заполнение гугл таблицы через гугл формы
Как создать таблицу и привязать ее к Google Форме
Google Формы – удобный инструмент для сбора отзывов, регистрации на мероприятия и проведения не сложных онлайн тестов. Одной из наиболее полезных функций Google Форм является интеграция с Google Таблицами. Настройки формы позволяют создать таблицу, привязать ее к форме и в дальнейшем собирать все ответы от пользователей в одну таблицу.
Как привязать Google Форму к таблице
Привязка Google Формы к таблице выполняется буквально в несколько кликов. Причем это можно сделать в любой момент, как пред началом опроса, так и после получения ответов. Во втором случае, уже полученные ответы будут автоматически загружены в таблицу.
Для привязки таблицы откройте редактор Форм и перейдите в раздел « Ответы ».
После этого нажмите зеленую кнопку с иконкой таблицы в левой верхней части страницы.
После этого появится окно для привязки таблицы. Здесь можно указать существующую таблицу либо создать новую. Для создания новой таблицы нужно ввести название и нажать на кнопку « Создать ».
После этого откроется новая вкладка в браузере с Google таблицей, которая была привязана к форме. В этой таблице будут появляться ответы пользователей, которые будут заполнять форму.
В дальнейшем таблицу с ответами можно будет найти на сайте « Google Документы » в разделе « Таблицы ».
Нужно отметить, что ответы пользователей появляются в таблице в реальном времени. Вы можете держать таблицу открытой и наблюдать за появлением новых ответов.
Как убрать связь таблицы с Google Формой
При необходимости вы можете отвязать таблицу от Google Формы. Для этого нужно открыть форму в редакторе, перейти в раздел « Ответы » и нажать на кнопку с тремя точками.
В открывшемся меню нужно выбрать пункт « Удалить связь с формой ».
После этого к данной форме можно будет привязать другую таблицу.
Создаём систему управленческого учёта в Таблицах и Формах Google
На примере малого бизнеса по производству и реализации ювелирных украшений. Кейс от Бориса Баублиса.
На своём онлайн-курсе по Google Таблицам я рассказываю о создании систем учёта в Таблицах и Формах Google. А сегодня расскажу, как сделать систему учёта на примере магазина ювелирных украшений.
Год назад в одной группе Facebook появился запрос на доработку системы учёта производства и реализации ювелирных украшений. Первоначально требовалось только сделать удобные формы ввода данных. Я взялся помочь.
Изначально учёт вёлся в Excel, но так как требовался онлайн-доступ к системе, пришлось обратиться к Google Таблицам и Формам.
Справка Google пишет, что в Формах создают онлайн-опросы и тесты, но я нашёл им ещё одно применение — приспособил для ввода данных в базу.
Google Форма
Google Формы — сервис облачного хранилища Google Диск. Для работы с ним нужен только почтовый ящик Gmail.
Переходим на страницу forms.google.com и нажимаем плюс справа внизу.
Форма создана, зададим название и наполним содержимым.
Создадим вопросы для выбора названия, размера, ввода количества проданного товара. Зададим для первых двух вопросов тип «Раскрывающийся список», для ввода количества — «Текст (строка)». Вопросы сделаем обязательными. Добавим к вопросам варианты ответов.
Как повысить эффективность диджитала для недвижимости?
Проблемы
На начальном этапе требовалось учитывать 13 браслетов и 1 кольцо, однако позже заказчик попросил увеличить количество полей. Появились ещё колье, серьги и чокеры. Кроме того, понадобилось увеличить количество видов каждого типа изделия до 30. В коротком списке выбрать один элемент легко, но вообразите, что выбираете товар в списке из 150 пунктов. Естественно, это неприемлемо.
Решение тут простое. Добавим ещё один вопрос в форму — с выбором категории и установим ветвление. Отметьте пункт «Выбрать действие для каждого варианта ответа». Теперь при выборе категории товара, например, браслета, произойдёт переход к вопросу, где выбирается конкретная его модель из короткого списка. При выборе кольца — к вопросу с выбором модели кольца, и так далее.
Списки теперь короткие, и пользователю удобно.
Google Таблица
Пора заняться таблицей, в которую будут заноситься данные из формы. Для этого выберем «Ответы», «Создать таблицу» и «Создать».
Откроется таблица, в которой присутствуют столбцы с названиями наших вопросов: «Товар», «Модель кольца», «Модель браслета», «Размер», «Количество» и «Отметка времени». Она пока пуста, ведь мы ещё ничего не вводили. Сделаем это.
Вернёмся в форму и перейдём в режим «Просмотр»:
Выберем что-то, отправим и посмотрим, что изменилось в таблице.
