информационное письмо о смене юридического лица образец
Письмо о правопреемственности организации
Письмо о правопреемственности организации, образец которого можно скачать здесь, не имеет унифицированной формы. Однако оно является надежным способом информирования деловых партнеров, банков и других вовлеченных в деловые процессы субъектов.
Правопреемственность
Правопреемственность может возникнуть в случаях, когда какая-либо компания была реорганизована, произошло слияние, присоединение, преобразование. Но при этом обязательно поменялась ее организационно-правовая форма (ОАО стало ООО, ООО стало ИП и т.д.). Также правопреемство может осуществляться на основании существующего законодательства.
К сведению! Правопреемником может выступать как вновь созданное юридическое лицо, так и уже существующее. Это будет зависеть от конкретной ситуации.
Главное, чтобы был правильно составлен передаточный акт.
Правопреемство бывает универсальным. Это ситуация, когда все имущественные и неимущественные права, обязанности, услуги, договора и пр. переходят от одной организации к другой. Такой вид является наиболее удобным. Но иногда складываются такие обстоятельства, при которых компания подразделяется на две (три и т.д.) отдельные. В этом случае правопреемственность произойдет не полностью, она будет сингулярной. Все права и обязанности будут разделены между двумя возникшими организациями в соответствии с составленным разделительным балансом.
Подробнее об этих нюансах можно посмотреть в 128 и 59 статьях Гражданского кодекса.
Правопреемник при ликвидации какой-либо организации не должен облагаться никакими налогами. Но если налоговики ранее обнаружили нарушения, то ответственность за эти нарушения никто не отменял. Следовательно, наказание понесет правопреемник.
Таким образом, о правопреемственности организации могут свидетельствовать:
Составление письма
Письмо имеет лишь информационный характер и ставит своей целю массово уведомить деловых партнеров, банки и прочие учреждения о том, что организация является чьим-либо правопреемником.
Начинается документ с общей для большинства документов шапки. В идеале бумага печатается на фирменном бланке. Но в большинстве случаев его составляет свежесозданная организация, которая еще не успела заказать их изготовление.
По этой причине необходимо не упускать из виду, что в письме на самом верху страницы прописываются наименование компании, которая принимала участие в реорганизации (слилась, присоединилась и пр.), ее реквизиты: адрес, ИНН, ОГРН, контактный телефон.
Также в верхней части деловых писем помещаются:
Основная часть обязательно должна содержать следующие данные:
Если это нужно, то указывают реквизиты организации-правопреемника для точности указания в документации: юридический адрес, ИНН, ОРГН, КПП. Заканчивается письмо подписью ответственного лица (генерального директора), по возможности – печатью.
Дополнения
Деловое письмо должно быть составлено кратко и аргументировано. Однако если того требует сложившаяся ситуация, в этом документе может прописываться, имеются ли у правопреемника сертификаты соответствия на оборудование.
Принципиально важно направить письма такого содержания компаниям-контрагентам заранее. Так они смогут скорректировать планы, согласовать договора, составить соответствующие бухгалтерские отчеты.
Если говорить о том, кем должен подписываться документ, то это должно быть то лицо, от которого направлено письмо. В большинстве случаев о предстоящей реорганизации компании известно заранее. Особенно в том случае, если правопреемственность наступает по взаимному согласию, с составлением договора.
Как узнать правопреемника
На практике не все организации считают нужным сообщать о том, что они являются правопреемниками той или иной компании. А для партнеров это является принципиально важным нюансом отношений.
Узнать о том, кто и какие права и обязанности получил, можно, ознакомившись со следующей документацией (копии ее можно запросить при деловой переписке):
Налоги
При реорганизации компании, естественно, выплачивается государственная пошлина. А правопреемственность от одной компании к другой налогом не облагается. В Налоговом кодексе эти моменты прописаны в 50 статье.
