индексация заработной платы при начислении отпускных
Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности
background:white»> Порядок расчета отпускных предусматривает ряд правил, которые диктует законодательство. Они обязательны как для работника, так и для работодателя.
Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков. Этот локальный нормативный акт обязателен для всех работодателей, кроме ИП. Поэтому компании должны были утвердить его не позднее чем за две недели до окончания 2020 года. Утверждается график приказом руководителя.
Сотрудников следует ознакомить с графиком отпусков. И хотя формат ознакомления законодательно не закреплен, работодатель может самостоятельно установить наиболее подходящий для него вариант. Например, это может быть специальный журнал. Лучше сразу предусмотреть в нем графу, где работники ставят отметку об ознакомлении с документом.
Нередко в компаниях складывается практика, когда график отпусков ведется формально — только для того, чтобы не оштрафовала ГИТ. Однако при его наличии и при внесении необходимых изменений в него обоим сторонам трудовых отношений проще решать вопросы, связанные с предоставлением отпусков. Кроме того, график отпусков позволяет эффективнее планировать деятельность компании.
В Письме Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1 отмечается, что в график отпусков вносятся все работники, состоящие с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работники, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
Спорным остается вопрос о том, нужно ли внешних совместителей включать в график отпусков. Некоторые эксперты придерживаются мнения, что нужно, хотя ст. 286 ТК РФ говорит о том, что внешним совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. При этом ст. 123 ТК РФ не уточняет, каких именно работников включать в график отпусков, а каких нет.
В этой статье рассмотрим следующие вопросы:
Основные правила для расчета отпускных
Правила определены в Трудовом кодексе, но есть спорные моменты, разъяснения по которым дает в своих письмах Роструд. Также полезна и судебная практика рассмотрения трудовых споров.
1. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно
Согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. До этого срока отпуск может быть предоставлен по соглашению сторон.
Однако есть категории работников, которым оплачиваемый отпуск должен предоставляться до истечения шести месяцев работы — по заявлению работника. К ним относятся женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работники в возрасте до 18 лет; работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя.
2. Продолжительность основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней
Отдельным категориям работников отпуск предоставляется в рабочих днях — тем, кто принят по срочному трудовому договору, или работникам, занятым на сезонных работах.
Так, в ст. 291 ТК РФ уточняется, что работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2-х месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за месяц работы. Что касается сезонных работников, то им отпуска предоставляются аналогичным образом — из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (например, если сотрудник работает три месяца, то он может рассчитывать на шесть рабочих дней отпуска).
3. Некоторые работники имеют право на отпуск в удобное для них время
Согласно ст. 123 ТК РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Однако есть категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Так, например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, при этом роли не играет время его непрерывной работы у работодателя.
Право взять отпуск в удобное для себя время имеют следующие категории работников:
Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Она предоставляет преимущество по отпускам работникам с тремя и более детьми в возрасте до 14 лет. Таким работникам ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Однако это не значит, что право уйти в отпуск в любое время распространяется и на те случаи, когда многодетный родитель отработал менее шести месяцев. По этому вопросу Минтруд выпустил Письмо от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9211. Ведомство указало на то, что помимо Федерального закона от 11.10.2018 № 360-ФЗ продолжает действовать ст. 122 ТК РФ, согласно которой право на использование отпуска за первый год работы возникает только по истечении шести месяцев непрерывной работы в компании. С этой точки зрения многодетные родители не имеют каких-либо «льгот» для получения отпуска. Это возможно лишь по соглашению сторон.
4. Помимо основного есть удлиненный и дополнительный ежегодные оплачиваемые отпуска
Согласно Постановлению Правительства РФ от 12.08.94 № 949 у научных учреждений, финансируемых из федерального бюджета, есть право устанавливать ежегодный оплачиваемый отпуск научным работникам, имеющим ученую степень доктора наук, продолжительностью 48 рабочих дней, а кандидата наук — продолжительностью 36 рабочих дней.
В ст. 334 ТК РФ закреплено право педагогических работников на ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск.
В отличие от удлиненного отпуска дополнительный отпуск идет как плюс к основному. На него могут рассчитывать те, кто указан в ст. 116 ТК РФ:
Порядок и условия предоставления дополнительных отпусков устанавливаются коллективными договорами или локальными нормативными актами.
5. Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются
Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Нередко праздничные дни переносят, потому что они выпадают на выходные. Как рассчитывать отпуск в этом случае? Нужно исходить из того, что в период отпуска не входят только официальные праздничные дни, перечисленные в ст. 112 ТК. Это всегда одни и те же дни.
6. Не все периоды включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
В ст. 121 ТК РФ есть уточнение относительно работников, связанных с вредными и опасными условиями труда: в стаж их работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
7. Отпуска не сгорают
Если в компании на протяжении нескольких лет работникам по каким-то причинам не предоставлялись отпуска, это значит, что работодатель хронически нарушал трудовое законодательство. При увольнении этих работников он обязан выплатить им компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ).
О сохранении права на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков напоминает и Письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6:
Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем.
О несгораемости отпусков говорится в Постановлении Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 N 38-П. Суд пришел к заключению, что при увольнении работодатель обязан компенсировать сотруднику все отпуска, которыми он не воспользовался за время работы.
Некоторые суды опираются на Конвенцию МОТ № 132, где говорится о том, что остаток отпуска нужно использовать не позднее 18 месяцев после окончания года, за который этот отпуск предоставляется. Однако КС не считает этот срок ограничителем и не относит лимит в 18 месяцев к уволенным работникам. Поэтому даже если прошло 5 лет с момента, когда последний раз был использован отпуск, то за весь период неиспользования работодателю придется платить, когда работник уведомит его об увольнении.
Как рассчитать отпускные в 2021 году
Прежде всего нужно исходить из того, что за расчетный период для исчисления среднего заработка берутся 12 месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Таким образом, если сотрудник идет в отпуск в июне 2021 года, то расчетный период — с 1 июня 2020 года по 31 мая 2021 года.
Коллективный договор или другой локальный нормативный акт может предусматривать иной период расчета, но при условии, что расчет за этот период не ухудшает положение работников по сравнению с расчетом за период 12 месяцев.
Сумма выплат работнику зависит от его заработка и количества отработанных дней. Формула, по которой производится расчет отпускных, такая:
Отпускные = Средний дневной заработок * Кол-во календарных дней отпуска
Более детально расчет расписан в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В расчет среднего заработка входят все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые работодателем и предусмотренные трудовым договором, коллективным договором, локальными нормативными актами — все надбавки, доплаты и премии.
В Постановлении № 922 описываются редкие случаи расчета отпускных. Например, что делать, если в 12 предыдущих месяцах нет заработка? Можно взять еще более ранний период, предшествующий 12 месяцам, равный такому же по продолжительности периоду. Так, если сотрудница вышла из декретного отпуска и хочет уйти в очередной основной отпуск, то для расчета можно взять 12 месяцев, которые были до декретного отпуска.
Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок
Среднемесячное число календарных дней составляет 29,3. Это число используется для расчета, если месяц отработан полностью. Если месяц отработан не полностью, среднемесячное число календарных дней рассчитывается отдельно по формуле:
Среднемесячное число календарных дней = Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время * 29,3 / Количество календарных дней месяцаИтак, мы берем для расчета 12 месяцев. Нужно из этого расчетного периода исключить периоды и начисленные за эти периоды суммы. Они указаны в п. 5 Постановления № 922:
Формула для расчета среднего дневного заработка
Средний дневной заработок = Доходы за расчетный период / Среднее количество календарных дней
При выплате отпускных необходимо удержать и перечислить НДФЛ.
Выплата производится не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Индексация отпускных
Как действовать в ситуации, если в расчетном периоде зарплата изменялась, то есть происходило ее повышение?
Прежде всего нужно обратиться к п. 16 Постановления № 922, в котором прописан порядок индексации отпускных. Он зависит от того, в какой момент произошло повышение окладов (тарифных ставок). Так, в частности, следует учесть, что при расчете среднего заработка нужно проиндексировать выплаты, которые учитываются при определении среднего заработка и которые начислены в расчетном периоде за предшествующие повышению месяцы.
