использование бланков единого образца нотариусами
Положение о порядке изготовления, обращения, учета и использовании бланка единого образца для совершения нотариальных действий (утв. Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 21-22 декабря 2009 г. Протокол N 14/09)
Бланк вводится с целью повышения эффективности защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц при совершении ими юридически значимых действий, оформляемых в нотариальном порядке.
В случае, если нормативным актом предусмотрено, что бланк применяется нотариусами и для свидетельствования подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом, применение бланка нотариусом осуществляется в порядке, установленном данным нормативным актом. Информация о совершении такого нотариального действия подлежит внесению нотариусом в Единую информационную систему нотариата России (ЕИС) «еНот», в порядке предусмотренном Положением о ЕИС.
На бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта. Не подлежат оформлению на бланках и выполняются на обычной бумаге экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса, а также экземпляр стороны договора, производящей отчуждение имущества по соответствующему договору, с отметкой на оставшихся у нотариуса экземплярах номера и серии бланка.
Не допускается применение бланков, предназначенных для совершения нотариальных действий, при изготовлении писем нотариуса или иных документов, не связанных с оформлением нотариального действия.
Не допускается применение бланков при оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия за границей.
В случае изготовления бланка за счет нотариуса, нотариус заключает договор поручения с нотариальной палатой, членом которой он является. Предметом договора поручения является представление нотариальной палатой от имени нотариуса его интересов во взаимоотношениях с изготовителем бланков. Нотариальной палатой может быть утверждена типовая форма такого договора.
Нотариальная палата вправе принять решение о полной или частичной оплате (за счет средств палаты) изготовление бланков для нотариусов-членов данной нотариальной палаты. В случае принятия нотариальной палатой решения о полной оплате изготовления бланков за счет средств палаты, договоры поручения между нотариусами и нотариальной палатой, членами которой они являются, не заключаются.
Централизованный учет бланков, а также размещение заказов, заключение договоров на изготовление и поставку бланков, передача их нотариусам и принятие бланков, возвращенных нотариусами (испорченных, неиспользованных и экземпляров бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами), возлагается Президентом палаты на уполномоченного на это сотрудника (сотрудников) палаты, который осуществляет весь комплекс мер по указанным вопросам согласно настоящего положения и в том числе оперативное взаимодействие с организациями и нотариусами, иными нотариальными палатами, Федеральной нотариальной палатой и другими заинтересованными лицами.
5. Передача нотариальной палатой бланков нотариусу и получение от нотариуса испорченных, неиспользованных бланков осуществляется в порядке и способами, определяемыми нотариальной палатой с учетом принятия необходимых мер для предотвращения возможной утраты или повреждения бланков.
Нотариусом учет бланков ведется в соответствующем разделе ЕИС и путем ведения дел учета бланков, формируемых из операционных выписок в порядке, установленном пунктом 6 настоящего Положения.
Порядок учета бланков нотариусом в ЕИС определяется Положением о ЕИС, утверждаемым Правлением ФНП.
6. Нотариальная палата ведет учет бланков посредством пооперационного введения информации в соответствующий раздел ЕИС.
В случае получения нотариусом бланков непосредственно в нотариальной палате информация в соответствующий раздел ЕИС вводится при передаче бланков. В случае передачи нотариусу бланков нотариальной палатой иным, предусмотренным в соответствии с п. 5 настоящего Положения способом (спецсвязью, спецпочтой и т.п.), информация в соответствующий раздел ЕИС вводится до направления бланков нотариусу (сдачи пакета оператору почтовой связи, экспедитору и т.п.).
В случае получения нотариусом бланков непосредственно в нотариальной палате, указанное оформление операционных выписок производится при получении бланков. В случае передачи нотариусу бланков иным способом, распечатанные операционные выписки в двух экземплярах подписываются сотрудником нотариальной палаты и направляются нотариусу вместе с бланками. В течение двух дней после получения бланков нотариус подписывает операционные выписки, заверяет печатью и один экземпляр возвращает в нотариальную палату.
В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и неоговоренных исправлений. Внесенные исправления оговариваются, подтверждаются подписями нотариуса и сотрудника нотариальной палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью нотариальной палаты.
7. Испорченные бланки и все экземпляры бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами передаются нотариусом в нотариальную палату в порядке и сроки, предусмотренные палатой. В нотариальной палате для уничтожения бланков создается комиссия в составе Президента либо Вице-президента палаты, члена Правления палаты, Управляющего делами (Исполнительного директора) и двух сотрудников палаты, один из которых является лицом, указанным в абзаце втором пункта 4 настоящего Положения. В состав комиссии может входить нотариус, чьи испорченные бланки подлежат уничтожению.
8. Способы и место уничтожения бланков определяются нотариальной палатой. При этом они должны обеспечивать невозможность восстановления бланков и дальнейшего полного либо частичного использования.
О факте и дате уничтожения испорченных бланков составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии. Соответствующая информация подлежит внесению в ЕИС в порядке, установленном в Положении о ЕИС.
9. В случае обнаружения утраты, хищения или недовложения бланков, нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами в сформированных изготовителем пачках, бланков с техническим браком нотариус в тот же день направляет письменное сообщение об этом в нотариальную палату, членом которой он является. Сообщение составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в делах нотариуса. Указанное сообщение подлежит хранению в делах учета бланков.
В сообщении об утраченных, похищенных или недополученных бланках нотариусом указываются следующие сведения:
— фамилия, имя, отчество нотариуса, местонахождение его нотариальной конторы;
— дата выдачи нотариусу бланков;
— серия и порядковые номера бланков;
— дата обнаружения факта утраты, хищения или недовложения бланков.
К сообщению прилагается копия ярлыка (ярлыков) пачки бланков. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.
В день получения письменного сообщения или обнаружения в нотариальной палате утраты или хищения бланков, нотариальная палата вносит соответствующую информацию в ЕИС в порядке, установленном Положением о ЕИС.
При наличии признаков хищения бланка (бланков) нотариус обязан заявить об этом в установленном порядке в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланка (бланков).
10. При получении письменного сообщения об утраченных или похищенных бланках, либо при обнаружении в нотариальной палате утраты или хищения бланков, комиссией нотариальной палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 7 настоящего Положения, составляется акт по факту утраты/хищения бланков с указанием причин происшедшего и реквизитов утраченных/похищенных бланков. Копия акта в течение пяти рабочих дней с момента получения сообщения об утраченных или похищенных бланках, или с момента обнаружения в нотариальной палате утраты или хищения бланков, направляется в Федеральную нотариальную палату.
11. В случае обнаружения недовложения бланков изготовителем, изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами (дублирование бланков), комиссией нотариальной палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 7 настоящего Положения, составляется акт по факту недостачи/дублирования бланков. В акте указываются дата и номер договора, на основании которого осуществлялась поставка бланков, реквизиты и количество недостающих (продублированных) бланков, дата получения нотариальной палатой бланков, фамилия или номер упаковщика данной партии бланков, указанные на ярлыке каждой пачки бланков, в которой обнаружен недостаток или дублирование бланков. Копии акта, с приложением копии ярлыка(ков), высылаются нотариальной палатой в адрес изготовителя бланков и в Федеральную нотариальную палату.
Нотариальная палата вносит соответствующую информацию в ЕИС в порядке, установленном Положением о ЕИС.
12. Бланки имеют сквозную нумерацию с указанием серии, порядкового номера и кода региона.
Бланки изготавливаются на специальной бумаге с водяными знаками, а также с использованием иных видов защиты согласно критериям отнесения товаров к категории защищенной от подделок полиграфической продукции.
Оригинал-макет и техническое описание бланка утверждаются Правлением ФНП.
13. Бланки подлежат хранению в металлических шкафах, сейфах и (или) в специально оборудованных помещениях и в условиях, исключающих порчу и хищение бланков.
14. Введение в действие бланка осуществляется по решению Федеральной нотариальной палаты по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
Координация деятельности нотариальных палат по вопросу введения в действие, изготовления, обращения, учета и использования бланков осуществляется Федеральной нотариальной палатой.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст положения официально опубликован не был
Приказ Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (с изменениями и дополнениями)
Приказ Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78
«Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»
С изменениями и дополнениями от:
21 декабря 2016 г., 17 апреля 2018 г., 5 июля 2019 г., 30 сентября 2020 г.
В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. 1), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. 5), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.
2. Признать утратившими силу:
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).
Зарегистрирован в Минюсте РФ 23 апреля 2014 г.
Регистрационный N 32095
Правила
нотариального делопроизводства
(утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)
С изменениями и дополнениями от:
21 декабря 2016 г., 17 апреля 2018 г., 5 июля 2019 г., 30 сентября 2020 г.
Информация об изменениях:
Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.
В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.
3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:
нотариус, занимающийся частной практикой;
4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.
5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.
Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.
Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.