Обязательства
При реорганизации необязательно ставить в известность кредиторов компании. По закону достаточно будет опубликовать эту информацию в СМИ. Так что компаниям-кредиторам необходимо зорко следить за возможными реорганизациями. Эта юридическая лазейка помогла не одной компании уйти от погашения долговых обязательств. Юристы частенько с этим сталкиваются.
К счастью, есть и честные организации, которые пишут письмо о правопреемственности организации, для того чтобы не поставить своих контрагентов в неудобную ситуацию.
Образец уведомления контрагентов о смене адреса
Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?
Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.
Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.
О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.
О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:
Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).
Правила составления письма контрагенту о смене адреса
Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.
Каков порядок действий по извещению госорганов об изменении адреса юридического лица, рассказал советник государственной гражданской службы РФ 2 класса С.В. Гладилин. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и сможете ознакомиться с рекомендациями эксперта.
В письмо контрагенту следует включить:
1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.
2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:
Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.
Итоги
Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Письмо о перезаключении договора на другую компанию
Письмо о перезаключении договора на другую компанию посылается от имени организации контрагенту, когда она прекращает свое существование или по каким-либо другим причинам передает свои права по сотрудничеству другому юридическому лицу (либо ИП).
Документы подобного рода принято составлять в свободной форме. Тон и текст будут зависеть от того, какого характера было взаимодействие между контрагентами. В любом случае каждое отдельное письмо – это отдельная «фраза» диалога делового общения. Для нее не может существовать унифицированной формы, так как каждое взаимодействие уникально.
Причины перезаключения договора
Оснований для перезаключения договора может быть множество. Например:
В письме желательно точно отразить причину, побудившую делового партнера перезаключать соглашение. При этом адресата желательно ввести в курс дела предварительным звонком по телефону. Практика показала, что обсуждение деталей взаимодействия проходит более конструктивно в устной форме.
К письмам часто прибегают, если компаний, с которыми необходимо перезаключить договор, много и звонок каждой займет много ценного времени одного либо нескольких сотрудников.
Составные части письма о перезаключении договора
Письма о перезаключении договора рекомендуется оформлять на фирменном бланке организации. Причем принципиально важно, чтобы реквизиты были указаны новой организации. То есть компания-отправитель должна существовать и обращаться к контрагенту с конкретной просьбой. От обанкротившейся либо по другим причинам «вышедшей из игры» компании такие просьбы будут восприниматься нелогично.
Последовательно в бумаге располагается такая информация:
Перезаключение договоров будет подразумевать смену реквизитов компаний. Для удобства лучше прилагать данные, которые необходимо изменить, списком. В прилагаемом бланке имеются графы для указания платежных данных как старой, так и новой организации.
Указание контактов в письме наверняка сделает взаимодействие между деловыми партнерами гораздо удобнее.
Кроме того, получение такого письма подразумевает приложение в виде нового договора. Он может быть как типовым, так и с внесенными изменениями. Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр. Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат.
Сложные случаи
Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок. В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы.
Дополнения
По желанию сторон письмо о перезаключении договора на другую компанию может быть дополнено необходимыми для конструктивного взаимодействия моментами. Оно может включать в себя:
Правовые нюансы
С юридической точки зрения, такое взаимодействие выходит за рамки общепринятого. Если одна из сторон договора имеет желание его расторгнуть, то она предупреждает вторую о своих намерениях заблаговременно. А позже уже – заключается новый.
Таким образом, контрагент уже должен был быть поставлен в известность о том, что договор расторгается. А заключение нового – это полностью добровольный процесс. Организация-адресат может его подписать, если захочет. То есть принуждать к перезаключению договора с другой организацией предыдущая никоим образом не может.
По этим причинам особенно важно в письме о перезаключении договора на другую компанию высказывать просьбу, а не выдвигать требования.
Можно ли составить дополнение
Дополнительное соглашение к договору составляется только в том случае, когда в нем меняются некоторые из пунктов. Если же происходит смена одной из сторон, то тут проще всего будет заключить новый договор.
