исправительная счет фактура как провести
Счета-фактуры: корректировка или исправление?
Меняется цена
Недостача товара
Обнаружение брака
Неоднократное изменение стоимости
Исправительные счета-фактуры
Надо ли исправлять «первичку»?
Наряду с вопросами составления корректировочных и исправительных счетов фактур у бухгалтеров часто встает вопрос по поводу исправления «первички». Ведь счета-фактуры оформляются на основании первичного документа (товарной накладной, акта оказанных услуг, акта выполненных работ).
Официальных разъяснений чиновников по данному вопросу не было. Но если говорить об исправительных счетах-фактурах, то очевидно, что и первичную документацию следует исправить, ведь имеет место ошибка. Некоторые указания по исправлению «первички» содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105 по согласованию с ЦСУ СССР. Там сказано, что ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым правильные данные. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
А вот в отношении корректировочных счетов фактур мнения независимых специалистов разошлись. Одни высказывают мнение, что вносить исправления в ранее составленную первичную документацию не нужно. Аргумент такой: нормативные акты по бухгалтерскому учету не предусматривают возможности корректировать первичные учетные документы, которые были правильно составлены на момент совершения операции. Да и в указанном выше Положении речь идет об исправлении ошибки, а здесь о таковой говорить не приходится.
Правда, если в товарной накладной указывается количество товара, отличное от того, которое было фактически получено покупателем, можно говорить о том, что первичный учетный документ составлен некорректно и в нем содержатся показатели, не соответствующие действительности. В такой документ необходимо внести исправления, уточняющие количественные показатели.
При изменении цены, к примеру, вследствие получения скидки ситуация неоднозначна. Ошибки тут точно нет, но мы считаем, что поставщику все равно лучше внести исправления в первичный документ. Ведь при изменении цены на ранее поставленный товар можно говорить о том, что данные «исходного» первичного документа не соответствуют действительности, а именно — цена там указана неверно. Раз так, то цену нужно исправить. А как это сделать? Путем внесения исправлений в ранее выданный документ.
На практике некоторые компании выписывают к корректировочному счету-фактуре отдельный акт на разницу. Хотим предупредить, что такие действия неправомерны, поскольку бухучет ведется на основании первичных документов, которыми оформляется хозяйственная операция. Появление разницы в цене не является хозяйственной операцией, поэтому оформлять ее дополнительным документом не нужно.
Сноски:
1 пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее — постановление № 1137)
2 абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ
3 письмо Минфина России от 31.07.2012 № 03-07-09/95
4 письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-07-09/45
5 письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/05
6 письмо ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103@
7 письма Минфина России от 10.08.2012 № 03-07-11/280, от 07.08.2012 № 03-07-09/109, от 02.03.2012 № 03-07-09/17, от 27.02.2012 № 03-07-09/11
8 письмо Минфина России от 03.07.2012 № 03-07-09/64
9 письмо Минфина России от 13.07.2012 № 03-07-09/66
10 письмо Минфина России от 05.09.2012 № 03-07-09/127
11 письмо Минфина России от 04.12.2012 № 03-07-08/264
12 письмо Минфина России от 13.04.2012 № 03-07-09/34
13 письма Минфина России от 05.12.2011 № 03-07-09/46, от 30.11.2011 № 03-07-09/44
14 п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением № 1137
15 п. 2 постановления № 1137
Учимся правильно работать с НДС в 1С. Исправленный счет-фактура
Начинаем серию уроков по работе с НДС в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Сегодня рассмотрим тему: «Исправленный счет-фактура».
Большая часть материала будет рассчитана на начинающих бухгалтеров, но и опытные найдут кое-что для себя.
Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).
Немного теории
Исправления вносятся только в тех случаях, когда обнаружены именно ошибки заполнения, например:
Номер и дата исправленного счета-фактуры полностью совпадают с первичным документом, но в нём дополнительно указывается номер и дата исправления.
Нумерация исправлений ведётся в пределах первичного счета-фактуры от 1 и до бесконечности.
Рассмотрим возможные ситуации на примерах.
Исправление на стороне продавца
При этом мы выставили покупателю первичный счет-фактуру №1 от 01.01.2016, в котором допустили опечатку, указав вместо двух 3 кондиционера.