Как видим, данные из формы занесены в таблицу.
Система
Загружаемые из формы на лист данные используем для дальнейшей обработки.
Создадим отдельные листы для количественного и суммового учёта. На них будем учитывать объёмы продаж товаров в штуках и рублях.
Поскольку бывают продажи со скидкой, зависящей, например, от размера приобретаемой партии товара, то понадобится лист для учёта скидок.
Отдельный лист понадобится для учёта расходов и подсчёта прибыли.
Создадим лист для сводных данных, на котором будут отображаться укрупнённые показатели. Кроме таблиц, на него поместим диаграммы. Эта аналитика будет наглядно отображать рост или падение продаж по сравнению с предыдущим периодом, долю объёма продаж каждого товара в объёме продаж в категории и долю объёма продаж категории в общем объёме.
Ещё на один лист добавим матрицу BCG — инструмент для стратегического анализа и планирования в маркетинге. Здесь будем присваивать товарам статусы (роли): «Звёзды», «Дойные коровы», «Трудные дети» и «Собаки». Это позволит оперативно предпринимать действия, например:
Вот так в итоге будет выглядеть книга:
Ограничиваем доступ
Теперь нужно разграничить доступ к системе. Например, продавцу или менеджеру необязательно видеть таблицу с данными по предприятию. Пусть он видит только свой участок работы. У другого сотрудника — доступ к его разделу. Владелец же сохраняет право полного доступа ко всем данным и настройкам.
В форме нажимаем на «Отправить» справа вверху, вводим email адресата, текст и отправляем. Получателю придёт письмо со ссылкой, перейдя по которой можно сразу вводить.
Преимущества и возможности системы учёта в Google Таблицах и Формах
Оценим преимущества и возможности созданной в Google Таблицах и Формах системы учёта.
1. Бесплатна, ведь мы сами её создали.
2. Ввод не в ячейки таблицы, а через форму. Это удобнее, избавляет от случайных ошибок, и те, кому не нужно, не видят полные данные.
3. Наглядно отображает, какие товары приносят доход, а какие только требуют затрат.
4. Гибкая — можно быстро внести в неё изменения, не платя деньги сторонней организации-разработчику и не ожидая, когда он это сделает.
5. С удалённым доступом, то есть нет привязки к конкретному компьютеру, можно вносить информацию и смотреть аналитику со смартфона или планшета в любой точке планеты, где есть интернет.
6. Многопользовательская. Это означает, что, кроме владельца, с системой работают продавцы, кладовщик, офис-менеджер и другие сотрудники.
7. Гибкое ограничение доступа: один сотрудник только вводит данные, другой — также редактирует элементы системы, а владелец сохраняет право полного доступа.
8. Облачное хранение данных. Это надёжно — при поломке компьютера или мобильника информация не пропадёт.
И неважно, продаём ли мы товары или оказываем услуги, у нас торговая точка на рынке или небольшой магазинчик, индивидуальные мы предприниматели или частные фрилансеры. Адаптировав эту систему под себя и введя в неё свои данные, мы получаем действующую систему управленческого учёта для малого бизнеса. Она облегчает работу по учёту продаж и расходов, по анализу эффективности деятельности.
[Инструкция] Создание гугл-тестов (гугл-форм)
Спасибо пользователям Exosphere и Yuriy_krd за помощь и конструктивную критику
Иногда кажется, что создать что-то по конструктору весьма быстро и просто: хоть сайт, хоть опрос, хоть таблицы. Однако часто упускаешь из внимания какие-то обидные мелочи, из-за которых время уходит впустую и приходится переделывать работу из-за обидного пустяка. Согласитесь, неприятно. Я решил пройти все процессы за вас и предупредить о возможных неприятных мелочах, а также помочь новичкам.
В этой статье мы с вами сделаем гугл-форму, с помощью которой можно собирать данные, опрашивать сотрудников, клиентов, проводить тестирования гипотез и проч. Кстати, крайне актуальная информация в условиях удалённой работы.
Для создания тестов у вас должен быть активный гугл-аккаунт. Если у вас его нет — обратитесь к инструкции “Создание гугл-аккаунта и работа с Гугл-диском”.
Итак, создаем Форму (тестирование).
Входящая задача
Нам нужно создать тестирование, которое будет собирать набор информации.
Шаг 1 — создание теста (формы)
Переходим в гугл-диск. Для этого нажмите кнопку с точками на панели сверху справа, перейдя по ссылке https://www.google.com/ или https://www.google.ru/ Далее выберите Гугл-диск (далее по тексту Диск).
Шаг 2. Создание Теста (формы)
Как и в любом документе в Гугл-диске, начало работы начинается с кнопки “Создать+” в верхней левой части экрана. Этой кнопкой создаются папки на Диске, создаются все документы.
