информационное письмо о выполнении работ образец
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.
В каких случаях используется письмо-подтверждение
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Непосредственный составитель
В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.
Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.
Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
Письмо о выполнении предписания
Письмо о выполнении предписания – документ, сопровождающий отчет о его исполнении. Эти две бумаги неразделимы и значительно улучшают взаимопонимание с контролирующими органами и службами.
Требования к составлению
Письмо – служебный документ. Поэтому, несмотря на относительно свободную форму изложения, оно обязано подчиняться ряду условий, а именно:
Трафаретными в последнем пункте являются общеупотребляемые канцелярские выражения, характеризующие положение дел.
Что должно прилагаться
В тексте письма упоминаются приложения. В обязательном порядке должны быть прикреплены копии бумаг, которые подтверждают описанную ситуацию: отчет об исполнении предписания, опись выявленных нарушений. Все они должны иметь подписи ответственных лиц и печати. Отчет имеет достаточно сложный алгоритм заполнения и состоит из:
Все вместе нумеруется, прошивается, на каждом листе проставляется печать. Исключение: письмо о выполнении предписания не должно быть прошито.
В правом верхнем углу начала отчета должна быть ссылка на то, что документ является приложением к письму о выполнении предписания. Далее прописывается по пунктам, какие нарушения были выявлены в ходе проверки и о каждом – какие меры были приняты для их устранения.
Важно! Если предписаний много, то допустимо составление таблицы с графами «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении», то есть что было замечено и как это исправили.
Также к письму могут прилагаться акты проверки. Они не должны быть старше трех дней. Все эти документы начиная с 2016 года можно отправлять через интернет. В частности, через формат электронного документа, заверяемого электронной подписью.
Обязательно ли составление
Для контролирующих организаций принципиальным моментом становится только наличие отчета. Если отчет не поступил вовремя, то дело передается в суд для принятии решения о том, будет ли фирма (либо частное лицо или ИП) нести административную ответственность за выявленные недостатки в работе. Письмо является значимой частью этих бумаг, своеобразным атрибутом деловой этики.
Передача
Для того чтобы документ дошел до адресата, его передают под роспись сотруднику Управления, который осуществляет контроль за выполнением указанного предписания. Если такой порядок невозможен, то используется почтовое отправление.
Важный момент! При отправке оформляется уведомление о вручении. Получающий должен расписаться в том, что получил бумаги.
Этот нюанс принципиально важен, так как при судебном разбирательстве (если таковое состоится) будет предельно важна информация о том, получена бумага сотрудником контролирующей организации или нет.
Форма написания
Из обязательных позиций письмо будет иметь только:
Для полноты информации желательно ссылаться на существующие законы, их пункты, даты принятия.
Выявление нарушений контролирующими органами – не редкость в нашей и других странах. Если нарушение есть, его необходимо исправлять. Иначе предпринимателя или организацию ждет административная или уголовная ответственность (смотря какое нарушение было выявлено).
Как выглядит документ
В правом верхнем углу письма расположена ссылка на адресата. Это может быть начальник налоговой службы, департамента образования или здравоохранения области либо региона и пр. Главное, чтобы ФИО совпадало с тем, от чьего имени были составлены предписания. Допустима постановка заглавных букв вместо полной прописи имени и отчества сотрудника.
После этого — основная часть письма. Она начинается с обращения к конкретному лицу, ответственного за проведение проверок в компании. Первая строчка начинается фразой «В исполнении предписания…». Потом идут ссылки на само предписание, дату его составления и заверения. Также упоминается отчет и дата проверки.
Если следовать юридическим нормам (что желательно), то ссылка на законодательную базу будет лучшим завершением основной части письма.
После ссылок на отчет перечисляются приложения, которые предоставляются вместе с письмом.
Также внизу обязательно ставить печать, подпись управленца в организации (директора), расшифровку должности, на которой он находится. Если есть, то надо оставить ссылку на доверенность, по которой действует лицо с датами и подписями. Копию его нужно будет послать в контролирующую организацию.
Ошибки
В письме недопустима необъективность оценочных позиций, голословное утверждение каких-либо фактов. Если в формулировке письма присутствует какая-либо информация, то она должна подтверждаться сопроводительными документами и реальными действиями по устранению выявленных нарушений.
При допущении помарки или незначительной ошибки данные в письме могут подвергаться исправлению. Естественно, при условии, что все подписывающие подтвердят факт наличия этой ошибки и поставили рядом с исправленным свои подписи в знак согласия с последними. Федеральный закон от 26.12.2008 г. №294 регулирует все эти взаимоотношения.
Сколько потребуется экземпляров
Для страховки нужно сделать два экземпляра отчета и письма о выполнении предписания. Первый отправляют в контролирующий орган (конкретному лицу), а второй остается в сейфе компании. По закону он хранится там не менее трех лет.
Информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
Обязательно или нет
Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:
Кто составляет информационное письмо
Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.
Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Общие правила для всех писем
Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.
Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.
Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.
Что в письме допускать запрещено
В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.
Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
Сопроводительное письмо к акту выполненных работ
Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.
Для чего необходимо сопроводительное письмо
В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:
Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.
Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ
Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.
В шапке указывают такие данные, как:
Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:
Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.
В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.
Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.
Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.
Формулировки, которые можно использовать в письме
Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.
Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».
Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».
Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889
Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу
Исх. №134
27.11.2019 г.
Уважаемый Роман Романович!
Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.
Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.
С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич
Информационное письмо: образец, задачи, виды и правила написания
Формат информационного письма используется не только в деловом общении, но и в email маркетинге. В этой статье мы рассмотрим образцы информационных писем, их виды и задачи.
Содержание
Что такое информационное письмо
Информационное письмо — это письмо делового характера, в котором сообщаются официальные сведения. Например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах, расширении ассортимента или внедрении новых услуг.
Образец информационного письма:
Информационное письмо — образец документа
В email маркетинге такими письмами являются сообщения, которые как привлекают новых клиентов, так и удерживают постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей или вебинаров, информация о товарах или услугах, свежие новости о событиях из жизни компании.
Пример информационной рассылки — уведомление о свежих статьях в блоге, предстоящем мероприятии и вебинаре, а также анонс конференции и нового материала на портале про технологии для бизнеса.
Вариант информационной рассылки
Зачем нужны информационные письма
Цель информационного письма в корпоративной среде — донести важную информацию конкретному лицу.
Задачи:
Цель информационного письма в email маркетинге — это не прямая, а косвенная продажа продукта. Оно служит для поддержания общения с подписчиками, информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.
Задачи рассылки:
В информационных рассылках могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.
Автоматизация email рассылок
Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.
Разновидности
В этом разделе рассмотрим разновидности писем на примерах.
Письмо-уведомление
Этот формат уведомляет адресата о событиях, изменениях, нововведениях или фактах, которые представляют взаимный интерес.
Ниже показан пример письма с уведомлением — адресата ожидает посылка в месте вручения. Человек может выбрать, как ее удобнее забрать: прийти самостоятельно или заказать доставку.
Пример письма с уведомлением
А здесь показано официальное письмо с уведомлением в виде документа, который может быть отправлен по отделам института или с помощью онлайн-рассылки.
Официальное письмо с уведомлением. Источник
Письмо-напоминание
В этом письме адресату напоминают о том, что ему следует сделать. Например, ответить на предыдущее извещение, выполнить обязательства или прийти на запланированную встречу.
Ниже пример рассылки с напоминанием о том, на какое время намечено начало мастер-класса.
Пример рассылки с напоминанием
А здесь представлен образец письма с напоминанием в корпоративной среде:
Информационное письмо — пример сообщения с напоминанием. Источник
Письмо-подтверждение
Сообщение, которое закрепляет ранее оговоренные между собеседниками договоренности. Например, проведение оплаты или согласование предложений.
Ниже показан пример письма, которое подтверждает сотрудничество между компаниями.
Образец письма с подтверждением. Источник
А здесь — письмо от службы доставки, которая подтверждает получение заказа от клиента.
Пример письма с подтверждением от службы доставки
Письмо-заявление
Сообщение, в котором адресант объясняет изменения в условиях договоренности.
Пример письма заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника, который занимается данным вопросом.
Пример письма с заявлением
Рекламно-информационное письмо
Этот формат похож на коммерческие предложения, но при этом он носит скорее ознакомительный или рекомендательный характер. В подобных письмах можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.
Пример рассылки рекламного характера, в которой компания рассказывает об изменениях в своем сервисе и сообщает о новых инструментах для ведения процессов при удаленной работе.
Пример рассылки рекламного характера
Скриншот письма, в котором адресант предлагает ознакомиться с услугами и возможностями компании.
Пример рекламно-информационного письма. Источник
Как написать информационное письмо
Информационные письма в корпоративном документообороте оформляются в произвольной форме. Главное — придерживаться основ деловой переписки:
В email маркетинге такое письмо тоже оформляют в свободной форме, но рассылку нужно сделать релевантной и интересной, чтобы подписчик захотел его прочесть, а не удалить.
Информационное письмо легко создать и отправить бесплатно в сервисе SendPulse. Зарегистрируйтесь на главной странице и выберите «Создать рассылку».
Как быстро создать рассылку в кабинете SendPulse
Далее выбираете шаблон, настраиваете шапку и тело письма.
Ниже показаны примеры готовых бесплатных шаблонов и удобный конструктор писем в SendPulse, в котором вы можете поменять все оформление под свои цели или создать шаблон с нуля:
Пример, как можно создать рассылку в SendPulse
После нажимаете «Сохранить и продолжить» и настраиваете рассылку:
Настройка рассылки
Проверяете корректность письма, выставляете время рассылки:
Настройка времени отправки
Рекомендуем к прочтению! Узнайте больше об email маркетинге:
Образцы информационных писем от интернет-магазинов
В этом разделе мы собрали примеры информационных писем от интернет-магазинов.
Adidas. Компания не так давно разработала коллекцию одежды из переработанного пластика. В своей рассылке бренд рассказывает, как любой человек может помочь избавиться от пластиковых отходов, приняв участие в челлендже, который начался в 2017 году.
Рассылка от интернет-магазина одежды
Samsung. Компания периодически присылает полезные рассылки, в которых рассказывает о нововведениях, о товарах, сравнивает продукты, предлагает варианты решения бытовых проблем.
Рассылка от интернет-магазина бытовой техники
Ubisoft Store. Компания уведомляет клиента о том, что безопасность личного кабинета пользователя усилена за счет двухэтапной аутентификации.
Пример письма от магазина онлайн-игр
Заключение
В данной статье мы рассмотрели информационное письмо и варианты рассылок, познакомились с видами писем и разобрали образцы их оформления.
В SendPulse вы можете настроить не только отправку email, но и подключить SMS, WhatsApp и Viber рассылки, push уведомления, использовать CRM и конструктор лендингов, а также чат-ботов в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram!