имеет ли право подписи учредитель ооо при наличии директора

Кому принадлежит право первой и второй подписи

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.

Причины могут быть различными:

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Источник

Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации.

Подписание гражданско-правовых договоров

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.

Источник

Прямое управление в ООО собственником. Пределы, полномочия, ограничения. Возможно ли ООО без директора? (Спойлер: да, возможно)

Сейчас, как правило, при регистрации ООО одного лица единственный учредитель стандартно назначает себя на должность генерального директора (директора) общества.

Однако, на сколько такая привычная конструкция оправдана, и возможно ли управление ООО вообще без единоличного исполнительного органа?

И да и нет. Разберем более подробно:

Кроме прав и обязанностей участника общества, поименованных в ст. 67, 67.1 ГК РФ, ст. 33 Федерального Закона №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», участник может обладать любыми иными правами и обязанностями в рамках закона, которые ему предоставлены Уставом общества. При этом, согласно ст. 40 того же ФЗ, к исключительной непередаваемой компетенции единоличного исполнительного органа (директора) общества относятся: представление интересов и заключение сделок, выдача доверенности и кадровые вопросы. При этом, даже данные полномочия закон не запрещает ограничивать Уставом общества (например одобрение сделок).

Вывод 1: Уставом ООО можно предусмотреть довольно широкий перечень полномочий участника общества. Например: согласование любых видов сделок, определение направления деятельности, распределение обязанностей среди сотрудников, прямое управление структурными подразделениями, представиление интересов общества перед третьими лицами по указанным вопросам, издание обязательных для исполнения распоряжений и т.д. и т.п., оставив Деректору функции кадровика. Спорным остается вопрос о таком полномочии Участнику как «выдача доверенности на представление интересов общества», на практике такое полномочие участнику при наличии директора мы не пробовали, однако описанное ниже немного прольет свет и на это.

Теперь обратимся к судебной практике.

У нас есть Постановление ФАС Поволжского округа от 20.12.2010 года по делу № А65-3449/2010, в котором суд делает интересный вывод (вывод нижестоящего суда, который подтвержден ФАС):

В силу статьи 32 Закона общее собрание участников является высшим органом общества, из чего следует, что высший орган может принимать любое решение, относящееся к деятельности общества, независимо от наличия в обществе иных коллегиальных или единоличных исполнительных органов. Такие же полномочия принадлежат и единственному участнику общества.

Следовательно, единственный учредитель общества с ограниченной ответственностью имеет полномочия на подписание от имени общества договоров и прочих финансово-хозяйственных документов.

Есть так же еще более интересное Определение ВАС РФ от 20 июля 2011 г. № ВАС-8608/11, в котором Высший Арбитражный Суд указал, что:

В силу пункта 1 статьи 33 Закона компетенция общего собрания участников общества определяется уставом общества в соответствии с настоящим Федеральным законом.

В пункте 2 названной статьи сформулированы вопросы, отнесенные к компетенции общего собрания участников общества.

Согласно подпункту 13 пункта 2 названной статьи к компетенции общего собрания может быть отнесено решение иных вопросов, предусмотренных уставом общества.

Статьей 39 Закона установлено, что в обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно

Суды установили, что согласно пунктам 15, 15.1 Устава общества к компетенции общего собрания участников относится предоставление участникам дополнительных прав или возложение на участников дополнительных обязанностей.

Поскольку решением единственного участника сам участник возложил на себя полномочия по подписанию договора поручительства, и данное решение не противоречит Уставу общества и Закону, суды не нашли оснований для вывода о подписании договора поручительства ненадлежащим лицом.

Вывод 2: Действующее законодательство и судебная практика дают неограниченные полномочия управления, в том числе прямого управления Единственному участнику общества, как высшему органу управления Общества.

Так нужен ли вообще директор, особенно в ООО одного лица?

Давайте разберем, основываясь на вышеописанном.

С другой стороны у нас есть ст. 40 ФЗ об ООО и Регламент ФНС. Так что на практике?

Вывод 3: Общество с ограниченной ответственностью может существовать без директора под прямым управлением Единственного участника.

Источник

Как оформить подпись за директора?

Кто может подписать документы за руководителя?

П о умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)директором.»> 1 , реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:

Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).

