инвентаризация расчетов по заработной плате образец
Расчеты с персоналом: проводим инвентаризацию
Проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности. В ходе инвентаризации выявляется фактическое состояние расчетов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. С учетом специфики нашего журнала мы расскажем о том, на что следует обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы и пособий, расчетов с подотчетными лицами, расчетов по выданным работникам займам, а также расчетов с бюджетом по НДФЛ и внебюджетными фондами по страховым взносам.
В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. В связи с вступлением названного закона в силу 1 января 2013 года у многих организаций возник вопрос о необходимости проводить инвентаризацию обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, ведь прямого указания на ее проведение в тексте документа не содержится.
Следует отметить, что до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных ст. 21 данного закона, применяются правила ведения бухучета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБ РФ до 01.01.2013 (ст. 30 Федерального закона № 402-ФЗ). Напомним, что на сегодняшний день действует Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. В пункте 27 данного положения установлено, что проведение инвентаризации, в том числе перед составлением годового отчета, обязательно. С учетом п. 1 ст. 15 Федерального закона № 402-ФЗ, в котором отчетный год определяется как календарный год с 1 января по 31 декабря включительно, инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. Разъяснения контролирующих органов о том, что инвентаризация расчетов должна осуществляться по состоянию на 31 декабря, представлены в Письме Минфина РФ от 09.01.2013 № 07-02-18/01.
Что проверяется в ходе инвентаризации расчетов с работниками организации? На основании п. 3.46 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплаты работникам.
К сведению
Пунктом 2.2 Методических указаний предусмотрено, что организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работы для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств она создает еще и рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.48 Методических указаний).
Согласно п. 3.48 Методических указаний инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы
Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:
Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:
Отметим, что после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ неоднократно поднимался вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.). По мнению Роструда, негосударственные организации с 1 января 2013 года вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма Е-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Аналогичные разъяснения были даны в отношении формы Т-3 «Штатное расписание» (Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).
Обратите внимание
В Информации № ПЗ-10/2012 Минфин указал, что с 1 января 2013 года остаются обязательными для применения формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами.
С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.
Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Из вышесказанного следует, что при составлении документов по учету труда и его оплаты организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением № 1. При этом применение данных унифицированных форм необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.
После того, как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.
Напомним, что в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов в бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.).
При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.
Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).
Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.
К сведению
Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной, но не выплаченной им заработной плате (как текущей, так и просроченной). Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы числятся по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам». При инвентаризации субсчета «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 выявляются суммы депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.
Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:
Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру (п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций ) или путем перечисления безналичных средств на карточку работника. Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
Обратите внимание
В целях минимизации наличного денежного обращения, а также с учетом нецелесообразности выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфики осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Минфин и Казначейство РФ считают возможным перечислять средства на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств? Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.
В случае, когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:
Минтруд, рассмотрев в Письме от 14.02.2013 № 14-2-291 вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, разъяснил: соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением № 1. Роструд в Письме от 04.03.2013 № 164-6-1 также отметил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму Т-10 и руководствоваться указаниями по ее заполнению, утвержденными данным постановлением. Кроме того, абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет сотрудника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении № 1.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту – погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий
При назначении и выплате пособий организация руководствуется:
Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ);
Федеральным законом от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»;
Федеральным законом от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;
Федеральным законом от 03.12.2012 № 216-ФЗ «О федеральном бюджете на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов»;
Порядком и условиями назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей ;
Порядком выдачи листков нетрудоспособности ;
Разъяснением «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами» ;
Федеральным законом от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле».
В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий. В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:
Инвентаризация расчетов по займам работникам
Учет займов, выданных работникам, осуществляется с использованием счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам». Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Капитальные вложения», субсчет «Предоставленные займы».
Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91/1.
Если работнику выдается беспроцентный заем или ставка за пользование займом ниже установленной ст. 212 НК РФ, может возникнуть материальная выгода, которая облагается НДФЛ в соответствии с положениями ст. 210 НК РФ.
