идентификация подписей в журналах образец
Карточка с образцами подписей и оттиска печати
Оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати в подавляющем большинстве случаев происходит тогда, когда организация открывает расчетный счет в банке. Карточка заполняется любыми предприятиями, независимо от их организационно-правового статуса и формы собственности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего нужна карточка
Роль карточки довольно проста и понятна: она создается для того, чтобы банковские работники имели четкое представление о том, как должен выглядеть оригинал подписи владельца расчетного счета или его представителя, а также оттиск печати предприятия.
Банки – организации, работающие с финансовыми средствами клиентов и им очень важно соблюдать все возможные меры предосторожности при их приеме, выдаче или переводе.
Именно поэтому к подписи и печати предъявляются особые требования: они должны точь-в-точь совпадать с теми, что указаны в карточке с образцами подписей и оттиска печати, быть четкими и разборчивыми.
В противном случае, специалист кредитного учреждения попросит клиента расписаться или проштамповать бланк еще раз, и если подпись снова не будет идеально совпадать с той, что указана в карточке, может отказать в предоставлении запрашиваемой услуги.
Обязательно ли ставить оттиск печати
Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.
Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.
На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.
А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2016 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.
Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.
Надо ли заполнять карточку на каждый открытый расчетный счет
Если организация открывает несколько расчетных счетов в одном банковском учреждении, она может ограничиться заполнением одной карточки (при том условии, что доступ к счетам будут иметь одни и те же лица). Если же расчетные счета открываются в разных банках, то, конечно, в каждом случае придется заполнять отдельную карточку.
Кто заполняет документ
Документ состоит из трех частей.
Унифицированная или произвольная форма
На сегодняшний день нет единого, обязательного к применению, образца карточки.
Банки, а также иные организации, использующие карточку в своей деятельности, могут пользоваться разработанными внутри учреждения шаблонами или применять форму № 0401026. Форма удобна тем, что она содержит все необходимые пункты и параметры, не нужно ломать голову над составлением собственного бланка.
Однако, если банк считает ее недостаточно информативной (например, требует наличия ИНН, КПП, кодов ОКПО, ОКВЭД, и т.п.), он может пойти по пути самостоятельного создания карточки.
Правила по оформлению
Карточку можно заполнять на компьютере (если банк готов предоставить ее в электронном формате) или от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета (но, ни в коем случае не карандашом).
Подпись должна быть только оригинальной, применение факсимильной подписи (т.е. отпечатанной каким-либо способом) строго запрещено. Также недопустимы помарки, неточности и какие-либо исправления.
Если оплошность при заполнении карточки все же была допущена, испорченный бланк следует уничтожить, и заполнить новый.
Количество необходимых экземпляров карточки каждый банк устанавливает на свое усмотрение.
Важное условие: при постановке подписей должен присутствовать либо представитель банка, либо нотариус.
Образец заполнения: лицевая сторона
На первой странице карточки:
С правой стороны ничего писать не нужно – здесь специалист банка поставит свои отметки.
Образец заполнения: оборотная сторона
На второй странице карточки:
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить
Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.
Что такое журналы учета ключей ЭП
Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.
Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП
Лицензиаты ФСБ
Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.
К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.
Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ
Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».
Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.
Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:
Какие журналы учета вести
Инструкция устанавливает два типа журналов:
Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.
Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:
Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:
Типовая форма технического (аппаратного) журнала:
Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.
Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ
Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию.
Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:
Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета
Журналы в лаборатории. Ведение и оформление. Процедура
Ведение и оформление журналов и папок в лаборатории. Процедура
1. Назначение и область применения
1.1. Настоящая процедура устанавливает единые требования к ведению и оформлению журналов и папок на бумажном носителе в испытательной лаборатории.
1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников испытательной лаборатории.
1.3. Настоящая документированная процедура разработана с целью обеспечения единообразия ведения записей и оформления рабочей документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.
2. Нормативные ссылки
2.1. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий.