В Письме Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/B-447 утоняется, что в расчет следует включать выплаты (тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение) в месяце их последнего повышения и соотносить их с тарифными ставками (должностными окладами), установленными в каждом месяце расчетного периода.
Пример
Сотруднику с 1 по 28 февраля предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В предыдущем году его оклад составлял 29 000 руб. Но с января его подняли до 31 000 руб. Все дни в течение предшествующего отпуску периода (12 месяцев) отработаны полностью.
В данном случае расчетный период будет с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года. Если в расчетном периоде в компании было повышение оклада, то тогда нужно определить коэффициент индексации. Для этого нужно новый оклад разделить на старый:
31 000 руб. / 29 000 руб. = 1,0689655
Коэффициент индексации следует применить к зарплате, начисленной в феврале-декабре. Месяц повышения оклада — январь. Соответственно, все выплаты, начиная с февраля по декабрь (11 месяцев), нужно проиндексировать. С февраля по декабрь предыдущего года следует брать для расчета 29 000 руб., а в январе учитывать новую сумму — 31 000 руб.:
(29 000 руб. * 1,0689655 * 11 мес.) + (31 000) = 371 999,99 руб.
Далее определяется среднедневной заработок:
371 999,99 руб. / (12 мес. 29,3) = 1 058,02 руб.
На заключительном этапе рассчитается сумма отпускных:
1 058,02 руб. * 28 = 29 624,57 руб.
Обратите внимание, что индексация производится в том случае, если повышаются оклады всем без исключения работникам либо целому структурному подразделению или целому отделу. Если повышение оклада коснулось индивидуально конкретного работника, то это не значит, что вы должны проиндексировать ему отпускные.
При всеобщей индексации зарплаты средний заработок каждого работника за расчетный период индексируется:
В п. 16 Постановления № 922 говорится, что в случае с премиями, которые установлены в диапазоне значений или в абсолютном размере, доплаты и надбавки корректировать не нужно.
Начисление отпускных с учетом больничных в расчетном периоде
Допустим, работник уходит в отпуск с 1 по 28 июля. Его ежемесячный оклад составляет 20 000 руб. При этом с 16 по 22 мая он был на больничном. В мае за отработанные дни ему начислили 16 500 руб. Как рассчитать отпускные?
Прежде всего следует определить расчетный период. В данном случае он будет с 1 июля предыдущего года по 30 июня текущего года.
20 000 — это зарплата, которая установлена работнику трудовым договором. 11 месяцев, полностью отработанных, включаются в расчет. В май включаются только выплаты за фактически отработанное время.
(20 000 руб. * 11 мес.) + 16 500 руб. = 236 500 руб.
Количество дней определяется расчетным путем. В полностью отработанных месяцах используется константа 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней.
Количество дней, которые включаются в расчет, но были отработаны не полностью, определяется расчетным путем. Для этого 29,3 нужно разделить на количество календарных дней в месяце, который не был отработан полностью (в мае 31 день), и умножить на количество дней, которые остались:
(29,3 / 31 * 24) + (11 * 29,3) = 22,68 + 322,3 = 344,98 дней
Далее 236 500 руб. * 344,98 дней = 685,55 руб.
Полученную сумму умножаем на количество дней отпуска:
685,55 руб. * 28 дней = 19 195,32 руб.
Нестандартные ситуации, связанные с оформлением отпуска в 2021 году
Рассмотрим ситуации, когда отпуск предоставляется новому сотруднику, которого не успели внести в график, когда отпуск берется всего на один день и др.
Отпуск новичку, которого нет в графике отпусков
Новичок может претендовать на отпуск через шесть месяцев работы. Как уже говорилось в начале статьи, отпуска работникам предоставляются согласно графику отпусков. Но новички в такие графики часто не попадают. Из этой ситуации можно выйти следующим образом — например, утвердить новую редакцию графика отпусков, когда новый сотрудник решил брать отпуск.
Однодневный отпуск
В соответствии со ст. 125 ТК РФ отпуск можно делить на части, но при условии, что хотя бы одна из них составляет не менее 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно дробить на части любой продолжительности, поэтому однодневный отпуск вполне возможен. Он может предоставляться как по графику отпусков, так и по соглашению сторон, если даты отпуска переносятся.
