Образец записи в трудовую книжку о переходе на электронную
Если ваш работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажную нужно оформить и выдать ему на руки (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). О том, какую запись должен сделать кадровик в трудовой книжке при переходе на электронный вариант, читайте в этой статье.
Делаем итоговую запись в трудовой книжке
При выдаче трудовой книжки кадровик должен в ней отметить, что работник подал заявление о переходе на ЭТК в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В Письме Минтруда № 14-2/В-150 от 12.02.2020 представлен образец итоговой записи перехода на электронную книжку:
Отметка заверяется как обычно — подписью ответственного лица, подписью работника и печатью организации (Письмо Минтруда № 14-2/В-267 от 16.03.2020).
Если вы принимаете работника, который перешел на ЭТК еще на предыдущей работе, но записи об этом в бумажной книжке нет, внести ее следует вам на основании заявления работника.
Делаем запись в книге учета трудовых книжек
В книге учета движения трудовых книжек нужно тоже отметить, что книжка выдана на руки. Для этого в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» напишите: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О. работника) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Получив книжку, работник должен поставить свою подпись. С этого дня вы больше не несете ответственность за ведение и хранение бумажной трудовой книжки. Теперь информация о его карьерном пути будет передаваться в Пенсионный фонд и храниться там в специальных реестрах.
Если понадобятся сведения из ЭТК, то работник самостоятельно запросит их в ПФР. Информация предоставляется бесплатно в виде справки по форме СТД-ПФР. У вас доступа к этой справке не будет. Если работник обратится с просьбой выдать ему историю трудового движения, то вы сможете предоставить ее лишь за свою организацию.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите подборку форм документов, касающихся оформления трудовой книжки.
Как работодателю заполнять электронные трудовые книжки?
Статья подготовлена ведущим аналитиком компании CODERUS Волчковой Галиной.
С 1 января 2020 г. работодателям необходимо отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД, так как с начала 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. В данной статье рассмотрим реализацию заполнения формы первичной, корректировочной СЗВ-ТД в программе 1С: ЗУП 8.3.
Форма и формат СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п. Сведения о трудовой деятельности сотрудников, далее по тексту СЗВ-ТД следует представлять в территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя при кадровых изменениях сотрудника: прием, увольнение, перевод.
С начала 2020 года данные необходимо было предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а начиная с 27 апреля 2020 — не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения соответствующего приказа, а заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности и сведения о переводах ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
В 1С:ЗУП 8.3 Форма СЗВ-ТД реализована в виде документа Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД.
Удобнее всего работать и формировать данные учета электронных книжек в рабочем месте «Электронные трудовые книжки», находящемся в разделах «Кадры» или «Отчетность, справки»:
В данном рабочем месте есть все документы, необходимые пользователю в своей работе по вопросу ЭТК, а также есть возможность отбора документов не только в разрезе организации, но и по сотруднику — считаю это очень удобным моментом.
До 31 октября работодатель должен уведомить сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве, причем в письменном виде.
До 31.12.2020 работодатель должен принять от сотрудника заявление в письменном виде о способе ведения трудовой книжке (электронный \ бумажный).
В программе реализовано как уведомление, так и заявление все в одном документе — Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. По средствам кнопки «Заполнить» или «Подбор» формируется список сотрудников и для каждого необходимо указать Вид заявления.
При нажатии «Заявление» печатается уведомление и заявление
Если сотрудник решил отозвать свое заявление, то такая операция отражается в системе документом Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, но отозвать с видом Сведения о трудовой деятельности в электронной форме не возможно.
Отчета для контроля и анализа информации по сотрудникам, по которым введены или не введены заявления — нет, но можно воспользоваться рабочим местом Работа кадров, чтобы посмотреть по кому нет заявления.
Форма СЗВ-ТД заполняется мероприятиями, которые фиксируются в системе документами, например, Прием на работу, кадровый перевод, увольнение, в которых установлен флажок Отразить в трудовой книжке, Регистрация трудовой деятельности. Данные хранятся в специальном регистре Мероприятия трудовой деятельности, они формируются в момент проведения перечисленных выше документов.
Каждому мероприятию присваивается код ИД мероприятия — он уникальный.
При формировании сведений СЗВ-ТД формируются записи в регистре Мероприятия трудовой деятельности переданные. Этот код передается в пенсионный фонд при отправки сведений.
Если данные в кадровых приказах были изменены, то делается запись в регистр Мероприятия трудовой деятельности прочее — это для корректирующей отчетности строка. Эту запись в регистре можно получить и при проведении документ Регистрация трудовой деятельности.
Чаще всего ошибки, с которыми сталкивается пользователь при формировании СЗВ-ТД связаны как раз с этим кодом. Но об этом позже.
Продолжаю, как при сдаче любой отчетности так и при сдачи отчета СЗВ-ТД возникает необходимость в уточнении, в исправлении ошибок. В системе есть специальный документ, который позволяет исправить ошибки в учете, а также отразить какое либо кадровое мероприятие, которое потом и отразится в СЗВ-ТД
Рассмотрим примеры ошибок и методы их исправления.
Хочу акцентировать внимание, что форма СЗВ-ТД не имеет признака корректированная или первичная, имеет только отчетный месяц, поэтому пользователи до сих пор задают вопросы, как сдать корректирующую форму. Поэтому, далее свое описание продолжу в этом направлении.
