инвентаризация первичных документов бухгалтерского учета
Тема 3. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация
Цель: раскрыть сущность первичного наблюдения, важность и необходимость оформления хозяйственных операций первичными бухгалтерскими документами, изложить суть инвентаризации.
Задачи:
Оглавление
3.1. Понятие первичного учета и его значение в бухгалтерском учете
Первичный учет – единый, повторяющийся во времени организованный процесс измерения, регистрации, накопления и хранения информации.
Вопрос о месте первичного учета в системе управления является одним из важнейших в теории бухгалтерского учета. Процедуры первичного наблюдения включают в себя:
По результатам первичного наблюдения составляются бухгалтерские документы.
3.2. Первичные бухгалтерские документы и их классификация; понятие документооборота и порядок его составления
Среди отличительных признаков бухгалтерского учета является его документальность, благодаря чему все записи в учете имеют доказательную юридическую силу.
Документ является основанием и подтверждением записей, отраженных в регистрах бухгалтерского учета. Различают документацию и документ.
Документация – оформление экономического события документом.
Документ (от лат. documentum – письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение) в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» служит основанием ведения бухгалтерского учета.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее окончания.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
В условиях применения вычислительной техники реквизиты и данные первичных учетных документов могут быть зафиксированы в виде кодов, а подписи ответственных лиц заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы нумератором или типографским способом.
Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке и таксировке. Проверка осуществляется по форме и по существу. Первичные учетные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.
3.3 Инвентаризация и порядок отражения ее результатов на счетах бухгалтерского учета
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» инвентаризация представляет собой процесс, в ходе которого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние, и оценка имущества и обязательств.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Проведение инвентаризации обязательно:
Различают плановые и внезапные инвентаризации, полные и частичные.
Плановая проводится в заранее установленные сроки.
Внезапная (внеплановая) инвентаризация проводится в сроки, назначенные непосредственно перед ее проведением.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49). Изложенный в них порядок распространяется на все организации и юридические лица (кроме банков и иных кредитных учреждений).
инвентаризация имущества состоит из:
Инвентаризация финансовых обязательств включает инвентаризацию кредиторской задолженности поставщиков, кредитов в банках, займов, резервов и т. д.
Инвентаризация проводится комиссией, назначенный приказом руководителя организации в присутствии материально-ответственного лица, у которого взята расписка в том, что все ценности им оприходованы, а документы сданы в бухгалтерию.
Порядок проведения инвентаризации включает в себя следующие этапы.
Работа инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются:
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться следующими правилами.
В течение года (в межинвентаризационный период) в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в дополнение к постоянной инвентаризационной комиссии формируются рабочие инвентаризационные комиссии. Они действуют исключительно в период проведения инвентаризации и непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Деятельность рабочих инвентаризационных комиссий контролируется постоянной инвентаризационной комиссией организации.
Если у организации имеются представительства и филиалы, наделенные имуществом, или в случае, когда проверке подлежит большое количество материальных ценностей, для проведения инвентаризации целесообразно создавать рабочие инвентаризационные группы. Они подчиняются рабочей инвентаризационной комиссии или отдельным ее членам, проверяют наличие и физическое состояние материальных ценностей по их местонахождению и материально ответственным лицам. Создаваемые в организации постоянная инвентаризационная комиссия и при необходимости рабочие инвентаризационные комиссии и группы являются основными участниками процесса инвентаризации.
К работе в составе инвентаризационных комиссий и групп могут привлекаться сотрудники службы внутреннего аудита и представители независимых аудиторских организаций. Последние действуют на основании доверенностей, выданных в установленном законом порядке.
Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит основанием для признания результатов проверки недействительными. Аналогично при проверке имущества и финансовых обязательств должны присутствовать все члены рабочих инвентаризационных комиссий и групп. Если по болезни или другой уважительной причине в инвентаризационных мероприятиях не могут участвовать отдельные члены рабочих инвентаризационных комиссий и групп, в приказе о проведении инвентаризации лучше предусмотреть дополнительных членов комиссий (групп).