К такому отпуску предъявляются стандартные требования: оплата отпускных производится не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Отпуск после больничного
Если сотрудник заболел и не планирует переносить отпуск, то отпуск продлевается на те дни больничного, которые придутся на время отпуска (ст. 124 ТК РФ). Если же он переносит отпуск, то по соглашению сторон устанавливается новая дата отпуска, соответствующие изменения вносятся в график отпусков.
Отпуск автоматически продлится на время больничного, если сотрудник заболел после того, как его предупредили об отпуске или он получил отпускные.
Калькулятор отпускных — 2021
Для расчета отпускных можно воспользоваться бесплатным калькулятором от сервиса Контур.Бухгалтерия. Просто внесите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были.
Расчет отпускных производится по среднему заработку за 12 предыдущих месяцев. Если в этот период в компании было массовое повышение зарплаты, нужно это указать — тогда заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексируется и расчет будет произведен по текущему заработку.
Укажите в калькуляторе отпускных — 2021 фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Обращайте внимание на подсказки со ссылками на статьи нормативных документов, которые будут появляться в процессе заполнения формы. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.
Выполняется ли индексация отпускных при повышении оклада?
Что относится к повышению заработной платы?
Повышение заработной платы — обычная процедура, осуществляемая работодателями. При этом такое повышение может быть осуществлено разными методами:
Несмотря на то что указанные методы схожи по своему результату, природа их различна по сути. Индексация является гарантией, предусматриваемой на государственном уровне (ст. 130, 134 ТК РФ). Повышение же оклада носит добровольный характер.
Более подробно различия данных процедур рассмотрены ниже:
Критерий
Индексация
Повышение оклада
Распространяется на всех сотрудников
Действует не на всех сотрудников
Регулируется на государственном уровне
Увеличение зарплаты в виде индексации должно применяться всеми работодателями. При этом одним из условий использования такого повышения является наличие упоминания об этом в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте предприятия (определение КС РФ от 19.11.2015 № 2618-О, письмо Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1). Помимо этого, в компетенции каждого работодателя — возможность самостоятельного установления правил индексации, а также определение самого коэффициента индексации.
Коэффициент индексации (КИ) определяется следующим способом:
КИ = Оклад после индексации / Оклад до индексации
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Так как индексация — государственная мера для приведения в соответствие получаемых гражданами доходов и уровня текущих рыночных цен, величину КИ, предусмотренного работодателем, рекомендуется соотносить с уровнем инфляции для конкретного региона или страны (определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.03.2011 № 3866).
При этом на КИ необходимо корректировать также средний заработок (СЗ). Отметим, что СЗ следует корректировать в случае изменения самой платы за труд (окладов и тарифных ставок). Если увеличился размер иных выплат, например компенсационных или стимулирующих, необходимости корректировки СЗ это за собой не влечет (п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы проиндексировали средний заработок при расчет отпускных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Каков порядок индексации заработной платы?
Все изменения условий труда в обязательном порядке должны быть закреплены в трудовом контракте сотрудника. В связи с чем при индексации заработка работодателю непременно следует заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому контракту с указанием обновившейся величины платы за труд. При этом важно сделать ссылку на положение локального акта, в соответствии с которым произошло изменение оплаты труда (ст. 134 ТК РФ).
Как правильно индексировать заработную плату, см. здесь.
Нужно ли осуществлять индексацию отпускных?
В связи с тем, что расчет отпускных зависит от размера СЗ, произведенная в организации индексация влияет на размер отпускных.
СЗ для целей ТК РФ определяется в соответствии со ст. 139 ТК и Положением.
Согласно п. 16 Положения увеличение СЗ работника производится при повышении тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения в организации (филиале, структурном подразделении). Из положений данной нормы вытекает, что индексация СЗ производится, если повышение коснулось всех сотрудников компании. Если же такое повышение не осуществлено в отношении хотя бы одного сотрудника, то СЗ не индексируется. Обоснование данного вывода можно найти в письмах Минздравсоцразвития России от 30.01.2009 № 22-2-176 и Роструда от 31.10.2008 № 5920-ТЗ. Таким образом, на индексацию отпускных влияет тот факт, был увеличен СЗ или нет.
Как осуществляется индексация отпускных?
Индексация отпускных зависит от следующих факторов:
Для индексации отпускных необходимо воспользоваться КИ, рассчитанным по вышеприведенной формуле.
Отметим, что расчетный период для определения СЗ по отпускным равен 12 месяцам, предшествующим дате начала отпуска.
Порядок индексации отпускных: примеры
Рассмотрим на примерах, как индексируются отпускные в зависимости от периода индексации.
С 1 июня 2021 года Маркова Т. В. находилась в отпуске 14 дней. В течение расчетного периода, с 1 июня 2020 года по 31 мая 2021 года, заработная плата сотрудницы была проиндексирована с 20 000 до 25 000 руб. Дата индексации приходится на ноябрь 2020 года. Расчетный период Марковой был отработан полностью. Премий и других выплат она не получала.
Для вычисления размера отпускных необходимо определить СЗ. Для этого следует рассчитать КИ:
КИ = 25 000 / 20 000 =1,25
Для определения размера СЗ необходимо поделить расчетный период на 2 части: первая часть, предшествующая повышению, составила 5 месяцев, с июня по октябрь 2020 года; вторая, с ноября 2020-го по май 2021 года, — 7 месяцев. В связи с тем, что индексация состоялась в расчетном периоде, индексировать СЗ для расчета отпускных следует с начала расчетного периода. Таким образом, формула должна содержать отражение индексации за 5 месяцев (20 000 × 1,25 × 5) и расчет СЗ с учетом нового оклада (25 000 × 7).
СЗ = (20 000 × 1,25 × 5 + 25 000 × 7) / (29,3 × 12) = 853,25 руб.
Сумма отпускных составит: 853,25 × 14 = 11 945,50 руб.
Пушков А. А. находился в отпуске с 17 по 26 мая 2021 года. В период с 17 мая 2020 года по 16 мая 2021 года сотрудник в отпуске не был. СЗ сотрудника в данный период составлял 759 руб. 22 мая в организации была произведена индексация оплаты труда на 5%.
Размер отпускных в связи с индексацией необходимо пересчитать начиная с 22 мая.
Для расчета размера отпускных определим, сколько дней пришлось на отпуск до индексации и после индексации: с 17 по 21 мая включительно — 5 дней, с 22 мая по 26 мая — 5 дней. При этом для расчета отпускных за первые 5 дней коэффициент индексации применяться не будет, за оставшуюся часть отпуска необходимо использовать коэффициент 1,05.
Таким образом, размер отпускных за весь период отпуска составит:
То есть сотруднику будут пересчитаны отпускные с момента проведения индексации.
С помощью вышеуказанных примеров можно еще раз убедиться в том, что правила, которыми следует руководствоваться при индексации отпускных, зависят прежде всего от момента, когда произведена индексация зарплаты: до даты начисления соответствующих выплат или после.
Индексировать ли средний заработок, если зарплату повысили не всем сотрудникам подразделения? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Можно ли привлечь работодателя к ответственности, если индексация не проводилась?
Некоторые работодатели, чтобы не увеличивать расходы организации, не хотят индексировать зарплату. Однако такая экономия может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности:
Это не единственные расходы, которые может понести работодатель в связи с отсутствием индексации. Если сотрудник, чьи интересы ущемлены ее непроведением, обратится в суд, то работодателю в случае положительного исхода придется выплатить недополученную зарплату за все периоды нарушения закона. А сумма такой выплаты будет получена путем расчета разницы между проиндексированной зарплатой и фактически выплаченной (определение Приморского краевого суда от 20.08.2015 по делу № 33-7280/2015).
Отметим, что некоторые арбитры занимают сторону работодателя и считают, что индексация зарплаты не является его обязанностью (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Мордовия от 30.04.2015 по делу № 33-918/2015).
Вместе с тем существует ряд уважительных причин, позволяющих не осуществлять индексацию. К ним можно отнести:
Итоги
Не каждый работодатель готов произвести индексацию заработной платы, несмотря на то что этого требует закон. Однако если на предприятии все же принято решение о такой индексации, важно соблюсти все необходимые процедуры для корректного расчета выплат, на которые влияет такое изменение заработной платы.