заполнение формы 12 труд
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)
На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:
Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2021 года должна быть указана в учетной политике.
Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421
Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.
Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки
Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)
Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте:
Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?
Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.
Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.
Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.
Отпуск основной и дополнительный
Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.
Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).
Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)
В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:
Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):
Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».
Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком
Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).
Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.
Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).
Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день
В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.
Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).
Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.
А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.
Как обознать нерабочие оплачиваемые дни, если сотрудник находился дома в режиме самоизоляции? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас еше нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.
Итоги
Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.
Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12
Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.
Общая информация
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:
Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.
Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.
Принципы заполнения
Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:
Также есть два способа ведения табеля:
Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.
Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.
Как заполнить форму Т-12
Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:
Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:
Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.
Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.
Заполнение отчета формы 12-т «Отчет по труду»
На вопросы, возникающие при заполнении государственной статистической отчетности по форме 12-т «Отчет по труду» (далее — отчет по форме 12-т) с учетом изменений, вступающих в силу 15 января 2019 года, ответили специалисты Белстата.
Наталья Александровна Воеводина
Какие виды расходов организации не следует включать в фонд заработной платы?
Перечень таких выплат поименован в п. 70 Указаний N 92.
В состав фонда заработной платы (строка 02 отчета формы 12-т) включаются выплаты, начисленные работникам списочного и несписочного состава и внешним совместителям. Перечень таких выплат поименован в п. 58 — 66 Указаний N 92.
Выплаты и расходы, не отражаемые в составе фонда заработной платы, определены п. 70 Указаний N 92. К примеру, при заполнении отчета по форме 12-т не учитываются стоимость цветов, приобретенных к праздникам, юбилеям, торжественным и другим событиям, расходы на проведение вечеров отдыха, оплата путевок работникам и членам их семей на лечение, отдых, экскурсии и путешествия за счет средств организации, оплата абонементов в группы здоровья, занятий в секциях, клубах, услуг связи, подписки на газеты и журналы для личного пользования и другое.
Включается ли в отчет формы 12-т вознаграждение членам наблюдательного совета?
Включается.
Как следует включать в фонд заработной платы отпускные текущего и будущего месяцев, а также отпускные за основной и дополнительный отпуска?
Пропорционально дням отпуска, приходящимся на соответствующие месяцы.
Как отражаются в отчете формы 12-т внешние и внутренние совместители, а также оплата их труда?
В отчете за январь — декабрь данные о фонде заработной платы женщин, в т.ч. внешних совместителей, отражаются в строке 17 раздела I.
При определении списочной и среднесписочной численности работников за отчетный период суммируют данные показатели за месяцы отчетного периода и делят на число этих месяцев. При этом данные за каждый отдельный месяц округляют до целых единиц или учитывают их с точностью до десятых долей?
Применяют показатели за каждый месяц отчетного периода, округленные до целых единиц.
Среднесписочная численность работников за отчетный месяц отражается в отчете по форме 12-т с округлением до целых единиц.
При заполнении отчета по форме 12-т данные показатели за отчетный период исчисляют исходя из сведений, представленных в этом отчете за соответствующие месяцы, т.е. с учетом округления до целых единиц. Примеры расчета списочной численности работников за период представлены в приложении 1 Указаний N 92.
Как исправить ошибку в данных представленного отчета 12-т?
Исправления вносятся в данные за последний отчетный период.
С 15.01.2019 отчет формы 12-т необходимо заполнять с учетом изменений, внесенных в указания по ее заполнению. На что следует обратить внимание?
С 15.01.2019 вступят в силу изменения, касающиеся порядка отражения численности работников, принятых на работу на дополнительно введенные рабочие места (строка 111 отчета формы 12-т ).
Так, в численности принятых на дополнительно введенные рабочие места не отражаются данные о работниках, принятых на работу, которая в последние шесть месяцев до заключения трудового договора (контракта) выполнялась в этой организации физическим лицом по ГПД. Например, если работник в январе 2019 г. принят на работу на дополнительно введенное рабочее место сантехником по трудовому договору и при этом в период с июля по декабрь 2018 г. на выполнение данной работы в организации с физическим лицом не был заключен ГПД, то данный работник относится к числу принятых на дополнительно введенные рабочие места.
Также в строке 111 не отражаются работники, принятые на работу на дополнительно введенные штатные единицы по определенным профессиям (должностям), если в данном структурном подразделении уже имеются вакансии по этим профессиям (должностям) (до момента заполнения этих вакансий). Например, в организации имелось 5 вакансий программистов. В мае дополнительно были введены еще две штатные единицы программистов под новый проект, на которые были приняты два новых работника. При этом пять вакансий сохранились. Прием данных работников не будет отражаться по строке 111 в отчете формы 12-т за май. В июне на имеющиеся вакансии было принято еще четыре программиста. В отчете за июнь по строке 111 должен быть отражен 1 человек. Иными словами, до ввода дополнительных мест в организации имелось 5 вакансий. Дополнительно были введены еще две вакансии. Принято на работу 6 человек. Таким образом, заполнены 5 вакансий, имеющихся до ввода дополнительных рабочих мест, и один работник заполнил дополнительно введенное рабочее место. Он и отражается в отчете по строке 111.
Также в строке 111 отчета формы 12-т не отражаются работники, принятые по направлению органов по труду, занятости и социальной защите на рабочие места, созданные для трудоустройства безработных для приобретения опыта практической работы по полученной профессии, специальности (направлению специальности, специализации), квалификации.
Постановлением N 66 были внесены изменения в пороговые значения заработной платы для определения высокопроизводительных рабочих мест по видам экономической деятельности.
Юлия Васильевна Барковская
Средняя численность работников организации за 2018 год превысила 100 человек. С 2019 года организация начнет представлять отчет по форме 12-т. Некоторые сведения в этом отчете указываются как за текущий, так и за прошлый год. Необходимо ли в данной ситуации в отчете за 2019 год отражать данные и за прошлый 2018 год?
Организация, которая в 2019 году начнет представлять отчет по форме 12-т, должна отражать данные за отчетный период, а также за соответствующий период прошлого года (2018 года).
Согласно положению о премировании в организации в текущем месяце начисляют премию за прошлый месяц. Работник уволен в ноябре. Премия за ноябрь ему начислена в декабре. Включается ли данная премия в фонд заработной платы при заполнении отчета формы 12-т за декабрь?
Организация выплатила материальную помощь к учебному году всем работникам, имеющим детей в возрасте от 3 до 18 лет. Отражается ли данная материальная помощь в отчете формы 12-т?
К Новому году за счет собственных средств организация выплачивает всем работникам, в т.ч. находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, материальную помощь. Также она выдает работникам подарки для детей. Учитываются ли в фонде заработной платы (строка 02 формы 12-т) указанная материальная помощь и стоимость подарков?
Материальная помощь учитывается, за исключением материальной помощи, начисленной работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Стоимость подарков для детей — нет.
Учитываются ли в фонде заработной платы работников (строка 02 отчета формы 12-т) пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам?
Пособия из средств ФСЗН не учитываются.
Находясь в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, работница в этой же организации работает по совместительству на условиях 0,5 месячной нормы рабочего времени. Учитывается ли она в среднесписочной численности работников (строка 01 отчета формы 12-т)?
Учитывается пропорционально отработанному времени.
Данные о работнике, который в течение отчетного периода несколько раз переводился на работу с неполным рабочим временем по инициативе нанимателя, отражаются в строке 100 формы 12-т только один раз. Какие данные следует указать в графе 1 «За последний месяц отчетного периода» и графе 2 «За отчетный период» этой строки в отчете за декабрь в следующих ситуациях?
Ситуация 1. В ноябре 10 работников были переведены на работу на условиях неполного рабочего времени по инициативе нанимателя. В декабре они продолжили работу в таких условиях, а остальные работники — в условиях полной нормы рабочего времени.
Ситуация 2. В ноябре 10 работников были переведены на работу на условиях неполного рабочего времени по инициативе нанимателя. В декабре они продолжили работу в таких условиях и еще пятеро работников были переведены на неполное время.
Ситуация 3. В ноябре 10 работников были переведены на работу на условиях неполного рабочего времени по инициативе нанимателя. В декабре двое из них вернулись к работе в режиме полного рабочего времени, а трое других были переведены на неполное рабочее время.
По строке 100 отчета по форме 12-т за декабрь необходимо указать следующие данные о численности работников, работавших неполное рабочее время (день, неделю) по инициативе нанимателя: