исправление нумерации в трудовой книжке образец
Как исправляют номер записи в трудовой книжке?
Ввиду того, что трудовая книжка очень важна для каждого человека, ее заполнение обязано соответствовать всем нормам Трудового кодекса РФ. Допускать ошибки при внесении в нее каких-либо записей нельзя. Но, несмотря на это, неточности все же могут быть допущены. Поэтому любой сотрудник кадрового отдела должен знать, как исправить номер записи в трудовой книжке и правильно внести изменения в уже существующие отметки.
Последствия ошибок в трудовой книжке
Ошибки при заполнении трудовых книжек могут в дальнейшем принести проблемы не только работнику, но и работодателю. Для работающего человека неправильные записи в трудовой книжке сводятся к трем негативным последствиям.
Для работодателя и ответственных за ведение и хранение трудовых книжек халатность в заполнении этого документа сопровождается материальной и административной ответственностью.
Правила исправления ошибок в трудовой книжке
Если по какой-то причине работник отдела кадров допустил ошибку при заполнении трудовой книжки, то для ее исправления он обязан руководствоваться правилами Трудового кодекса России. В том случае, когда ошибка допущена при первичном заполнении документа (внесение данных на титульной странице), то исправления недопустимы. Такая трудовая книжка подлежит уничтожению и вместо нее заводится новая.
При обнаружении неправильных записей с предыдущего места работы, человек обязан обратиться к бывшему руководителю и потребовать у него исправления ошибок. Кроме этого, исправить неправильную отметку можно на настоящем рабочем месте, но для этого все равно необходимо посетить бывшего руководителя и взять у него копию приказа, который являлся основанием для занесения неправильной записи в трудовую книжку. Получив копию приказа, работник отправляется в свой отдел кадров, где, руководствуясь предоставленным документом, кадровик исправит все ошибки. При реорганизации предприятия, в котором была сделана неправильная запись, исправления вносят сотрудники кадрового отдела той организации, которая является правопреемником.
Изменения личной информации сотрудника, а именно фамилии, имени, отчества, данных об образовании и прочего, выполняются на основании следующих документов:
Необходимые изменения заносятся на титульную страничку трудовой книжки, но перед этим неправильная личная информация должна быть аккуратно зачеркнута. Например, старая фамилия сотрудника зачеркивается одной чертой и рядом записывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо написать ссылки на документы, являющиеся основанием для внесения исправлений личной информации работника, и заверить их печатью и подписью руководителя организации.
Относительно внесения изменений или исправления ошибок в разделах трудовой книжки, которые содержат сведения о работе или награждениях, следует сказать, что тут зачеркивать ничего нельзя. Чтобы исправить какие-либо ошибочные данные, необходимо сделать отметку о том, что запись под таким-то номером недействительна, и ниже внести новую, правильную запись.
Исправление порядковой нумерации записей в трудовой книжке
Наверное, самой распространенной ошибкой при заполнении трудовой книжки является неправильная нумерация записей. Нередко выявляется факт того, что после записи №1 следует другая запись с тем же №1. Нормативные и правовые акты, в которых указаны правила ведения трудовых книжек, не уточняют, как правильно делать исправления номера записи в трудовых книжках.
В соответствии с некоторыми источниками, которые ссылаются на Трудовой кодекс РФ, считается, что нет необходимости в обязательном порядке исправлять подобные технические ошибки, так как текст кадровой записи и документы, являющиеся основанием для ее внесения, точны и не могут оспариваться. Поэтому нарушение в нумерации считается небольшой погрешностью и может быть проигнорировано.
С другой стороны, допущенная ошибка в нумерации записей считается неточностью и вполне может принести владельцу трудовой книжки много неприятностей (в частности, при оформлении пенсии). Вместе с этим следует сказать, что все же такая описка подлежит исправлению и кадровик обязан иметь представление о процессе выполнения этой процедуры.
Процесс исправления нумерации в трудовой книжке
Законодательство говорит о том, что вся ответственность за заполнение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, но вместе с этим директор предприятия может назначить для выполнения этой работы любое другое ответственное лицо. Этот человек может быть сотрудником кадрового отдела или бухгалтерии. Он обязан правильно заполнять трудовые книжки работников организации и при необходимости своевременно вносить исправления или дополнения к уже существующим записям.
В том случае, когда в трудовой книжке была обнаружена ошибка в нумерации записей, кадровик должен ее исправить. Для этого ему понадобится приказ, который является основанием для внесения записи, находящейся под неправильным номером.
Если запись с нарушенной нумерацией относится к текущему месту работы, то приказ берется на месте. В том случае, когда отметка была сделана в организации, где сотрудник трудился ранее, он должен отправиться к бывшему работодателю и попросить копию нужного приказа о приеме/переводе/увольнении работника (работодатель не имеет права отказать). Если организация, в которой была сделана отметка с ошибочной нумерацией, ликвидирована, владельцу трудовой книжки потребуется получить выписку из приказа. Данная выписка делается на основании архивной документации.
Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна». Далее делается правильная запись с необходимым порядковым номером (соответственно №3).
Если после записи с неправильным порядковым номером уже есть другие отметки, то изменения вносятся так:
Особенности исправлении порядкового номера в трудовой книжке
Исправленная запись должна основываться только на приказе или распоряжении, в соответствии с которым она была внесена. Сама формулировка отметки обязана совпадать с той, которая указана в документах (приказе или распоряжении). В противном случае, при оформлении пенсионного пособия Пенсионный фонд РФ может признать все исправления в трудовой книжке недействительными, так как они не будут подтверждены документально.
Исправление порядкового номера в трудовой книжке делается без сокращений – это также касается поправок в других записях. Для этого следует использовать ручку с водостойкими чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Делать записи ручкой другого цвета или карандашом запрещено. Также при исправлении порядкового номера и при внесении даты исправления число необходимо писать только арабскими цифрами. Месяц и день – двумя цифрами, а год – четырьмя.
По желанию работника работодатель может выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать запись с неправильной нумерацией. Для этого подчиненный обязан составить заявление на имя руководства, которое и будет основанием для выдачи нового документа. В новую трудовую книжку (дубликат) будут перенесены все записи, кроме той, которая признана недействительной. Оригинал документа может быть возвращен работнику.
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
В 2021 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).
Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Правил).
Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.
Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку.
Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2021
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.
Итоги
В 2021 году исправления в трудовой книжке по образцу необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:
Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке
Общий порядок нумерации
Порядковый номер записи вносится в графу 1 трудовой книжки, образец которой установлен согласно приложению к постановлению Минтруда N 40.
В таблице 1 приведены случаи, когда требуется внесение в графу 1 трудовой книжки порядкового номера записи.
Нумерация записей в трудовой книжке
| Вид записи | Порядок | Норма Инструкции о трудовых книжках |
| 1. Записи, производимые до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу | ||
| о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь (и т.д.) | нумеруются в общем порядке | абз. 2, 3 п. 10, ч. 2 п. 12 |
| о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования (и т.д.) | ||
| 2. Записи о приеме на работу | ||
| о полном наименовании нанимателя | запись не нумеруется | ч. 2 п. 12, п. 27 |
| о приеме на работу | вносится ниже заголовка (полного наименования нанимателя) | ч. 2 п. 12, ч. 3 п. 27 |
| о получении рабочим второй и последующих профессий | нумеруются в общем порядке | ч. 2 п. 12, ч. 2 п. 32 |
| об увольнении работника | ч. 2 п. 12, п. 36, ч. 2 п. 41 | |
| 3. Исправление или изменение ранее внесенных записей | ||
| при исправлении, дополнении записей | нумеруется в общем порядке | ч. 2 п. 12, п. 56 |
| В разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» | ||
| о награждениях и поощрениях | нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника | ч. 2 п. 12, п. 47 |
| В разделе «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» | ||
| об обучении | нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника | ч. 2 п. 12, п. 50 |
Общий порядок исправления
Лица, уполномоченные на исправление записей в трудовой книжке
| Варианты | Лица, которые производят исправление записей в трудовой книжке |
| По общему правилу | Наниматель, пропустивший запись, допустивший ошибку или неточность |
| Допускается на основании соответствующих документов | Наниматель по новому месту работы |
| В случае ликвидации или реорганизации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, смерти нанимателя — физического лица на основании соответствующих документов | Учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления, регистрирующий орган по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший трудовой договор (контракт) с домашним работником |
В ч. 1 п. 56 Инструкции о трудовых книжках определен следующий порядок исправления (в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки):
— в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 — дата внесения записи;
— в графе 3 — «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи;
— в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись.
