заполнение лицевого счета т 54 образец заполнения
Лицевой счёт работника по форме Т-54. Инструкция по заполнению
Форма Т-54 является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях (маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки).
Лицевой счет по форме Т-54 является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания.
Кто оформляет Т-54
Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т-54 ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением.
Основания для заполнения формы Т-54
Для заполнения личного счета сотрудника по форме Т-54 необходимо пользоваться сразу несколькими документами. Сведения сюда вписываются на основании личной карточки работника, табеля учета рабочего времени (как в расчетно-платежную и расчетную ведомость), различного рода приказов – о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуске, взысканиях и поощрениях. Практически все данные, вписываемые в данный бланк, должны быть подтверждены документально.
Заполнение бланка лицевого счёта работника по форме Т-54
Часть 1
Как и любые другие учетные документы, бланк формы Т-54 включает в себя обязательную часть с реквизитами организации. Здесь в соответствующих графах нужно вписать полное наименование предприятия (с указанием организационно-правового статуса), код ОКПО (из регистрационных документов), а также структурное подразделение или отдел, к которому относится сотрудник, на которого оформляется данный лицевой счет.
Ниже вписывается номер документа, расчетный период (тут указывается дата приема на работу нового сотрудника, а в случае, если работник уже давно числится на предприятии, то первый месяц текущего года), а также категория персонала (руководитель, служащий и т.д.).
Далее нужно указать личные данные работника, на которого оформляется Т-54: его ФИО (полностью), табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства (узнать можно в территориальной налоговой службе), семейный статус, количество детей (если есть, если нет – прочерк), дату на момент трудоустройства и дату рождения.
Часть 2
Вторая и третья часть документа являются основными и включают в себя большую таблицу, содержащую 49 столбцов, в которые подробнейшим образом вписаны все сведения о работе сотрудника (в т.ч. фактически отработанном времени, начислению зарплаты, удержаниях и т.п.). Рассмотрим столбцы с 1-22.
Часть 3
Последняя, заключительная часть формы Т-54 содержит информацию о начисления и удержаниях, произведенных в отношении сотрудника. При этом следует обратить внимание на то, что данные вносятся помесячно (т.е. построчно). Месяцы обозначаются порядковыми числами от 01 до 12 (столбец 23)
После тщательного внесения информации во все столбцы, бухгалтер, ответственный за оформление лицевых счетов, должен поставить под данным документом свою подпись с обязательной расшифровкой и датой окончательного заполнения.
Лицевой счет (форма Т-54): образец
В среде российских работодателей общераспространено ведение лицевых счетов работников по форме Т-54. Данный документ можно назвать одним из самых эффективных реестров кадрового учета, который, к тому же, помогает повышать качество налогового учета. Рассмотрим ряд примечательных нюансов, характеризующих его заполнение и применение.
Для чего нужна форма Т-54?
Документ Т-54 относится к числу тех унифицированных, что применяются не в соответствии с требованиями законодательства, а по инициативе самого работодателя. Чаще всего форма используется как документ, дополняющий платежные ведомости — в качестве удобного источника данных:
То есть — осуществлены за весь период трудовых отношений между работником и работодателем. В форме помесячно — за соответствующий период, фиксируются отработанные часы, начисления и удержания во всех предусмотренных законом и договором разновидностях, задолженности работодателя перед работником и наоборот, фактические суммы выплат на руки.
Также среднюю зарплату — по предприятию в целом, иногда смотрят налоговики и сопоставляют с прочими финансовыми показателями. Работодателю полезно производить подобную сверку также своими силами, чтобы быть готовым к повышенному вниманию со стороны проверяющих (как вариант — снизить вероятность такого внимания, поработав над доведением тех или иных показателей до целевой величины).
Основные источники данных для заполнения документа:
Принципиальное отличие формы Т-54 от ведомостей в том, что она носит персонифицированный характер (заводится на каждого работника). Ведомости составляются на весь штат в целом (или на определенные группы работников).