Выставляем первичный счет-фактуру
Создаём и заполняем новый документ «Реализация (товары)»:
Проводим его, а затем выписываем счет-фактуру (кнопка внизу документа):
Ошибку обнаружили в том же налоговом периоде (у продавца)
Выставляем исправленный счет-фактуру в том же налоговом периоде (у продавца)
Выделяем созданную ранее реализацию левой кнопкой мыши, а затем выбираем пункт «Создать на основании» (может быть скрыта в пункте «Ещё») и далее пункт «Корректировка реализации»:
Заполняем корректировку реализации:
При этом обратите внимание на несколько моментов:
Смотрим книгу продаж в том же налоговом периоде (у продавца)
И видим, что первичный счет-фактура аннулирован (методом сторно):
Исправленный счет-фактура попал в книгу продаж:
При этом там же указаны номер и дата исправления:
Ошибку обнаружили в другом налоговом периоде (у продавца)
Выставляем исправленный счет-фактуру по той же схеме (как и выше), только датой 01.04.2016:
В этом случае (выставление исправленного счета-фактуры в другом налоговом периоде) исправление вносится через дополнительный лист книги продаж 1 квартала.
Открываем книгу продаж за 1 квартал:
Нажимаем в ней «Показать настройки»:
Отмечаем галку «Формировать дополнительные листы» за текущий период:
Формируем книгу продаж и вместо основного раздела указываем «Дополнительный лист за 1 квартал 2016 года»:
Вот аннулирование первичного счета-фактуры:
А вот исправленный счет-фактура с указанием номера и даты исправления:
Исправление на стороне покупателя
При этом мы получили первичный счет-фактуру №1 от 01.01.2016, в котором была допущена опечатка (указано 3 кондиционера вместо 2).
Заносим первичный счет-фактуру
Создаем и заполняем новый документ «Поступление (товары)»:
Регистрируем первичный счет-фактуру внизу документа:
Ошибку обнаружили в том же налоговом периоде (у покупателя)
Заносим исправленный счет-фактуру в том же налоговом периоде (у покупателя)
Выделяем созданное ранее поступление левой кнопкой мыши, а затем выбираем пункт «Создать на основании» (может быть скрыта в пункте «Ещё») и далее пункт «Корректировка поступления»:
Заполняем корректировку поступления следующим образом:
На закладке «Товары» указываем верное количество:
Проводим документ и регистрируем исправленный счет-фактуру:
Делаем запись в книгу покупок в том же налоговом периоде (у покупателя)
Указываем период «1 квартал» а затем открываем формирование записей книги покупок:
Нажимаем кнопку «Заполнить документ»:
Закладка «Приобретенные ценности» автоматически заполнятся нашим поступлением, с указание даты получения счет-фактуры 10.01.2016 (дата исправления):
Проводим документ, а затем формируем книгу покупок за 1 квартал:
Первичный счет-фактура аннулирован, новый (исправленный) счет-фактура внесен.
Ошибку обнаружили в другом налоговом периоде (у покупателя)
Заносим исправленный счет-фактуру по той же схеме (как и выше), только датой 01.04.2016:
В этом случае аннулирование первичного счета-фактуры производится через дополнительный лист книги покупок за 1 квартал:
А исправленный счет-фактура вносится в книгу покупок 2 квартала через записи в книгу покупок.
Для этого открываем «Помощник по учету НДС» за 2 квартал:
И открываем операцию «Формирование записей книги покупок»:
В открывшейся форме нажимаем кнопку «Заполнить документ»:
Закладка «Приобретенные ценности» автоматически заполнилась исправленным счетом-фактурой от 01.04.2016:
Проводим документ, а затем формируем книгу покупок за 2 квартал:
Исправленный счет-фактура занесен в книгу покупок 2 квартала.
Мы молодцы, на этом всё :-).
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
В каких случаях используется исправленный счет-фактура?
Что понимается под исправленным счетом-фактурой
В гл. 21 НК РФ термин «исправленный счет-фактура», так же как и «исправительный», отсутствует. При этом в обеих формах счета-фактуры (и основной, и корректировочной), предлагаемых постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, есть строка для указания реквизитов внесенных в них исправлений. Кроме того, о составлении исправленного счета-фактуры говорится в п. 6 Правил заполнения счета-фактуры.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 вступили в силу поправки в НК РФ по счетам-фактурам при реализации прослеживаемых товаров. Поправки в НК РФ предусматривают, что при реализации прослеживаемых товаров счета-фактуры, в том числе корректировочные, нужно выставлять в электронной форме.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
С 1 июля 2021 года счета-фактуры оформляются по новой форме (постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534). Подробнее об изменении реквизитов читайте здесь.
Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Таким образом, подразумевается, что исправления — вещь, имеющая право на существование. Причем изменения могут быть внесены как в основной документ, так и в исправленный счет-фактуру.
Однако следует понимать, что корректировочный и исправленный счет-фактура —документы совершенно разные:
Понятие исправленного счета-фактуры как откорректированного исходного документа возникло с момента принятия постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, т.е. с 2012 года. До этого значительную часть технических ошибок, допущенных в оформлении счета-фактуры, можно было исправить прямо в неправильном исходном документе, заверив исправления подписью и печатью составителя. После введения в действие указанного постановления исправленному счету-фактуре придан статус самостоятельного документа, со всеми вытекающими последствиями.
