инвойс и счет фактура в чем разница
Инвойс
Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать.
Что такое инвойс (сommercial invoice)
Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.
С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.
Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется.
Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.
Зачем нужен инвойс
Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.
Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней.
Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется.
Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет.
Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)
Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают.
Как заполнять инвойс
Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском.
Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.
Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам.
Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:
Как описывать услуги и товар в инвойсе
Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат.
Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.
Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка.
Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица.
Вот на что стоит обратить внимание при описании товара:
В чём разница между инвойсом и счет-фактурой
Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством.
Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление».
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Чем чреваты ошибки в инвойсе
Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки.
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Счета-фактуры и инвойсы — что это такое и когда применяются
Для того чтобы понять, что это такое — счет-фактура и инвойс, необходимо в первую очередь разобраться в определениях.
Инвойс — документ, оформляемый при международных поставках. Его часто называют счетом-фактурой, но по сути своей он совсем не соответствует тому счету-фактуре, которым оперирует российская бухгалтерия. На чем же базируется разница между счетом-фактурой и инвойсом?
По нормам, действующим в России, счет-фактура — это документ, возникающий при осуществлении облагаемых НДС операций и предназначенный для обоснования принятия в вычеты суммы налога, указанной в нем. Оформляет его продавец, и у него все оформленные при отгрузке счета-фактуры отражаются в книге продаж, итог которой отвечает сумме налога, начисленного за период к уплате в бюджет. Эту сумму он вправе уменьшить на объем налога, предъявленного ему поставщиками (этот объем сформируется у продавца в книге покупок), при условии что от поставщиков поступили счета-фактуры с выделенным НДС.
Таким образом, счет-фактура для российской бухгалтерии является документом налогового учета, ведущегося для целей исчисления НДС, уплачиваемого в бюджет или возмещаемого из него по итогам такого исчисления за налоговый период. Он же обосновывает правомерность выполнения бухгалтерской проводки Дт 68 Кт 19, фиксирующей в бухучете принятие налога, выставленного поставщиком, в вычеты. Никаких иных функций у счета-фактуры, применяемого в России, нет. Поскольку его оформление непосредственно связано с отгрузкой, его включают в комплект оформляемых для российских покупателей отгрузочных документов.
Инвойс, который применяется при оформлении международных отгрузок (в т. ч. это касается поставок как в Россию, так и из нее), выполняет совсем иную роль. Он содержит описание товара, направляемого покупателю, с указанием его объемов, стоимости, особенностей упаковки и доставки.
Форму инвойса вы можете увидеть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
То есть по своему содержанию инвойс соответствует документу, в практике российского бухучета определяемому как товарная накладная. Если он оформляется в отношении услуг, то его содержание соотносится с оформляемым в пределах России актом выполненных работ/услуг.
Одновременно инвойс выполняет роль счета, выставляемого на оплату. Однако такая функция возникает у него только в том случае, если поставка не была предварительно оплачена.
В переводе слово «инвойс» обычно обозначают как «счет, фактура» (что вполне соответствует двум разным функциям, выполняемым им), но соседство этих двух значений в переводе приводит к ошибочному объединению их в знакомое для России сочетание «счет-фактура».
Документы на отгрузку в пределах России (в т. ч. с разными датами)
Комплект документов, оформляемых при отгрузке в пределах территории России, включает:
Документы, перечисленные в двух первых пунктах (кроме транспортной накладной), не имеют установленных на законодательном уровне форм, т. е. бланки их разрабатываются продавцом самостоятельно с учетом того, что в них должны присутствовать обязательные для первичных учетных документов реквизиты. Форма транспортной накладной, применяемой при перевозке автотранспортом, определена приложением № 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, но жестких правил по ее оформлению нет.
А вот к такому документу, как счет-фактура, предъявляется очень много требований как в части используемого бланка (его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), так и в отношении правил его заполнения.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
В число обязательных реквизитов для счета-фактуры, оформленного на отгрузку, входят (п. 5 ст. 169 НК РФ):
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Вычету по НДС препятствуют существенные ошибки в счете-фактуре. Это ошибки, которые.
Перечень критических ошибок смотрите в К+. Доступ к системе можно получить бесплатно.