При этом, те сведения, что показываются в документе Т-54, по сути детализируют данные по работникам, что приводятся в ведомостях. Бухгалтер или иной специалист, открыв лицевой счет работника, могут посмотреть, когда и в какой сумме были произведены та или иная выплата (удержание) в отношении конкретного работника — и при необходимости сопоставить эти данные с теми, что зафиксированы в ведомости.
Форму Т-54 традиционно истребует ФСС при проверке деятельности работодателя: правомочия по контролю над уплатой части взносов (а именно — взносов на травматизм) остались за фондом (в то время как прочие взносы, как известно, теперь контролирует ФНС и проверяет вместе с налогами), поэтому особое внимание представители данного государственного учреждения могут уделять проверке кадровых учетных документов.
Обязательна ли форма Т-54?
Форма лицевого счета Т-54 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Безусловно, вместо формы Т-54 работодатель вправе задействовать любой иной альтернативный реестр. Однако рассматриваемый документ соответствует всем признакам первичного — с учетом требований, установленных Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
И, поскольку речь идет об удостоверении тех или иных событий хозяйственной жизни (к ним относится и выплата заработной платы), то контролирующие органы с большей вероятностью признают такое удостоверение, если оно будет произведено с помощью унифицированного бланка — чем какого-то «непонятного» стороннего.
Лицевой счет заводится на работника, как правило, сразу же после его трудоустройства. В документе отражаются реквизиты приказа о приеме человека на работу, название его отдела, должности, ключевые показатели по начислению зарплаты.
Лицевой счет — довольно объемный документ, но заполнять его, в целом, несложно. При этом, есть ряд заслуживающих внимания нюансов, что характеризуют отражение данных в нем.
Заполнение формы Т-54: нюансы
При заполнении документа следует иметь в виду, что:
Сведения по условиям труда не должны противоречить тем, что отражены в трудовом договоре.
Если говорить о северных надбавках, то указываются они в процентах — и, поскольку по умолчанию предполагается отражение надбавок в рублях, то работодателю придется внести дополнительную графу в унифицированную форму (так как имеющиеся там графы по общему правилу удалять нельзя). Аналогично, эти сведения не должны противоречить условиям трудового договора (как и, безусловно, законодательства о надбавках).
В данной графе могут быть зафиксированы:
Общая сумма удержаний за месяц (графа 21) не может быть больше половины начисленного месячного дохода работника за вычетом НДФЛ (то есть, суммы показателей по графам 38 и 49).
В свою очередь, удержанные суммы НДФЛ (как и, к примеру, зарплата за первую половину месяца) показываются ниже — в графе 39. Важно, таким образом, не перепутать две разные группы удержаний. Первую условно можно назвать «долговой», а вторую – «налоговой».
Дело в том, что обязательные взносы всегда платит за свой счет работодатель — это не расходы работника, и не удержания. И потому они не отражаются в форме Т-54 вообще.
Также работодатель вправе использовать свои собственные коды. Если их нет (взять неоткуда), то они в форме не приводятся.
Дата начала периода соответствует дате начала работы человека — в первый год работы. Общераспространен подход, по которому с началом каждого года заводится новая форма (старая — сдается в архив бухгалтерии). В этом случае дата начала периода каждой новой формы — 1 января.
Варианты: «женат» или «холост», «замужем» или «не замужем».
Нужно выбрать ту, что по существу соответствует трудовым функциям человека, на которого заведен расчетный счет.
Теоретически могут быть приведены только они — если работник ни разу до момента увольнения так и не сходил в отпуск. В этом случае (и в иных, когда нужна компенсация) в форме отражаются:
Форма Т-54 заполняется вручную — с использованием черной или синей ручки. Электронный аналог лицевого счета должен вестись по форме № Т-54а (отметим, что это совсем не полный аналог — скорее, альтернативный реестр, дополняемый, к тому же, рядом иных финансовых документов).