Основанием для проведения любой инвентаризации является приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации, который оформляется в соответствии с унифицированной формой № ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08. 1998 г. № 88). Приказ является письменным заданием, в котором указываются конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до проведения инвентаризации. После подписания руководителем он вручается председателю инвентаризационной комиссии.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки, предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
В соответствии с п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации результаты инвентаризации отражаются в данных бухгалтерского учета того месяца, в котором она была завершена. Результаты инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.
Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации, поскольку п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации устанавливает, что предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации и именно он принимает окончательное решение о зачете.
Сумма ущерба в размере, не превышающем среднемесячный заработок работника, взыскивается на основании приказа руководителя организации, который должен быть сделан не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба (с даты утверждения результатов инвентаризации).
Обычно ущерб возмещается путем удержания сумм из заработной платы работника. По согласованию с администрацией организации в возмещение ущерба работник может передать организации равноценное имущество или исправить поврежденное. С разрешения администрации допускается также возмещение работником ущерба с рассрочкой платежа.
Если месячный срок с даты утверждения инвентаризации истек или работник не согласен возмещать ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, сумма ущерба возмещается в судебном порядке.
Полученные организацией постановления следственных органов и решения судебных органов передаются в бухгалтерию для взыскания с виновных лиц сумм установленного судом ущерба, либо отнесения сумм ущерба на финансовые результаты (если виновные лица не установлены).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Выводы
Бухгалтерский учет организуется на основе первичных документов, благодаря чему все записи в учете имеют доказательную юридическую силу. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документацией. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Применяемые в бухгалтерском учете документы классифицируются по ряду признаков: распорядительные, оправдательные, комбинированные, первичные, сводные, разовые и накопительные и др.
Документы бухгалтерского учета, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию.
Инвентаризация – 2021: основные моменты, важные детали, пошаговые действия
 |
| strelok / Depositphotos.com |
Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете – это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.
А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.
Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.
Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным.
А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:
1. Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.
Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.
2. Способы проведения
Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.
Однако, «коронавирусные» времена привнесли в нашу жизнь не только работу «на удаленке», но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.
В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:
3. Формы документирования результатов инвентаризации
В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.
Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.
Какие еще ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:
Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись.
Порядок проведения инвентаризации: законодательство
В статье рассматривается:
В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).
Порядок проведения инвентаризации
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
Сверка фактического наличия и учетных данных по ОС проводится только 1 раз в 3 года.
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Организация вправе проводить инвентаризацию в добровольном порядке. Условия и сроки должны быть установлены в учетной политике.
Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов указан в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.
Этапы проведения инвентаризации
Общая схема проведения инвентаризации
Подготовка к инвентаризации
Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).
В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:
Согласно п. 2.3 Методических указаний перечень членов комиссии можно дополнить представителями независимых аудиторских организаций, сотрудниками служб внутреннего аудита.
Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии и выполнять функции председателя.
Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме ИНВ-22. PDF
До того как началась инвентаризация:
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проведение инвентаризации
МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).
Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.
При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.
Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.
В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.
Оформление результатов инвентаризации
Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).
Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3. PDF
В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:
Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.
Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.
В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19. PDF
Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.
Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.
Особенности инвентаризации отдельных видов имущества
Инвентаризация ОС
При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:
При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.
В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.
ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.
Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:
Инвентаризация ТМЦ
Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.
Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:
При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».
Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:
В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:
Тара указывается в описи по:
Инвентаризация расчетов
Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:
При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.
Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.
Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.
Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У.
При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:
Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.
Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы
При инвентаризации НМА комиссия проверяет:
При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:
Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.
Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:
Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.
Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).
Учет результатов инвентаризации
Результатом инвентаризации могут быть:
Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:
Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(11 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Спасибо за семинар! Очень нравятся проводимые Вами семинары. Все объяснения понятны. Много нового и необходимого для работы узнаешь. Хорошо, что есть такая возможность узнать информацию от профессионалов, не выходя из кабинета.