2.2. ГОСТ ИСО/ТО 10013-2007 Руководство по документированию менеджмента качества.
2.3. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов) принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Журнал – форма записи информации.
Папка – подборка документов, объединённых по какому-то признаку и хранящихся вместе.
Документ – информация и соответствующий носитель (бумажный, электронный и другие).
Запись – документ, содержащий достигнутые результаты свидетельства осуществленной деятельности.
Номенклатура дел – документ, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел лаборатории с указанием сроков их хранения.
4. Сокращения и обозначения
СМК – система менеджмента качества
5.1. Общие положения. Ведение и оформление журналов
5.1.1. Каждый журнал должен иметь стандартное оформление, записи в нем ведутся по форме, указанной в Альбоме форм записей СМК, за исключением индивидуального рабочего журнала сотрудника.
5.1.2. Листы журнала должны быть из белой бумаги формата А4.
5.1.3. Журнал должен быть изготовлен таким образом, чтобы из него невозможно было удалить страницу, не оставив видимых повреждений. Журнал должен быть прошит и скреплен, страницы пронумерованы. Допускается использование типографских журналов форма которых соответствует утвержденной в Альбоме форм записей СМК, допускается формировать журналы из тетрадей, либо из свободных листов.
5.1.4. За каждым журналом в лаборатории закрепляется ответственный.
5.1.5. Записи в новом журнале возможно вести, только после проверки журнала на соответствие требований настоящей документированной процедуры менеджером по качеству (п. 5.2.4) и фиксированием даты начала ведения журнала.
5.1.6. Записи в журнале ведутся только ручкой с синей пастой. Недопустимо выполнять записи карандашом. Для выделения текстовых надписей допустимо использовать ручку с красной пастой.
5.1.7. Журнал должен быть идентифицирован и храниться в доступном месте, установленном Номенклатурой дел. Место для хранения журнала должно быть идентифицировано.
5.1.8. Идентифицирующие этикетки на журнале должны быть заменены ответственным за ведение журнала при выявлении в них неактуальной информации.
5.1.9. Передача журналов вне лаборатории не допускается. В конце рабочего дня журнал следует вернуть на место хранения.
5.1.10. При необходимости предоставления информации вне лаборатории, допускается ксерокопирование, сканирование страниц журнала в порядке, описанном в документированной процедуре «Управление документацией и записями СМК«.
5.1.11. В журнале не должно быть пропущенных строк или страниц. В каждом пустом поле журнала регистрации первичных данных о испытаниях ответственный за ведение журнала должен поставить прочерк «–».
5.1.12. Все первичные данные (навески, поправки, оптические плотности и т. п.) должны вноситься непосредственно в журнал.
5.1.13. Правила ведения записей в индивидуальных рабочих журналах определены п. 5.6 настоящей документированной процедуры.
5.1.14. Записи в журнале необходимо вести до последней страницы формы.
5.1.15. Первый форзац журнала должен содержать Лист сокращений и обозначений по форме.
5.1.16. Второй форзац журнала может содержать справочную информацию (приложения из документированных процедур, рабочих инструкций и т. п.).
5.2. Порядок выдачи, регистрации и оформления журнала
5.2.1. Новый журнал готовит ответственный за ведение записей назначенный по Номенклатуре дел.
5.2.2. Ответственный за ведение записей присваивает код журналу в соответствии с Номенклатурой дел.
5.2.3. Сотрудник ответственный за ведение записей должен пронумеровать страницы журнала на внешней стороне листов, прикрепить соответствующую этикетку по установленной форме с данными идентифицирующими журнал, прошить и скрепить журнал нитками, наклеить поверх узла этикетку с указанием количества страниц в журнале и личной подписью (процедура «Управление документацией и записями СМК«) и поставить печать лаборатории с двух сторон от этикетки, наклеить этикетку с кодом в правый верхний угол журнала.
