инвентарные карточки и книги учета основных средств срок хранения
Инвентарные карточки и книги учета основных средств срок хранения
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Уничтожение регистров бухгалтерского (бюджетного) учета по истечении пятилетнего срока (или большего срока, если это установлено профильной комиссией), по нашему мнению, возможно только в случае, если по ним были проведены проверки, например, органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами.
Если в течение установленного срока хранения документов соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то учреждением может быть принято решение о передаче таких документов на хранение в архив либо о дальнейшем их хранении в учреждении.
Данные организационные моменты необходимо закрепить в учетной политике учреждения.
Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для бюджетной сферы).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица
Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Финансирование, кредитование деятельности
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
Учет оплаты труда
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Налогообложение
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Налоговые декларации ИП
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Почему документы по ОС нужно хранить постоянно?
Если вы пытались для себя определить, сколько нужно хранить документы по ОС, то наверняка сталкивались с тем, что в различных нормативных актах установлены разные сроки. И в разных письмах чиновников нет единства. Как быть в этом случае? Какой срок выбрать, чтобы в результате не «налететь» на штраф?
Нормативная база для хранения документов по ОС
Существует несколько нормативных актов, в которых прописаны сроки хранения документов. Это, к примеру:
Сколько лет хранить документы по ОС
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, НК РФ устанавливает общий срок – четыре года. С учетом требований статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов этот срок исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
Для целей бухгалтерского учета первичные документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
А Приказом установлено, что документы, которые подтверждают правильность определения амортизации, нужно хранить постоянно. К ним Приказ относит протоколы, акты, расчеты, ведомости начисления амортизации, заключения и др.
Таким образом, сформулируем общее правило определения срока хранения документа: если в различных нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, ориентироваться надо на больший срок (об этом рассуждали чиновники Минфина еще в письме от 19 января 2018 г. № 03-03-06/1/2598).
При выборе срока хранения документов ориентируйтесь на больший срок. Таким образом, документы об определении амортизации основных средств в налоговых целях должны храниться постоянно.
Ответственность
Отсутствие первичных учетных документов может повлечь за собой налоговую ответственность. Поэтому сроки хранения документов следует соблюдать.
НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета в виде штрафа:
Есть еще ответственность за непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов, (например, если их нет). В этом случае будет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
(1) При отсутствии годовых – пост.
(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.
а) сводная годовая (консолидированная)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):
(1) При отсутствии годовых – пост.
(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Отчеты об исполнении смет:
(1) При отсутствии годовых – пост.
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
а) по месту разработки и утверждения
До минования надобности
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
(1) После проведения взаиморасчета
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах
Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности
Переписка о сроках и размере арендной платы
Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)
Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами
Отчеты о платежах и поступлениях валюты:
(1) При отсутствии годовых – пост.
(2) При отсутствии годовых и квартальных – пост.
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
(1) После закрытия счета
Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки
Отчеты по драгоценным металлам
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
(1) После окончания срока гарантии
Переписка о выдаче и возврате ссуд
(1) После погашения ссуды
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
(1) После замены новыми
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним
Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:
а) по месту разработки и утверждения
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями
(1) После погашения налогов
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей
Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства
Реестры расчета земельного налога
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:
(1) При отсутствии годовых – пост. С нарастающим итогом за 4 квартал – пост.
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ)
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
Сведения о доходах физических лиц
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
Реестры сведений о доходах физических лиц
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч., проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту:
а) по месту разработки и утверждения
Стандарты, методики проведения аудита:
Планы аудита (общие):
а) по месту разработки и/или утверждения
До минования надобности
Программы аудита (общие):
а) по месту разработки и/или утверждения
До минования надобности
Договоры оказания аудиторских услуг
(1) После истечения срока действия договора
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности
(1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – пост.
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
Положения об оплате труда и премировании работников:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
(2) При условии проведения проверки (ревизии)
Лицевые карточки, счета работников
Переписка о выплате заработной платы
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)
До минования надобности (1)
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков
До минования надобности (1)
Лицевые счета акционеров
(1) После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)
Ведомости на выдачу дивидендов
Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках
(1) После выплаты компенсации
Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казну
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению реестра государственного, муниципального имущества
Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации
Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе
Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения
(1) После вынесения окончательного судебного решения
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
(1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л.
При условии проведения проверки (ревизии)
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества
Документы (справки, акты, сведения, решения и др.) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан (жертв политических репрессий)
Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)
Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Договоры, соглашения (1)
(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня
(2) После истечения срока действия договора, соглашения
Протоколы разногласий по договорам
(1) После истечения срока действия договора