информационное письмо о смене фамилии генерального директора образец
Письмо о смене директора для контрагентов
Письмо о смене директора для контрагентов – важная бумага деловой переписки организации. По закону обязательно уведомлять об этом только налоговую инспекцию и банковскую организацию, с которой сотрудничает компания. А контрагенты информируются исходя из норм делового этикета.
Конечно, бывают ситуации, когда уведомление при смене директора прописано в договоре с контрагентом. Тогда процесс отправки письма будет обязательной процедурой. В большинстве же это желание организации предстать перед контрагентами в виде надежного партнера. Уведомление является логичным ходом, способным укрепить авторитет компании в глазах руководителей окружающих организаций.
Запись в ЕГРЮЛ
Сообщать о свершившемся факте смены руководства организация вправе только после увольнения (смерти) одного лица и одновременном назначении другого. Согласно существующему законодательству компания не имеет права быть без директора. Какое-либо лицо обязательно должно быть ответственно за действия организации в целом.
Таким образом, в информационном письме этого вида логичнее будет указать нового руководителя компании. Он уже должен быть официально занесен в ЕГРЮЛ в качестве нового директора.
Отличия
Если налоговикам обязательно необходимо уведомление в форме Р14001, то со стороны деловых партнеров такие строгие требования – редкость. Документ оформляется в свободной форме. В его текст, придерживаясь делового тона, можно включить нюансы относительно причин, следствий смены руководства. Также нелишним будет описание конкретных моментов, которые касаются взаимодействия с этим контрагентом. Возможно, новый руководитель пришел к решению вообще прервать взаимодействие. Можно составить об этом отдельное уведомление, а можно прописать отдельным пунктом в письме о смене директора.
Вид письма
В современной деловой переписке сложились определенные традиции, касающиеся видовой принадлежности писем. Перед тем как приступить к формированию собственного письма, необходимо определиться с его видом. Именно от него будет зависеть набор допустимых к употреблению клишированных фраз, оборотов для максимальной информативности.
Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации.
Рекомендации
Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами:
Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние – восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац.
Составные части
Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать. Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.
Указание контактов организации отправителя предусмотрено ГОСТ 6.30 – 2003.
Помимо реквизитов, официальное письмо-уведомление о смене директора включает в себя основную часть. В представленном образце текст содержит:
Также документация для достоверности может содержать приложение в виде копии основания смены директора. Подпись должна стоять внизу. Причем подпись уже нового директора, так как он уже является руководителем организации. Если смена еще не произошла, то прежний директор может уведомить контрагентов о своем намерении уволиться, но текст будет носить предупредительный характер.
Электронный вид
С появлением электронной цифровой подписи взаимодействие между деловыми партнерами стало возможно осуществлять практически молниеносно. Государственные организации консервативны, и общение с ними в электронном виде вызывает многочисленные проблемы. Но контрагенты – другое дело.
Письмо о смене директора для контрагентов вполне может быть заверено электронной подписью организации. Нет нужды пользоваться почтовым переводом, если эти условия отдельно не оговорены в договорах.
К сведению! Также можно отправить это сообщение по электронной почте, не прибегая к особым видам подписей. Это особенно удобно, если контрагентов у компании большое количество.
Бумажный вид
Если бумага посылается контрагенту по почте, то ее необходимо зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. При этом указываются номер, дата письма и ответственный за доставку. Последний при регистрации расписывается в журнале.
При происходящих в организации изменениях массовая рассылка подобных сообщений – важный шаг в этапе построения отношений нового руководства с постоянными деловыми партнерами компании.
Образец уведомления о смене директора
Кого нужно уведомлять о смене генерального директора
Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):
2. С учетом условий действующих договоров:
Рассмотрим каждый из случаев подробнее.
Какие отправлять документы в налоговую при смене директора ООО
РАЗЪЯСНЕНИЯ от экспертов «КонсультантПлюс»:
В случае смены директора (помимо титульного листа и листа Р) нужно заполнить лист, относящийся к единоличному исполнительному органу (ЕИО). Последний заполняется и в отношении прежнего директора, и в отношении нового. Какой конкретно лист надо заполнить ЕИО, зависит от того, кто осуществлял и кто будет осуществлять функции директора. Читайте порядок заполнения формы в К+.
