журнал учета носителей информации содержащих персональные данные
Приложение N 1. Форма журнала регистрации носителей информации ГАС «Выборы», содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию
Приложение N 1
к Положению о порядке работы с документами
и носителями, содержащими персональные
данные и иную конфиденциальную информацию
ЖУРНАЛ
регистрации носителей информации ГАС «Выборы», содержащих персональные данные
и иную конфиденциальную информацию
Вид носителя / Наименование информации
N и дата сопроводительного документа
Учетные номера носителей
Кому передан носитель
Дата передачи носителя
Дата и N акта уничтожения
Примечание. Данный журнал должен быть учтен, страницы пронумерованы, прошиты и опечатаны (опломбированы).
Пояснение к заполнению Журнала
1. Указывается дата поступления или учета носителя.
2. Указывается учетный номер поступившего носителя.
3. Указывается наименование организации, направившей учтенный носитель (ФЦИ при ЦИК РФ, ИКСРФ, ТИК).
4. Указывается вид носителя (например: бумага А4, CD-R, DVD-R).
5. Указывается количество листов учитываемого документа и их номера (диапазоны номеров) предварительного учета.
6. Указывается номер и дата сопроводительного документа (Акта, Протокола передачи) для полученных и переданных носителей.
7. Указывается учетный номер созданного носителя.
8. Указывается наименование организации, которой направлен созданный учетный носитель. В случае если носитель создан для хранения на месте, указывается «Локальный». При порче носителя указывается «Испорчен при записи».
9. Указывается дата отправки носителя.
10. Указывается дата и номер акта уничтожения носителя.
11. Фамилия, имя, отчество должностного лица, передавшего носитель.
12. Фамилия, имя, отчество должностного лица, получившего носитель.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 3. Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)
Приложение N 3
к правилам осуществления внутреннего
контроля соответствия обработки персональных
данных требованиям к защите персональных данных
Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с
машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)
1.1. Все машинные носители информации, предназначенные для хранения информации ограниченного использования (для служебного использования, персональных данных) подлежат обязательному учету. Каждый съемный носитель с записанной на нем информацией ограниченного доступа должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.
1.3. Машинные носители информации выдаются и принимаются по журналу учета руководителем структурного подразделения.
1.4. Машинные носители информации в обязательном порядке маркируются следующим образом:
— на компакт-дисках (DVD, CD и др.) учетный номер проставляется на лицевой стороне диска специальным маркером;
— на жестком магнитном диске учетный номер проставляется на корпусе. Жесткий магнитный диск учитывается отдельно (в случае съемной конструкции) или в составе системного блока (СБ) автоматизированного рабочего места. В случае учета в составе СБ, на корпус СБ (в удобное для просмотра место) наклеивается бирка с указанием учетного номера, типа, модели машинного носителя, его объема, серийного номера жесткого магнитного диска;
— на носителях информации типа USB Flash-носители на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя и его серийного номера;
— на персональных идентификаторах на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя;
— бирки не должны закрывать заводские номера машинных носителей информации
1.5. Машинные носители информации хранятся в запертом шкафу.
1.6. Пользователям запрещается:
— использовать неучтенные машинные носители информации;
— использовать неучтенные персональные идентификаторы;
— хранить съемные носители с информацией ограниченного доступа вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;
— выносить съемные носители с информацией ограниченного доступа из служебных помещений для работы с ними на дому.
1.7. При отправке или передаче информации ограниченного доступа адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка информации ограниченного доступа адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей информации ограниченного доступа для непосредственной передачи адресату осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.
1.8. О фактах утраты съемных носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководитель структурного подразделения. На утраченные носители комиссией по организации обработки и защиты персональных данных составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в Журнал учета магнитных, оптических и иных носителей информации.
1.9. Съемные носители информации, пришедшие в негодность, или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению. Уничтожение съемных носителей с информацией ограниченного доступа осуществляется комиссией по организации обработки и защиты персональных данных. По результатам уничтожения носителей информации составляется акт.
1.10. Сотрудники и лица, выполняющие работы по договорам и контрактам, имеющие отношение к работе с информацией ограниченного доступа или персональным данным, должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы учета персональных данных
Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников. Для этого следует вести специальные журналы учета.
Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников
В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают:
Если документов было много, и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.
Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям, государственным органам
В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют:
Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Документы по персональным данным необходимые в 2021 году
Как еще может называться данный документ:
Любой оператор, осуществляющий сбор персональных данных пользователей через сайт, обязан опубликовать на своем сайте Политику конфиденциальности.
Данный документ направлен на повышение прозрачности процессов обработки персональных данных и обычно включает в себя следующие разделы: общие положения, основания и условия обработки персональных данных, права пользователей при обработке их персональных данных, цели обработки персональных данных, виды обрабатываемых данных, информацию о передаче персональных данных третьим лицам, сведения об обеспечении безопасности персональных данных, а также информацию об операторе и обратную связь.
Как еще может называться данный документ:
Если из согласия на обработку упомянутых данных не следует, что лицо согласилось с их распространением, оператор обрабатывает данные без права распространения. Молчание или бездействие лица не считается согласием на обработку указанных данных. Требования к содержанию такого согласия устанавливает Роскомнадзор (ч. 9 ст. 9, ст. 23 ФЗ-152.
Как еще может называться данный документ:
Персональные данные пользователей любого сайта могут собираться и обрабатываться исключительно с их согласия. Согласие пользователя должно быть конкретным, информированным и сознательным, что влияет на структуру документа и способ его размещения.
Информированное согласие пользователя обычно включает в себя: сведения об операторе, цели обработки персональных данных, виды обрабатываемых данных, кому персональные данные могут передаваться. Текст информированного согласия размещается под формами сбора персональных данных на сайте вместе со ссылкой на Политику конфиденциальности.
Как еще может называться данный документ:
Положение об обработке и защите персональных данных является одним из основных локальных актов оператора и определяет для каждой цели обработки таких данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения таких данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.
Зачем нужен документ:
Документ предназначен для предоставления субъекту персональных данных разъяснений юридических последствий его отказа предоставить персональные данные. В частности, обработка персональных данных необходима работодателю для заключения трудового договора.
Зачем нужен документ:
Данный документ устанавливает ряд обязанностей для работника оператора, имеющего доступ к персональным данным, в частности, обязанность по соблюдению режима конфиденциальности персональных данных.
Зачем нужен документ:
Данный документ закрепляет перечень типовых форм, используемых оператором, которые содержат персональные данные.
Как еще может называться данный документ:
Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных определяют порядок учета (регистрации) и рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их уполномоченных представителей.
Зачем нужен документ:
Правила осуществления внутреннего контроля устанавливают регламент проверки соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленных законодательством о персональных данных и принятыми в соответствии с ним локальными актами оператора.
Как еще может называться данный документ:
Данный документ разрабатывается для выполнения обязанности, предусмотренной п. 1 ч. 2 ст. 19 Закона «О персональных данных» №152-ФЗ, по определению угроз безопасности персональных данных. Для подготовки данного документа следует руководствоваться следующими документами:
— Постановление Правительства РФ от 01.10.2012 г. №1119
— Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК от 14.02.2008 г.);
— Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК от 15.02.2008 г.)
Как еще может называться данный документ:
От оператора персональных данных необходимо отличать лицо, которое осуществляет обработку по поручению такого оператора (обработчик). Обработчиками обычно выступают организации оказывающие услуги на аутсорсинге, например, провайдеры облачных сервисов или аутсорсинг-бухгалтерия.
С такими лицами должен быть заключен договор поручения. В таком договоре должен содержаться перечень операций с персональными данными, которые будут совершаться обработчиком, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность персональных данных.
Зачем нужен документ:
Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных назначается приказом руководителя в соответствии с пунктом 14 «Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119.
На ответственного за обеспечение безопасности персональных данных возлагаются функции администратора безопасности при обработке персональных данных оператором. Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных действует в соответствии с утверждённой инструкцией.
Зачем нужен документ:
Данным приказом утверждаются места хранения документов, форм и иных материальных носителей, содержащих персональные данные. Ответственный за организацию обработки персональных данных проверяет сохранность материальных носителей и следит за поддержанием актуальности утверждённых мест хранения.