Инвентаризация расчетов по НДФЛ
Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных последним налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:
В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».
Согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа. Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов – в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса. Кроме того, в силу пп. 11 названного пункта налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам. Результаты такой сверки оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта. Порядок передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС РФ от 29.12.2010 № ММВ-7-8/781@.
На основании абз. 2 п. 3 ст. 78 НК РФ в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган. Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена Приказом ФНС РФ от 20.08.2007 № ММ-3-25/494@. Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@ (редакция от 21.01.2013).
Инвентаризация расчетов по страховым взносам
Согласно ч. 6 ст. 15 данного закона работодатели – плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. Для организации такого учета предназначены индивидуальные карточки, которые открываются на каждого работника. В целях унификации ведения индивидуального учета в Письме ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П «О порядке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам» представлена форма карточки индивидуального учета.
В ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам кроме индивидуальных карточек необходимо проверить платежные поручения. Напомним, что уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ).
Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.
К сведению
В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам. Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым органом контроля за уплатой страховых взносов и плательщиком страховых взносов (ч. 4 ст. 26 Федерального закона № 212-ФЗ). Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС предназначены формы 21-ПФР и 21-ФСС РФ, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.12.2009 № 979н.
Оформление результатов инвентаризации
Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
К акту инвентаризации по видам задолженности по расчетам должна быть приложена справка (приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм ). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
Согласно п. 2.9 Методических указаний инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
На основании п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Как было отмечено выше, согласно ст. 15 Федерального закона № 402-ФЗ отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно, кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица, а для промежуточной отчетности – период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно. Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода.
Вместе с тем п. 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Инвентаризация расчетов с персоналом и бюджетом в части «зарплатных» налогов
Автор: Тяпухин С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Календарный год подходит к концу, а это значит, что в бухгалтерской службе готовятся к проведению инвентаризации. Поговорим о порядке проведения инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом по «зарплатным» налогам.
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при его выкупе, продаже;
в других случаях, предусмотренных законодательством.
В пункте 7 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности (Приказ Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н) сказано, что инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом в рамках формирования его учетной политики, проводится в целях составления годовой бюджетной отчетности.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того периода, в котором была закончена инвентаризация. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в этой отчетности (п. 82 СГС «Концептуальные основы»).
Таким образом, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации является обязательным.
Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания).
Минфин в Письме от 01.08.2019 № 02-07-10/58207 разъяснил, что Методические указания не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны при проведении инвентаризации в организациях государственного сектора. Вместе с тем отдельные положения указанного документа, не противоречащие законодательству РФ, субъект учета вправе включить в документы учетной политики.
Основной же документ, регламентирующий порядок проведения инвентаризации, – учетная политика учреждения (пп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель учреждения (издается соответствующий документ – приказ, постановление или распоряжение). В состав комиссии включаются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
Документальное оформление
Результаты инвентаризации должны быть оформлены документально. Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи. В частности, при инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом применяется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Заполнить эту форму несложно. В ней указываются:
наименование юридического лица;
единицы измерения (рубли);
номер и дата приказа о проведении инвентаризации;
даты начала и окончания инвентаризации;
место проведения инвентаризации (указывается наименование отдела, в котором проводится инвентаризация, в частности бухгалтерия, дополнительно может быть приведен номер кабинета);
наименование вида расчетов. В данном поле фиксируется конкретный вид расчетов (например, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с бюджетом);
заключение комиссии. В этом поле отражаются результаты инвентаризации (размер имеющейся задолженности, ее характер (текущая, просроченная) и пр.).
В табличной части инвентаризационной описи указываются:
в поле «Наименование дебитора» – Ф. И. О. сотрудников (в том числе подотчетных лиц) или вид платежа (если сверяются расчеты с бюджетом). Поле «Наименование кредитора» заполняется аналогичным образом;
в поле «Номер счета» – номер проверяемого счета;
в полях «Сумма задолженности по балансу» – общая сумма задолженности, а также сумма, подтвержденная (не подтвержденная) дебиторами и кредиторами, в том числе сумма задолженности с истекшим сроком годности.