Документ Р13014 нужно сдать в ФНС в течение 3 дней после:
Заполняет и предоставляет форму Р13014 новый руководитель, который утвержден учредителями либо собранием собственников. Данная форма обязательно заверяется нотариально.
Допсоглашение при смене директора: нюансы
В договорах между хозсубъектами может присутствовать условие, по которому каждая из сторон договора при смене руководства заключает с контрагентом дополнительное соглашение к действующему контракту.
В данное соглашение включается формулировка о том, что стороны договорились изменить преамбулу договора (именно в ней обычно указываются сведения о руководителях фирм, заключающих договор). Приводится точная выписка формулировки из прежней преамбулы, а затем — указывается новая, которую стороны договариваются считать правильной.
Скачать образец дополнительного соглашения при смене руководителя фирмы, заключившей подобный договор, вы можете здесь:
Письмо контрагенту о смене директора: нюансы
В договорах между хозсубъектами может также прописываться условие, по которому каждая из сторон при смене директора информирует другую. При этом в контракте может присутствовать и желаемая форма уведомления. Кроме того, могут оговариваться способы уведомления контрагента — по почте, факсу, электронным каналам коммуникации.
Загрузить образец такого письма вы также можете по ссылке ниже:
Если подобных условий в договорах нет, вы можете уведомить контрагента о смене руководства по своей инициативе. В этом случае правомерно задействовать любую удобную форму документа, а также формат его предоставления партнеру.
Итоги
Организация, у которой сменился директор, должна обязательно проинформировать об этом ФНС — по форме Р13014. Также может потребоваться направить уведомления о смене директора (и иные сопутствующие документы) в банки и контрагентам.
Узнать больше об особенностях процедуры смены директора организации вы можете в статьях:
Уведомление о смене фамилии директора
Предлагаем ознакомиться со статьей: «Уведомление о смене фамилии директора». Здесь подобран материал из авторитетных источников. В случае возникновения вопросов вы можете их задать дежурному специалисту.
Письмо о смене генерального директора
Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.
Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании. А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.
Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).
Составные части письма
Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:
Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».
Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.
Итак, обязательные для основной части моменты – это:
КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
8 800 350 84 37
Кто расписывается
При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.
На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.
Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.
Сообщите налоговикам сведения о новом руководителе
Единственная государственная инстанция, которую вы должны уведомить о смене руководителя компании, — это налоговая инспекция. Ведь в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) должна содержаться актуальная и достоверная информация о руководстве организации (пп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ, далее — Закон N 129-ФЗ).
Никакие другие инстанции, например внебюджетные фонды или учреждение статистики, уведомлять не нужно. Они получат информацию о смене вашего генерального директора в электронном виде в режиме «одного окна» — через систему межведомственного взаимодействия (п. 9 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).
Сообщить налоговикам о смене руководителя компании вы обязаны в течение трех рабочих дней с момента изменений. Такой срок предусмотрен п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ. Отсчитывайте трехдневный срок со дня, следующего за днем вступления нового руководителя в должность.
Если вы нарушите этот срок, налоговики могут начислить штраф на должностное лицо вашей организации в размере 5000 руб. (ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Аналогичный штраф вам грозит и в том случае, если вы вообще не представите в инспекцию сведения о новом руководстве.
Примечание. Если информация о новом директоре в налоговую инспекцию не представлена, фирму могут оштрафовать на 5000 руб.
Для того чтобы известить налоговую инспекцию о смене директора организации, вам следует заполнить заявление по форме N Р14001 (п. 2 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
Примечание. Форма заявления N Р14001 и требования к его оформлению утверждены Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/[email protected]
Никаких иных документов (в частности, приказов о назначении нового руководителя, решений, протоколов) в регистрирующую инспекцию подавать не надо. На это указала ФНС России в Письме от 31.01.2014 N СА-4-14/[email protected]
Сама по себе форма заявления N Р14001 довольно объемная. Однако вам не надо заполнять ее всю. Так, для внесения в ЕГРЮЛ сведений о смене руководителя компании вы заполняете:
Примечание. Извещая инспекцию о смене руководителя, заполняйте и распечатывайте лишь необходимые разделы соответствующего заявления. Неиспользуемые листы заявления распечатывать и представлять налоговикам не нужно.