Пример 1. Фрагмент устава ООО

Пример 2. Фрагмент устава ФГУП, утвержденного приказом Минздрава РФ от 03.11.2000 № 390 «Об организации работы по утверждению Уставов (Положений) подведомственных Минздраву России предприятий, учреждений и организаций»

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.

Подписывать документы за директора при его наличии

С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.

Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ 2 ).

Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:

Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011

Руководитель организации выдал В-ву Н.В. доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. В отсутствие какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.

Как отметил суд, директор не сможет «ограничиваться формальной ссылкой на наличие у него безусловного права передавать такие полномочия любому лицу. В случаях недобросовестного и (или) неразумного осуществления обязанностей по выбору и контролю за действиями (бездействием) представителей, контрагентов по гражданско-правовым договорам, работников юридического лица, а также ненадлежащей организации системы управления юридическим лицом директор отвечает перед юридическим лицом за причиненные в результате этого убытки».

См. статью «Ответственность за подделку документов» в № 5′ 2020

Подписывать только в период отсутствия директора

Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.

Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства 3 :

Рассмотрим подробнее эти варианты.

При штатном замещении человек с определенной должностью автоматически получает право подписи документов в случае отсутствия директора. Таким лицом часто назначают заместителя директора, но если этой должности в организации нет, то им «делают» и другого руководителя ТОП-уровня (например, коммерческого или исполнительного директора, см. Пример 5). Даже для таких лиц часто устанавливают границы круга документов, которые они могут подписывать.

Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).

С этими документами не знакомят весь коллектив организации, для его информирования издается приказ. Это еще и распорядительный документ (в отличие от трудового договора), здесь могут быть даны какие-то сопутствующие указания службе делопроизводства и др. Ключевой будет фраза такого рода: «предоставить право подписи приказов по основной деятельности за директора Общества заместителю директора Веселкову П.Р».

Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.

Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.

Есть еще временный перевод на должность директора, в этом случае также важно оговорить его продолжительность: до момента возвращения «основного действующего лица». Документально это оформляется изменением к трудовому договору. Обязательно издается приказ о временном переводе на другую работу, а доверенность выдается, только если человек будет представлять организацию во внешней среде.

Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.

В случае временного совместительства (как внутреннего, так и внешнего) заключается отдельный (второй) трудовой договор, в котором указывается рабочее время, которое не должно совпадать со временем работы по основной должности, отдельная заработная плата и другие условия трудового договора (см. ст. 57 ТК РФ). Если есть должностная инструкция или положение о единоличном исполнительном органе, с ними ознакамливают под личную подпись до заключения трудового договора. И, конечно же, издается приказ о приеме на работу по совместительству на срок, который лучше определять ссылкой на момент, когда временно отсутствующий «основной» директор сможет приступить к своим обязанностям. Обратите внимание: временное совместительство по желанию самого совместителя заносится в бумажную трудовую книжку (или отражается в сведениях о его трудовой деятельности при ведении трудовой книжки в электронном виде).

Не вдаваясь в рамках данной статьи в детали подобных дискуссий, просто порекомендуем отказаться от этих способов оформления, хотя не будем оспаривать законность их применения на практике.

При исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от работы, определенной трудовым договором, первоначальная должность замещающего остается основной. Поэтому действует один (прежний) трудовой договор, но к нему заключается дополнение (соглашение) о выполнении дополнительной работы по исполнению обязанностей директора, в котором среди прочего прописывается и доплата за заместительство. При этом и работа по основной должности, и дополнительная (за директора) производятся в одно и то же основное рабочее время. Это важно.

Если есть должностная инструкция/положение о единоличном исполнительном органе, то с таким документом замещающее лицо знакомят под подпись до заключения дополнения к трудовому договору (соглашения). Также издают приказ об исполнении обязанностей (либо о возложении обязанностей и т.п.).

В госструктурах еще встречается вариант, когда речь идет об исполнении обязанностей по вакантной должности директора. При увольнении прежнего директора и до вступления в должность нового порой надо соблюсти сложную и протяженную во времени процедуру (например, объявить и провести конкурс), а жить с «обезглавленной» организацией невозможно. В этом случае собственник имущества или уполномоченный орган назначает исполняющего обязанности директора на период проведения соответствующих процедур. Такая возможность опирается по аналогии на разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Данный официальный документ хотя и «древний», но по-прежнему действует в той части, которая не противоречит ТК РФ.

Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»

Что касается обычных коммерческих организаций, то они в ряде случаев тоже пытаются временно решить вопрос при образовании вакансии директора посредством «исполняющего обязанности». Если говорить об акционерных обществах, то в их профильном законе есть для этого лазейка:

Пункт 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

. В случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров и единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) или управляющая организация (управляющий) не могут исполнять свои обязанности, совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) или управляющей организации (управляющего) и об образовании нового исполнительного органа общества.

Временные исполнительные органы общества осуществляют руководство текущей деятельностью общества в пределах компетенции исполнительных органов общества, если компетенция временных исполнительных органов общества не ограничена уставом общества.

К сожалению, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и ряде других организаций подобные нормы отсутствуют. Хотя прямого запрета также нет. На практике к назначению временно исполняющим обязанности по вакантной должности директора им лучше не прибегать.

Как документально подтвердить полномочия?

Если речь идет о замещении генерального директора на период его отсутствия либо о делегировании права подписи трудовых договоров и кадровых документов директором в порядке распределения полномочий, то в силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ такие полномочия должны быть также подтверждены не только соответствующим приказом, но и положениями устава (или иного учредительного документа) и/или локального нормативного акта (например, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о филиале и т.п.), в которых нужно закрепить, кто из должностных лиц вместо директора может осуществлять права и обязанности работодателя (в т.ч. подписывать связанные с трудовыми отношениями документы).

Бухгалтерскую (финансовую) отчетность по доверенности подписывать можно. См., например, разъяснения, данные в письмах Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212 и ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569.

Таблица 1. Какими документами оформляется право подписи директора и лица, замещающего его на время отсутствия, какую должность вписывать в реквизит «подпись»

Как оформить подпись «дублера»

Посмотрите, как реквизит «подпись» рекомендует оформлять ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Такие же положения вы увидите в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (опубликованы на сайте Росархива) и в п. 2.47 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Отталкиваясь от них, покажем, как правильно оформлять подпись на документе в различных ситуациях, дополнительно разъяснив то, что здесь было упущено.

Начнем с самого простого варианта – оформления собственноручной подписи директора (например, Иванова).

Пример 3. Директор сам подписывает документ

Далее покажем, как оформить подпись Петрова, который «дублирует» директора Иванова.

Пример 4. Подпись исполняющего обязанности директора

Если Петров является штатным заместителем и его «родная» должность звучит, например, как коммерческий директор, то в документ, который должен был подписать директор, можем вписать только «родную» должность «дублера»:

Пример 5. Подпись штатного заместителя директора

Временно переводить нашего условного Петрова на должность директора или принимать его временно на работу по совместительству, как мы уже предупреждали, не стоит, т.к. в этом случае могут возникнуть вопросы о том, каким образом избежать споров с проверяющими органами о необходимости регистрации данных о таком замещающем лице в ЕГРЮЛ.

Ведь если он будет оформлен «директором» без приставки «и.о.» и действовать на основании доверенности, это вызовет немало вопросов: «Почему директор подписывает документы на основании доверенности, выданной другим директором?» и пр.

А если говорить, что он действует на основании устава или иного учредительного документа и не вносить поправки в ЕГРЮЛ, то появится еще больше вопросов, т.к. в ЕГРЮЛ лицом, уполномоченным действовать без доверенности, по-прежнему останется Иванов.

Наконец, если указывать в документах временно переведенного или принятого на работу по совместительству Петрова как «и.о. генерального директора», то с точки зрения трудового законодательства перевести или принять на работу можно только на конкретную должность, а такой должности с приставкой «и.о.» у вас в штатном расписании, скорее всего, нет.

В ситуации, когда организация все же внесет изменения в ЕГРЮЛ, смело можете указывать должность замещающего лица – нашего условного Петрова – как «директора». Такое, как мы уже упоминали выше, бывает оправданно в тех случаях, когда заранее известно о длительности периода замещения и можно заморочиться с процедурой внесения изменений в ЕГРЮЛ. Для нее, как правило, требуется принятие решения уполномоченным органом организации, собственником имущества или уполномоченным им лицом – аналогично обычной процедуре избрания/назначения на должность директора. Кстати, не забудьте проверить, чтобы по окончании периода такого замещения Иванова «вернули на место» в ЕГРЮЛ.

Пример 6. Подпись при временном переводе или при приеме по совместительству на должность директора в не вызывающей споров ситуации, когда были внесены изменения в ЕГРЮЛ о персональных данных «дублера» директора

Надо ли здесь добавлять документ, который наделил «дублера» правом подписи? Вы этого делать не обязаны (Пример 5). Но если хотите на будущее сразу снять сомнения у пользователей подписанного документа, то эти сведения можно добавить (Пример 7). Так вы предвосхитите вопрос: «А почему вместо подписи директора Иванова здесь расписался какой-то Петров?»

Пример 7. Добавление в подпись основания подписания документа данным лицом

Бывают также случаи, когда контрагент присылает вам подписанный со своей стороны документ, в котором уже вписаны данные отсутствующего директора, как подписанта с вашей стороны. Это может быть договор, акт или др. Тогда придется вносить исправления.

Пример 8. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Пример 9. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Обратите внимание: в реквизите «подпись» зачеркивать ничего не нужно, предлог «за» или косую черту перед должностью не пишем.

Но что делать, если кроме подписи данные отсутствующего директора фигурируют еще и в тексте присланного документа? Там их желательно зачеркивать и заверять правильность внесения исправления подписями обеих сторон (чтобы потом ваш контрагент не сказал, что он против этого или был не в курсе) – см. Пример 10. Это можно сделать, когда документ подписывается в присутствии обеих сторон. Если же он прислан вам по почте, то реализовать данную рекомендацию будет сложнее. Само по себе отсутствие такого исправления в тексте не лишает документ юридической силы, просто с ним потом могут возникнуть проблемы. Советуем при направлении по почте контрагенту подписанного экземпляра сразу приложить к нему заверенные копии документов, которые уполномочили Петрова подписать документ вместо директора Иванова (см. Таблицу 1).

Текст соответствующих исправлений не обязательно писать от руки, их можно оформить простановкой специально подготовленного для таких целей наборного штампа, но вот удостоверить верность внесенных правок нужно собственноручной подписью уполномоченного лица.

Пример 10. Как исправить данные отсутствующего директора на данные другого человека в тексте документа (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Подводя итог, скажем, что сейчас, в отсутствие четкого законодательного регулирования порядка замещения отсутствующего директора, а также единого подхода в судебной практике к вопросу о том, на основании каких документов и при соблюдении какой процедуры должен быть назначен (или даже избран, как можно встретить в некоторых источниках) исполняющий обязанности директора, одним из действенных способов обеспечить юридическую силу документов, подписанных таким «дублером», особенно если он действует на основании изданного самим директором приказа, является закрепление порядка оформления временного заместительства директора в уставе или ином учредительном документе (см. формулировку из устава, помеченную знаком «!» в Примере 1). Такой подход нашел отражение и в судебной практике. См., например, определение ВАС РФ от 28.02.2007 № 1697/07 по делу № А53-21270/2005-С3-26.

Если документ подписан неуполномоченным лицом

Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.

Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:

Главный инженер подписал акт приема здания. Приказа о делегировании полномочий нет, но каким-то образом печать предприятия оказалась на его подписи. Считается такой акт действительным или нет?

Согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени организации или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от ее имени и в ее интересах, если она впоследствии одобрит данную сделку. До одобрения сделки этой организацией другая сторона путем заявления совершившему сделку неуполномоченному лицу или представляемой организации вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.

Под одобрением сделки в данной ситуации могут пониматься, например:

Независимо от формы одобрения оно должно исходить на сей раз от лица, однозначно уполномоченного организацией заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.

Тут еще можно упомянуть ст. 402 ГК РФ, по которой действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. Должник отвечает за эти действия, если они повлекли неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.

А абз. 2 п. 1 ст. 185 ГК РФ предусматривает, что полномочие представлять интересы доверителя может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.).

По смыслу приведенных правовых норм подписание акта приемки здания главным инженером организации может считаться действиями самой организации, поскольку его полномочия как ее представителя явствовали из обстановки, в которой он действовал. В пользу данного вывода могут свидетельствовать следующие обстоятельства:

Если вашей организации важна юридическая сила акта, то вы можете обратиться за недостающими документами для подтверждения полномочий главного инженера либо одобрения факта приема здания.

Источник