В каких случаях требуется исправление счета-фактуры
Так в каких случаях оформляют исправленный счет-фактуру? Он нужен тогда, когда возникает необходимость исправления технической ошибки в исходном документе. Например, создание исправленного счета-фактуры может потребоваться при ошибке:
Надо отметить, что большинство налогоплательщиков, если ошибка обнаружена своевременно и не успела выявиться налоговыми органами, предпочитают не делать исправленный счет-фактуру, а просто заменяют дефектный документ.
О том, какие ошибки в счет-фактуре должны быть исправлены, читайте в статье «Ошиблись в счете-фактуре – что и как исправлять».
Форма для исправления счета-фактуры
Особой формы для исправленного счета-фактуры не предусмотрено. Он составляется по той же форме, в которой был составлен исходный документ, требующий исправления, т.е. основной или корректировочной. Обе формы содержатся в приложениях 1 и 2 соответственно постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. При этом составление исправленного счета-фактуры может производиться в случае необходимости в коррекции счетов-фактур, ранее выписанных:
С формой счета-фактуры, в том числе предназначенной для исправления, вы можете познакомиться в статье «Бланк счета-фактуры за 2020-2021 годы в Excel скачать бесплатно».
Особенности заполнения исправленного счета-фактуры
В обеих формах исправленного счета-фактуры под основным заголовком документа, содержащим его номер и дату, предусмотрена строка (или строки) для внесения номера и даты исправления:
Иных особенностей оформления исправленного счета-фактуры нет. Он оформляется так же, как обычный, только неверные данные в нем заменяются правильными.
Особенности регистрации исправленного счета-фактуры
Если исправительный счет-фактура составлен в том же квартале, что и исходный счет-фактура (корректировочный счет-фактура), то в этом же квартале:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пример регистрации исправленного счета-фактуры в книге продаж. Переходите к примеру, получив пробный доступ к К+ бесплатно.
Пример регистрации исправленного счета-фактуры в книге покупок есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно.
На схеме мы показали порядок действий продавца и покупателя при изменении данных в счете-фактуре или при наличии в нем ошибок.
Если исправительный счет-фактура составлен в другом (следующем) же квартале:
Итоги
Не связанные с внесением поправок в количество, стоимость товаров (работ, услуг) и налоговых обязательств изменения в счет-фактуру и корректировочный счет-фактуру вносятся соответственно на бланке счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры. При составлении исправительных документов необходимо указывать реквизиты исходного документа, в котором была допущена ошибка. Порядок регистрации исправительного счета-фактуры зависит от того, в каком периоде он был составлен по отношению к ошибочному счету-фактуре, а у покупателя еще и от того, был ли им зарегистрирован в книге покупок счет-фактура, содержащий ошибки.
Как правильно аннулировать счет-фактуру
Аннулированный и нулевой счет-фактура — в чем разница
Нулевой счет-фактуру могут выставить коммерсанты, если они не применяют НДС (например, упрощенцы), по просьбе контрагента. При этом обязанность по выставлению нулевых счетов-фактур Налоговым кодексом для них не предусмотрена.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
О правилах заполнения счета-фактуры рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Разница между нулевыми и аннулированными счетами-фактурами заключается в налоговых последствиях. Так, если регистрировать в книге покупок или продаж нулевой счет-фактуру, последствий для коммерсанта не будет. В случае же с аннулированным счетом-фактурой не всё так просто.
Зачем аннулировать счет-фактуру
Всем свойственно ошибаться, поэтому ошибки в работе иногда возникают. Рассеянный бухгалтер может выставить счет-фактуру в адрес не того покупателя или ошибиться в его реквизитах. В любом случае ошибки нужно исправлять, но не всегда это делается одним и тем же способом.
К примеру, исходный счет-фактура содержит информацию, не соответствующую действительности, и это требует корректировок. Сразу возникает вопрос: как аннулировать счет-фактуру и существуют ли иные способы исправлений?
Случаи, когда можно обойтись без аннулирования, хотя исходный счет-фактура требует корректировок, перечислены в п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Это происходит, например, при изменении стоимости товаров (работ, услуг) в связи с корректировкой их цены или количества.
При этом не возникает вопросов по поводу того, как аннулировать счет-фактуру, так как изменение налоговых обязательств покупателя и продавца будет отражаться в книгах покупок и продаж на основании корректировочного счета-фактуры. Важно помнить, что он не заменяет исходный счет-фактуру, а лишь вносит в него корректировки, то есть существование корректировочного счета-фактуры возможно только совместно с первоначальным.
Случаев, когда приходится аннулировать первоначальный счет-фактуру, немного: если продавец выставил отгрузочный счет-фактуру ошибочно или допустил ошибки в реквизитах, значимых для вычета НДС — в обеих ситуациях какой-то из сторон потребуется аннулировать исходный счет-фактуру. Поговорим теперь о том, как это правильно сделать.