Обратите внимание, что подпись лица, который будет подавать заявление, должна быть заверена у нотариуса. Это правило прямо предусмотрено в п. 2.20.5 Требований к оформлению заявления по форме N Р14001. Поэтому не спешите подписывать ваше заявление заранее. Ваш новый руководитель (или его представитель по доверенности) должен подписать документ в присутствии нотариуса. В этом случае нотариус сначала установит личность вашего нового директора. А также убедится в его полномочиях на право подписи. Для этого вы должны предоставить нотариусу следующие документы:
За совершение нотариальных действий вы должны уплатить государственную пошлину. Ее размер за свидетельствование подлинности подписи на заявлении составляет 200 руб. (пп. 21 п. 1 ст. 333.24 НК РФ). Кроме того, частный нотариус обычно взимает еще дополнительно плату за свои услуги.
А вот за внесение изменений в ЕГРЮЛ информации о смене руководителя госпошлина не установлена. Поэтому за это вам платить не придется.
Налоговая инспекция после получения от вас заявления обязана внести в ЕГРЮЛ соответствующие изменения в течение пяти рабочих дней (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 18 Закона N 129-ФЗ).
По прошествии указанного срока вы можете получить в своей инспекции новую выписку из ЕГРЮЛ. Она поможет вам убедиться, что сведения о вашем новом руководителе внесены в реестр.
Добавим, что заявление по форме N Р14001 вам также следует заполнить и подать в налоговую инспекцию и в случае, когда ваш руководитель просто сменил фамилию или паспортные данные. Отличие будет лишь в следующем. Страницу 1 листа К вы заполняете в одном экземпляре. Ведь директор остался прежний. А в разд. 1 причиной внесения изменений укажите цифру 3 — «изменение сведений о лице». В разд. 2 и 3 укажите соответственно старые и новые данные вашего руководителя.
Часто задаваемые вопросы. Если заявление о смене директора подать в инспекцию с опозданием, как налоговики это поймут?
Подпись нового руководителя на заявлении по форме N Р14001 вы обязаны заверить у нотариуса. При совершении этого действия нотариус проставит на заявлении текущую дату. Именно на эту дату и будут ориентироваться чиновники при проверке соблюдения срока представления информации о смене руководства компании.
Может ли старый директор подать в налоговую инспекцию заявление о смене руководства организации?
Может, но только при наличии доверенности. Поскольку с момента назначения на должность нового директора полномочия старого прекращены. Он не вправе без доверенности действовать от имени юридического лица, в том числе и подписывать заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ. На это указал Президиум ВАС РФ в Постановлениях от 14.02.2006 N 12580/05 и от 14.02.2006 N 14310/05. Данный вывод поддержали и финансисты (Письмо Минфина России от 07.07.2006 N 03-01-11/3-64).
Примечание. Если на фирме меняется главбух, налоговиков уведомлять необязательно, но желательно
Если в вашей компании сменился главбух, сообщать об этом налоговикам вы не обязаны. Законодательство этого не требует. Однако лучше все же известить инспекцию о смене главного бухгалтера. Ведь информация о нем есть в регистрационном деле компании. И на практике многие чиновники просят своевременно обновлять информацию о главбухе фирмы.
При смене главного бухгалтера уведомить инспекцию вы можете в произвольной форме. Главное, укажите в письме его Ф.И.О., паспортные данные, а также ИНН при его наличии. Также желательно указать контактный телефон главбуха, чтобы инспекторы могли с ним связаться при необходимости. Будет лучше, если к письму вы приложите копию приказа о назначении нового главбуха на должность.