Зачем нужен документ:
Данным приказом утверждается перечень данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных оператора. В приказе перечисляются персональные данные, которые хранятся и обрабатываются оператором, а также устанавливается срок, по истечению которого те или иные данные из перечня подлежат удалению.
Зачем нужен документ:
Данным приказом утверждается список должностей работников, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения их служебных обязанностей. Ответственный за организацию обработки персональных данных проводит обучение назначенных данным приказом работников.
Как еще может называться данный документ:
В Приказе об утверждении перечня информационных систем персональных данных (ИСПДн) указывается назначение системы, составляющей основную цель обработки персональных данных. Например, автоматизация процессов кадрового учета, процессов расчета заработной платы. Также в документе указываются категории и объем персональных данных в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119.
Как еще может называться данный документ:
Данным приказом устанавливаются границы контролируемой зоны информационных систем персональных данных. В периметре установленных границ ответственные за организацию обработки и за безопасность персональных данных осуществляют контроль за обработкой персональных данных и обеспечивают их безопасность.
Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях
Если компания больше не нуждается в информации о своих сотрудниках или клиентах, то она обязана уничтожить носители с персональными данными этих лиц. Это нужно сделать, чтобы информация не попала к злоумышленникам. Уничтожение должно сопровождаться работой специально созданной комиссии, а также составлением и подписанием соответствующего акта. Как правильно его оформить, читайте в статье.
Общие сведения
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу (клиенту или сотруднику предприятия). К персональным данным относятся ФИО, место и дата рождения, семейное положение, сведения об имуществе и т.д.
Любое учреждение, юридическое лицо или ИП, производящее обработку персональных данных, называется оператором персональных данных.
Уничтожение персональных данных — это действия, итогом которых будет невозможность восстановления сведений о физических лицах — уничтожение материальных носителей информации. Такие процедуры проводят, когда данные теряют актуальность (сотрудник уволился, работа с клиентом закончена) либо субъект отозвал согласие на обработку персональных данных и т.д.
Законодательное регулирование
Самый главный нормативный акт в данной сфере — это закон «О персональных данных» — ФЗ №152 от 27.07.2006 года. Он содержит информацию об условиях обработки, хранении сведений, правах и обязанностях оператора и субъекта персональных данных и т.д. Именно на этот документ нужно ссылаться при составлении акта об уничтожении персональных данных.
Кроме того, в зависимости от ситуации можно обращаться к другим законодательным документам, посвященным сфере работы с персональными сведениями физических лиц.
В отношении ответственности и контроля в данной области ужесточились нормы, они прописаны в Постановлении Правительства №146 от 13.02.2019 г.
Порядок уничтожения персональных данных
Для сведения к минимуму ошибок при процедуре при ее осуществлении необходимо соблюдать определенный законодательством порядок:
Важно! Если из организации увольняются сотрудники, то оригиналы, а в некоторых случаях еще и копии документов должны быть выданы им на руки, уничтожению подвергаются только копии документов и только после определенного срока хранения. То же самое касается клиентов компании.
Способы уничтожения
Информация на уничтожаемых носителях не должна быть подвержена восстановлению. В случае с бумажными носителями используют такие способы уничтожения, как измельчение (ножницами или с помощью шредера), сжигание, гидрообработка. При данной обработке носители будут невосстановимы.
За результативность процесса несут ответственность члены специально созданной комиссии в компании.
Составляем акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях
Акт можно написать от руки или набрать на компьютере и впоследствии распечатать и подписать. Желательно брать «фирменный бланк» компании с ее реквизитами.
Итак, в шапке документа должны быть:
Далее начинается основная часть, где указывают следующее:
Завершают документ подписи председателя и членов комиссии. После подписания акт передают руководителю для утверждения. Он ставит свою подпись в соответствующей графе на бланке.
В идеале в документе не должно быть ошибок (орфографических, грамматических и любых других). Если вдруг была обнаружена фактическая ошибка, то ее, конечно, нужно исправить, используя стандартный порядок исправления и завизировав внесенные коррективы. При большом количестве ошибок лучше взять новый бланк, заполнить его, а старый документ уничтожить.