инженер по договорам обязанности
Должностная инструкция специалиста по договорной работе
О должности специалиста по договорной работе
В компаниях со множеством контрагентов и масштабной договорной работой, есть необходимость в сотрудниках, занимающихся составлением договоров и ведением договорной деятельности (например, в торговых организациях, которые занимаются поставками). Как будет называться должность, решает руководитель, но одним из самых распространенных является вариант «специалист по договорной работе».
На сотрудника, занимающего эту должность, возлагаются обязанности, связанные с заключением контрактов и последующим контролем исполнения достигнутых договоренностей. При этом специалист по договорной работе сам не подписывает договоры и зачастую даже не участвует в обсуждении условий соглашения — он просто занимается подготовкой технических моментов заключения соглашения, например составлением текста договора и актов приемки к нему. Кроме того, в дальнейшем этот специалист следит, чтобы стороны неуклонно выполняли взятые на себя обязательства.
В различных компаниях на специалиста по договорной работе возлагается неодинаковый объем обязанностей. Где-то он просто ведет учет договоров, а где-то ему вменяется начинать претензионную работу по неисполненным контрагентами обязательствам — все эти моменты должны быть учтены в должностной инструкции, чтобы сотрудник четко знал, какие задачи перед ним поставлены. То же самое касается и прав специалиста по договорной работе.
Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.
Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.
Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».
Специалист по договорной работе: кто это?
Договорная работа – достаточно ответственная деятельность для большинства компаний, которые выступают заказчиками услуг, поставщиками, работают с контрагентами для достижения различных целей бизнеса. Как правило, для того чтобы система работы с договорами была налажена правильно и безопасно, необходимо доверять ее компетентному специалисту. Кто такой специалист по договорной работе, чем конкретно он занимается и где его найти, расскажем в данной статье.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Услуги юриста по договорной работе на аутсорсинге
Юридическое направление в договорной работе основано исключительно на правовом сопровождении данного процесса. При незначительном объеме, она может выполняться в рамках текущей деятельности юридического отдела. Если же вам нужно оформление и составление договора, но у вас нет такого сотрудника, можно обратиться в стороннюю юридическую компанию, которая займется договорной работой вашего бизнеса.
анализ соглашения на соответствие законов РФ, на соблюдение прав и интересов заказчика;
выявление возможных дополнительных условий для осуществления сделки;
создание шаблонов договоров для компании при повторяющихся сделках.
Почему нужен специалист по договорной работе
Без грамотно налаженной работы с договорами может возникнуть ряд ситуаций, когда бизнес понесет разного роды убытки. Столкнуться с ними может практически каждая компания. Задача грамотного юриста предотвратить такие сделки и избежать возможных последствий.
Результатами некомпетентно заключенных сделок могут стать:
Неправильно составленные документы. Во многих случаях неправильно оформленные договоры могут привести к негативным последствиям, таким как ущемление прав одной из сторон соглашения;
Сотрудничество с недобросовестным контрагентом, который использует мошеннические схемы;
Признание договора недействительным.
Преимущества заказа услуг по договорной работе в юридической компании
Сторонняя юридическая организация сможет оказать более компетентную помощь при составлении договоров и документов, которые необходимы для сотрудничества с партнерами. Во-первых, юридическая компания имеет в штате узкоспециализированных сотрудников, которые работают только по договорной работе. Во-вторых, компания обладает гораздо большим опытом в таких делах, сможет предусмотреть возможные нюансы при составлении документов, тем самым обезопасить своего клиента. В-третьих, аутсорсинговые услуги специалистов сторонней юридической фирмы, как правило, гораздо дешевле содержания в штате юриста.
Договорная работа в компании – очень важная деятельность, поэтому необходимо грамотно подходить к выбору сотрудника, который будет ей заниматься вне зависимости от того, работает он в штате или на аутсорсинге.
Должностная инструкция по специальности «Экономист по договорной и претензионной работе»
Вы можете скачать должностную инструкцию экономиста по договорной и претензионной работе бесплатно. Должностные обязанности экономиста по договорной и претензионной работе
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЭКОНОМИСТА ПО ДОГОВОРНОЙ И ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЕ
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности экономиста по договорной и претензионной работе __________________________________________________ (далее – «предприятие»).
1.2. Экономист по договорной и претензионной работе в строительстве относится к категории специалистов.
1.3. Лицо, назначаемое на должность:
— экономиста по договорной и претензионной работе I категории назначается должно иметь высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы в должности экономиста по договорной и претензионной работе II категории не менее _______ лет;
— экономиста по договорной и претензионной работе II категории должно иметь высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы в должности экономиста по договорной и претензионной работе либо других инженерно-технических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее ________ лет;
— экономиста по договорной и претензионной работе должно иметь высшее профессиональное (техническое) образование, без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование и стаж работы в должности техника I категории не менее ________ лет или других должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее _________ лет.
1.4. Назначение на должность экономиста по договорной и претензионной работе и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия по представлению _______________________________________.
1.5. Подчиняется экономист по договорной и претензионной работе непосредственно _________________________________________________________.
1.6. Если экономист по договорной и претензионной работе отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности экономист по договорной и претензионной работе руководствуется:
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя;
— нормативными и методическими материалами по вопросам выполняемой работы.
1.8. Экономист по договорной и претензионной работе должен знать:
— правила заключения договоров подряда;
— состав, содержание, порядок разработки и согласования смет;
-организацию разработки проектно-сметной документации, порядок ее согласования и утверждения;
— порядок разработки перспективных и годовых планов капитального строительства;
— основы технологии строительства;
— правила финансирования строительства;
— законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по капитальному строительству;
— нормативные документы по вопросам ценообразования в строительстве;
— организацию оперативного и статистического учета и отчетности;
— экономику, организацию производства, труда и управления;
— возможности применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета строительно-монтажных работ, правила ее эксплуатации;
— рыночные методы хозяйствования;
— правила и нормы охраны труда.
— законодательство о труде.
II. Функции
На экономиста по договорной и претензионной работе возлагаются следующие функции:
2.1.Формирование, ведение и хранение базы данных по капитальному строительству.
2.2.Ведение учета выполненных работ, представление установленной отчетности.
2.3. Заключение договоров подряда.
2.4. Разработка проектно-сметной документации.
2.5. Подготовка документации для рассмотрения споров в арбитражном суде.
III. Должностные обязанности
Экономист по договорной и претензионной работе исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Подготовка проектов договоров подряда с заказчиками и субподрядными организациями.
3.2. Проверка сметной документации на строительство объектов, расчет стоимости, учет выполненных работ и оформление актов сдачи.
3.3. Участие в рассмотрении титульных списков и выполнение работы по подготовке подрядных договоров.
3.4. Проверка получаемой от заказчика сметной документации и подготовку заключений о ее качестве.
3.5. Определение расчетной стоимости работ, материалов и затрат на проведение строительно-монтажных работ.
3.6. Выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы данных по капитальному строительству, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
3.7. Участие в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники.
3.8. Определение возможности использования готовых проектов, алгоритмов и пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки информации.
3.9. Совместно с представителями субподрядных организаций согласование с проектной организацией и заказчиками смет, калькуляции стоимости материалов, транспортных схем и т.п.
3.10. Расчет стоимости выполненных работ и начисление необходимых затрат.
3.11. Составление смет расходов по затратам, не предусмотренным единичными расценками и нормами накладных расходов, согласование их при необходимости с заказчиком.
3.12. Участие в работе по изучению и анализу состояния и выбора наиболее выгодных рынков услуг, внесение предложений по заключению договоров с подрядными организациями на строительство объектов.
3.13.Выполнение расчетов экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений.
3.14. Участие в подготовке необходимой документации для рассмотрения исков в арбитражном суде, подготовка материалов для рассмотрения спорных вопросов с подрядными организациями.
3.15. Ведение учета выполненных и оплаченных заказчиком строительно-монтажных работ.
3.16. Участие в контрольных обмерах выполненных работ, в разработке планово-расчетных цен на строительные материалы и конструкции, транспорт, коммунальное и другое обслуживание.
IV. Права
Экономист по договорной и претензионной работе имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
— с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия по вопросам его деятельности.
4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
V. Ответственность
Экономист по договорной и претензионной работе несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании
Договор — письменное соглашение лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее взаимные права и обязанности. Он содержит условия, особые для каждого вида договорных обязательств и указанные в ГК РФ. В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета, оформленного в виде оферты.
Договорная работа в организации — цикл мероприятий, состоящий из заключения договоров и их исполнения. Деятельность регулируется законами и внутренними нормативными актами, которые отвечают за правильную подготовку и оформление документации, а также согласование условий с контрагентами.
За создание договора обычно отвечает отдел сбыта. Иногда ради выполнения функций создается подразделение со специалистами договорного отдела.
Как правильно составить договор
Перед встречей внесите в проект договора:
Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:
Этапы договорной работы в организации
Заключение договора проходит через шесть стадий.
Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.
Типовые формы договоров
Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.
Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.
Какие нормативные документы регламентируют договорную работу
Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:
Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.
Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.
Рекомендуем
Курс охватывает весь спектр вопросов, связанных с договорной работой, предусматривает изучение всех этапов договорной работы от создания договора, до исполнения договорных обязательств. Программа имеет практическую направленность в подготовке специалиста договорного отдела.
Должностные инструкции
Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.
Функции
ДИ характеризуется этими функциями:
Цели формирования инструкции:
На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.
Формы должностной инструкции
Существует 2 формы должностных инструкций:
Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.
Разделы инструкции
Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.
Общие положения
В этом разделе прописывается основная информация:
Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).
Задачи
В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.
Обязанности
Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:
Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.
Права
Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:
В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.
Ответственность
Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.
Взаимодействие
Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.
Утверждение
Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.
После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:
Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.