Конкретных сроков для подачи такого сообщения не установлено. Поэтому вы можете отдать его в инспекцию в любое удобное для вас время. Или даже отправить по почте.
Нормативные документы
Таблица 1. Документы, регулирующие замену документов при смене фамилии учредителем
| Норма закона | Пояснение |
| Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» № 129-ФЗ от 08.08.2001 | Устанавливает перечень сведений, содержащихся в реестре, правила их обновления, а также порядок внесения изменений в ЕГРЮЛ |
| Требования по заполнению форм для государственной регистрации, утв. Приказом ФНС России № [email protected] от 25.01.2012 | Устанавливает требования и правила по заполнению формы Р13001 и Р14001 |
| Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц № 438 от 19.06.2002 г. | Устанавливает порядок уведомления внебюджетных фондов о смене фамилии |
| Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» № 27-ФЗ от 01.04.1996 г. | Устанавливает требования к внесению изменений в лицевой счет застрахованного лица |
| Инструкция Банка России «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» № 28-И от 14.09.2006 г. | Устанавливает требования к внесению изменений в банковские счета и документы |
Смена фамилии учредителя может произойти как при замужестве либо расторжении брака, так и по желанию физического лица поменять имя или фамилию.
Особые случаи
Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.
Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.
Обязательно ли уведомлять партнеров
По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.
Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).
Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.
Смена фамилии учредителя: как внести изменения
Порядок действий при смене персональных данных
| Действие | Примечание |
| Шаг 1 – издание приказа | На основании свидетельства о заключении (расторжении) брака, перемены имени или иного документа издаётся приказ о внесении изменений в его персональные данные |
| Шаг 2 – внесение изменений в учётные кадровые документы | Вносятся соответствующие изменения путем перечеркивания прежней фамилии и внесением новой в трудовую книжку и иные документы |
| Шаг 3 – внесение изменений в бухгалтерские документы | В связи с автоматизированным ведением бухгалтерии при смене фамилии автоматически изменятся данные в лицевом счёте, карточке учёта доходов физлиц и уплаты НДФЛ, карточке учёта сумм страховых взносов в ПФ РФ |
| Шаг 4 – уведомление налогового органа | В течение 3-х рабочих дней организация обязана уведомить ИФНС о смене фамилии директора |
| Шаг 5 – внесение изменений в ЕГРЮЛ | В налоговый орган подаётся заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ. |
В течение 5 рабочих дней в ЕГРЮЛ вносится соответствующая запись и выдаётся выписка из ЕГРЮЛ с новыми данными
Важно! При внесении новой фамилии, на внутренней стороне обложки трудовой книжки или вкладыша производится запись с указанием документа, на основании которого изменена фамилия, заверяется печатью организации.
Приложения
Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:
Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.
Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.
Элементы документа
В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.
В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:
На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.
В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.
Датировка
Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.
Порядок оформления смены фамилии
После регистрации брака в органе ЗАГС или получения свидетельства о перемене имени участники общества проводят внеочередное собрание, на котором решается вопрос о новом назначении директора на занимаемую им должность с указанием новой фамилии. Результаты собрания оформляются протоколом.
В том случае, если у общества единственный участник и учредитель, собрание не проводится. Учредителем принимается решение о назначении директора на должность с новым именем, и издаётся приказ об изменении персональных данных руководителя общества.
Порядок действий при смене фамилии учредителя
В отличие от изменения ФИО работников, смена фамилии учредителя осуществляется иным образом: не требуется менять кадровые документы, не надо составлять приказы и заявления, поскольку учредитель не является лицом, трудоустроенным в организации.
Однако встает вопрос: нужно ли оповещать налоговую инспекцию о произошедших изменениях, ведь сведения об учредителях содержатся в выписке ЕГРЮЛ.
В соответствии с п.5 статьи 5 Закона № 129-ФЗ от 08.08.2001, если произошла смена ФИО учредителя, необходимо в трехдневный срок уведомить об этом налоговую инспекцию.
Нужно ли менять устав
Согласно законодательству, устав не должен содержать сведения об учредителях общества. Соответственно, вносить изменения в учредительные документы не требуется.
