запись в трудовой книжке о выборе электронной трудовой книжки образец заполнения
Как сделать последнюю запись в бумажной трудовой книжке о выборе электронной версии
Обязательная последняя запись
С 2020 года при выдаче трудовой книжки на руки в ней делают запись о подаче работником заявления о предоставлении ему в последующем сведений о трудовой деятельности по новым правилам – в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
При этом у кадровика и/или бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы:
Особенности отказа от бумажной трудовой книжки и сроки
В соответствии с п. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ) каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1).
При этом данные о поданном работником заявлении работодатель включает в отчет СЗВ-ТД за соответствующий месяц для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Если же работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку по прежним правилам.
Однако до подачи заявления работодатель обязан уведомить по 30.06.2020 включительно каждого сотрудника в письменной форме об:
Также нужно учитывать, что:
Таким образом, при выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносят последнюю запись о подаче работником заявления о переходе на электронную в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Образец последней записи при переходе на электронный вариант
В бумажной трудовой книжке последнюю запись – о переходе на электронную трудовую – делают строго согласно следующему примеру 2020:
Запись в трудовой книжке при переходе на электронную
zapis_v_trudovoy_knizhke_pri_perehode_na_elektronnuyu.jpg
Похожие публикации
До 31 декабря 2020 года все работники должны выбрать, как именно должен вести работодатель их трудовую книжку: в электронном или бумажном формате. Для этого работодатель уведомляет сотрудников о такой возможности (срок уведомления – не позже 31 октября 2020 г.), после чего каждому работающему по трудовому договору нужно написать соответствующее заявление. Если сотрудник отказался от привычной «бумажной» формы – сотрудник отдела кадров должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке при переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, и выдать бумажный документ гражданину на руки (п. 2, 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).
С 2021 года сведения о трудовой деятельности для впервые поступающих на работу будут формироваться только в электронном формате, а бумажные трудовые будут вестись одновременно с электронными сведениями лишь для тех сотрудников, которые решили от них не отказываться, и для тех, кто до конца 2020 года вообще не подаст заявление о выборе формата трудовой книжки. При этом электронный формат предполагает отсутствие какого-либо физического носителя, но в ЭТК (электронную трудовую книжку) будут включены все сведения, которые содержит стандартная трудовая на бумажном бланке. При необходимости сведения из ЭТК могут предоставляться гражданам на бумажных носителях.
Как правильно сделать запись о переходе на электронные книжки
Для того, чтобы запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат сведений была сделана корректно, сотрудникам кадровой службы необходимо руководствоваться нормами ст. 66.1 ТК РФ и Письмом Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150.
Рассмотрим пошаговую последовательность внесения записи в трудовую.
Предназначена для внесения порядкового номера записи.
Здесь сотрудник кадровой службы должен указать дату, когда именно была выдана работнику бумажная трудовая. Основанием для выдачи документа является заявление работника о переходе на ЭТК, а выдать трудовую на руки работодатель должен в день поступления такого заявления от работника.
Эта графа предназначена для отображения сведений о трудовой деятельности сотрудника, а в случае перехода на ЭТК здесь указывается информация о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.
Предназначена для указания реквизитов документа, на основании которого в трудовую вносится запись. В нашем случае это будет заявление работника – указывается день, месяц и год его подачи.
Внесенную запись необходимо заверить печатью и подписью ответственного должностного лица (или руководителя). Сотрудник также должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении (письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-267). После этого бумажную трудовую выдают ему на руки, и с этого момента вся ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается.
zapis_v_trudovoy_o_prehode_na_etk.jpg
Важные нюансы, касающиеся записи в трудовой
Запись о переходе на электронные трудовые книжки должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее недопустимо выдавать документ работнику.
Формулировка записи в трудовой должна соответствовать нормам, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В частности, она обязательно должна содержать ссылку на то, что работником было написано заявление о переходе на ЭТК.
Допускается, чтобы основная часть записи в трудовой (графа № 3) была выполнена в виде штампа. Это значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы, так как им надо будет проставить только дату выдачи трудовой на руки и реквизиты написанного работником заявления.
