инвентаризация 27 счет имущество в личном пользовании разъяснения
Что переносится на забалансовый счет 27?
Забалансовый счет 27 входит в План счетов, предназначенный для бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Что такое забалансовый счет, какие ценности переносятся за баланс на счет 27, как с ним работать рассмотрим в этой статье.
Особенности забалансовых счетов
Для забалансовых счетов характерно ведение учета в простой форме, когда суммы активов и обязательств, вынесенных за баланс, проходят только по кредиту или только по дебету забалансового счета, корреспонденции при этом не используются. Бюджетные организации ведут учет, используя свой План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157 н, и инструкцию к нему.
Просмотреть план счетов, применяемый бухгалтерией бюджетной организации, ознакомиться с действующими нормами его применения можно в статье «Рабочий план счетов бюджетного учета на 2016 год».
Для чего применяются забалансовые счета в бюджете? Основная их цель — накопление и сохранение информации для оперативного и достоверного управленческого учета. Для учета и контроля над ценностями, не принадлежащими организации, которые данное учреждение использует временно, но отвечает за их сохранность. Раздел 7 инструкции по применению счетов в бюджетном учете и регламентирует применение забалансовых счетов. В нем указан перечень ценностей, которые должны учитываться организацией, но не в составе балансовых ценностей. Кроме того, учреждение вправе расширять список этих ценностей и забалансовых счетов в случае необходимости.
Какие забалансовые счета применяются в бухгалтерском учете коммерческих организаций, какими документами регламентируется порядок учета на них, см. в статье «Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах».
Использование забалансового счета 27 в учете
Забалансовый счет бюджетной организации 27 именуется «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Он предназначен для сбора и хранения информации по выданным работникам:
Перечисленные ценности должны быть переданы в личное пользование сотрудника именно для выполнения им своих служебных обязанностей. При этом сотрудник должен отвечать за сохранность этих ценностей. Таким образом, главная цель введения забалансового счета 27 — контроль над имуществом, переданным сотруднику. Эти ценности списываются с балансового учета, выдаются обязательно в личное пользование под личную ответственность сотрудника.
В бухгалтерском учете поступление имущества в личное пользование сотрудника отражается по дебету счета 27, выбытие, соответственно, по кредиту. Согласно инструкции к счетам бюджетного учета, ценности принимаются к учету на счет 27 по их балансовой стоимости, по ней же происходит и их списание с учета за балансом. Порядок использования счета 27, список возможных к учету на нем ценностей должны быть прописаны в учетной политике организации. В ней же должен быть указан перечень первичных документов, которые формируются для передачи ценностей сотруднику в распоряжение, а также для их выбытия с забалансового счета.
Передачу ценностей в личное пользование нужно оформлять, соблюдая правила, по которым работник несет индивидуальную материальную ответственность. При применении забалансового счета 27 должен быть организован аналитический учет по виду ценностей, их пользователям, количеству и стоимости. Для целей такого учета используется Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма по ОКУД 0504041).
Инвентаризация бюджетных забалансовых счетов
В бухучете применение забалансовых счетов является обязательным. Учреждения обязаны проводить инвентаризацию всего своего имущества и обязательств для формирования достоверной информации финансового положения. Инвентаризируются ценности, обязательства и активы, числящиеся за балансом организации, так же и в такие же сроки, как и находящиеся на балансе.
Подробнее о том, надо ли инвентаризировать имущество, находящееся за балансом, см. в статье «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».
Итоги
Забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» используется в бюджетных учреждениях для учета и контроля над материальными ценностями, переданными сотрудникам для исполнения с их помощью своих служебных обязанностей. Данный учет должен вестись детально по каждому виду ценностей, отдельно по сотрудникам, количеству и суммам.
Отражение на счете 27 основных средств, выданных в личное пользование работникам
Отправим материал вам на:
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по всем счетам счета 101 00 «Основные средства» ведется аналитический учет не только по основным средствам, а также по центрам материальной ответственности – материально ответственным лицам и местам хранения (ответственным подразделениям) – см. рис. 1.
При выдаче основных средств в пользование, в том числе в личное пользование, в документе «Внутреннее перемещение ОС и НМА» указывается получатель имущества – сотрудник, в личное пользование которого передается имущество (рис. 2).