Это правило касается всех случаев. Даже когда у старой и новой организаций один владелец, все равно контрагенту следует заключать договор вновь. И по этому поводу деловая переписка может вестись достаточно продолжительное время.
Сколько хранится
Письмо о перезаключении договора на другую компанию, если оно оформлено в бумажном виде, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Как и все бумаги подобного рода, оно хранится на протяжении пятилетнего срока.
Письмо о смене директора для контрагентов
Письмо о смене директора для контрагентов – важная бумага деловой переписки организации. По закону обязательно уведомлять об этом только налоговую инспекцию и банковскую организацию, с которой сотрудничает компания. А контрагенты информируются исходя из норм делового этикета.
Конечно, бывают ситуации, когда уведомление при смене директора прописано в договоре с контрагентом. Тогда процесс отправки письма будет обязательной процедурой. В большинстве же это желание организации предстать перед контрагентами в виде надежного партнера. Уведомление является логичным ходом, способным укрепить авторитет компании в глазах руководителей окружающих организаций.
Запись в ЕГРЮЛ
Сообщать о свершившемся факте смены руководства организация вправе только после увольнения (смерти) одного лица и одновременном назначении другого. Согласно существующему законодательству компания не имеет права быть без директора. Какое-либо лицо обязательно должно быть ответственно за действия организации в целом.
Таким образом, в информационном письме этого вида логичнее будет указать нового руководителя компании. Он уже должен быть официально занесен в ЕГРЮЛ в качестве нового директора.
Отличия
Если налоговикам обязательно необходимо уведомление в форме Р14001, то со стороны деловых партнеров такие строгие требования – редкость. Документ оформляется в свободной форме. В его текст, придерживаясь делового тона, можно включить нюансы относительно причин, следствий смены руководства. Также нелишним будет описание конкретных моментов, которые касаются взаимодействия с этим контрагентом. Возможно, новый руководитель пришел к решению вообще прервать взаимодействие. Можно составить об этом отдельное уведомление, а можно прописать отдельным пунктом в письме о смене директора.
Вид письма
В современной деловой переписке сложились определенные традиции, касающиеся видовой принадлежности писем. Перед тем как приступить к формированию собственного письма, необходимо определиться с его видом. Именно от него будет зависеть набор допустимых к употреблению клишированных фраз, оборотов для максимальной информативности.
Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации.
Рекомендации
Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами:
Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние – восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац.
Составные части
Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать. Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.
Указание контактов организации отправителя предусмотрено ГОСТ 6.30 – 2003.
Помимо реквизитов, официальное письмо-уведомление о смене директора включает в себя основную часть. В представленном образце текст содержит:
Также документация для достоверности может содержать приложение в виде копии основания смены директора. Подпись должна стоять внизу. Причем подпись уже нового директора, так как он уже является руководителем организации. Если смена еще не произошла, то прежний директор может уведомить контрагентов о своем намерении уволиться, но текст будет носить предупредительный характер.
Электронный вид
С появлением электронной цифровой подписи взаимодействие между деловыми партнерами стало возможно осуществлять практически молниеносно. Государственные организации консервативны, и общение с ними в электронном виде вызывает многочисленные проблемы. Но контрагенты – другое дело.
Письмо о смене директора для контрагентов вполне может быть заверено электронной подписью организации. Нет нужды пользоваться почтовым переводом, если эти условия отдельно не оговорены в договорах.
К сведению! Также можно отправить это сообщение по электронной почте, не прибегая к особым видам подписей. Это особенно удобно, если контрагентов у компании большое количество.
Бумажный вид
Если бумага посылается контрагенту по почте, то ее необходимо зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. При этом указываются номер, дата письма и ответственный за доставку. Последний при регистрации расписывается в журнале.
При происходящих в организации изменениях массовая рассылка подобных сообщений – важный шаг в этапе построения отношений нового руководства с постоянными деловыми партнерами компании.