Для внесения пропущенной записи предусмотрен следующий порядок :
— в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись (если запись относится к периоду работы у другого нанимателя);
— в графе 1 — порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 — дата внесения записи;
— в графе 3 — производится соответствующая пропущенная запись;
— в графе 4 — указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены;
— внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).
Ситуация 1. Несколько записей не пронумеровано.
Описание: В трудовых книжках новых работников нарушена нумерация записей (несколько записей не пронумеровано). Как правильно пронумеровать запись о приеме на работу к новому нанимателю, если предыдущий наниматель прекратил деятельность (ликвидировался)?
Анализ ситуации:
Необходимость проставления порядковых номеров вносимых записей предусмотрена ч. 2 п. 12 и иными нормами Инструкции о трудовых книжках (см. таблицу 1). Следовательно, их непроставление является нарушением установленного порядка ведения трудовой книжки (внесения записей в нее), которое новому нанимателю следует устранить.
Сами записи в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки как в непронумерованных строках, так и в последующих строках, полагаем, следует признать по сути верными, поэтому необходимости вносить исправления в отношении этих строк в порядке, установленном п. 53, 54, 56 Инструкции о трудовых книжках, нет.
Возможный способ решения:
При внесении записи о приеме на работу новый наниматель в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проставляет следующий порядковый номер вносимой записи.
После внесения записи о приеме на работу в данный раздел, полагаем, допустимо внести в графу 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки порядковые номера не пронумерованных ранее записей.
Ситуация 2. Нумерация записей вкладыша, если предыдущий вкладыш российского образца.
Описание: При приеме на работу гражданин России предъявил трудовую книжку СССР с вшитым в нее вкладышем российского образца 2004 года. Ему был оформлен белорусский вкладыш. Как правильно нумеровать записи, вносимые в белорусский вкладыш, — продолжать нумерацию записей в российском вкладыше или в соответствующем разделе трудовой книжки?
Анализ ситуации:
Таким образом, при трудоустройстве гражданина России в Республике Беларусь
(и наоборот) документы, подтверждающие трудовой стаж, подлежат оформлению в соответствии с требованиями законодательства о труде государства трудоустройства.
Согласно ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Установленными образцами трудовой книжки, в том числе вкладыша к ней, считаются:
— образец трудовой книжки и образец вкладыша к ней 2014 года, установленные согласно приложению к постановлению Минтруда N 40;
— образцы республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней 1995 года;
— образцы республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней 1993 года, утвержденные постановлением Госкомитета по труду и соцзащите населения N 79;
— образцы трудовой книжки и вкладыша к ней 1973 года, утвержденные постановлением Совмина СССР, ВЦСПС N 656;
— образец трудовой книжки 1938 года, утвержденный постановлением СНК СССР
N 1320. Данным нормативным правовым актом не был предусмотрен вкладыш к трудовым книжкам.
Справочно
Действующее законодательство не предусматривает ведение трудовой книжки колхозника.
Из этого правила нет исключений, поэтому белорусский наниматель обязан вести трудовые книжки на всех работников, включая работников-иностранцев (трудящихся-иммигрантов).
В рассматриваемой ситуации к трудовой книжке СССР признаваемого в Республике Беларусь образца оформлен современный вкладыш российского образца. Вкладыш российского образца оформлен в соответствии с федеральным российским законодательством и не соответствует образцу, установленному согласно приложению к постановлению Минтруда N 40, а также иным признаваемым в Беларуси образцам.