При проведении документа формируются бухгалтерские записи по смене МОЛ (ЦМО).
В отчетности имущество отражается по ЦМО, которому оно передано.
Если ОС не списывается со счета 101 00, зачем его учитывать еще и на счете 27? Письмом Минфина России от 19.12.2014 № 02-07- 07/66918 доведены Методические рекомендации по переходу на новые положения инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.08.2014 № 89н, далее – Методические рекомендации.
В Методических рекомендациях приведены бухгалтерские записи по принятию к балансовому учету в соответствии с Изменениями 157н активов, ранее не учитываемых при формировании баланса учреждения (постановка на учет объектов, не числящихся на балансе, в том числе учитываемых на забалансовых счетах), которые требуется отразить в учете до 31.12.2014. В частности в пункте 2.5 Методических рекомендаций сказано: «Выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальная одежда, специальная обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.), отражается по дебету счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 0 109 00 272 «Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».».
Кроме того предусмотрено автоматическое списание вещевого имущества, выданного в личное пользование работникам до 31.12.2014, со счета 105 00 и принятие к учету на счет 27 при переносе данных из программы «1С:Вещевое довольствие 8» в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Следует отметить, что Методические рекомендации не содержат требования отражать на счете 27 стоимость основных средств, выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. Поэтому у «1С» нет оснований для автоматического формирования бухгалтерских записей по счету 27 при выдаче основных средств в эксплуатацию в личное пользование работникам.
Инвентаризация 27 счет имущество в личном пользовании разъяснения
В сегодняшней статье мы рассмотрим, как сформировать Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (код формы 0504087) по забалансовому счёту 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»?
Согласно пункту 332 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учёта, утверждённой приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
Цели и порядок проведения инвентаризации, а также порядок оформления её результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, далее — Методические указания № 49.
Согласно Методическим указаниям № 49 основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта; проверка полноты отражения в учёте обязательств.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу (п.1.4).
Методическими указаниями № 49 регламентировано, что инвентаризации подлежит всё имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Порядок инвентаризации имущества, выданного в личное пользование работникам, приведён в пункте 3.25 Методических указаний № 49:
«Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.
Инвентаризация проводится путём осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учёте.
При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей — накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях».
Для инвентаризации нефинансовых активов в государственных и муниципальных учреждениях приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утверждена форма Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (код формы 0504087), далее — Инвентаризационная опись (ф. 0504087).
Согласно Методическим указаниям по применению форм первичных учётных документов (пункт 3 Приложения 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н), далее — Методические указания, Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) применяется для отражения результатов проведённой в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов.
В Инвентаризационной описи (ф. 0504087) путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта выявляются расхождения.
Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам, с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица и отражает: наименование и код объекта учёта, инвентарный номер, единицу измерения; сведения о фактическом наличии объекта учёта (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учёта (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).
Из положений пунктов 3.20 — 3.25 Методических указаний № 49 можно сделать вывод, что в отношении предметов, которые не находятся в момент инвентаризации в учреждении, должна проводиться документальная проверка обоснованности сумм, отражённых в учёте на соответствующих счетах.
То есть в инвентаризационной описи по каждому получателю должен быть приведён перечень имущества, выданного в личное пользование, и его количество по данным, отражённым на счёте 27. Эти данные инвентаризационной комиссии следует сверить с данными, отражёнными в личных карточках работников (Карточка (книга) учёта выдачи имущества в пользование (ф. 0504206)), в первичных документах, которыми была оформлена выдача. Также согласно пункту3.25 Методических указаний № 49 работники, получившие имущество в пользование, должны расписаться в соответствующей описи.
Поскольку Инвентаризационная опись (ф. 0504087) не учитывает этих особенностей, форму следует доработать. Например, если в качестве МОЛ указывать работников, в чьё личное пользование выдано имущество, в табличной части описи можно перечислить номенклатуру и количество предметов имущества, учтённого на дату проведения инвентаризации в личных карточках работников, с указанием документов их выдачи (для этого в таблицу следует добавить графу для указания документов выдачи в личное пользование). Эти данные сверяются с данными, учтёнными по работнику на счёте 27.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8. Редакция 1», для оформления результатов инвентаризации счёта 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» применяется документ «Инвентаризация материалов» (раздел «Материальные запасы»).