Однако если в уставе общества все же отражены данные об учредителях, то необходимо заменить устав, поскольку после смены ФИО учредителя сведения, указанные в уставе, будут недостоверными.
Чтобы внести изменения в устав, нужно подготовить следующие документы:
Важно! Внесение изменений в учредительные документы облагается государственной пошлиной в размере 800 рублей. Оплата должна производиться строго от заявителя.
Где регистрируется
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.
Административная ответственность
Частью 3 статьи 14.25 КоАП РФ за непредставление организацией сведений, если их представление предусмотрено НК РФ, установлена административная ответственность в виде штрафа в размере 5 000 руб.
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.
Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.
Куда и как вносятся коррективы
Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:
| Видео (кликните для воспроизведения). |
Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.
Кого уведомлять о смене фамилии директора
| Кого уведомлять | Примечание |
| Налоговый орган | Для внесения записи о перемене персональных данных лица, правомочного действовать без доверенности, в ЕГРЮЛ |
| ПФР | Обязанность работодателя сообщить изменение персональных данных застрахованного лица |
| Банки | Для осуществления банковских операций по расчётному счёту, получения платёжных документов, заработной платы и т. д. |
| Контрагенты | Во избежание недоразумений оповестить контрагентов письмом о смене фамилии директора |
Налоговый орган
В ЕГРЮЛ содержатся сведения о гражданине – физическом лице, имеющем право действовать от имени организации без доверенности. Поскольку в ООО таким лицом является директор, то в реестр вносятся его персональные данные, в том числе новая фамилия.
В том случае, если директор одновременно является учредителем общества, то необходимо также внести изменения в учредительные документы и подать в ИФНС заявление формы Р13001 о внесении исправлений в учредительные документы, подпись директора в заявлении удостоверяется у нотариуса. Оплате подлежит госпошлина в размере 800 руб.
В течение 5 рабочих дней инспекцией вносится запись в ЕГРЮЛ об изменении сведений, и выдаётся выписка с новыми данными.
Организация не обязана уведомлять отдел ПФ РФ о смене фамилии директора, поскольку об этом сообщает инспекция по месту нахождения общества в течение 5 рабочих дней с момента внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.
Между тем в силу требований закона № 27-ФЗ страхователи обязаны сообщать об изменении персональных данных застрахованных лиц, и это требование распространяется на всех сотрудников.
Для получения СНИЛС с новой фамилией директор заполняет заявление формы АДВ-2. В течение 14 календарных дней организация передаёт заявление в территориальный орган ПФ РФ для получения нового страхового свидетельства.
Банки
О смене фамилии руководителя необходимо известить банк, чтобы избежать приостановлений операций по расчётным счетам и задержки выплаты заработной платы, расчётов с партнёрами и внебюджетными фондами.
Законодательством не установлен срок уведомления банка об изменении фамилии, между тем в договоре с банком может быть предусмотрен пункт, обязывающий клиента уведомить о таких изменениях.
Контрагенты
В договоры, заключаемые с контрагентами, обычно включается пункт об уведомлении другой стороны договора об изменении реквизитов.
Чтобы избежать возможных недоразумений, следует уведомить контрагентов о смене фамилии руководителя официальным письмом, отправив его почтой, факсимильной связью или электронной почтой.
Замените банковскую карточку с образцами подписей
Еще одно учреждение, которое вам следует известить о смене руководителя компании, это ваш банк. Ведь через него ваша компания осуществляет денежные расчеты. А ваш директор подписывает платежные документы, направляемые в банк.
Таким образом, после вступления в должность нового руководителя вам следует заменить карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это прямо предусмотрено п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И (далее — Инструкция N 153-И).
Определенного срока, в течение которого вы должны обратиться в банк с целью оформления новой карточки с образцами подписей и оттиском печати, законодательством не установлено. Однако в ваших интересах сделать это как можно раньше. Ведь до оформления новой карточки банк не будет проводить платежи, подписанные вашим новым руководителем.