Возможный способ решения:
1. Оформить к трудовой книжке вкладыш образца, установленного согласно приложению к постановлению Минтруда N 40, в связи с заполнением всех страниц в трудовой книжке СССР признаваемого образца и независимо от того, имеется ли место для записей во вкладыше российского образца.
2. В новом вкладыше к трудовой книжке продолжать последовательность нумерации записей, внесенных в трудовую книжку СССР, без учета нумерации во вкладыше российского образца.
Примечание
Такой способ нумерации, по нашему мнению, не нарушает принципа сквозной нумерации записей в трудовой книжке и вкладышах к ней . Данный принцип распространяется исключительно на трудовые книжки и вкладыши к ним, оформляемые в соответствии с постановлением Минтруда N 40. Заполнение вкладыша к трудовой книжке образца, установленного согласно приложению к постановлению Минтруда N 40, без учета записей, внесенных во вкладыш российского образца, не означает непризнания российского трудового стажа работника .
Ситуация 3. Нумерация при записях о работе, внесенных в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки.
Описание: При приеме на работу новым работником была предъявлена трудовая книжка, в которой записи о трех последних местах его работы были сделаны в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях». У нанимателя возник вопрос о том, под каким номером следует внести запись о приеме на работу во вкладыше — следующим за номером последней записи о работе в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»?
Анализ ситуации:
Внесение во вкладыш к трудовой книжке записи о приеме на работу под номером, следующим за последним номером записи в разделе «Сведения о работе», может привести к путанице или к утере части информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Возможный способ решения:
1. В разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки в отношений записей, содержащих сведения о работе (т.е. тех, которые должны были быть внесены в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки), следует произвести запись: «Записи за номером таким-то недействительны».
2. Во вкладыше к трудовой книжке в раздел «Сведения о работе» внести сведения, ранее неверно внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях». Полагаем, что записи следует делать, начиная с номера, следующего за последней записью, внесенной в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, т.к. все записи в трудовой книжке имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
Ситуация 4. При нумерации пропустили следующий порядковый номер.
Описание: В трудовой книжке при внесении записи о принятии на работу был указан неверный порядковый номер: вместо N 28 был поставлен N 29.
Анализ ситуации:
О данной ситуации на практике сложилось два мнения.
Одни полагают, что нарушение нумерации является нарушением порядка внесения записей в трудовую книжку и такое нарушение исправляется в общем порядке посредством признания всей записи недействительной.
Возможные способы решения:
Вариант 2. При внесении последующих записей используется верная нумерация, исчисляемая с первой записи. Кроме того, не происходит расходования листов (строк) трудовой книжки за счет переписывания ранее верно внесенных записей, но с ошибочной нумерацией.
Ситуация 5. Предыдущие записи признаны недействительными, а запись, признающая их таковыми, сама не пронумерована.
Описание: Работник оформляется на работу и принес трудовую книжку, в которой последней стоит запись без номера и даты о том, что предыдущие записи нанимателя с 6-й по 9-ю следует считать недействительными. За каким номером ставить запись о приеме на работу — N 6, 10 или 11? Нужно ли было нумеровать запись о признании записей недействительными? Должен ли работник обратиться к предыдущему нанимателю за проставлением номера записи о признании недействительными предыдущих записей?
Анализ ситуации:
Возможный способ решения:
Ситуация 6. Неправильная (несквозная) нумерация записей.
Описание: При внесении записей в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки неверно были проставлены их порядковые номера:
1) после записи под N 6 внесена еще одна запись, но также под N 6;
2) после записи под N 3 внесена запись под N 10;
3) после записи с неверной нумерацией внесено еще несколько записей с нумерацией по порядку.
Анализ ситуации:
Возможный способ решения:
Вариант 2. Не исправлять неправильную нумерацию, так как сами записи верны по существу. Последующие записи нумеровать правильно, исчисляя их с первой записи.