историческая справка предприятия для архива образец
Историческая справка предприятия для архива образец
7.6. Историческая справка
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности организации;
структура организации и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к фонду.
7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
Историческая справка предприятия для архива образец
Составление исторической справки и дополнения к ней
Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.
Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.
Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.
Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.
В первом разделе в обязательном порядке:
— указывается период деятельности фондообразователя;
— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;
— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);
— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;
— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);
— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.
Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.
В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.
Во втором разделе:
— указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);
— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.
В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).
— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.
В третьем разделе:
— даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);
— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).
Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).
Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.
Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.
Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.
Дополнение к исторической справке
Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.
Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.
Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.
Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.
Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).
Историческая справка предприятия образец
Тип документа: Справка
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 4,5 кб
Бланк документа
Скачать образец документа
Внесены исправления в
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
Краткая история организации
ООО «ПроектСтрой Груп» ведет свою историю с 1996 года когда на базе ЗАО «ГазНИИпроект» и ООО «Самаратрансгаз» было создано подразделение ООО «ТрансэксГазпроект», специализировавшееся на выполнении изыскательских и проектных работ по проектированию объектов газового хозяйства.
В 2000 г. было принято решение о расширении сферы деятельности предприятия в области проектирования и уходу от узкой специализации. ООО «ТрансэксГазпроект» полностью перешло в собственность ООО «Самаратрансгаз» и было организовано ООО «ПроектСтрой», которое на ряду с проектами объектов газового хозяйства начало выполнять проекты общественных, промышленных, жилых зданий, инженерных сетей. Была сформирована собственная материально-техническая база, закуплено новейшее изыскательское оборудование.
В 2003 году производственных мощностей одной организации стало не хватать на выполняемый объем проектных работ. В целях оптимизации производственного процесса было организовано ООО «ПроектСтрой Груп», как ведущая организация, которая должна была объединить несколько развивавшихся коммерческих направлений: изыскания, проектирование, инжиниринг, коммерческая цифровая печать. Была произведена реорганизация всего проектного процесса, внедрены современные средства компьютерного проектирования, планирования и документооборота, закуплено новое инженерное оборудование.
С 2003 года основные сферы деятельности группы компаний распределились следующим образом:
В 2005 году новое направление было выделено в отдельную структуру — ООО «СтройИнжиниринг», которое выполняло функции заказчика-застройщика. Был реализован ряд проектов по экономическим расчетам, обоснованию инвестиций, которые в свою очередь в 2008 году должны были воплотиться в строительство 4-х автосалонов и крупного выставочного бизнес-центра в п. Красный Пахарь, г.Самара. Однако мировой финансовый кризис помешал реализации намеченных планов, инвесторы продали свои активы, строительство было заморожено. В конце 2010 года в связи с введением механизмов регулирования строительной отрасли на базе СРО и небольшим спросом на услуги заказчика-застройщика было принято решение о ликвидации ООО «СтройИнжиниринг» как самостоятельной структуры. С 2010 года инжиниринговые услуги выполняются силами ООО «ПроектСтрой Груп».
В настоящее время ООО «ПроектСтрой Груп» сумело преодолеть последствия кризиса, сохранило материально-техническую базу, основной костяк творческого коллектива. И не смотря на снизившиеся объемы работ и трудности, связанные с переходным периодом по восстановлению экономики страны, с оптимизмом смотрит в будущее и не собирается останавливаться на достигнутом. В планах организации дальнейшая модернизация проектного производства на основе современных средств автоматизации, оптимизация производства, сокращение производственных издержек и переход на новый качественный уровень проектирования.
Образец исторической справки
В) характеристики документов фонда
3. Основными источниками для написания исторической справки, предисловия являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы учреждения — фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.
Для отыскания нужных сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог, печатные издания)
1. История учреждения — фондообразователя должна содержать сведения о:
— названии и подчиненности учреждения –фондообрзователя, а также всех изменениях с указанием их дат и основных причин;
— дате и причинах возникновения учреждения — фондообразователя и его местонахождении;
— компетенции и функциях учреждения — фондообразователя, датах и основных причинах последующих их изменений;
— структуре учреждения — фондообразователя и всех изменениях с указанием дат и основных причин, их вызвавших;
— составе системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), всех последующих ее изменениях с указанием дат и основных причин;
-датах и причинах реорганизации или ликвидации учреждения — фондообразователя;
2.При изложении истории учреждения — фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:
— на основании правовых актов указывается точное полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.