Для оформления новой карточки заполните специальную форму (Приложение 1 к Инструкции N 153-И). Приложите к ней документы, которые подтверждают полномочия нового директора. Это может быть копия приказа о назначении его на должность, решение или протокол собрания участников компании.
Также при оформлении новой карточки с образцами подписей и оттиском печати в обслуживающий вас банк следует представить копию паспорта нового руководителя (или иного документа, удостоверяющего личность).
Если какие-либо из указанных выше документов вы не представите, банк просто не примет у вас форму для оформления карточки на нового директора (п. 7.11 Инструкции N 153-И).
Как дополнительное подтверждение полномочий нового директора вы можете приложить выписку из ЕГРЮЛ, которую вы получили после смены руководства. Но выписка — это необязательный документ. Поэтому можете и не прикладывать ее.
С полным пакетом документов в обслуживающий вас банк должен идти именно ваш новый руководитель. Там при сотруднике банка он лично заверит новую банковскую карточку своей подписью. После чего банк сможет проводить платежные документы, подписанные вашим новым директором.
Уведомите о смене директора своих контрагентов
Ваши деловые партнеры (поставщики и покупатели) также относятся к числу лиц, которым следует сообщить о смене руководителя компании. Вполне возможно, что договоры, которые вы с ними заключили, содержат пункт об обязанности сторон сообщать друг другу о любых изменениях в данных организации. В том числе и о смене Ф.И.О. директора. Поэтому составьте информационное сообщение о том, что с такого-то числа руководство вашей фирмы сменилось. Сделать это можно в произвольной форме. Разошлите сообщение по электронной почте, факсу или обычной почте вашим контрагентам.
Образец информационного сообщения мы привели на странице ниже.
Рекомендуем вам разослать партнерам подобное извещение, даже если заключенные с ними договоры этой обязанности не предусматривают. Иначе их может смутить, что, например, акт оказанных услуг подписал другой человек, а не тот, что указан в договоре.
Три главных совета. 1. О смене директора известите ИФНС. На это у вас есть три рабочих дня с даты вступления его в должность.
Смена фамилии директора ООО: порядок действий
Директор ООО имеет право от имени организации действовать без доверенности, подписывает договоры с контрагентами и финансовые документы. Как и все сотрудники, директор вправе изменить фамилию в связи с замужеством или по иным причинам.
Какой порядок смены фамилии генерального директора ООО, какие документы следует менять, нужно ли уведомлять внебюджетные фонды и налоговый орган?
Обязательна ли точная форма
Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.
Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.
Смена фамилии единственного учредителя
Встречаются ситуации, когда в обществе единоличный учредитель по совместительству занимает должность директора предприятия. В этом случае ситуация усложняется заменой других документов.
В первую очередь необходимо уведомить налоговую о смене руководителя.
Для этого также составляется форма Р14001, однако к вышеназванным листам необходимо добавить лист К.
Важно! При смене ФИО директора необходимо уведомить регистрирующий орган в течение 3 рабочих дней с момента получения нового паспорта. В соответствии со ст. 14.25 КоАП РФ, невыполнение данного требования влечет ответственность в виде штрафа размером до 5 000 рублей.
Как оформить внутреннюю документацию
В случае смены фамилии директора возникает необходимость замены и внутренних документов организации.
В первую очередь директору нужно написать заявление о смене ФИО и предоставить копии документов, подтверждающих смену паспортных данных (свидетельство о браке/разводе или об изменении имени, новый паспорт).
На основании заявления директора кадровая служба готовит приказ, после которого происходят изменения во внутренней документации организации.
Изменения в трудовой книжке
Согласно Инструкции № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку могут быть внесены следующим образом: на титульном листе зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть прежние данные) старая фамилия, а рядом прописывается новая фамилия.
Рис. 3. Образец исправления фамилии в трудовой книжке
На внутренней стороне обложки указываются основания для внесения изменений, а также проставляется печать.
Затем вносятся изменения в трудовой договор с директором, его личную карточку и график отпусков. Очередность и правила внесения изменений в таких документах законом не регламентируются.