Унифицированная форма № Т-54а (лицевой счет СВТ)
Когда используется форма лицевого счета сотрудника
Форма Т-54а является унифицированной (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и используется бухгалтером для того, чтобы на протяжении года вносить в нее сведения о ежемесячных начислениях и удержаниях, произведенных по конкретному сотруднику. Такие лицевые счета заводятся для каждого трудоустроенного работника.
Сведения для занесения в форму Т-54а берутся из первичных документов, относящихся к работнику, а также иной документации, в которой учитывается фактическая выработка (выполненные работы, величина отработанного рабочего времени).
Основанием для того, чтобы завести лицевой счет для работника, служит приказ о приеме его на работу. На предприятиях с большим штатом формы Т-54а заполняются персонально на каждого сотрудника, но если сотрудников не так много, возможна альтернатива – ведение специальных ведомостей.
Подробнее об одной из таких ведомостей вы узнаете из материала «Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».
В чем отличие форм Т-54 и Т-54а
В отличие от формы Т-54, которая заполняется вручную, документ Т-54а используется только в тех случаях, когда процесс обработки бухгалтерских данных автоматизирован и осуществляется с помощью средств вычислительной техники (СВТ).
Это означает, что лицевой счет с литерой «а» обязательно распечатывается на принтере, причем для его создания и ведения используется специальная бухгалтерская программа.
Порядок ведения лицевого счета
К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.
В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:
Срок хранения лицевых счетов составляет (п. 296 Перечня типовых управленческих архивных документов по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236):
Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование одного бланка документа.
О сроках хранения иной бухгалтерской документации читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
Как вести личные дела работников? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте, что можно хранить в личном деле, а что — запрещено законом.
Где скачать бланк Т-54а
Скачать бланк лицевого счета формы Т-54а вы можете, кликнув по картинке ниже. Там же вам будет доступен и заполненный образец данной формы:
Итоги
Форма Т-54а представляет собой лицевой счет, оформляемый ежегодно на каждого из сотрудников. В нем содержатся сведения, на основании которых сотруднику начисляется зарплата, и сами начисления. В отличие от аналогичной формы Т-54 форма Т-54а ведется с применением средств вычислительной техники.
Как заполнять лицевой счет (форма Т-54)
Форма Т-54 показывает учет расчетов организации с конкретным работником. Фактически это его лицевой счет, где видны начисления и удержания. Документ утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, однако обязательным к применению не является.
Особенности ведения
Т-54 (лицевой счет) открывают на работника при его трудоустройстве. Далее бухгалтер заполняет его ежемесячно. Можно вести учет как на протяжении года (не календарного, а отработанного человеком), так и до самого увольнения.
Т-54 рассчитана на ручное заполнение. Для этого годятся только черные или синие ручки. Любые исправления запрещены. Если же бухгалтер предпочитает электронную форму учета, то ему стоит воспользоваться формой Т-54а. Хранить ее нужно 75 лет.
Титульный лист
В верхней части необходимо указать реквизиты организации (название, код ОКПО и структурное подразделение, в котором числится работник). Все остальные данные касаются конкретного человека.
Табличная часть включает следующие сведения:
Дата поступления на работу совпадает с началом расчетного периода, если документ решено вести от приема до увольнения.
Тело документа
Лицевой счет состоит из нескольких таблиц со сквозной нумерацией колонок. Первая из них (колонки 1-8) — это официальная информация. Ее нужно внести сразу же при трудоустройстве.
В целом все данные этой части достаточно перенести из приказа о приеме на работу. Поясним по пятой колонке — условия труда. Имеются в виду не нормальные, опасные или вредные, а количество часов и дней в рабочей неделе.