Нажав кнопку Создать, вы увидите меню. В нем нужно выбрать пункт “Еще”.
Создать форму можно несколькими способами:
1. Создание пустой формы:
Мы создали пустую форму (тестирование).
Шаг 3. Элементы управления
Первое, что нужно сделать — создать имя файла для формы. Это имя внутреннее, под ним форма будет храниться на Диске.
Имя создается, если щелкнуть по словосочетанию “Новая форма” в верхней левой части экрана.
В центре экрана находится поле с названием теста (формы). Его будут видеть тестируемые при выполнении. Изменим его на нужное.
Там же заполним описание к тесту (форме).
Далее автоматически создается первый блок вопроса.
В поле “Вопрос без заголовка” вам нужно вписать свой вопрос. Ниже переименовать Вариант 1 ответа на нужный. Если нужно добавить еще один вопрос — нужно нажать ниже “Добавить вопрос”. Также можно добавить вариант “Другое”, тогда в тесте появится текстовое поле, куда пользователь может внести любой иной ответ в произвольной форме.
Выпадающий список позволяет выбрать вид вопроса. В нашем случае автоматически создан вопрос с одним вариантом ответа. Если выпадающий список раскрыть, то можно выбрать иную форму вопроса.
Внизу блока есть кнопки:
Элемент управления “Настройки”
Закладка Общие и Презентация не должны вызвать каких-то вопросов. Важная вкладка “Тесты” — в ней вы можете настроить балльную оценку для каждого вопроса в форме. Для этого активируйте сдвижной переключатель “Тест” и Ваша форма перейдет в разряд теста. После активации этой кнопки вы можете назначать в списке вопросов правильные ответы и количество баллов за правильный ответ.
После активации переключателя, нажмите кнопку “Сохранить” и перейдите к вопросам. Внизу блока вопроса появиться кнопка “Ответы”:
Нажав на нее, вы перейдете в режим установки верных ответов и начисления баллов за правильный ответ.
Итак, давайте начнем выполнение поставленной в начале задачи.
Шаг 4. Создаем тест
Активируем переключатель “Обязательный вопрос”. Теперь пользователь обязан ввести Фамилию и Имя, чтобы продолжить прохождение теста.
Добавляем второй вопрос нажав на верхнюю кнопку в правой вертикальной панеле элементов управления.
Сделаем этот вопрос необязательным не активируя переключатель внизу справа блока. Даже не ответив на этот вопрос, пользователь продолжит и сможет закончить тестирование.
Создаем еще один блок с единственным вариантом ответа
Добавляем блок с несколькими вариантами ответов
Тут мы также добавили вариант ответа “Другое”.
Теперь настраиваем баллы для правильных ответов. Переходим в пункт настройки в верхней правой части элементов управления (значок шестеренки). Переходим на закладку “Тест” и активируем переключатель. Нажимаем кнопку Сохранить и возвращаемся к списку наших вопросов.
Нажав на любое пустое место блока вопроса, активируем его. Слева внизу активируем блок ответов. Выбираем нужный нам ответ верным и назначаем количество баллов.
Нажимаем кнопку готово. Баллы назначены.
Теперь нам нужно настроить регулярность вопросов и сбор адресов электронной почты.
Опять переходим в пункт “Настройки” в верхней части элементов управления. Активируем нужные нам элементы настроек.
Переходим сразу в закладку “Презентации” и проверяем, что активирован пункт “Показывать ссылку для повторного заполнения формы”. Нажимаем кнопку “Сохранить”
Шаг 4. Отправка теста (формы)
Отправка теста (формы) осуществляется путем нажатии кнопки “Отправить”. В открывшемся окне можно выбрать разные варианты отправки.
Отправка по электронной почте:
В поле “Кому” введите адреса получателей. В этом случае в закладке ответы, Вы будете видеть кто проголосовал, а кто еще не ответил на вопросы формы.
Так же форму можно сразу включить в тело письма.
Следующая закладка — отправить ссылку. В этом случае вы можете отправлять ее не только почтой, но и любым иным способом, в том числе через Мессенджер. Однако в этом случае вы будете вынуждены отслеживать ответивших самостоятельно.
Третий вариант — вставка на сайт. Это для более продвинутых пользователей. Позволяет встроить код с формой сразу в шаблон сайта.
Вы закончили создание формы.
Ссылка на тестовую форму, созданную при написании инструкции.
Все возможности Google Forms
Елена Соловьева, менеджер проектов в Лаборатории Касперского, специально для блога Нетологии написала статью о том, как использовать Google Forms по максимуму.