Товарную накладную (акт) и документы, сопровождающие доставку силами перевозчика, оформляют датой, соответствующей дню фактической отгрузки. А вот для счета-фактуры установлено особое правило: его можно выписать в течение 5 календарных дней с даты отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). То есть в комплекте отгрузочных документов накладная или акт и счет-фактура могут оказаться с разными датами.
Какие налоговые последствия предусмотрены за нарушение выставление счета-фактуры позже или раньше установленного 5-дневного срока, узнайте в К+, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Оформление отгрузки по международным правилам
При международной отгрузке оформляются:
Последний из документов не подменяет собой инвойс, хотя в части описания поставляемого товара и содержит информацию аналогичного характера. Но в нем может указываться совершенно иная его стоимость, определяемая по правилам таможенного законодательства России для целей исчисления таможенных пошлин и величины ввозного НДС.
Счет-фактура в адрес иностранного покупателя при вывозе с территории России не оформляется, поскольку за пределами РФ такой документ не является востребованным. При этом для себя российский поставщик его выписывает, используя для налога ставку 0%, применяемую при экспорте. Нужен он для того, чтобы в учете отобразилась продажа с соответствующей ставкой налога.
Что представляет собой инвойс и каким может быть его образец
В инвойсе необходимо привести такую информацию:
Сформированный документ обязательно тщательно проверяется (отсутствие в нем ошибок и неточностей гарантирует быстрое прохождение границы) и заверяется подписью отправителя.
В отличие от имеющего законодательно утвержденную форму счета-фактуры образец оформления инвойса привести достаточно сложно. Определенного бланка он не имеет. Каждый отправитель груза разрабатывает для него свою форму с учетом особенностей, присутствующих в условиях осуществляемых им поставок. Поэтому инвойс может выглядеть как таблица или как текстовый документ с тематически сгруппированными в нем данными. Один из табличных вариантов бланка инвойса можно посмотреть на нашем сайте:
Заполнение, как правило, осуществляется на английском языке. Для удобства оформления российской стороной рекомендуется английские названия каждого из пунктов инвойса сопроводить переводом на русский язык.
Итоги
Инвойс по своему назначению совершенно не соответствует применяемому в российской практике счету-фактуре, несмотря на то что ряд присутствующих в них реквизитов совпадает. Его можно соотнести, скорее, с внутрироссийской товарной накладной, но предназначается он для оформления международных поставок. Кроме того, инвойс расценивается как счет на оплату, если осуществляемая по нему отгрузка не оплачена.
Как работать с иностранной первичкой и можно ли перейти на электронный обмен с зарубежным контрагентом?
Любые хозяйственные операции согласно требованиям российского законодательства должны быть подтверждены документально, в том числе и внешнеторговые. Однако состав документов при оформлении сделки с зарубежной организацией значительно отличается — традиционные первичные учетные документы в этом случае не подходят.
Россия входит в ТОП-20 стран-импортеров с объемом импорта 242,8 млрд.долл. по итогам 2019 года. Несмотря на значительный спад мировой внешней торговли, связанный с пандемией, который по прогнозам ВТО составит от 13 до 32% по итогам 2020 года, структура российского импорта не изменится радикально. Традиционно наибольшую долю товаров составляют машины, оборудование и аппаратура, продукция химической промышленности и транспортные средства, а в структуре импорта услуг, по данным ЦБ РФ, преобладают поездки, деловые услуги и транспорт.
Какие документы сопровождают сделку с зарубежной организацией?
Во внутренней торговле основанием для оказания услуг или поставки товаров является договор, оплата производится по выставленному счету, а подтверждающими документами являются акт, счет-фактура, УПД, товарная или товарно-транспортная накладная — в зависимости от того, оказываются ли услуги или поставляется товар. Правила ведения этих документов как в бумажном, так и в электронном виде закреплены в законодательстве и регулярно актуализируются.
В случае с внешней торговлей бухгалтерия имеет дело с совершенно иным набором документов. Основой международных торговых отношений между двумя организациями является контракт, который должен быть составлен на двух языках — языках субъектов торговых отношений для однозначного трактования всех его условий обеими сторонами. Формально отличий контракта от договора не так много, разделы документов идентичны.
А вот с подтверждающими документами не все так однозначно. В зарубежном законодательстве отсутствуют понятия товарных накладных, счетов-фактур, актов и УПД. Некоторые контрагенты соглашаются подписывать акты произвольной формы, составленные российскими партнерами с целью принятия их к бухгалтерскому учету, однако обязать их это делать нельзя.
Основным документом при работе с иностранной компанией, подтверждающим поставку товаров или оказание услуг, является инвойс, он же является основанием для выполнения платежа. Для поставки товаров и прохождения таможни кроме инвойса и контракта к грузу должны прилагаться другие сопроводительные документы:
Как оформляется инвойс?
Как и любой другой документ, подтверждающий внешнеэкономическую деятельность, для принятия его к учету налоговыми органами России инвойс должен быть составлен на двух языках. Наиболее часто для этой цели применяют русский и английский, однако ключевым требованием является наличие именно русской транскрипции, второй язык выбирает сторона-экспортер. Так, например, в российско-китайских торговых отношениях часто встречаются инвойсы именно на этих языках.
Выделяют две разновидности инвойсов:
1. Проформа-инвойс является предварительным документом и не может быть принят к бухгалтерскому учету при совершении оплаты. Он используется в случае, когда количество приобретаемых единиц продукции не определено сторонами. После окончательного согласования на основании договоренности формируется коммерческий инвойс, в котором зафиксированы окончательные условия поставки и по которому производится оплата. Проформа-инвойс также может применяться для поставки товаров с благотворительными целями и гуманитарных грузов, которые не предполагают оплату.
2. Коммерческий инвойс представляет собой сочетание документов. Если буквально перевести слово «invoice», то словари предлагают следующие варианты:
В этих определениях нетрудно запутаться и ключевую роль в данном случае играют обязательные реквизиты этого документа.
На текущий момент не существует жестко закрепленных требований к оформлению инвойсов, однако участники внешнеэкономической деятельности стараются придерживаться рекомендации № 6 Европейской экономической комиссии ООН от 06.09.1983 г. «Формуляр-образец унифицированного счета для международной торговли» (ECE/TRADE/148). Рекомендация предписывает несколько обязательных разделов:
То есть по реквизитному составу инвойс сочетает в себе товарно-транспортную накладную и счет на оплату в одном документе, однако он не содержит информации о выделении НДС, поэтому нельзя его приравнивать к счету-фактуре. Стоит заметить, что состав реквизитов для инвойса об оказании услуг значительно меньше, чем при поставке товаров.
Можно ли перейти на электронный обмен с иностранными контрагентами?
На VI сессии Центра по упрощению процедур торговли и электронными деловыми операциями ЕЭК ООН, которая состоялась еще в 2010 году, была пересмотрена рекомендация № 6 — внесены поправки о возможности электронного фактурирования международных сделок. При этом, по мнению СЕФАКТ ООН, применение электронного обмена несет существенную пользу.
Трансграничный электронный обмен между странами ООН предполагает использование формата XML ЭДИФАКТ ООН. В рамках проекта Российской Федерации и ЕЭК ООН по государственно-частному сотрудничеству для упрощения процедур торговли и создания «единого окна» в 2011 году было проведено исследование по применению в России систем классификации, кодирования и электронной передачи данных для внешней торговли. По результатам исследования Правительству Российской федерации было предложено создать систему «Единого окна» для унификации электронного обмена как между федеральными органами власти (сейчас эту программу успешно реализует СМЭВ), так и для бизнеса.
Так может ли в настоящий момент российский бизнес обмениваться электронными документами со своими зарубежными контрагентами?
На текущий момент перейти на юридически значимый электронный документооборот с иностранными контрагентами невозможно в силу действующих ограничений:
Таким образом для подачи сведений в налоговые органы бухгалтерия обязана иметь бумажный оригинал инвойса, а значит и предварительно обрабатывать его.
Согласно существующей судебной практике к учету могут быть приняты инвойсы, поступившие в электронном виде (например, в виде email или pdf-файла), однако они должны содержать все необходимые для документа реквизиты. Такая практика имеет место как правило при импорте услуг.