Следующая таблица (колонки 9-16) содержит сведения об отпусках. Их тоже можно взять из соответствующих приказов. Здесь следует различать периоды: в графах 12 и 13 — начало и конец рабочего года, в котором сотрудник идет в отпуск, в графах 14 и 15 — начало и конец непосредственно отпуска. Количество календарных дней высчитываем исходя из дат (14) и (15).
Третья таблица (колонки 16-22) касается удержаний (того, чего работник недополучил) и взносов:
Сумма предоставляемых льгот — это сумма налогового вычета, на который имеет право работник.
Четвертая таблица (колонки 23-37) представляет собой учет отработанного времени и соответствующих начислений. Здесь идет разбивка по месяцам. Обращаем внимание: у колонок 28-32 два заголовка: верхний — словами, нижний — кодом.
То же самое касается колонок 39-45 и 47-48 последней таблицы. В ней необходимо проставить удержанные налоги и подвести итоги по суммам к оплате.
Лицевой счет работника по форме Т-54. Образец, бланк 2021 года
У каждого штатного сотрудника должен быть лицевой счет, открываемый в тот момент, когда гражданин принимается на работу. Для его оформления используется специальный бланк Т-54.
Понятие и назначение лицевого счета работника
Лицевым счетом называется документ, оформляемый специально для того, чтобы отобразить личную информацию о каждом сотруднике. Здесь указываются рабочие часы за определенный месяц. Также прописываются начисления и удержания, если таковые были в отчетном месяце. Благодаря такому документу бухгалтерия имеет возможность вовремя, а главное, правильно выполнить все расчеты в отношении каждого работника.
По сути, лицевым счетом называется специальный бланк Т-54. Сюда вписывают, сколько работник отработал, какая заработная плата ему полагается и начисляется. Если предусмотрены какие-то другие начисления, о них также упоминается в документе.
Не зря многие называют данный документ зарплатным табелем. Ведь он позволяет следить за всеми зарплатами и различными действиями с ней. Как можно догадаться, такой документ заводится отдельно на каждого работника. Причем не имеет значения, какая у него должность, и сколько времени он состоит в штате компании.
(Видео: “Лицевые счета работников”)
Основания для заполнения формы Т-54
Можно сказать, существует одно главное основание составления данного документа – принятие человека на работу. Помимо этого, существуют разные документы, которые учитываются при внесении сведений.
Так, заполнение может осуществляться при помощи следующей документации:
Информация, прописываемая в этом документе, должна иметь документальное подтверждение.
Кто его заполняет
Обычно он составляется бухгалтерией, хотя в крупных компаниях ответственным за оформление данного документа может быть назначен специальный работник. Причем ответственный сотрудник заполняет данные документы на каждого работника ежемесячно.
Кроме лицевого счета, составленного по форме Т-54, существует и форма Т-54а. Как показывает практика, многие путают эти формы, считая их абсолютно одинаковыми. Конечно, оба эти бланка предназначены для составления лицевого счета. Однако нужно понимать, Т-54 используется исключительно при рукописном варианте составления. Что касается бланка Т-54а, то он применяется в тех ситуациях, когда лицевой счет составляется при помощи вычислительной техники. Соответственно, обработка всех данных в этом случае выполняется автоматизировано. Бланк с пометкой «а» должен быть распечатан на принтере. А для его создания применяются соответствующие бухгалтерские программы.
Инструкция по заполнение лицевого счета работника по форме Т-54
Естественно, сами работники не должны вникать в подробности заполнения такого документа. Ведь это является прямой обязанностью сотрудника бухгалтерского отдела. Большую часть бланка составляют таблицы, которые необходимо заполнять соответствующей информацией. Условно документ делится на три части:
Часть 1
Это вводная часть. Предназначена для отображения данных о компании. Бланк содержит нужные строки, где прописывается наименование фирмы и ее организационно-правовая форма, код ОКПО. Если сотрудник числится в каком-то филиале или СП, информация об этом также должна здесь присутствовать.