Если в различных документах будут расхождения в названии учреждения, то приводятся все названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке, предисловии;
— указывается непосредственная подчиненность учреждениям — фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);
— даты возникновения, реорганизации, ликвидации даются по соответствующим правовым актам.
При наличии нескольких правовых актов разных органов (постановление Правительства, приказ Министерства) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа управления.
При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.
Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать» с такого-то числа» или «ликвидировать с такого-то числа), то оговариваются обе даты.
Необходимо различать время возникновения учреждения согласно законодательному акту и действительное начало его деятельности и оговорить это в справке, предисловии.
При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным ( самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т. п.), что оговаривается в исторической справке, предисловии.
При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий наличие ликвидационных комиссий и их крайние даты оговариваются.
3. Компетенции и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.
Структура фондообразователя дается на момент его возникновения со всеми основными изменениями, произошедшими за период его существования и момент ликвидации.
4.Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки, предисловия были использованы документы учреждений, фонды которых хранятся в архиве, ссылки даются на эти фонды. Ссылки на Указы Верховного Совета Казахской ССР и постановления Правительства Республики Казахстан даются по печатным изданиям.
В ссылках к документам фондов, архива, филиала указывается: название архива, Ф., №, оп. №, д. №, л. л. Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия государственного архива приводится название архива организации.
5.Если учреждение было ликвидировано, то историческая справка, предисловие содержит сведения по истории фондообразователя за весь период его деятельности независимо от того, за какой период сохранились документы.
6.Сведения по истории организации излагаются в исторической справке, предисловии в хронологической последовательности.
7.Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех учреждений даются отдельно по каждой организации.
1.История фонда должна содержать сведения о:
— количестве дел в фонде;
— крайних датах документов фонда;
— дате поступления фонда (его частей);
— наименование организации передавшей документы на государственное хранение;
— особенностях формирования документов;
— проведенных в архиве работах по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.
2. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:
-крайними датами документов фонда будут даты деятельности учреждения: его образования и ликвидации.
Если учреждение действующее, или документы фонда сохранились за весь период деятельности фондообразователя, или выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.
4.ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ ФОНДА
1.В третьем разделе исторической справки, предисловия отражаются сведения о:
— основном составе документов и их полноте;
— наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;
— степени сохранности и физическом состоянии документов (при необходимости);
— научно-справочном аппарате к фонду;
— наличии и месте хранения документов по личному составу и научно-технической документации;
— наличии документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива с указанием их названий и номеров.
— наличии документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях с указанием места хранения и дат документов;
— использование документов фонда (в каких целях).
2.Характеристика документов фонда должна кратко раскрывать состав и содержание документов фонда и показывать их научно-историческое, практическое значение. Она должна содержать следующие сведения:
-схему систематизации документов;
-виды и разновидности документов;
-специфику документов фонда;
-сохранность документов фонда.
3.Если фонды объемные, то характеристика документов составляется по схеме систематизации. Для фондов с простой структурой используются принципы понижения ранга, номинальный, предметный.
Глубина детализации информации о документах фонда определяется категорией фонда. Детализация определяется ролью и местом учреждения — фондообразователя, историческим периодом его деятельности.
В справке должна найти отражение информация о видах и разновидностях документов (таких как организационно-распорядительная, учетно-статистическая), которые характеризуют в порядке их значимости. Сведения о специфических материалах (фотографиях, афишах, плакатах) также должны быть освещены в этом разделе исторической справки, предисловии.
4.В случае неполноты фонда указываются причины отсутствия (утраты) в фонде документов, какие основные категории документов и за какие годы отсутствуют, излагаются результаты их розыска.
5.Если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда.
6.Сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т. д.)
7.При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.
8. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда.
Название фонда состоит из последнего полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности, крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.
Название объединенного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования, например, оно, может состоять из последовательного перечисления организаций, сменявших друг друга, или из названия руководящего органа и обобщенного названия подчиненных ему организаций.
9. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления.
10. Исторические справки составляются к фондам в соответствии с изложенными требованиями независимо от их категории.
11. В случае выявления новы данных по истории фондообразователя и истории фонда или обнаружения ошибок в историческую справку вносятся исправления. Она дополняется или пересоставляется.
