историко архивная справка образец в рб
Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации
Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.
Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать
Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается .
Шаг 2. Готовим дела к передаче
После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия :
1. Подшить (переплести) каждое дело.
Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо :
— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;
— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;
— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.
Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте .
2. Пронумеровать листы каждого дела.
Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила :
— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.
Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;
— использовать для нумерации черный графитный карандаш.
Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;
— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;
— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;
— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;
— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.
На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) .
3. Проверить наличие внутренней описи документов.
Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела :
— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов ;
— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.
Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.
На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.
Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела .
4. Составить заверительную надпись в каждом деле.
При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью :
количество пронумерованных листов;
количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» ;
наличие литерных и пропущенных номеров листов;
номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле .
5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.
Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.
Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело .
6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.
Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.
Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что :
— объем дела не должен превышать 300 листов;
— толщина дела не должна быть более 40 мм.
Шаг 3. Составляем опись дел
Пример
Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.
Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела :
— временного (свыше 10 лет) хранения;
— по личному составу;
— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).
На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .
При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила :
1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;
2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.
Пример
Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.
Отметим, что номер описи состоит:
из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;
года, за который дела включаются в опись.
Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» .
Пример
Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:
5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;
2019 — год, в котором были заведены дела;
«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;
3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить :
соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;
нумерацию листов дела;
наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;
наличие и правильность оформления заверительной надписи.
На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;
4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;
5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).
Пример
Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1
То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;
6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.
На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;
7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;
8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;
Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров .
Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел
Опись дел должна быть:
— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;
— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);
— утверждена руководителем структурного подразделения.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Историко архивная справка образец в рб
Сдача документов в архив на хранение в ходе ликвидации организации в РБ является непростым занятием. В данной процедуре важен скурпулёзный подход и внимательность. Документы передаются в архив в подшитых нитками папках. И если при проверке сотрудником архива выясниться, что документы оформлены неправильно, то папки придется расшивать, исправлять документы и сшивать заново. Как можно понять — процедура затратная и по времени, и по объему затраченных сил. Наши специалисты имеют большой опыт оказания услуг по передаче дел в архив в ходе закрытия различных компаний и практически 100%-ный результат сдачи с первого раза.
В какой архив подавать документы при закрытии фирмы в РБ
Одним из последних этапов в процессе закрытия юридического лица, ИП или представительства иностранной компании является сдача документации, имеющиеся за весь период работы, на хранение в государственное архивное учреждение (районные или городские архивы). Документы передаются в архив по юридическому адресу организации или ИП. Например, если юрадрес фирмы находится в городе Минске, то документы сдаются в Минский городской архив, если организация расположена в Борисовском районе, то в Борисовский районный архив и т.д.
Какие документы нужно сдавать в архив, а какие – нет
Не стоит паниковать, если за весь период работы Вашей организации скопилась «гора» документов, с которыми неизвестно что делать. По правилам архивного делопроизводства не всю документацию необходимо передавать в архив. Есть определенные категории документов, которые остаются после ликвидации у учредителей «на руках» и хранятся определенный законодательством период времени. Передаче подлежат лишь определенные виды документов. К ним относятся следующие категории:
— документы о создании и ликвидации организации (например, протокол общего собрания, решение единственного учредителя)
— бухгалтерская (финансовая) отчетность
— статистические отчёты по основным направлениям деятельности
— протоколы собраний учредителей (акционеров) или решения учредителя (собственника)
— приказы по основной деятельности (например, о структурных изменениях в организации, о введении штатного расписания и т.д.)
— приказы по личному составу
— документы по заработной плате
— документы об аттестации рабочих мест по условиям труда
— документы о несчастных случаях на производстве
— личные карточки уволенных работников, личные дела уволенных работников (если оформлены в соответствии с нормами законодательства).
Не подлежат передаче в архив такие документы как отчёты по ФСЗН, Белгосстрах, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы о предоставлении трудовых отпусков и продлениях контрактов, и так далее.
Моб. тел.: +37533 600 50 30
E-mail: info@LSL.by
Как оформляются документы для архива при ликвидации
Документы на хранение принимаются в виде определенным образом сформированных дел. Т.е. существует определенная процедура, по которой оформляются папки с документами для сдачи в архив, которая регулируется Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций. Если документы будут оформлены неправильно, то архив отказывает в их принятии до полного устранения нарушений.
Дела подшиваются в картонную папку прочными нитками в четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и дат. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из папок и документов удаляются.
Листы в деле нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов.
В конце каждого дела помещается лист-заверитель. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются только количество пронумерованных листов. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления.
Для дел оформляются обложки. На обложке дела указывается следующая информация:
— название юридического лица (полное и сокращенное согласно свидетельства о регистрации), если были переименования – указать все (вначале пишется последнее название, то которое закрывается, затем по хронологии предыдущие)
— дата самого раннего документа и дата самого позднего документа, включенных в дело
— количество листов дела
Реквизиты обложки оформляются на компьютере на отдельном чистом листе с последующей наклейкой его на папку с документами.
Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел (до 15 дел), передаваемых на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.