В начале года столкнулись с такой проблемой — в течении 2018, 2019 были массовые переходы с 1С: ЗУП 2.5 на 1С: ЗУП 3, а как известно, что для ввода кадровых данных списка сотрудников при начале эксплуатации программы в уже действующей организации (т.е. которые работали на момент внедрения) регистрируются документом Начальная штатная расстановка.
При увольнениях, необходимо было указывать еще и строку с приемом на работу. И вопрос был как раз в этом, как это выполнить. В документе Начальная штатная расстановка возможности установить флаг Отразить в трудовой книжке, как в кадровых приказах — нет, а события отразить нужно.
Документ Регистрация трудовой деятельности позволил это сделать, только на тот момент формирования первого отчета СЗВ-ТД не совсем был до конца реализован механизм по автоматическому заполнению. Сейчас этот документ, позволяет очень много выполнить, откорректировать и при этом предусмотрено автозаполнение.
Также, если учесть, что период до 01.01.2020 закрыт и редактирование приказов не возможно (установить флаг), то этот документ опять помог. При нажатии кнопки Данные до 2020 года можно отразить мероприятия по сотруднику до 2020 года.
Сейчас появилась возможность формировать список в табличной форме документа через «Добавить по сотруднику» или «Заполнить последними мероприятиями»
Пример добавить по сотруднику:
Пример заполнения по последнему кадровому мероприятию, по сотруднику последнее мероприятие — перевод.
Соответственно, эти данные также отразятся в форме СЗВ-ТД
Еще одна ошибка, решение которой было очень востребовано — приняли сотрудника, отправили отчет, но сделали ошибку в номере приказа, в должности или вообще необходимо было отметить приказ.
Все эти исправления, если нельзя отредактировать исходник, необходимо выполнить документом Регистрация трудовой деятельности. Например, ошибка в дате приема на работу. Для этого необходимо в документе нажать кнопку Изменить, выбрать сотрудника и отредактировать необходимое. 
Во второй строке вносим необходимые изменения, в моем примере дата приказа, а так исправить можно и номер, и должность и т.д.
СЗВ-ТД заполнение будет таким
Первая строка отменяющая, признак установлен в 10 графе, а вторая отражает изменения.
Чтобы отметить совсем приказ, пусть будет прием на работу, его зарегистрировали, сформировали и отправили отчет СЗВ-ТД, но прием не состоялся. В документе Регистрация трудовой деятельности отменяющую запись и она отразится в СЗВ-ТД
Хочу обрати внимание, что была ошибка 10223312. Не получается добавить отмену приёма, который отправили и потом пометили на удаление (или отменили проведение).
Еще много вопросов по поводу того, что данные сдали, а все равно попадают при заполнении СЗВ-ТД
Одна из причин — не проставлены отметки, что отчет принят.
Другая причина — это по сотруднику, каким то образом, получились разные коды Ид мероприятия и система еще раз заполняет строку.
Решение в таких случаях, оно правда не единственное, но более понятное и пользователь может справиться самостоятельно без привлечения программиста, для этого нужно сбросить флаг Отразить в трудовой книжке в кадровом мероприятии, например, в приеме, таким образом, сбросится код Ид и документом Регистрация трудовой деятельности ввести правильный код — который передан в ПФР
Итак, передали в ПФР 456e3910-38da-4c02-ba98-febdc82a664a
Фиксируем его в документе
При заполнении в следующий раз строка заполнятся не будет в СЗВ-ТД
Это универсальный способ по исправлению Идентификатора.
Самое главное, всегда помнить где хранятся данные с кодом Ид мероприятия и их анализ позволит разобраться где спряталась ошибка.
Как втиснуть запись в графу 13 книги учета при переходе на электронные трудовые? Формулировка от эксперта
Работник предпочел перейти на электронную трудовую книжку, как втиснуть запись в графу 13 книги учета? Какую формулировку допустимо использовать?
Эксперт по трудовым отношениям Юлия Жижерина поделилась у себя на странице в Facebook.
«Коллеги, а вы делали уже запись в книге учета трудовых книжек в связи с выдачей трудовой книжки, когда работник отказывает от ведения бумажной трудовой книжки? У вас вместилась вся запись в графу 13 книги учета?
Вот и у моих клиентов не помещалась, и они спрашивали: «Что делать?».
Итак, в случае, если работник откажется от ведения бумажной трудовой книжки, необходимо внести соответствующую запись в трудовую, выдать ее работнику и внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.
Минтруд предложил формулировку (Письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150):
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)».
Представители Роструда разместили следующие разъяснения:
«Можно ли использовать конкретно такую формулировку: „Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст 66.1 ТК РФ“?
„Приведенная Вами формулировка при заполнении книги учета движения трудовых книжек допустима“.
А ниже автор приводит полезные ссылки с разъяснениями:
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить ее в бумажной форме.
Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:
Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.
Новый порядок ведения трудовых книжек
Можно использовать штампы
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Даты только арабскими цифрами
Даты следует писать только арабскими цифрами:
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.
Срок заполнения зависит от вида записи
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
Уточнен порядок записи о совместительстве
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
Приказ № 320н расширил возможности:
Совместители вправе выбрать любой из способов.
О служебной деятельности — по месту службы
Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.
Не надо подписи в карточке Т-2
До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.
Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.
Точность в записи об увольнении
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Записи при отказе от бумажной трудовой
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
Оформление дубликата
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.
Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней
Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.
В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.
Новые бланки и вкладыши потребуются, если:
При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.
Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.
Титульный лист
Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.
Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.
Сведения о работе
В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.
Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.
Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, которое назначено приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.
Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.
Книгу (журнал) учета трудовых и вкладышей в нее работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.
Вместо заключения
Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи: