заполнение авансового отчета перерасход образец
Форма АО-1. Авансовый отчёт
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
Далее документ содержит две таблицы.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Заполнение авансового отчета перерасход образец
Архипенко З. М.,
помощник руководителя
по налогам
ООО «Рамзес»
Как заполнить авансовый отчет
при перерасходе денежных средств?
В условиях роста цен достаточно сложно угадать, сколько денег нужно дать под отчет сотруднику, и поэтому часто происходит перерасход. Еще одной причиной является неправильное планирование или желание работника приобрести дополнительные товары. В любом случае перерасход необходимо правильно оформлять.
Основной документ, которым необходимо руководствоваться при выдаче денежных средств под отчет, – это Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Какими основными документами оформляется выдача денежных средств под отчет?
Работник должен отчитаться о расходовании денежных средств в течение трех дней. Данный срок рассчитывается следующим образом:
К авансовому отчету необходимо приложить подтверждающие документы:
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Порядок выдачи денежных средств под отчет выглядит следующим образом:
1. Работник формулирует те цели, на которые ему нужны денежные средства (например, направление в командировку, приобретение основных средств, канцтоваров или расходных материалов).
2. Перед тем как выдать денежные средства, бухгалтер проверяет:
Если задолженность есть, то денежные средства не выдаются.
3. Работник пишет заявление на имя руководителя экономического субъекта с просьбой выдать денежные средства под отчет. Форма заявления не утверждена, однако в заявлении необходимо указать:
4. Руководитель и бухгалтер визируют данное заявление, чем выражают согласие на выдачу денежных средств (п. 6.3 Указания).
5. Для выдачи денежных средств оформляется кассовый ордер и передается в кассу. Право на оформление кассового ордера имеют:
Выдачу денежных средств непосредственно из кассы осуществляет:
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.
6. Нужно учесть выдачу денежных средств в кассовой книге.
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.
Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
7. Работник, расходуя денежные средства, получает на руки документы, подтверждающие расходование средств, например кассовые и товарные чеки. Необходимо заранее предупредить работника о необходимости сбора подтверждающих документов и представления их работодателю.
8. Работник заполняет и представляет работодателю отчет о расходовании денежных средств.
Идеальной является ситуация, когда сумма по авансовому отчету совпадает с выданными денежными средствами, но так, к сожалению, бывает не всегда.
Если потрачено меньше, работник должен вернуть денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. Соответственно, кассир или бухгалтер сличают, чтобы потраченные средства и возвращенные средства в кассу совпали.
Если потрачено больше, то существуют две ситуации:
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
На законодательном уровне не установлен срок на возмещение работнику его перерасходованных денежных средств, потраченных на хозяйственные нужды или в командировке.
При наличии перерасхода сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.
Может сложиться и третья ситуация: например, работник потратил средства, но не может подтвердить расход документально, не возвращает остаток денежных средств или вообще не известно, потратил работник денежные средства или нет. В этом случае согласно ст. 137 ТК РФ возможно удержать сумму выданных денежных средств из заработной платы работника. Для этого необходимо:
Такой позиции придерживается Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0. Но на практике может произойти ситуация, при которой работник отказывается от добровольного удержания денежных средств из заработной платы. В этом случае возможно взыскать денежные средства через суд. Для суда авансовый отчет также может стать доказательством подтверждения правомерности взыскания средств, если же работодатель согласен с перерасходом, то в суд можно не подавать.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Работник, получающий наличные денежные средства под отчет, вправе предъявить авансовый отчет с подтверждающими документами, свидетельствующими об осуществлении им расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации, в безналичном порядке.
Как заполнить авансовый отчет при перерасходе денежных средств?
Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо. Для этого применяется унифицированная форма АО-1, но может применяться и форма, разработанная компанией самостоятельно. Наиболее привычной является форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Если применяется стандартная форма отчета, то начать ее заполнение необходимо со стандартных данных:
Также необходимо указать фактически потраченную сумму денежных средств, на обороте бланка будут перечислены подтверждающие документы с указанием сумм. Все документы, подтверждающие перерасход денежных средств, прилагаются к отчету в том порядке, который определен в самом отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.
Скачать: Форма авансового отчета
Ситуация 1 – работодатель подтверждает перерасход по командировке.
В ООО «Марушка» финансист О. П. Максимов был направлен в командировку в Санкт-Петербург. Из кассы ему были выданы денежные средства – 25 000 руб.
Вместе с тем работник потратил 33 000 руб.
Перерасход произошел ввиду отказа в брони в гостинице, которую предварительно забронировал работник. Также во время командирования был привлечен переводчик. Расходы на переводчика составили 5000 руб.
В результате перерасход составил 8000 руб.
Перерасход подтвержден документально и согласован с руководителем компании.
12.04.2016 кассир произвел возврат денежных средств в размере 8000 руб.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Если работнику наличные деньги из кассы под отчет не выдавались, то возмещение понесенных им расходов (отражаемое в рассматриваемой ситуации как перерасход по авансовому отчету) наличными денежными средствами не может осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу в виде выручки. Для этих целей следует использовать наличные деньги в кассе, не являющиеся наличной выручкой.
Ситуация 2 – работодатель не подтверждает перерасход денежных средств.
В ООО «Марушка» работает инспектор по кадрам О. М. Новоселова.
01 апреля 2016 года инспектор по кадрам получила денежные средства в размере 2000 руб. на приобретение бланков трудовых книжек.
Инспектором были приобретены бланки на сумму 5000 руб. При этом бланки были приобретены с рук, подтверждающих документов нет. По результатам внутренней юридической экспертизы бланки были признаны фальшивыми.
Перерасход составляет 3000 руб.
Инспектор по кадрам отказывается возмещать денежные средства в кассу и не может представить подтверждающие документы. Работодатель принимает решение о наложении дисциплинарного взыскания на инспектора по кадрам в виде выговора на основании ст.ст. 192, 193 ТК РФ, решено не взыскивать средства в судебном порядке.
Ситуация 3 – работник потратил часть средств на собственные цели.
В ООО «Марушка» работает технолог по производству М. П. Иванова. Технологу были выданы 12 апреля 2016 года денежные средства в размере 15 000 руб. для приобретения продуктов питания.
Технологом были потрачены средства в размере 15 000 руб.
Вместе с тем на склад поступили продукты питания на сумму 13 000 руб., что подтверждено показаниями кладовщика.
По данному факту собрана комиссия в лице:
При подготовке объяснений технолог подтвердила, что 2000 рублей были потрачены на личные цели – для закупки продуктов питания для домашнего хозяйства.
По заявлению технолога по производству М. П. Ивановой, денежные средства в размере 2000 руб. были внесены в кассу предприятия. Технологу по производству на основании ст. 192 ТК РФ было вынесено дисциплинарное взыскание в виде замечания.
Данный пример подтверждает, что важно проверить не только документальное использование денежных средств, но и фактические расходы (например, недобросовестные работники иногда завышают расходы на проезд на такси, а также на приобретение основных средств и материалов). Подобные случаи должны четко пресекаться. В некоторых компаниях в локальных актах установлено, что перерасход не может составлять более определенной суммы или определенного процента.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Наличие задолженности по подотчетным суммам не является основанием для отказа уволить работника по его желанию (часть третья ст. 77 ТК РФ), а также не может служить оправданием продления свыше двух недель срока предупреждения об увольнении. В этой ситуации работодатель должен удовлетворить просьбу работника, содержащуюся в заявлении, об увольнении в сроки, определенные в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса. Если на момент увольнения претензии к работнику остаются, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, а затем он может обратиться в суд с иском о взыскании задолженности.
В заключение необходимо отметить, что в условиях кризиса, безусловно, любой перерасход несет негативные последствия, в связи с чем руководство компании и бухгалтерия должны следить как за сроками представления авансовых отчетов, так и за их содержанием, наличием подтверждающих документов. Не менее важной является дальнейшая работа в отношении неподтвержденных сумм перерасхода, взыскания данных сумм с работников.
Оформление авансового отчета: общие правила
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Итоги
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
Образец заполнения авансового отчета подотчетным лицом
Унифицированный бланк авансового отчета (форма № АО-1) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.
Не следует забывать, что формы первичных учетных документов определяет руководитель организации или ИП (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете»). Это означает, что организация или ИП вправе применять любые бланки. Для этого их необходимо утвердить в учетной политике.
А вот организации государственного сектора вправе применять только утвержденные в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом
Срок предоставления наступает не позднее 3 рабочих дней в одну из следующих дат:
Унифицированный бланк АО-1 состоит из трех частей:
Реквизиты для заполнения
Лицевая часть бланка
Данные о подотчетном лице (Ф.И.О., табельный номер, должность, структурное подразделение)
Отрывная часть бланка (расписка)
Реквизиты принятого авансового счета
Оборотная сторона бланка
Для подотчетного лица подтверждением сдачи необходимых бумаг является отрывная часть бланка: расписка с указанием номера и даты документа, а также количество оправдательных документов, приложенных к нему.
Скачать образец заполнения авансового отчета 2020 г подотчетным лицом можно в конце статьи.
После утверждения документа выводится сумма остатка или перерасхода денежных средств.
Порядок возврата остатка
Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету сотрудник производит самостоятельно путем возврата в кассу остатка денежных средств.
На практике складываются ситуации, когда сотрудник в установленные сроки не возвращает остаток полученных денег. В этом случае работодатель вправе удержать неизрасходованный остаток денежных средств из заработной платы работника ( ст. 137 ТК РФ ).
Решение об удержании остатка из заработной платы оформляется приказом или распоряжением.
Удержание производится в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения денежных средств, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Важно! Для удержания сумм остатка из заработной платы необходимо письменное согласие работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Выдача перерасхода
Срок выплаты сотруднику перерасхода устанавливается руководителем организации или ИП.
Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.
Тезисы об авансовых отчетах:
Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.
Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов
Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.
Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):
В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.
Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю ( нет документов = нет расхода ).
Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.
Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.
Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.
Типовые проводки выглядят так:
Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода)
Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода)
Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание)
Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо
Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат
Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом
Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом)
Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка: