имеет ли право работодатель брать копию паспорта
Имеет ли право работодатель брать копию паспорта
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
— работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Копии документов сотрудников и защита персональных данных
В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело. П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.
О ведении личных дел
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.
Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
Защита личных сведений
О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.
Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.
Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.
На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.
Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.
Если работник дал согласие
Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.
Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.
В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:
О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.
Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.
Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.
О копии паспорта
В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом. Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.
Подведем итоги
Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:
Эти выводы подтверждаются судебной практикой. В частности, постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.
Ищу работу. Просят прислать свое фото с разворотом паспорта
Расскажите, пожалуйста, безопасно ли представлять свое фото с паспортом в руках на сайтах поиска заказов на фрилансе?
Один сайт пишет, что это повышает рейтинг и уверенность клиентов в специалистах-фрилансерах. А меня смущает необходимость представлять свое фото с паспортом в руках каким-то третьим лицам. Там ведь и номер паспорта, и подпись, и всякие другие данные, да еще и мое лицо.
Может быть, я зря сомневаюсь? Что можно сделать с этими моими данными и как предотвратить их использование не по назначению?
С уважением,
Елизавета
Елизавета, в принципе в предоставлении персональных данных работодателю ничего страшного нет — при одном условии. Работодатель должен объяснить, зачем эта информация нужна и как будет храниться. А еще дать гарантии, что ваши персональные данные не будут использованы в противоправных целях.
Если условия работодателя вас устраивают — вы можете смело передавать ему персональные данные.
Но в вашем случае я рекомендую пока воздержаться от отправки фотографий. И я объясню почему.
Что говорит закон
Закон позволяет собирать и хранить персональные данные, если на это согласен сам гражданин. Без согласия — нельзя.
Работодатель в этом случае должен объяснить работнику, зачем нужна эта информация, в каких целях он будет ее использовать, как будет хранить и в каком случае может уничтожить или передать другим лицам.
Что потенциальный работодатель предлагает вам
У разных сайтов поиска заказов на фрилансе — разный подход к обработке персональных данных. Например, на одном размещено вот такое заявление-согласие на обработку предоставленной информации:
Условия обработки персональных данных прописывала сама администрация сайта. Если соискатель с ними согласен — он может направить копии своих документов.
Но вот именно с такими условиями я бы не торопился соглашаться.
Некоторые формулировки прямо позволяют уйти от ответственности в случае, если ваши персональные данные будут скомпрометированы.
Не совсем понятно, что означают слова «компания предпринимает все разумные меры по защите предоставленных данных от уничтожения, искажения или разглашения». Меры вроде обещают разумные, но какие именно — не говорится.
Зато тот, кто получит ваши данные, может поступать с ними так, как сочтет нужным. Даже изменять их — только непонятно, для чего это может понадобиться.
Маловероятно, что компания сама будет использовать ваши данные в противоправных целях. Но нет никакой гарантии, что все работники, имеющие доступ к ним, порядочные и законопослушные. В случае компрометации редко можно найти конкретного виновника, а сама компания никакой ответственности не понесет: условия обработки данных доступны всем и вы с ними согласились, раз отправили фотографию паспорта.
А вот другой пример с аналогичного сайта по поиску работы:
Объем меньше, нет сложных формулировок. Но четко сказано: персональные данные передавать третьим лицам не будут. А если и передадут — то только по запросу компетентных органов.
Как можно использовать данные в противоправных целях
На самом деле на черном рынке существует устойчивый спрос не только на украденные паспорта, но и на фотокопии чужих документов. На них не только кредиты могут оформить, но и фирму-однодневку открыть, а через непорядочного сотрудника банка изготовят банковскую карту, через которую будут обналичивать деньги и уходить от налогообложения. А еще копии документов востребованы при совершении преступлений, связанных с незаконным оборотом наркотиков. Об этом мы уже рассказывали в статье «Как мошенники зарабатывают на копиях ваших документов».
Что делать тем, кто уже передал свои паспортные данные ненадежным работодателям
Вариантов два. Можно потребовать прекращения их обработки и удаления из баз данных. Делается это на основании обращения владельца этих данных. Установленной формы обращения нет, можете составить его в произвольной форме и направить по электронной почте.
Либо можно ничего не делать и верить в то, что ваши данные никогда не будут использовать в противоправных целях.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.
Работодатель должен помнить, что он:
Если вы решили вести личные дела работников
Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.
Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.
За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:
Что надо знать о персональных данных работников
Внести сведения и хранить копии — большая разница
В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.
Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.
А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.
Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).
Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».
Нет цели — нет права хранить копии
Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:
Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.
Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.
Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:
Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.
Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.
Хранение копии паспорта
Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.
В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.
Выводы и рекомендации
Определите правомерность своих действий:
Имеет ли право работодатель снимать ксерокопии паспорта работника при трудоустройстве?
Для трудоустройства (отражения данных этого документа в трудовом договоре, личной карточке работника, издания приказа) работодатели требуют предоставить ксерокопии документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
Вправе ли работодатель снять ксерокопию паспорта работника при оформлении трудовых отношений для дальнейшей работы, или он обязан в присутствии работника совершать все эти действия на основании оригинала документа?
Законодательство
Паспорт для гражданина России является основным документом, который требуется при оформлении различной документации или для удостоверения личности.
«О гражданстве Российской Федерации»,
Паспорт гражданина РФ содержит следующие данные (п. 4 и п. 5 указанного Положения):
В процессе своей деятельности работодатель получает и обрабатывает персональные данные сотрудников в соответствии со ст. 86 Трудового кодекса РФ.
При обращении с персональными данными компания должна соблюдать принципы секретности и нераспространения. Личные данные работников необходимы организации при трудоустройстве и в последующей работе. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документе, удостоверяющем личность работника, на основании ч. 1 ст. 57 ТК РФ указываются в трудовом договоре. Семейное положение, наличие детей влияют на предоставление работнику ряда прав и гарантий. Персональные данные работника содержатся также в личной карточке, которая должна вестись на каждого работника.
Следовательно, работодатель может обрабатывать данные, содержащиеся в документе, удостоверяющем личность работника, в целях, указанных в п. 1 ст. 86 ТК РФ.
Законодатели не определяют конкретной формы в которой работодатель может получать такие сведения. Поэтому кадровики вправе снимать копии страниц документа, удостоверяющего личность работника, содержащих необходимые персональные данные.
При этом он обязан осуществлять хранение и передачу таких копий с соблюдением требований законодательства об обработке персональных данных. Если процедуры сбора, обработки, хранения и передачи сведений будут нарушены, то виновные лица привлекаются к следующим видам ответственности (ст. 90 ТК РФ):