Факт выдачи книжки следует зарегистрировать в «Книге учета движения трудовых книжек» (графа 13 «Расписка работника в получении ТК»). Сотрудник должен расписаться в книге, подтвердив этим факт получения трудовой. В записи следует указать, что трудовая выдана именно в связи с принятием сотрудником решения о переходе на ЭТК. Формулировка записи выглядит следующим образом:
Образец записи в трудовую книжку о переходе на электронный вариант
Работнику, который выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде и написал соответствующее заявление, бумажная трудовая выдается на руки. И в ней нужно сделать соответствующую последнюю запись (п. 3 ст. 2 закона «Об изменениях в ТК РФ по электронным трудовым книжкам» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
С 01.09.2021 порядок внесения данной записи урегулирован п. 35 Порядка ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), который предписывает:
Заверить эту запись нужно в обычном порядке — подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при ее наличии.
Схожий порядок Минтруд рекомендовал ранее письмами от 16.03.2020 № 14-2/В-267, от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Образец такой записи вы можете увидеть в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ:
Еще одну запись нужно сделать в книге учета движения трудовых книжек в качестве расписки работника в получении трудовой книжки. Например, такую:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
И работник должен расписаться в получении трудовой.
Если к вам пришел сотрудник, который на прежнем месте работы выбрал ЭТК, но записи об этом в бумажной книжке не имеет (ее по каким-то причинам не проставил прежний работодатель), сделать такую запись должны вы — на основании заявления работника (см. разъяснения Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф)
Подробнее об электронных трудовых читайте здесь.
В каких случаях и в какие сроки трудовая книжка выдается на руки работнику, выбравшему ее традиционный вариант, и что будет работодателю, если он нарушит сроки или порядок выдачи, читайте в Путеводителе от КонсультантПлюс «Трудовая книжка», получив бесплатный доступ к правовой системе.
Заполнение электронной трудовой книжки
zapolnenie_elektronnoy_trudovoy_knizhki.jpg
Похожие публикации
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронный формат трудовых книжек. Привычные бумажные трудовые постепенно будут заменяться цифровой версией этого документа. Работники делают свой выбор добровольно – для этого работодателю подается заявление о прекращении либо о продолжении ведения бумажной трудовой. Тем же, кто будет устраиваться на свою первую работу в 2021 году и позже, трудовые книжки на бумаге заводиться уже не будут – для них возможен только электронный формат. Рассмотрим, как осуществляется заполнение трудовой книжки в электронном виде работодателями в 2020 году.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная ТК – это основные сведения о трудовой деятельности, которые работодатель обязан передавать в установленные сроки в ПФР. Ведение ЭТК означает, что информация о месте работы, приеме, увольнении работника, его должности, переводе на другую постоянную работу и т.д. фиксируется работодателем в специальной форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), передается в ПФР и хранится в информационных ресурсах Пенсионного фонда. Постепенно в ПФР сформируется база данных о каждом гражданине, работавшем по трудовому договору.
Порядок представления таких сведений в ПФР работодателями определен ст. 66 ТК РФ, ст. 8, 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996, а форма сведений СЗВ-ТД утверждена Постановлением ПФР № 730п от 25.12.2019.
Заполнение электронной трудовой книжки – это формирование и подача работодателем указанных сведений в виде формы СЗВ-ТД, заполненной отдельно по каждому сотруднику, если в отчетном месяце по нему имели место какие-либо кадровые мероприятия. Форма подается на всех сотрудников, в т.ч. на тех, кто не отказался от ведения бумажной трудовой. При приеме или увольнении подать форму в ПФР нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, а по другим кадровым изменениям – не позже 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие. Форма СЗВ-ТД подается в ПФР электронно, но если в штате числится менее 25 человек, можно представить ее на бумаге.
Во многом эта форма схожа с обычной трудовой книжкой: здесь указываются сведения о работодателе, персональные данные физлица (ФИО, СНИЛС, дата рождения), даты приема, увольнения, перемещений, информация о занимаемых должностях, о присвоении новой квалификации, о переименованиях работодателя, о причинах увольнения, реквизиты распорядительных документов (приказов). Основные записи вносят по аналогии с записями в бумажном документе. Наряду с этим применяются и особые кодовые обозначения кадровых мероприятий, отметки о дате подачи работником заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажного документа, признак отмены ранее сделанной записи.
Получить сведения о своей работе в электронном или бумажном формате отказавшийся от бумажной трудовой гражданин сможет как непосредственно у своего работодателя – по форме СТД-Р (но только за время работы у этого работодателя), так и в Пенсионном фонде – по форме СТД-ПФР (за периоды трудовой деятельности у всех работодателей). Также предусмотрена возможность получения электронного документа через портал Госуслуг или бумажного – через МФЦ.
Электронная трудовая книжка: образец заполнения 2020
Правила заполнения формы СЗВ-ТД приведены в Постановлении ПФР № 730п. Рассмотрим пример заполнения электронной трудовой книжки работодателем при наличии нескольких кадровых событий в течении 2020 года по одному сотруднику.
Пример
12.05.2019 г. Зиновьева А.Н. была принята на должность бухгалтера в ООО «Промснаб».
15.06.2020 ее перевели на постоянную работу на должность старшего бухгалтера, а 22.06.2020 сотрудница написала заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и выдаче ее на руки.
С 1 декабря 2020 г. ООО «Промснаб» переименовали в ООО «Торговый дом «Промснаб», и в том же месяце, согласно приказу № 75-к от 14.12.2020, Зиновьева уволилась из компании по собственному желанию.
Заполнение ЭТК по данной сотруднице будет следующим:
Первым отчетом по форме СЗВ-ТД в 2020 году станут сведения о переводе на другую должность в июне 2020г. Поскольку отчет подается на работника впервые, работодатель одновременно, первой строкой должен отразить в нем данные о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 – в нашем случае нужно внести запись о приеме сотрудницы на работу в 2019 году. Названия кадровых мероприятий приведены в п. 2.5.3 Правил заполнения, вносить их следует заглавными буквами.
Также форма будет содержать отметку о подаче заявления о переходе на ЭТК – дату подачи заявления работодателю. Трудовую книжку сотруднице выдадут на руки, сделав в ней запись о том, что было подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности, согласно ст. 66.1 ТК РФ. Срок подачи отчета – не позднее 15.07.2020. Выглядеть ЭТК будет следующим образом:
szv-td_priem_perevod.jpg
szv-td_pereimenovanie_uvolnenie.jpg
В день увольнения Зиновьева получит на руки «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» по форме СТД-Р, где будут отражены все вышеперечисленные кадровые события (ее бланк утвержден Приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н). Данная форма фактически повторяет сведения из СЗВ-ТД, представленных работодателем в ПФР:
std-r.jpg
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
Образец записи в трудовую книжку о переходе на электронную
Если ваш работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажную нужно оформить и выдать ему на руки (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). О том, какую запись должен сделать кадровик в трудовой книжке при переходе на электронный вариант, читайте в этой статье.
Делаем итоговую запись в трудовой книжке
При выдаче трудовой книжки кадровик должен в ней отметить, что работник подал заявление о переходе на ЭТК в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В Письме Минтруда № 14-2/В-150 от 12.02.2020 представлен образец итоговой записи перехода на электронную книжку:
Отметка заверяется как обычно — подписью ответственного лица, подписью работника и печатью организации (Письмо Минтруда № 14-2/В-267 от 16.03.2020).
Если вы принимаете работника, который перешел на ЭТК еще на предыдущей работе, но записи об этом в бумажной книжке нет, внести ее следует вам на основании заявления работника.
Делаем запись в книге учета трудовых книжек
В книге учета движения трудовых книжек нужно тоже отметить, что книжка выдана на руки. Для этого в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» напишите: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О. работника) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Получив книжку, работник должен поставить свою подпись. С этого дня вы больше не несете ответственность за ведение и хранение бумажной трудовой книжки. Теперь информация о его карьерном пути будет передаваться в Пенсионный фонд и храниться там в специальных реестрах.
Если понадобятся сведения из ЭТК, то работник самостоятельно запросит их в ПФР. Информация предоставляется бесплатно в виде справки по форме СТД-ПФР. У вас доступа к этой справке не будет. Если работник обратится с просьбой выдать ему историю трудового движения, то вы сможете предоставить ее лишь за свою организацию.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите подборку форм документов, касающихся оформления трудовой книжки.