II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)
Федеральной нотариальной палаты
протокол N 11/10; с изменениями
протокол N 04/12; с изменениями
с изменениями от 27.02.2017,
О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ОБРАЩЕНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
БЛАНКА ДЛЯ СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ
2. Бланк применяется при совершении нотариальных действий за исключением:
— свидетельствования верности копий документов и выписок из них;
— свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой;
— свидетельствования подлинности подписи переводчика;
— совершения исполнительных надписей;
— удостоверения времени предъявления документов;
— удостоверения сделок, если применение бланка не предусмотрено законом, иным правовым актом или не обусловлено согласием лиц, обратившихся за удостоверением сделки.
Абзац отменен с 03.04.2017 (решение Правления Федеральной нотариальной палаты от 27.02.2017, протокол N 02/17).
В случае применения бланка при свидетельствовании подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом, применение и учет бланка нотариусом осуществляется в порядке, установленном настоящим Положением.
3. На бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта. Не подлежит оформлению на бланке и выполняется на обычной бумаге экземпляр стороны договора, производящей отчуждение имущества, а также экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса (на оставшемся в деле у нотариуса экземпляре документа записываются номера и серии бланков, использованных для оформления экземпляров документа, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия).
Не допускается применение бланков при изготовлении писем нотариуса или иных документов, не связанных с оформлением нотариального действия.
В случае изготовления бланков за счет нотариуса, нотариус заключает договор поручения с нотариальной палатой, членом которой он является. Предметом договора поручения является представление нотариальной палатой от имени нотариуса его интересов во взаимоотношениях с изготовителем бланков. Нотариальной палатой может быть утверждена типовая форма такого договора.
5. Передача нотариальной палатой бланков нотариусу, а в случаях, предусмотренных настоящим Положением, получение нотариальной палатой бланков, возвращаемых нотариусом, осуществляется в порядке и способами, определяемыми нотариальной палатой с учетом принятия необходимых мер для предотвращения возможной утраты или повреждения бланков.
6. Нотариальные палаты и нотариусы ведут собственный учет бланков. Учет бланков осуществляется:
Порядок внесения информации о бланках в ЕИС и доступ к содержащейся в ЕИС информации о бланках определяются Положением о Единой информационной системе нотариата (ЕИС), утвержденным Правлением Федеральной нотариальной палаты.
Информация о бланках вводится в ЕИС не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда данная информация стала известна нотариальной палате или нотариусу, за исключением случая, предусмотренного пунктом 10 настоящего Положения.
Учет бланков на бумажных носителях информации осуществляется нотариальными палатами и нотариусами в случаях и порядке, определенных настоящим Положением.
7. Нотариальная палата в электронной форме ведет учет бланков:
— полученных от изготовителя;
— недополученных нотариусами, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;
Учет бланков на бумажных носителях информации осуществляется нотариальной палатой путем формирования в дела учета бланков операционных выписок и сообщений о бланках.
8. Операционные выписки подтверждают введение нотариальной палатой в ЕИС информации о выдаче бланков нотариусу и о возврате нотариусом неиспользованных, испорченных, продублированных бланков, бланков с техническим браком.
Операционные выписки оформляются нотариальной палатой на бумажном носителе информации по формам, предусмотренным ЕИС (акт выдачи бланков нотариусу, акт сдачи неиспользованных бланков, акт сдачи испорченных бланков и др.).
Операционные выписки подписываются сотрудником нотариальной палаты, отвечающим за работу с бланками, и нотариусом.
В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и неоговоренных исправлений. Исправления, внесенные в операционную выписку, оговариваются, подтверждаются подписями нотариуса и сотрудника нотариальной палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью нотариальной палаты.
Если передача бланков производится непосредственно в нотариальной палате, соответствующая операционная выписка выдается нотариусу одновременно с выдачей ему бланков (получением бланков от нотариуса).
Если передача бланков производится иным способом (спецсвязью, спецпочтой и т.п.), оба экземпляра соответствующей операционной выписки, подписанные сотрудником нотариальной палаты, отвечающим за работу с бланками, направляются нотариусу вместе с выдаваемыми ему бланками или в течение двух рабочих дней со дня получения от нотариуса возвращенных им бланков. В течение двух рабочих дней после получения операционной выписки нотариус подписывает оба ее экземпляра, проставляет на них оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и один экземпляр операционной выписки возвращает в нотариальную палату.
9. Распечатанные операционные выписки, сообщения о бланках формируются нотариусами и нотариальными палатами в дела учета бланков.
10. Нотариус в электронной форме ведет учет бланков:
— полученных от нотариальной палаты;
— использованных для оформления нотариальных актов;
— возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком;
— недополученных, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;
Информация об испорченных бланках вводится в ЕИС нотариусом не позднее дня, предшествующего дню возвращения (передачи) нотариусом бланков в нотариальную палату.