Ниже присутствуют специальные графы, где документу присваивается номер. Кроме этого, указывается период, за который происходят расчеты. В столбце «с» нужно указать, когда сотрудник был принят на работу. Если в штате он состоит уже давно, здесь просто указывается первый месяц года. Рядом отмечается, персоналом какой категории является сотрудник.
Далее идет таблица, в которую вносятся следующие данные:
Часть 2
Части 2 и 3 являются основными. Здесь присутствует таблица, которая в общей сложности имеет 49 столбиков. После их заполнения документ будет отображать полные сведения о конкретном работнике. Рассмотрим процесс заполнения более подробно. Столбцы с 1 по 8 предназначены для информации о процедуре приема на работу:
В столбцах с 9 по 16 указываются сведения, касающиеся отпусков и всего, что с ними связано.
Заполняется следующая информация:
В столбцах с 17 по 22 отмечаются данные о вычетах и удержаниях. Здесь также необходимо упомянуть о приказе, согласно которому эти удержания применялись по отношению к конкретному сотруднику.
Указываются такие данные:
Часть 3
Это завершающая часть документа. Можно сказать, это итог, в котором присутствуют данные о зарплатах и других выплатах, различных удержаниях. Причем эта информация указывается за каждый месяц. Т.е. сначала указывается месяц, и в этой строке прописывается вся необходимая информация, касающаяся данного месяца. Его номер проставляется в столбце 23, а столбцы 24-27 используются для отображения времени, которое сотрудник отработал. Причем здесь проставляется не только время, когда он присутствовал на своем рабочем месте, но и часы отсутствия.
Столбцы 28-37 отображают информацию о начислениях по каждому месяцу. Здесь учитывается не только основной заработок. Сюда относятся больничные, отпускные, премии, различные дополнительные выплаты.
В столбцах 38-46 указываются удержания, взятых с сотрудника.
Столбцы 47 и 48 заполняются в тех ситуациях, когда работник имеет перед организацией какие-либо долги.
Столбец 49 предназначен для подведения итога. Здесь прописывается сумма, которая начислена работнику, и должна быть ему выдана. Она получается путем несложных расчетов. Учитывая все вышеперечисленные данные, высчитывается сумма зарплаты за конкретный месяц.
После того, как документ будет заполнен, сотрудник, заполнявший его, должен поставить здесь свой автограф. Как мы помним, сегодня правила проставления подписей требуют наличия обязательной расшифровки. Рядом проставляется дата, когда было закончено заполнение документа.
Образец
Скачать бланк и образец
Обязательна ли форма Т-54
Нельзя назвать форму Т-54 строго обязательным документом. Но при этом нужно помнить, вести данный учет нужно обязательно. Таким образом, вместо этого бланка организация имеет право применить какой-то аналогичный реестр. Хотя практика показывает, практически все компании отдают предпочтение именно форме Т-54. Во-первых, она доступна и понятна. Во-вторых, здесь присутствуют все необходимые пункты, соответственно, полностью отвечает требованиям, установленным законодательством.
Также нужно помнить еще одну важную особенность. Несмотря на то, что законом разрешено заменить эту форму каким-то другим документом, нет никакой гарантии, что он будет принят проверяющими органами. Лицевой счет отображает различные события, касающиеся хозяйственной деятельности.
Соответственно, контролирующие структуры тщательно следят за его составлением. Здесь можно догадаться, документ, оформленный на унифицированном бланке, вызовет у проверяющих больше доверия. Другие аналогичные документы могут рассматриваться, как «непонятные».
Кроме этого, лицевой счет является достаточно объемным документом. Если применять какой-то другой документ для указания необходимых сведений, велика вероятность того, что будет допущена ошибка. На практике все выглядит именно так. Поэтому, несмотря на то, что разрешено применять какой-то другой реестр, все компании оформляют лицевой счет именно по унифицированной форме Т-10. Заводиться он должен сразу после того, как граждан принимается на работу.