Инвентаризационную опись подписывают председатель и все члены комиссии. Приведем пример заполнения формы.
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (пример заполнения) – СКАЧАТЬ
По общим правилам, если при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляется ведомость расхождения по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Обратим внимание, что эта форма предусмотрена для отражения расхождений по нефинансовым активам (в частности, в ней указываются наименование нефинансового актива, его балансовая стоимость, количество и сумма недостачи (в том числе в пределах норм естественной убыли), излишки и т. д.). Ранее при наличии расхождений подобная форма составлялась в процессе инвентаризации как нефинансовых, так и финансовых активов на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей).
Таким образом, в настоящее время при инвентаризации расчетов ее составлять необязательно. В то же время учреждение может предусмотреть, что указанная форма оформляется во всех случаях выявления отклонений.
По итогам инвентаризации в обязательном порядке оформляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). В нем приводятся:
наименование юридического лица;
ответственные лица (при проведении инвентаризации расчетов в этом поле указываются, как правило, Ф. И. О. бухгалтера, ведущего соответствующий участок учета);
состав инвентаризационной комиссии;
реквизиты приказа о назначении членов комиссии;
период проведения инвентаризации;
наименование вида расчетов, по которым проводилась инвентаризация;
реквизиты инвентаризационных описей, на основании которых оформляется акт;
результаты инвентаризации и заключение комиссии;
если составлялась ведомость расхождений по результатам инвентаризации – ее реквизиты и объем (сколько листов содержит);
подписи председателя и членов комиссии;
дата утверждения акта.
Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда
Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. То есть инвентаризационная комиссия сопоставляет суммы выплат с начисленными работникам суммами:
пособий (в том числе пособий по временной нетрудоспособности);
среднего заработка, выплачиваемого в установленных законодательством случаях, и пр.
Информацию о начислении заработной платы, пособий, отпускных и других выплат работникам инвентаризационная комиссия получает из расчетных ведомостей, трудовых договоров и дополнений к ним, приказов о выплате премий, доплат, компенсаций, листков нетрудоспособности, табелей и иных документов.
В частности, по задолженности работникам выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
Помимо этого, проверяются суммы удержаний из заработной платы (по исполнительным листам, займы и пр.).
Оценка правильности начисления зарплаты в задачи инвентаризационной комиссии не входит.
В то же время при проведении инвентаризации особое внимание рекомендуется уделить правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности, поскольку ошибки при их начислении могут привести к отказу в возмещении сумм пособий органами ФСС. В частности, нужно помнить, что:
законодательством установлена предельная сумма заработка при исчислении пособий;
пособия за первые три дня нетрудоспособности (в случае болезни работника) выплачиваются за счет средств работодателя, за последующие дни – за счет средств ФСС. В случае если больничный оформлен для ухода за больным ребенком, пособие выплачивается за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности;
размер пособия зависит от стажа работника (60, 80, 100% среднего заработка – в случае болезни работника), а также от продолжительности нетрудоспособности (в частности, при осуществлении ухода за больным ребенком начиная с 11-го дня нетрудоспособности пособие выплачивается в размере 50% среднего заработка);
необходимо соблюдать максимальное количество оплачиваемых дней больничного по уходу за ребенком.
В ходе проведения инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда в первую очередь проверяются следующие счета:
302 11 «Расчеты по заработной плате»;
302 12 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;
304 02 «Расчеты с депонентами»;
304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Так, например, если выявлены суммы излишне выплаченной заработной платы (дебиторская задолженность по заработной плате), помимо того, что это отражается в инвентаризационной описи и акте, необходимо принять меры по ее взысканию с работника (в том числе с бывшего работника).
Если задолженность признана безнадежной к взысканию, ее необходимо списать с баланса и учесть на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность» в пределах срока, в течение которого можно возобновить процедуру взыскания. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности (например, в случае смерти бывшего работника) списанную с балансового учета задолженность к забалансовому учету принимать не следует.
Если в ходе инвентаризации были выявлены суммы заработной платы, не полученной сотрудниками в срок, такая зарплата должна быть депонирована. Депонирование суммы заработной платы отражается по дебету счета 302 11 и кредиту счета 304 02. При этом аналитический учет депонированных сумм ведется в книге (книгах) аналитического учета в разрезе получателей и видов выплат (п. 271 Инструкции № 157н).
Работнику при увольнении из казенного учреждения начислена компенсация за неиспользованный отпуск. В установленный срок работник не получил причитающуюся ему сумму. Это было выявлено в результате инвентаризации.
Не полученная работником в установленный срок сумма компенсации учитывается на счете 1 304 02 000. Она отражается по дебету счета 1 302 11 837 и кредиту счета 1 304 02 737.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 208 00 согласно Инструкции № 157н. Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета. Аналитический код формируется посредством детализации аналитической группы по соответствующим аналитическим видам, например:
208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
208 22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
208 31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
208 34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;
208 64 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых работодателями, нанимателями бывшим работникам».
В ходе проведения инвентаризации необходимо проверить:
отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования;
суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи);
наличие задолженности по подотчетным суммам за уволенными сотрудниками или за организацией перед данными сотрудниками.
В случае выявления задолженности за бывшим работником учреждения по подотчетным суммам этот факт необходимо зафиксировать документально, а дальше предпринять действия по возврату таких сумм. Учет расчетов по суммам своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы) задолженности подотчетных лиц ведется на счете 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н). Следовательно, учреждению нужно перенести сумму задолженности уволившегося работника со счета 208 00 на счет 209 00.
По результатам инвентаризации автономным учреждением выявлена сумма, числившаяся на счете 4 208 25 567 за уволенным сотрудником (5 000 руб.).
Сумму, учтенную на счете 4 208 25 567, следует перенести на счет 4 209 34 567. Данная операция отражается записью по дебету счета 4 209 34 567 и кредиту счета 4 208 25 667.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков
Создание резерва на оплату отпусков отражается по кредиту счета 401 60 «Резервы предстоящих расходов». При инвентаризации резервов на оплату отпусков:
проверяются правильность и обоснованность созданного резерва;
уточняется (при необходимости – корректируется) сумма резерва исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и уплату страховых взносов.
По результатам инвентаризации по состоянию на 31 декабря осуществляется расчет уточненной величины резерва, которая должна быть отражена в балансе.
В бюджетном учреждении числится резерв на оплату отпусков на счете 1 401 60 211 (по выплатам работникам), счете 1 401 60 213 (по страховым взносам). После уточнения суммы резерва по результатам инвентаризации установлено, что она должна быть больше.
На разницу в учете бюджетного учреждения будут составлены следующие проводки:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по выплатам работникам
1 401 20 211
1 109 60 211
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по страховым взносам
1 401 20 213
1 109 60 213
Инвентаризация расчетов с бюджетом
При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются следующие счета:
303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;
303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
303 06 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
303 07 «Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС»;
303 10 «Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии».
Инвентаризация осуществляется путем сравнения данных, отраженных на счетах бухгалтерского учета, с данными из акта сверки расчетов с налоговым органом, который необходимо своевременно заказать в налоговой инспекции (форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@).
В части НДФЛ проверяется также наличие документов, необходимых для правильного исчисления налога, в частности заявления о предоставлении налоговых вычетов.
Условно проведение инвентаризации (в том числе инвентаризации расчетов с персоналом) можно разделить на три этапа:
1. Подготовительный. В рамках этого этапа издаются соответствующие приказы о проведении инвентаризации, утверждается состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации.
2. Основной. Он подразумевает непосредственно проведение инвентаризации (проверку фактического наличия обязательств, выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными учета), а также оформление ее результатов (составление инвентаризационной описи, при необходимости – ведомости расхождения по результатам инвентаризации, а также акта о результатах инвентаризации).
3. Заключительный. В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.