На бумажных носителях информации путем ведения дел учета бланков, формируемых из операционных выписок и сообщений о бланках, нотариус ведет учет бланков, полученных из нотариальной палаты и возвращенных в нотариальную палату (неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком), а также утраченных, похищенных, недополученных бланков.
Учет бланков, использованных для оформления нотариальных актов, ведется только в электронной форме и на бумажных носителях информации не оформляется.
11. Бланки неиспользованные, испорченные, продублированные, с техническим браком возвращаются (передаются) нотариусом в нотариальную палату в порядке и сроки, определенные нотариальной палатой.
12. Бланки испорченные, продублированные, с техническим браком подлежат уничтожению нотариальной палатой.
Для уничтожения бланков нотариальной палатой создается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии могут входить Президент нотариальной палаты, члены Правления нотариальной палаты, нотариус, который возвратил бланки, подлежащие уничтожению, сотрудники нотариальной палаты. В состав комиссии должен быть включен сотрудник нотариальной палаты, отвечающий за работу с бланками.
13. Способы и место уничтожения бланков определяются нотариальной палатой. При этом они должны обеспечивать невозможность восстановления бланков и их дальнейшего полного либо частичного использования.
О факте и дате уничтожения бланков составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии. Соответствующая информация подлежит внесению нотариальной палатой в ЕИС в порядке, установленном Положением о Единой информационной системе нотариата (ЕИС).
14. В случае обнаружения нотариусом утраты, хищения бланков, недополучения бланков (включая недовложение бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков) нотариус в тот же день направляет в нотариальную палату соответствующее сообщение о бланках.
Сообщение о бланках составляется по форме, предусмотренной в ЕИС, в двух экземплярах, оба экземпляра подписываются нотариусом, на них проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр сообщения о бланках остается у нотариуса и подлежит хранению в деле учета бланков.
В сообщении о бланках указываются следующие сведения:
— фамилия, имя, отчество нотариуса, местонахождение его нотариальной конторы;
— дата выдачи нотариусу бланков;
— серия и порядковые номера бланков;
— дата обнаружения факта утраты, хищения бланков или их недополучения.
При обнаружении факта недовложения бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков, дублирования бланков или бланков с техническим браком к сообщению о бланках прилагается копия ярлыка соответствующей пачки бланков. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.
При наличии признаков хищения бланка (бланков) нотариус обязан заявить об этом в установленном порядке в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланка (бланков).
15. При получении от нотариуса письменного сообщения об утраченных или похищенных бланках либо при обнаружении в нотариальной палате факта утраты или хищения бланков комиссией нотариальной палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 12 настоящего Положения, составляется акт по факту утраты/хищения бланков с указанием причин произошедшего и реквизитов утраченных/похищенных бланков. Копия акта направляется в Федеральную нотариальную палату в течение пяти рабочих дней с момента получения от нотариуса сообщения о факте утраты или хищения бланков или с момента обнаружения в нотариальной палате утраты или хищения бланков.
16. В случае установления факта недовложения бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков, изготовления продублированных бланков или бланков с техническим браком, комиссией нотариальной палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 12 настоящего Положения, составляется акт по факту недостачи, дублирования, технического брака бланков. В акте указываются: дата и номер договора, на основании которого осуществлялась поставка бланков; реквизиты и количество бланков недостающих, продублированных, с техническим браком; дата получения бланков нотариальной палатой; фамилия или номер упаковщика данной партии бланков, указанные на ярлыке каждой пачки бланков, в которой обнаружен недостаток бланков, продублированные бланки или бланки с техническим браком. Копии акта, с приложением копии ярлыка (ярлыков), высылаются нотариальной палатой в адрес изготовителя бланков и в Федеральную нотариальную палату.
18. Форма бланка утверждается Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
Бланки изготавливаются на специальной бумаге с водяными знаками, с использованием иных видов защиты согласно критериям отнесения товаров к категории защищенной от подделок полиграфической продукции.
Бланки имеют последовательную (сквозную) нумерацию с указанием серии, порядкового номера и кода региона.
19. Бланки подлежат хранению в металлических шкафах, сейфах и (или) в специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих порчу и хищение бланков.
20. Введение в действие бланка осуществляется по решению Федеральной нотариальной палаты по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
Координация деятельности нотариальных палат по вопросу введения в действие, изготовления, обращения, учета и использования бланков осуществляется Федеральной нотариальной палатой.