5.2.4. На первом форзаце журнала ответственный наклеивает Лист идентификации подписей и Лист сокращений и обозначений, после чего передает журнал на проверку менеджеру по качеству.
5.2.5. Менеджер по качеству в течение рабочего дня проводит проверку журнала на соответствие требованиям настоящей документированной процедуры. Если в ходе проверки были выявлены несоответствия, то должны быть приняты мероприятия по их устранению. В случае если устранить несоответствия невозможно, необходимо подготовить новый журнал (п. 5.2.1). Если журнал соответствует требованиям настоящей документированной процедуры, менеджер по качеству ставит дату и подпись на последней странице журнала.
5.2.6. После проверки журнала ответственный сотрудник фиксирует дату начала ведения журнала на идентификационной этикетке.
5.2.7. При внесении своей первой записи в журнале исполнитель должен зафиксировать образец подписи в Листе идентификации подписей.
5.3. Окончание ведения журнала, порядок сдачи
5.3.1. Журнал может быть окончен, в случае если все страницы журнала заполнены, установлено несоответствие формы записей, если после актуализации Альбома форм записей СМК изменилась форма журнала, если журнал исключен из Номенклатуры дел или в случае повреждения журнала, в результате которого дальнейшие выполнение записей невозможно.
5.3.2. Индивидуальный рабочий журнал может быть окончен досрочно в случае увольнения сотрудника, уходом в декретный отпуск.
5.3.3. Если журнал окончен и при этом остались свободные строки (страницы), то в начале следующей строки за последней записью вносится запись: «Журнал окончен, дата, подпись ответственного за ведение журнала», свободные строки до конца данной страницы необходимо аккуратно перечеркнуть одной чертой по диагонали слева направо.
5.3.4. Ответственный за ведение журнала должен указать дату окончания журнала на идентификационной этикетке и передать его ответственному за проверку (п. 5.5).
5.3.5. После проверки журнал хранится на рабочем месте сроком, установленным Номенклатурой дел. После этого ответственный за ведение журнала передает его в архив в соответствии с процедурой «Организация архивного дела«.
5.4. Внесение исправлений
5.4.1. При внесении ошибочных данных в журнал необходимо произвести исправление. Исправление в журнале должен произвести сотрудник, внесший ошибочные исходные данные. Внесение исправлений следует проводить только способом, описанным в п. 5.4.2 – п. 5.4.4.
5.4.3. Большой объем ошибочных данных следует аккуратно зачеркнуть одной чертой по диагонали слева направо, внести подпись сотрудника, внесшего исправление и причину исправления.
5.4.4. Причину исправления допускается указывать в графе «Примечание» или на полях, если таковые имеется в журнале.
5.5. Проверка журналов
5.5.1. Все журналы в лаборатории должны проверяться ответственными за проверку сотрудниками с установленной настоящей документированной процедурой периодичностью.
5.5.2. Факт проверки фиксируется в начале следующей за последней записью строке, на полях, либо на нижнем крае страницы:
«Проверено. Дата. Должность. Подпись. Расшифровка подписи».
Допускается использование специальной печати, в форме которой вносится дата и подпись сотрудника, выполнившего проверку. В этом случае в Листе идентификации подписей журнала следует внести соответствующую запись.
5.5.3. Журналы регистрации первичных данных об испытаниях, а также все журналы, в которых ведутся записи о работах, непосредственно влияющих на испытания, проверяет ведущий специалист соответствующей группы не реже одного раза в квартал и менеджер по качеству не реже одного раза в год.
5.5.4. Прочие журналы проверяются менеджером по качеству не реже одного раза в год.
5.5.5. При выявлении несоответствий необходимо провести мероприятия по их устранению.
5.6. Ведение записей в индивидуальном рабочем журнале (рекомендуемое)
5.6.1. Первые 2-3 страницы допускается отвести под «Содержание», куда следует записывать дату, страницу журнала и название проводимой работы непосредственно перед ее началом. В индивидуальном рабочем журнале следует прочертить поля.