Кого еще нужно уведомить
Согласно законодательству, обязанность по уведомлению ПФР, органов статистики и фонда социального страхования возложены на ФНС России.
Однако что касается пенсионного фонда, то руководителю в любом случае необходимо сообщить информацию для внесения новых сведений в лицевые счета.
Таблица 2. Организации, требующие уведомления об изменениях
В организации сменился руководитель. Как уведомить заинтересованных лиц
«Вмененка», 2014, N 11
Самое важное в этой статье:
Руководитель в вашей компании является первым лицом. Именно он принимает решения, связанные с бизнесом организации, и совершает сделки, подписывает договоры и другие ключевые документы компании. Если в вашей компании руководитель меняется, вам следует уведомить об этом некоторых заинтересованных лиц. О том, как это сделать, мы расскажем в статье.
Отметим, что нормы, о которых пойдет речь, актуальны для всех организаций. Для «вмененщиков» никаких исключений нет.
Правовое регулирование смены фамилии директора
В силу требований Закона о государственной регистрации юрлиц № 129-ФЗ сведения об изменении фамилии руководителя должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ (п. л.ч. 1 ст. 5).
Названым законом установлена обязанность организации в 3-дневный срок после смены фамилии директора подать заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ (ч. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).
Важно! В случае смены паспортных данных руководителя обязанность по уведомлению налогового органа не возникает!
Заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ в случае смены паспортных данных директора необходимо подать, если руководитель является иностранным гражданином.
Фамилия по смыслу пункта «л» части 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ не относится к паспортным данным, и о её изменении юридическое лицо обязано уведомить налоговый орган.
Какие документы менять при смене фамилии директора ООО
| Документ | Примечания |
| Паспорт | В течение 30 дней после наступления факта |
| Трудовая книжка | Вносится новая фамилия, прежняя перечёркивается |
| Личная карточка Т-2 | |
| График отпусков | Вносятся поправки в документ |
| Книга учёта трудовых книжек | |
| Трудовой договор | Составляется дополнительное соглашение к договору |
| Выписка из ЕГРЮЛ | Вносится запись в ЕГРЮЛ и выдается новая выписка |
| Учредительные документы | Документы меняются, если в них указаны сведения о ФИО директора, либо директор является учредителем |
| Бухгалтерские документы | |
| Банковские документы | Для получения платежных документов, оформления доверенностей. |
Для подтверждения новых паспортных данных и подписи необходимо лично явиться в банк
Основания
Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.
Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.
Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.
Как сменить фамилию учредителя в ЕГРЮЛ
Чтобы уведомить регистрирующий орган о смене фамилии, необходимо подготовить заявление об изменениях по форме Р14001.
Рис. 2. Заявление по форме Р14001 для внесения изменений
Важно! Внесение изменений по форме Р14001 государственной пошлиной не облагается.
Порядок заполнения заявления
Форма Р14001 содержит в себе множество листов для различных ситуаций, но в случае смены ФИО учредителя необходимо заполнить всего лишь 7 страниц:
Для заполнения заявления необходимо соблюдать строгие требования, представленные в правилах по заполнению формы.
Основные требования к заполнению формы:
Для удобства заполнения формы можно воспользоваться программой подготовки документов, разработанной ФНС России.
Важно! Заявление включает 51 лист, однако заполнению подлежат только 7. Пустые страницы не прочеркиваются и не подшиваются к заявлению.
Способы подачи заявления
Подать заявление на внесение сведений о ФИО учредителя можно следующими способами:
Для подачи заявления на бумажном носителе форма Р14001 должна быть заверена нотариусом, а при отправке в электронном виде – подписана электронной цифровой подписью.
Сроки внесения изменений составляют 5 рабочих дней.
В соответствии с Законом № 312-ФЗ от 30.10.2017, выдача готового листа записи теперь осуществляется электронным путем на почтовый ящик, указанный заявителем в форме Р14001.
Документ подписан электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу и заменяет бумажный аналог.
Развод
| Видео (кликните для воспроизведения). |
Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.