Как и любой другой учетный документ, инвойс должен быть проведен в учетной системе, для этого бухгалтер может либо заполнить все реквизиты в учетной системе вручную и прикрепить скан документа, либо использовать интеллектуальные инструменты для сокращения временных издержек. Обработка одного комплекта первичной документации по статистике занимает у бухгалтера 10 минут, так как инвойс заменяет собой привычный комплект документов и содержит множество разделов автоматизация обработки таких документов может высвободить до 50% времени бухгалтера, которое он может применить для подготовку к различным проверкам.
Автор: Виталий Астраханцев, руководитель проектов развития бизнеса компании Directum
Как создать инвойс самостоятельно?
Обновлено 24 мая, 2020
Эволюция компании, которая проявляется в переходе из внутренней торговли в международную, несет за собой и необходимость разбираться в внешнеэкономических нормах и документах. В этой статье мы поговорим об инвойсе и почему его нужно составлять при товарных отношениях в статусе международной коммерческой деятельности.
Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?
Поскольку основной характеристикой товара или услуги является его цена, то документы инвойс и счет-фактуру часто путают или считают одним и тем же. Каждая из этих бумаг включает информацию о стоимости предложения и других сопутствующих характеристик, но с разной целью. Давайте разбираться в этом детальнее.
Счет-фактура — это документ, в который помогает предпринимателям нести отчетность исходных и поступающих средств для выплат НДС. Из чистой прибыли от каждого товара или услуги вычисляется процент налогов на добавленную стоимость. Этот процент плюсуется к первоначальной цене покупаемого. Таким образом клиент платит не только за то, что приобрел, но еще и дополнительно уплачивает налог в бюджет государства. Чем больше субъектов товарных отношений, чем масштабнее разновидность товаров и объем продаж, тем тяжелее делать подсчеты уплаты налогов. Поэтому документация в этом деле — вещь незаменимая. Но счет-фактуры слишком узкопрофильный для того, чтобы решить все необходимые нюансы в покупке и продаже. Для этого в маркетинге используют инвойс.
Инвойс (англ. invoice — счет, накладная, квитанция) — документ, который регламентирует товарные отношения между продавцом и покупателем. Он состоит из письменно согласованных договоренностей участников сделки, что помогает избежать в дальнейшем жалоб или махинаций с обеих сторон. Вступать в товарные взаимоотношения можно без наличия инвойса. Но тогда, естественно, на законодательном уровне невозможно доказать какие-либо правонарушения с обеих сторон при их наличии.
Впервые об инвойсе заговорили на почве международной экономики. Поэтому до сих пор этот документ служит прежде всего необходимым документом для прохождения таможенного контроля во многих странах мира при экспорте товара за границу.
Составление инвойса требует внимания и предусмотренности, независимо от того, на какой рынок: внутренний или внешний, ориентированы продажи. Две стороны сами решают какие пункты стоит ввести в документ, придерживаясь, естественно, законодательных норм.
В некоторых случая есть смысл использовать инвойс-платформу. Это необязательный, но весьма дельный документ в том случае, когда невозможно предусмотреть и запланировать объем поставок, денежные и другие условия наперед. Тогда платформа служит в качестве чернового варианта с возможностью внесения правок в дальнейшем. Так или иначе в составлении инвойс-платформы или уже готового коммерческого инвойса нужно отталкиваться от базовых шаблонов и информации.
Какую базовую информацию должен содержать инвойс?
Чтобы инвойс мог выполнить все свои функции как положено, необходимо изучить его структуру, а затем добавить все необходимые составляющие в свой документ. Ознакомьтесь со списком элементов, которые помогут оформить качественный инвойс.
1. Название вашего бизнеса
Если вы торгуете от лица компании, то наличие ее названия на документе нужно как для внутренней отчетности, так и для внешней в налоговой, таможне или, порой даже для покупателя. Более того имя фирмы на инвойсе демонстрирует имидж и статусность вашего бизнеса. Таким образом клиент сочтет сотрудничество с вами более надежным, чем с теми конкурентами, которые не обладают данным элементом бренда.
2. Логотип
Оформите свой инвойс, используя фирменный стиль и логотип. Это придаст документации организованности и опрятности, а ваши клиенты поймут, что имеют дело с серьезными ребятами. Поэтому постарайтесь стилизировать каждый корпоративный компонент. А если логотипа у вас все еще нет — то это совсем не причина отказаться от брендирования документов. Заходите в онлайн-сервис Logaster и разработайте свой фирменный знак всего за 10 минут.