5.6.2. Запись следует начинать с обозначения даты (день, месяц, год).
5.6.3. Записи должны обеспечивать прослеживаемость испытаний образцов. Запись по проведению анализа должна состоять из следующих частей: идентификация образца, указание на методику проведения анализа и допустимые значения для определяемого параметра, записи по ходу проведения анализа, экспериментальные данные, расчет, оценка полученного результата.
5.6.4. Допускается размещать в начале журнала в виде соответствующих разделов: список методик проведения анализа, допустимые значения для определяемого параметра, расчётные формулы и список используемых сокращений. В этом случае записывать вышеуказанную информацию для каждого анализа не обязательно.
5.6.5. Исследуемый образец должен быть однозначно идентифицирован. Для этого в журнале необходимо указать наименование объекта, шифр.
5.6.6. Для подтверждения пригодности реактивов с истекшим сроком годности следует отметить вид упаковки.
5.6.7. При внесении числового значения, например, навески, следует указать размерность величины.
5.6.8. При проведении анализа для титрованных растворов обязательно указание поправочного коэффициента или точной концентрации.
5.6.9. Экспериментальные данные, полученные в ходе проведения анализа, должны по возможности иметь документальное подтверждение в виде хроматограмм, распечаток с приборов, которые должны вклеиваться в рабочий журнал или храниться в специальной папке для сбора экспериментальных данных. На хроматограммах, распечатках с приборов необходимо написать дату, шифр образцов, тип, номер используемой хроматографической колонки и номер рабочего журнала.
5.6.10. При проведении расчетов должны быть записаны исходные данные, расчетная формула с подставленными данными и результат.
5.6.11. При выполнении ряда однотипных вычислений можно записать полную формулу только для первого вычисления, затем выделить ее неизменяемую часть, а последующие расчеты вести с использованием этой величины по сокращенной формуле.
5.7. Общие положения. Ведение и оформление папок
5.7.1. Структура папки, а также сроки хранения документов и записей, определенных в данную папку, регламентированы Номенклатурой дел. Оформление папки определено Схемой оформления папок.
5.7.2. Папка должна иметь размер, соответствующий документам формата А4.
5.7.3. За ведение каждой папки должен быть закреплен ответственный сотрудник. Если с папкой работают несколько сотрудников, ответственным за ведение может быть назначен старший по должности.
5.7.4. Папка должна быть идентифицирована и храниться в доступном месте, установленном Номенклатурой дел. Место для хранения папки должно быть идентифицировано.
5.7.5. Идентифицирующие этикетки на папке должны быть заменены ответственным за ведение папки при выявлении в них неактуальной информации.
5.7.6. Порядок проверки документов и записей, включенных в папки, соблюдение требований по оформлению и ведению папок определяется Руководством по качеству.
5.7.7. Порядок передачи документов и записей в архив определены процедурой «Организация архивного дела«.
5.8. Порядок выдачи, регистрации и оформления папки
5.8.1. Сотрудник ответственный за ведение папки присваивает ей код в соответствии с Номенклатурой дел.
5.8.2. Сотрудник ответственный за ведение должен определить документы и записи в данную папку в соответствии с Номенклатурой дел, прикрепить соответствующие этикетки по установленной схеме с идентифицирующими данными. Первым листом в папке может размещаться Перечень документов и записей, включенных в ее состав.
5.8.3. Допускается нумерация содержимого папок. Для нумерации документы и записи помещаются в файлы, на каждом файле в верхнем правом углу наклеивается этикетка с номером.
5.8.4. Работать с папкой можно только после ее идентификации.
6.1. Менеджер по качеству несет ответственность за:
6.2. Ответственный за ведение журнала, папки несет ответственность за:
6.3. Менеджер по качеству, ведущие специалисты групп несут ответственность за проверку журнала, папки в установленном порядке.
6.4. Контроль за соблюдением требований данной документированной процедуры несет менеджер по качеству.