12. При утверждении на ЭПК годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке, предисловию». Оно составляется к фонду учреждения, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой –либо его структурной части), Дополнение к исторической справке, предисловию составляется за хронологический период, за который представлены документы в годовом разделе.
Если за это время не произошло каких-либо изменений в истории учреждения-фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке, предисловии.
Государственный архив Восточно-
Составление предисловия к архивному фонду
1.Предисловие обязательный элемент научно-справочного аппарата к документам фонда, содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
А) истории учреждения — фондообразователя
Историческая справка
хр. (цифрами и прописью) и нет (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Старший бухгалтер Непоседова Д.А. Непоседова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Принял 6 (шесть) ед. хр. (цифрами и прописью) и нет регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Ведущий специалист Рыжова Я.П.
Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:
Образец описи документов, передаваемых в архив скачать Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом). АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.
Внимание Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации. 7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:
При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.
——-¬ ¦ Герб ¦ ¦Москвы¦ L——-
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
КОМИТЕТ ПО КУЛЬТУРНОМУ НАСЛЕДИЮ ГОРОДА МОСКВЫ (МОСКОМНАСЛЕДИЕ) __________________________________________________________________
ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА
«___» _______ 20_ г. _______________________________________ N ________________ (полное наименование лица, направившего _______________________________________ обращение)
Настоящая историческая справка выполнена на основании данных государственного учета объектов, представляющих историко-культурную ценность, по состоянию на «__» _______ 20__ г. в соответствии с обращением ______________________________________ (указать заявителя, дату и номер __________________________________________________________________ обращения, в соответствии с которым сформирована настоящая __________________________________________________________________ историческая справка) на объект ________________________________________________________ (указать охранный статус, вид, категорию и наименование _________________________________________________________________, объекта, включая его датировку и авторство) расположенный ____________________________________________________ (местонахождение (адрес) объекта) __________________________________________________________________ 1. Исторические сведения об объекте: _________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Характер современного использования объекта: ______________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Перечень информационных источников, использованных при подготовке настоящей исторической справки: _______________________ __________________________________________________________________ Приложения: 1. Акт сдачи-приемки информационной услуги от «__» ____ 20_ г. N ______ — на ___ л. 2. Дополнительные сведения об объекте — на ____ л.
Председатель __________________________ (_______________________) (подпись) (расшифровка подписи) «____» ___________ 20__ г. М.П.
Руководитель структурного подразделения _____________ (________________________) (подпись) (расшифровка подписи) Ответственный исполнитель _____________ (_______________________) (подпись) (расшифровка подписи)
Историческая справка для архива пример 2021
По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а). В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи). Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа. Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см.
Историческая справка для архива: как правильно составить
Архивист Корейко Ю.Н. Корейко 16.01.2013 Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана 16.01.2013 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Каска» от 22.01.2013 № 1 Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения».
Правила составления и утверждения аналогичны. Опись дел по личному составу Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения.
Как оформить историческую справку к документам архива организации?
Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части. В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки.
Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.
Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.
Управление делами
7.6. историческая справка
При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются. В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.
Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).
7.6. историческая справка
Составляем описи дел
Одним из обязательных компонентов научно-справочного аппарата архива организации является историческая справка. В статье рассказывается о тонкостях и нюансах ее составления и приводится образец заполнения исторической справки организации. Из статьи вы узнаете:
Зачем нужна историческая справка для архива Архив любой организации должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом.
Образец архивной описи
Читайте также: Любая документация фирмы, в том числе инвестиционные или иные проекты, документация по строительству и коммунальному обеспечению может стать источником информации при составлении исторической справки для архива. Все данные должны пройти проверку на соответствие объективной действительности, чтобы избежать искажения информации об истории создании и развития компании. Из каких разделов состоит историческая справка Структура исторической справки содержит в себе три базовых блока.
Блок № 1. «История фондообразователя». В нем в хронологической последовательности фиксируются все изменения организационной структуры компании, изменения функций организации, состава структурных подразделений и филиалов, а также изменения организационно-правовой формы ведения бизнеса.
Историческая справка
хр. (цифрами и прописью) и нет (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Старший бухгалтер Непоседова Д.А. Непоседова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Принял 6 (шесть) ед. хр. (цифрами и прописью) и нет регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Ведущий специалист Рыжова Я.П.
Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:
Образец описи документов, передаваемых в архив скачать Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом). АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.
При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.