Хотите создать логотип для оформления инвойса?
Воспользуйтесь услугами онлайн-сервиса Logaster. Всего несколько кликов мышью и ваша документация обретет логотип и единый фирменный стиль.
3. Контактная информация продавца
Контактная информация продавца: номер телефона, адрес, емейл и т.д., является обязательным элементом инвойса. Во-первых, так вы предоставляете потребителю возможность связаться с вами в случае возникновения дополнительных вопросов, если такие появятся. Во-вторых, если сделка пройдет удачно и покупатель захочет стать вашим постоянным клиентом, то контактные данные пригодятся ему для продолжения сотрудничества.
4. Номер счета на оплату
Следует учитывать, что номер инвойса должен быть уникальным для каждого счета. Чтобы избежать дубляжа ведите учет последовательности уже используемых чисел или добавляйте буквенные символы, такие как например сокращения от имени частного покупателя, названия партнерской фирмы и т.д. Счет выставляют для удобного ведения внутренней и внешней бухгалтерской документации, а его номер поможет отслеживать текущие состояние оплаты.
5. Срок сдачи
Выставить счет — это только половина дела. Ведь чтобы получить платеж вовремя необходимо обусловить строки оплаты. Для этого рассчитайте сколько понадобится времени для доставки и перечисления средств. Здесь также нужно указать какими способами допускается оплата, ведь таким образом вы ограничите клиента от ошибок и сэкономите время. Если вы договорились отсрочить сдачу, то настройте онлайн напоминание покупателю ближе к назначенной дате.
6. Счет контактной информации плательщика
Поскольку инвойс призван в том числе и для образования честной правовой сделки, то здесь нужно указывать информацию о каждом ее субъекте, с которого будет спрос, в случае невыполнения предварительных договоренностей из данного документа. Это значит, что контактная информация о вашем покупателе является необходимой частью составления инвойса. Укажите ФИО, название компании, контактный телефон, адрес и емейл плательщика.
7. Детали продукта или услуги
Опишите то, что вы продаете как можно тщательней и доступнее. Это поможет предохранить себя от недопониманий с клиентом. Ведь иначе вам придется потратить время на доработку или переработку своего предложения, или же сделка вообще может сорваться. Более того, указав все детали товара или услуги, вы убережете себя от мошенничества со стороны аферистов, которые могут требовать скидки или другие уступки за несоответствие покупаемого.
8. Налог с продаж
Не забудьте указать сумму налога с продажи в инвойсе. В зависимости от спецификации вашего бизнеса и, соответственно, предлагаемых товаров или услуг требования к налогу может существенно отличаться. Поэтому советуем фундаментально изучить этот вопрос. Обратитесь к специалистам из налогового бюро или воспользуйтесь приложениями для выставления счетов. Эта информация пригодится вам также в ведении других бухгалтерских бумаг.
9. Скидка
Если на ваш товар или услугу предусмотрена скидка, укажите об этом в инвойсе. Это также поможет вам в правильном бухгалтерском подсчете. Это может быть либо процент от цены за предложение, либо фактическая сумма скидки.
Инструменты для создания инвойсов
Из-за множества составляющих может показаться, что создание инвойса требует много времени и терпения. Но не спешите отказываться от документа или откладывать его составление на потом. Ведь существует множество инструментов, которые помогут оформить счет легко и быстро.
Генератора инвойсов от Logaster
Этот генератор позволяет быстро и легко сгенерировать счет-фактуру в формате PDF. Инструмент, предназначенный для экономии времени для малого бизнеса. Кроме того, он позволяет настроить дизайн и даже добавить свой логотип, чтобы он выглядел более профессионально. Благодаря приятному и простому в использовании интерфейсу ваши инвойсы доступны онлайн в любое время и в любом месте.
Invoice.2go.com
Invoice2go предлагает упрощенный способ осуществления оплаты из любой точки мира, пользуясь удобными гаджетами. Можно скачать мобильные приложения для iOS и Android, которые разрешают выставлять счета, отслеживать расходы, напоминать об оплате, оформить базу данных клиентов, отчеты по производительности и многое другое где и когда-угодно через сотовый. И, конечно же, здесь есть профессиональные шаблоны для инвойсов, которые можно брендировать.
Стоимость: от 4,99$ до 39,99$ / месяц в зависимости от пакета услуг
Square Invoices.com
Square Invoices обладает галереей шаблонов для организации важной документации. Здесь также можно создать качественный инвойс, и следить за статусом сделки онлайн. Сервис предоставляет возможность следить за движением средств, выставлять скидки автоматически, без сложных математических подсчетов. А также здесь можно выставить время предстоящих оплат или повторяющиеся оплаты по графику. Скачайте приложение на мобильный, чтобы иметь доступ к своим счетам в любое время.
Стоимость: 2,9% от сделки + 30 центов за оплаченный счет.
Google Docs
Если у вас еще нет учетной записи в этом онлайн-офисе, то советуем исправить это прямо сейчас. В галереи Google Docs есть несколько стандартных макетов для бизнес документов. Зайдите на страницу шаблонов и воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы найти макет инвойса. Просмотрите варианты дизайна и выберите тот, который больше всего понравился. Затем останется только заполнить страницу информацией, о которой мы упомянули ранее.
Стоимость: бесплатно
Microsoft Word
Старик Word не перестает удивлять своей функциональностью. Если вы раньше использовали процессор только для набора текста, то познакомьтесь с еще одной его способностью — созданием инвойсов и других счетов. Естественно ворд, в отличии от онлайн-приложений не может вести подсчеты ваших средств и налогов, но благодаря наличию простых шаблонов, вы можете быстро разработать качественный документ. Для этого найдите значок “Счет” в диалоговом окне и выберите нужный макет
Стоимость: бесплатно
Microsoft Excel
База Excel также располагает примерами простых, стандартных, но удобных в использовании шаблонов бизнес документов. Это еще один способ создать незамысловатый, но качественный инвойс. Алгоритм действий для разработки счета здесь похож с тем, что и в Word: найдите значок “Счет” в диалоговом окне, выберите тип документа, который наилучшим образом подойдет под ваши потребности и заполните его всей необходимой информацией, о которой мы говорили ранее.
Стоимость: бесплатно
Bitrix24.com
Если у вас небольшой бизнес, который состоит менее, чем с 12 людей, то извлекайте из этого выгоду. Ведь именно такое ограничения в Bitrix24 для бесплатного использования. Макеты счетов в системе полностью настраиваемые, это значит, что вы можете поместить свой логотип на инвойс. Более того Bitrix24 хорошо оптимизирован под другие бизнес задачи. Так вы сможете вести базу данных клиентов и сотрудников компании, сохранять документы в облачном хранилище, систематизировать рабочий график, создать социальный портал и т.д.
Стоимость: 99$ за неограниченное количество пользователей.
Invoice Generator.com
Если все, что вы хотите — это сформулировать счет, и вас пока не интересуют никакие другие функциональные возможности сервиса, то заходите на бесплатный Invoice Generator. Здесь можно создать неограниченное количество счетов, отправить их онлайн или распечатать PDF. Это все, что предлагает сервис, но и соответственно интерфейс здесь несложный. Просто перейдите по ссылке и заполните поля макета всего в несколько кликов мышью. Сервис разрешает разработать документ за пару минут.
Стоимость: бесплатно.
Лучшие дизайны инвойсов, которые могут вдохновить вас
Если вы считаете, что документы — это не место для творчества, то мы готовы продемонстрировать примеры инвойсов где цифры отлично ужились и интересным дизайном. Пересмотрите несколько интересный счетов, чтобы вдохновится на создание собственного.
Технологический процесс упрощает все. И если недавно этим упрощением назывался калькулятор, то теперь для бухгалтерского подсчета даже этого не нужно. Ведь теперь онлайн-инструменты могут автоматически проводить все подсчеты на основании вашей документации. Поэтому составляйте инвойсы к каждой сделке и ведите свои дела грамотно.
Обновлено 24 мая, 2020
Редактор блога компании Logaster, контент-маркетолог. Эксперт по веб-маркетингу и брендированию. Умеет писать просто о сложном. По ее статьям можно построить успешный бренд и начать успешное продвижение в интернете.