информационное письмо о переходе на электронный документооборот образец
Письмо о переходе на ЭДО
Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.
Переход на ЭДО: как пригласить контрагента
Уведомление о переходе на ЭДО второй стороны можно составить в произвольной форме. Вид документа не регламентирован. В тексте письма — приглашения к ЭДО сообщите контрагенту о переходе вашей компании на безбумажный документооборот и укажите:
Не лишним будет уточнение, с помощью какой системы и какого оператора ЭДО вы наладили безбумажный документооборот. Если контрагент сделает тот же выбор, вы сможете сразу перейти к работе с электронными документами.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Образец письма о переходе на ЭДО
Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:
Уведомление о переходе на электронный документооборот
Генеральному директору ООО «Компания»
Иванову И.И.
Уважаемый Иван Иванович,
Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.
Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:
Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.
Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.
Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.
Письмо о переходе на электронный документооборот
Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.
Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:
Пример письма-приглашения на ЭДО
Пример письма-рассылки для контрагентов компании:
ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы «Астрал.ЭДО» от группы компаний «Астрал».
В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.
Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:
ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.
Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:
В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.
Соглашение об ЭДО
При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:
Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.
Причины отказа от перехода на ЭДО
Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.
Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.
Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.
Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы «Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.
Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.
Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.
Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот
Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.
Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.
Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.
Система«Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.
Электронный документооборот между организациями
Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия
Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.
Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.
С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).
Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.
Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.
Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.
Что такое электронный обмен документами между предприятиями
Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?
Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.
Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.
О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.
Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:
Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.
В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.
В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.
В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.
После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:
Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно
Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:
Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.
Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.
Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.
В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:
Образец заполнения заявления:
Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:
Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.
Письмо о переходе на электронный документооборот
Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.
Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.
В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:
Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.
Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.
Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?
Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).
На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.
Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.
С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:
Итоги
Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.
Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).
Письмо об ЭДО с контрагентом
Приглашение контрагентов к обмену электронными актами, счетами, договорами и т.д.
При переходе на электронный документооборот с контрагентами такими документами как:
Вы используете сервис приглашений и саморегистрации для контрагентов, который есть в нашем сервисе. Это просто, удобно и контрагентов можно пригласить в 2 клика. Здесь более подробно описан процесс в зависимости от выбранного вами варианта работы.
После отправки приглашения Вашему контрагенту на почту придет письмо с текстом:
Ваш контрагент__________________приглашает Вас обмениваться электронными документами с использованием сервиса ЭДиН.
Для этого перейдите по ссылке и завершите процедуру регистрации. По окончанию этих действий вам будут направлены персональные логин и пароль для полноценной работы в системе.
Согласно ст. 22 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Для проверки валидности электронного документа следуйте по ссылке.
Сервис ЭДиН поддерживает мультибраузерное подписание, а также работу под ОС Windows, Linux.
Служба поддержки ЭДиН
Консультации по подключению к сервису:
Приглашение контрагентов к обмену электронными накладными
Для начала работы по электронными накладным необходимо:
1. Наличие GLN-номера. Как его получить рассказали здесь.
2. Подключение к аттестованному EDI-провайдеру.
3. Уведомить контрагентов о переходе на работу с электронными накладными.
Для этого мы подготовили образец письма об ЭДО с контрагентом.
Компания __________________, руководствуясь Законом Республи-ки Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифро-вой подписи», СТБ 2341-2013, Постановлением Совета Министров Республики Бела-русь от 30 декабря 2019 г. № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» сообщает о плановом переходе на обмен электронными накладными со своими контрагентами с использованием аттестованного EDI-провайдера электронного документооборота ООО «Электронные документы и накладные» (далее ЭДиН) с _______2021 года.
Электронный документооборот позволит оперативно обмениваться документами и вносить своевременные коррективы. Переход на электронную форму также со-кратит операционные издержки, повысит удобство хранения и поиска.
Для работы с электронными накладными Вам необходимы:
Для дальнейшей работы в направлении обмена электронными документами просьба проинформировать об ответственном лице Вашего предприятия за данные мероприятия.
Скачать образец письма о переходе на работу с эТТН 
Как перейти на ЭДО с контрагентами, и что для этого нужно
Выгоды ЭДО неочевидны только стойким любителям традиций (и макулатуры): минимальная стоимость формирования пакета документации, снижение накладных расходов (бумага, картриджи, канцелярка и проч.), ускорение коммуникаций, безопасность. Если вы все еще сомневаетесь — самое время прекратить.
«А мы уже на ЭДО!» Вы уверены?