Документ «Инвентаризация материалов» оформляется на каждого работника учреждения, в личном пользовании которых находится имущество, учтённое на счёте 27.
В сформированной Инвентаризационной описи (ф. 0504087) в качестве МОЛ указывается работник, которому переданы предметы в личное пользование.
Опись формируется по данным счёта 27, в графе «Фактическое наличие» следует указать данные — количество предметов и их стоимость из личной карточки работника, в графе «Примечание» можно указать номера и даты документов, которыми была оформлена выдача в личное пользование.
Форму для оформления и отражения результатов инвентаризации счёта 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» и порядок её заполнения, реализованный в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», следует закрепить в Учётной политике учреждения.
Энциклопедия решений. Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (для бюджетной сферы)
Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (для госсектора)
ГАРАНТ:
Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора
Форменное обмундирование, специальная одежда и иное имущество, выданное учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением подлежит учету на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 385 Инструкции N 157н).
Действующая редакция Инструкции N 157н не содержит указания на то, каким образом следует трактовать понятие «личное пользование». Соответственно, данная проблема должна быть урегулирована в учетной политике (см. образец). К имуществу, выданному в личное пользование и подлежащему учету на счете 27, должно быть отнесено имущество, отвечающее следующим критериям:
1) имущество подлежит выдаче сотруднику в связи с выполнением обязанностей по определенной должности;
2) право на получение имущества, нормы обеспечения (количественные, качественные) установлены соответствующим правовым актом (в т.ч. локальным актом организации госсектора);
Пример
На счете 27 могут учитываться выданные сотрудникам, занимающим определенные должности, в личное (индивидуальное) пользование мобильные телефоны, планшетные компьютеры, ноутбуки.
Инструкция N 157н и Инструкции по применению Планов счетов не содержат требования об обязательном учете на счете 27, в частности, таких видов имущества:
— выдаваемого сотрудникам временно в связи с какими-либо разовыми поручениями или заданиями (телефон и ноутбук, выданные на время командировки; специальная одежда, полученная для выполнения в течение дня определенной работы и т.п.);
— находящегося в помещениях (кабинетах) сотрудников организации и непосредственно используемого ими для выполнения служебных (должностных) обязанностей, но закрепленного на постоянной основе за материально ответственными лицами (мебель, оргтехника и т.п.).
Принятие к учету объектов имущества на счет 27 осуществляется по их балансовой стоимости (стоимости, по которой объекты ранее учитывались в балансовом учете) на основании первичных документов, определенных учетной политикой (п. 385 Инструкции N 157н). Например, для подобных целей может применяться Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Внимание
Передачу имущества в личное (индивидуальное) пользование желательно оформлять таким образом, чтобы в случае недостачи этого имущества работники согласно п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ несли полную материальную ответственность. Напомним, что материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, полученных им по разовому документу *(1).
При передаче объектов имущества в личное (индивидуальное) пользование сотрудников могут применяться следующие корреспонденции:
Лицо, получившее имущество в личное пользование
Материально ответственное лицо
Переданы основные средства стоимостью более 3 000 рублей (за исключением объектов библиотечного фонда)
Лицо, получившее имущество в личное пользование
Материально ответственное лицо
Переданы основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно (за исключением объектов библиотечного фонда)
Лицо, получившее имущество в личное пользование
Переданы материальные запасы
Лицо, получившее имущество в личное пользование
Лицо, получившее имущество в личное пользование
Лицо, из личного пользования которого выбыло имущество
При переходе имущества из личного пользования одного сотрудника к другому
Выбытие объектов имущества, учитываемых на забалансовом счете 27, отражается на основании первичных учетных документов согласно учетной политике организации госсектора (п. 385 Инструкции N 157н). При этом бухгалтерские записи осуществляются с указанием той стоимости, по которой объекты ранее принимались к забалансовому учету.
Так, выбытие имущества может отражаться на основании решения Комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного в общеустановленном порядке соответствующим Актом о списании имущества. Речь идет о выбытии имущества, переданного в личное пользование, по следующим основаниям:
— признание непригодным для дальнейшего использования по целевому назначению и (или) распоряжению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств, в т.ч. физического или морального износа, порчи;
— выбытие из владения, пользования и распоряжения (вследствие гибели или уничтожения, истечения сроков носки форменной одежды и т.п.), а также с невозможностью установления его местонахождения (недостача, хищение и т.п.).
Выбытие имущества со счета 27 в связи с его возвратом должностными лицами (передачей в места хранения (на склад и т.п.)) может оформляться, в частности, Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102).
Примечание
Поступление на склад материальных запасов, выбывших из личного пользования сотрудников, можно отражать в учете по дебету счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» и кредиту счета 0 401 10 180 «Прочие доходы». Соответствующее положение необходимо предусмотреть в учетной политике (см. образец).
В бухгалтерском учете выбытие имущества из личного пользования сотрудников отражается путем уменьшения показателя счета 27.
Возврат имущества в места хранения одновременно отражается в общеустановленном порядке на балансовых (забалансовых) счетах: как внутреннее перемещение по счету 101 00 (при возврате основных средств стоимостью более 3 000 руб.), как увеличение показателя забалансового счета 21 (при возврате основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно) и т.д. Выбытие имущества, переданного в личное пользование, в связи с его списанием также отражается в общеустановленном порядке.
Аналитический учет в бухгалтерии по счету 27 согласно п. 386 Инструкции N 157н ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) по количеству и стоимости каждого вида имущества в разрезе:
— мест его нахождения.
Материально ответственные лица выдачу имущества в личное пользование работникам (сотрудникам) и его возврат фиксируют в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
*(1) При передаче по накладным форменной одежды, хозяйственного инвентаря, оборудования работникам в целях постоянного использования для выполнения последними своей трудовой функции, считать материальные ценности полученными по разовому документу в целях применения норм о материальной ответственности нельзя (определение Белгородского областного суда от 29.11.2011 N 33-4357, определение Челябинского областного суда от 28.01.2013 N 11-73/2013, определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.07.2011 N 33-10874/2011).
*(2) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано «ХХ» или «Х», то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Материалы приводятся по состоянию на ноябрь 2021 года.
См. содержание Энциклопедии решений.
Материалы информационного блока помогут в короткие сроки и на высоком уровне решать задачи в области бухучета, использования бюджетной классификации, финансового контроля, а также правильно применять нормативные правовые акты в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений.
Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства.
Перечень сокращений, используемых в информационном блоке :
Специалисты министерств, ведомств и научных организаций, независимые эксперты и эксперты ГАРАНТа
Бычков С.С., заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России
Семенюк А.А., заместитель главного бухгалтера Федеральной таможенной службы (ФТС России), государственный советник РФ 3 класса
Пименов В.В., руководитель направления «Бюджетная сфера» компании «Гарант», эксперт Лаборатории анализа информационных ресурсов НИВЦ МГУ им. М.В. Ломоносова (МГУ)
Крохина Ю.А., заведующая кафедрой правовых дисциплин Высшей школы государственного аудита (факультет МГУ им. М.В. Ломоносова), доктор юридических наук, профессор
Железнева Ю.С., главный бухгалтер ФГБУ «Национальный медицинский исследовательский центр имени академика Е.Н. Мешалкина» Минздрава России, профессиональный бухгалтер
Кулаков А.С., начальник отдела учета и отчетности ФГБУ «Главный военный клинический госпиталь им. академика Н.Н. Бурденко» Минобороны России, профессиональный бухгалтер
Жуковский Д.В., начальник отдела автоматизации бюджетного учета, специалист по внедрению программных продуктов фирмы «1С» в организациях бюджетной сферы
Шершнева А.А., советник государственной гражданской службы РФ 2 класса
Суховерхова А.Н., член Союза развития государственных финансов
Разрезова Т.Ю., государственный советник 1 класса
Кузьмина А.В., кандидат юридических наук
Андреева Н.П., профессиональный бухгалтер, член ИПБ России
Левина О.В., советник государственной гражданской службы 1 класса
Сапетина И.Н., руководитель проекта направления «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Сульдяйкина В.П., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Киреева А.А., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Дурнова Т.Н., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Верхова Н.А., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»