Google Формы — онлайн-сервис для создания форм обратной связи, онлайн-тестирований и опросов. Инструмент популярный, но весь спектр его возможностей используется редко. В статье я расскажу, когда и для чего пригодятся Google Формы и как максимально эффективно их применять.
Польза Google Форм
Каждая форма в Google Формах представляет собой веб-страницу, на которой размещается анкета или квиз. Все, что нужно для работы с формами, — это иметь аккаунт в Google.
Что можно сделать с помощью Google Форм
Чем удобны Google Формы
Как правильно настроить этот инструмент, чтобы извлечь из него максимум? Я подготовила несколько пошаговых рекомендаций.
Настройте форму
Начните с основных настроек, которые задают параметры и технические характеристики формы.
С помощью верхней панели настраивается поведение формы:
Дополнения. Кликните левой кнопкой мыши по иконке. Здесь появятся дополнения к форме, которые вы настроите. Отсюда же дополнения запускаются:
Внешний вид. Вы можете выбрать однотонную заливку формы или воспользоваться каталогом тем. Чтобы открыть каталог, кликните левой кнопкой мыши на иконку иллюстрации. Выберете любую (некоторые анимированы) или загрузите свою. Тема задает шапку формы и фон.
Предпросмотр. Кликните левой кнопкой мыши на иконку глаза, чтобы посмотреть, как ваши адресаты увидят форму. Эта кнопка пригодится в конце формирования опроса.
Настройка. Кликните левой кнопкой мыши на иконку шестеренки и задайте параметры формы.
Чтобы собирать адреса электронной почты тестируемых, отметьте параметр «Собирать адреса электронной почты». Его активация автоматически добавляет обязательное поле «Электронный адрес» в начале формы.
Кнопка «Отправить». Нажав на нее, вы можете выбрать способ и параметры отправки. Форма отправляется по почте, ссылкой на форму, через встраиваемый код или соцсети. При отправке по почте есть возможность включить форму в тело сообщения. Ваш адресат сможет заполнить опрос не переходя по внешним ссылкам сразу из письма. К сожалению, такая опция хорошо работает только с Gmail. С другими почтовыми сервисами эта функция работает некорректно.
Действия с формой. Кликните левой кнопкой мыши на иконку после кнопки отправки, чтобы раскрыть меню действий с формой. Форму можно удалить, копировать, распечатать. Это же меню позволяет создать из формы предзаполненный шаблон, подключить дополнения и настроить доступ.
курс
Контент-
стратег
Создайте форму
После того, как вы определились с форматом, настройкой и поведением опроса, раздали права доступа и задали дизайн, можно переходить к созданию самой формы. Сначала продумайте структуру опроса на бумаге, чтобы потом не запутаться в логике в конструкторе.
Конструктор
Первые два поля появились по умолчанию: заголовок формы и электронный адрес (обязательное поле по умолчанию, если вы активировали параметр «Собирать адреса электронной почты»).
Начнем создавать новые поля. Если в продуманной вами логике тест получился очень длинным, разбейте его на разделы и добавьте иллюстрации.
Переходим в панель конструктора справа. Для добавления раздела кликните на нижнюю иконку. Чтобы вставить дополнительный материал, например картинки, видео или текстовое описание, кликните на соответствующую иконку.
Google Формы разрешают загружать картинки прямо с устройства, Google диска, Google поиска, через ссылку или с камеры. Видео подтягиваются из Ютуба.
Чтобы вставить вопрос нажмите на «+» в верху панели. Введите название вопроса (это может быть картинка — кликните на иконку иллюстрации, чтобы ее вставить) и выберете тип вопроса из раскрывающегося меню справа.
Типы вопросов:
Текст (строка). Этот тип вопроса предполагает короткий ответ. Его удобно использовать, когда вы хотите получить email, имя, адрес, цифровое значение, ссылку. В этом типе вопроса доступны функции:
Если вы хотите, чтобы в строку было введено число, выберете из выпадающего меню параметр «Число» вместо «Длина» и установите нужные характеристики:
Таким же образом можно выбрать и настроить параметр «Текст» и «Регулярное выражение»:
Текст (абзац). Этот тип вопроса предполагает развернутый ответ. Его удобно использовать при запросе развернутого фидбека. Все функции и настройки совпадают с типом вопроса «Текст (строка)»:
Один из списка. Этот тип вопроса предполагает выбор одного варианта из предложенных. Его удобно использовать в качестве разводящего по логике формы — в зависимости от выбранного варианта тестируемого перебрасывают на другие разделы или в конец формы. Рассмотрим, как это сделать.
Здесь доступны функции:
Несколько из списка. Этот тип вопроса предполагает выбор нескольких вариантов ответа из предложенных.