На самом деле это означает отсутствие таких возможностей как:
Организация лишается по-настоящему масштабного документооборота, когда «все ходы записаны», каждое движение документа регламентировано и учтено.
К тому же сейчас многие соглашения об электронном документообороте составлены настолько «удачно», что в случае возникновения споров и разногласий выясняется, что никто никаких документов не получал, не составлял или не понял.
Что такое реальный ЭДО
Настоящий ЭДО позволяет управляться с информационными массивами любого объема, организовать огромный документооборот, сократить (точнее, исключить) затраты, риски утраты данных, ошибки, вызванные человеческим фактором.
Это для крупных предприятий, скажете вы? А как насчет возможности получать оплату «день-в-день» — жизненно важная вещь для малого и среднего бизнеса? Именно благодаря ЭДО процесс получения оплаты ускоряется максимально. К тому же большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не заинтересованы подстраиваться под чей-то допотопный документооборот.
Что нужно для перехода на ЭДО?
Необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, выработать схему документооборота и распределить функции между сотрудниками (право подписи, редактирования, согласования и т. п.), выбрать оператора ЭДО, подписать договор с ним и подключиться к системе. Из необходимых инструментов нужны квалифицированная ЭП и программное обеспечение, предоставленное оператором.
Многих пугают затраты на электронную подпись, но на ЭДО можно работать со всеми видами подписи (см. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись). Для каждой подписи — своя сфера (за исключением простой, все-таки она сугубо для внутреннего пользования). Скажем, вполне возможно подписывать внутреннюю документацию (справка, приказ, докладная и проч.) неквалифицированной ЭП. Но квалифицированная ЭП открывает максимум возможностей, и степень удобства ее применения куда выше ее цены.
Тем более что в рамках спецакции @ZABOTA от Астрал-ЭТ можно перевыпустить сертификат, с которым ЭП будет действовать на протяжении всего 2022 г., без очередей и лишних бумаг.
Как выглядит схема ЭДО?
Она проста, как все гениальное, и едина как для «малышей», так и для бизнеса международного масштаба.
Как выглядит схема электронного документооборота
Вы — отправитель, — сформировав цифровой документ, подписываете ЭП и по каналам оператора ЭДО передаете его получателю, а тот, соответственно, подписав, через оператора ЭДО возвращает обратно. Ну, конечно, сохраняется полная возможность внести и согласовать изменения, дополнения и т. п., только появляется дополнительный гарант полной безопасности документооборота, который решает все технические вопросы, связанные с ЭДО.
А как узнать, что контрагент подключен к ЭДО?
Проще всего не играть в разведчиков, а выяснить этот вопрос у самого контрагента. А если серьезно, многие учетные системы сами оповещают, что деловой партнер был подключён к системе ЭДО.
Так, если вы пользуете «1С», достаточно заглянуть справочник «Контрагенты», и убедиться в наличии или отсутствии напротив наименования соответствующей компании значка. Если он есть — просто отправляйте приглашение на обмен цифровыми документами.
Возможно, что вы со своим деловым партнером выбрали разных операторов — не беда. У всех ведущих операторов имеется возможность настроить роуминг для беспрепятственного обмена документацией.
Для настройки роуминга достаточно узнать идентификатор СЭД, и даже выяснить, у какого оператора «обслуживается» ваш контрагент. Например:
где первые 3 символа ― код оператора ЭДО (в данном случае — «Калуга Астрал»), а остальные собственно идентификатор, личный номер. В «1С» добыть идентификатор можно без труда, пройдя по маршруту: «ЭДО» — «Учетные записи», вкладка с регистрационными данными.
«Калуга Астрал» обеспечивает роуминг со всеми значимыми операторами ЭДО. Настройка роуминга и все входящие — бесплатно. Быстрый старт: 2 мин. после подачи заявки.
В заключение отметим, что всеобщий ЭДО не за горами: уже с 1 января 2022 г. его противники потеряют возможность работать с рядом популярных товаров, подлежащих маркировке, — одежда, текстиль, парфюмерия, автошины, табак, фототехника, — а передача данных о них через ЛК в «Честный ЗНАКе» станет невозможной.
Кроме того, именно сейчас выгодно перевыпустить сертификат ЭП, и она будет действовать в течение всего 2022 г., а с нового года за ней руководителям и ИП придется отправляться в органы ФНС и к ее доверенным лицам, а сейчас и фирмы, и ИП могут без хлопот получить сертификат в своем УЦ. Так что если вы ждете подходящего момента перейти на ЭДО, то он уже настал.