Как правильно аннулировать счет-фактуру продавцу
Рассмотрим пример: ООО «Ромашка» в августе выставило в адрес ООО «Василек» счет-фактуру на отгрузку и отразило его в книге продаж за 3-й квартал, а на следующий день выяснилось, что фактически товар отгрузили в адрес ООО «Колосок» и менеджер этой компании не сразу обнаружил ошибку в полученном счете-фактуре.
Это обстоятельство никак не повлияло на итоговую сумму налога в книге продаж ООО «Ромашка». Потребовалось лишь оформить для ООО «Колосок» и зарегистрировать в книге продаж новый счет-фактуру и аннулировать ошибочный.
Для этого данные ошибочно выставленного в адрес ООО «Василек» счета-фактуры бухгалтер ООО «Ромашка» еще раз отразил в книге продаж (гр. 13а-19) со знаком минус (п. 3 правил заполнения дополнительного листа книги продаж), а счет-фактуру в адрес ООО «Колосок» отразил в обычном порядке.
Порядок регистрации счетов-фактур и действия по заполнению книг продаж и книг покупок (а также дополнительных листов к ним) указаны в Правилах ведения книг покупок и книг продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 о формах и правилах заполнения документов при расчетах по НДС.
Если бы ошибочный счет-фактуру выявили после окончания третьего квартала, бухгалтеру ООО «Ромашка» пришлось бы оформить дополнительный лист книги продаж и в нем зарегистрировать ошибочно выставленный счет-фактуру (со знаком минус), затем отразить там же счет-фактуру в адрес ООО «Колосок» на эту же сумму (п. 3 правил заполнения книги продаж). При этом итоговые суммы реализации ООО «Ромашка» остались бы без изменений и необходимость в уточненной декларации не возникла (п. 1 ст. 81 НК РФ, п. 2 приложения 2 к приказу ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@). Однако в рассматриваемой ситуации данные, представленные ООО «Ромашка» в приложении 9 к декларации по НДС за 3-й квартал, будут неверными и налоговые органы при обнаружении ошибки затребуют пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ). Предупредить запрос налоговиков можно, сформировав уточенную декларацию по НДС за 3-й квартал, добавив приложение 1 к разделу 9 «Сведения из дополнительных листов книги продаж».
Образец заполнения дополнительного листа книги продаж при аннулировании счета-фактуры вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Если бы бухгалтер ООО «Ромашка» забыл отразить в книге продаж выставленный в адрес ООО «Колосок» счет-фактуру, а счет-фактуру на имя ООО «Василек» успел аннулировать, пришлось бы подать уточненку, так как этим он занизил бы итоговую реализацию (п. 1 ст. 81 НК, п. 5 правил заполнения доплиста книги продаж, письмо ФНС от 05.11.2014 № ГД-4-3/22685@).
Аннулирование счета-фактуры покупателем
В рассмотренном примере для ООО «Василек» и ООО «Колосок» аннулирование ошибочного счета-фактуры дополнительных проблем не создало, т. к. никаких записей в книгу покупок на основании этого счета-фактуры не сделано. Однако ситуации бывают разные: предположим, ошибочный счет-фактура в адрес ООО «Василек» вместе с массой других счетов-фактур попал в бухгалтерию ООО «Колосок», после чего рассеянный бухгалтер ООО «Колосок», отражая полученные счета-фактуры в книге покупок, по ошибке занес суммы из всех счетов-фактур в книгу покупок. В результате налоговый вычет за 3 квартал оказался завышен, что было обнаружено уже после подачи декларации.
В этом случае аннулировать счет-фактуру и исправлять книгу покупок придется уже покупателю — ООО «Колосок». Для этого бухгалтеру необходимо оформить дополнительный лист к книге покупок за 3 квартал, в котором в гр. 15 и 16 показатели ошибочного счета-фактуры внести со знаком минус (п. 5 правил заполнения доплиста книги покупок). Затем нужно подать уточненку, предварительно доплатив налог и пени во избежание штрафа (п. 1 ст. 81 НК, п. 6 правил заполнения доплиста книги покупок).
Образец заполнения дополнительного листа книги покупок при аннулировании счета-фактуры вы также найдете в К+, получив пробный полный доступ к системе бесплатно.
Итоги
Если коммерсант отразил ошибочную информацию в книге покупок или продаж, ему понадобится аннулировать счет-фактуру и скорректировать записи в этих книгах. Действия в этом случае зависят от периода, в котором имел место счет-фактура, требующий аннулирования. Записи производятся в самих книгах или в дополнительных листах к ним. В любом случае данные в книге покупок и продаж (или доплистах) по аннулируемому счету-фактуре всегда приводятся со знаком «минус».