К описи составляется историко-архивная справка. В историко-архивной справке отражаются в хронологической последовательности следующая информация:
— дата создания и регистрации организации
— указываются задачи и функции организации
— виды деятельности организации
— состав участников компании
— дата перерегистрации фирмы, регистрация изменений и дополнений, а также их причины
— причина, основание и дата ликвидации (решение о ликвидации)
Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экземплярах, текст опись предоставляется только в печатной форме. Каждый экземпляр описи прошивается нитками в отдельную картонную папку в четыре прокола. В опись дел входит: историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель. На обложку папки каждого экземпляра описи дел наклеивается оформленная на компьютере обложка описи дел.
Оформленные дела передаются в архив в картонных архивных коробках.
Государственная пошлина за передачу дел в архив отсутствует.
Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации ООО, ЧУП, ЗАО и т.д.
Если Вам нужна помощь в оформлении документов организации для архива, Вы можете смело набирать один из указанных на сайте номеров для первичной консультации и согласования условий сотрудничества!
Как оформить архивную справку
Для чего нужна
Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Наиболее распространенные запросы
Чаще всего люди ищут информацию:
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
Далее он заверяется подписью руководителя и печатью.
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка формы 9 «О регистрации»
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
Далее он предоставляется по месту требования. Например:
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.
Оформление документов для сдачи в архив
По завершении процедуры ликвидации ликвидатор должен сдать документы в территориальный архив по месту нахождения организации. В статье приводятся образцы оформления документов, подлежащих сдаче.
• документы по зарплате (лицевые карточки работников, расчеты и табели);
• уставные документы (устав со всеми приложениями, учредительный договор (если есть) – со всеми приложениями);
• протоколы общего собрания участников (для хозяйственных обществ);
• иные документы, касающиеся управленческой деятельности юридического лица.
Перечень документов и порядок их передачи следует уточнять в соответствующем архиве.
Перечень документов, необходимых для передачи на хранение в
государственное учреждение «Минский городской архив»
Документы о создании организации (Устав, учредительный договор, копия свидетельства о регистрации) – все редакции
Документы о ликвидации организации (протокол, решение, ликвидационный баланс) – копии
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, в т.ч. пояснительная записка (примечание к годовой отчетности) – только годовые бухгалтерские балансы
Статистические отчеты по основным направлениям деятельности (годовые)
Протоколы собраний учредителей или решения учредителя
Приказы по основной деятельности (о структурных изменениях в организации, по учетной политике, о наделении правом подписи документов, о введении штатного расписания, об изменении должностных окладов)
Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, загранкомандировки, премирование, отпуск по уходу за ребенком)
Лицевые счета по заработной плате,
либо расчетные листки по начислению заработной платы,
либо расчетные ведомости по зарплате,
либо книга по начислению заработной платы
Личные карточки уволенных работников (ф. Т-2)
Личные дела на работников (если были сформированы в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников от 26.03.2004 № 2)
Невостребованные трудовые книжки
Документы на хранение принимаются сформированными в дела согласно прилагаемому Перечню. Документы формируются в дела в пределах года и располагаются в хронологической последовательности (по датам – более ранний документ сверху (например, 2001 г.), последний снизу (например, 2016 г.)). В каждом деле перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела.
Дела, передаваемые на хранение, подлежат полному оформлению:
1) полистно просмотреть документы, удалить черновики, все скрепки и скобы;
2) подшить дела в 4 прокола в картонную папку;
3) пронумеровать документы простым карандашом в правом углу. Чистые листы не нумеруются. На последнем чистом листе на лицевой стороне сделать запись: «В деле подшито и пронумеровано ….. количество листов», поставить подпись и дату;
4) на обложку дела вынести полное название организации и заголовки дел (заголовки взять из Перечня документов, необходимых для передачи в городской архив);
5) на обложку дела вынести крайние даты дел;
6) указать на обложке дела количество листов, пронумерованных в деле;
7) составить опись дел по прилагаемым образцам.
В городской архив опись представляется в 3 экземплярах.
Общество с ограниченной ответственностью «С»
дел постоянного срока хранения
и по личному составу
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду общества с ограниченной ответственностью «С»
за 2001–2016 годы
Общество с ограниченной ответственностью «С» было создано на основании решения общего собрания участников общества от 04.12.2000 г.
Общество с ограниченной ответственностью «С» было зарегистрировано решением Мингорисполкома от 25.01.2001 в ЕГР № 190403000. Тогда же был зарегистрирован и его Устав.
Участниками общества являлись:
Внеочередным общим собранием участников ООО «С» от 18.06.2007 г. принята новая редакция Устава.
Согласно Уставу общество являлось юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, расчетный счет, печать, штампы и иные реквизиты со своим наименованием.
Основной целью деятельности общества являлась хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения экономических и социальных интересов учредителей.
Основными видами деятельности являлись: оптовая торговля, оказание транспортных услуг.
Согласно протоколу общего собрания участников ООО «С» от 24.01.2016 № 2 было принято решение о ликвидации общества.
В результате ликвидации проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 2001–2016 годы и составлена опись № 1.
В опись № 1 включены следующие документы: документы о создании и ликвидации (протоколы, Устав, копия свидетельства о регистрации), протоколы собраний учредителей, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, расчетные ведомости по зарплате.