извещение о готовности товара к отгрузке образец
Письмо о готовности товара к отгрузке
Составить письмо о готовности товара к отгрузке при деловом общении бывает просто необходимо. Для того чтобы не тратить время и силы на то, чтобы самостоятельно его сформулировать, можно скачать образец и бланк этого письма.
Согласно существующей судебной практике, а конкретнее, пункту 1 509 статьи Гражданского кодекса, поставка товаров происходит путем их отгрузки покупателю. Уведомлением о готовности товара к отгрузке может являться счет на предварительную оплату. Однако в некоторых договорах встречается пункт, согласно которому поставщик обязан составить письмо о готовности товара к отгрузке, для того чтобы покупатель принял какие-либо причитающиеся с него ответные меры. Например:
Таким образом обеспечивается планомерное, комфортное сотрудничество сторон. Ведя деловую переписку такого рода, можно избежать недопонимания, накладок, недостаточной информированности делового партнера.
Причем письмо может быть как распечатано и отослано почтовой службой, так и отправлено на электронную почту. В любом случае покупатель (либо лицо, принимающее товар), если эти условия прописаны в договоре, обязан отреагировать соответствующим образом на такое заявление.
Составные части письма
Собственно, бланк письма может быть одним из приложений к договору между сторонами. Если же такого приложения не разработано, то допускается изложение принципиально важных нюансов в свободной форме.
Начинается документ с собственного наименования и реквизитов организации, которая является составителем документа. Даже если письмо посылается в бумажном виде и на конверте будет указан адресат, данные об отправителе на самом письме просто необходимы, как и полное наименование организации–адресата (либо ФИО частного лица).
На это есть ряд причин:
Словом, указание реквизитов организации в верхней части письма – необходимая его часть.
Ниже излагается сама суть документа. Обязательная часть этой сути заключается в:
Деловая переписка требует точности, конкретности. Даты здесь играют принципиально важное значение. Нельзя писать просто фразу «Готов к отгрузке», надо обязательно при этом уточнять: «По заявке от такого-то числа».
Каждые взаимоотношения между заказчиками и поставщиками индивидуальны. Условия договора могут предусматривать множество нюансов, которые должны быть прописаны в письме. Например, в качестве дополнения к основному тексту в письме может быть:
Завершается письмо традиционно – подписью руководителя организации, а при наличии – печатью. Правда, с 2014 года их наличие больше не является принципиально важным. Однако она придает документу большую значимость.
Где регистрируется
Если письмо посылается в бумажном виде (не по электронной почте), то оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы это действие стало возможным, письму следует присвоить номер. Также там указывается дата отправления и расписывается тот, кто отвечал за доставку письма. Если заказчик письмо не получит, но оно будет значиться в журнале исходящей корреспонденции как отправленное, то виновным в заминке будет тот, кто расписался за его доставку.
Юридические тонкости
Получатель груза может не получить уведомление о том, что товар готов к отгрузке. В этом случае он может послать запрос ответствующего содержания.
Если в договоре не оговаривается другое, то согласно 515 статье Гражданского кодекса при выборке товаров покупателем на складе поставщика им же осуществляется и осмотр товаров в месте их передачи.
При судебных разбирательствах также выясняется любопытная вещь: получатель обязан принять соответствующие действия при получении письма о готовности товара к отгрузке. Но поставщик, который его послал, должен также доказать факт получения извещения покупателем, если тот утверждает обратное.
Таким образом, для подстраховки, особенно если дело касается крупной партии, хранение и транспортировка которой сулит большие расходы, необходимо подстраховаться и послать письмо о готовности товара к отгрузке заказным вариантом, с уведомлением о вручении.
Так можно подстраховаться, например, при первом взаимодействии с постоянным покупателем. Но в обычной ситуации, когда поставки товара производятся планомерно, такие предосторожности излишни.
В целом можно сказать, что письмо о готовности товара к отгрузке является важной частью деловой переписки. Оно информирует получателя о том, что поставщик выполнил свои обязательства и ждет конструктивного взаимодействия.
Уведомление о готовности к отгрузке
Иногда отсутствие уведомления покупателя о готовности к отгрузке товара, может «погубить» всю, казалось бы, уже исполненную сделку. Как правильно известить компаньона о том, что его заказ готов, а как лучше не делать, выяснила Анна Мишина.
По общему правилу покупатель после уведомления о готовности к отгрузке заказанного им товара должен приложить все усилия для того, чтобы эту продукцию оплатить (если он еще этого не сделал) и забрать у поставщика. Однако, как показывает практика, этот этап сопряжен с массой сложностей и нарушений. Например, некоторые покупатели пребывают в твердой уверенности, что уведомление о готовности должно совершаться исключительно в «традиционно-бумажной» форме, поэтому на сообщения, приходящие, например, по электронной почте, не обращают никакого внимания и никаких действий, необходимых для принятия груза, не предпринимают.
«Сегодня в законе установлено правило, согласно которому поставщик должен направить такое уведомление при отсутствии в договоре срока выборки товара (п. 2 ст. 510 ГК РФ), – напоминает московский адвокат Сергей Воронин. – При этом обязанность передать заказанную продукцию не будет считаться исполненной до тех пор, пока покупатель не будет уведомлен о готовности товара к передаче (абз. 3 п. 1 ст. 458 ГК РФ). Что же касается формы извещения, то если она специально не оговорена в договоре, выглядеть информирование может по-разному, тут уж все на усмотрение продавца. Он может, например, написать электронное письмо. Главное – чтобы впоследствии была возможность точно установить, от кого именно исходило сообщение и кому оно было адресовано (п. 65 ПП ВС РФ от 23 июня 2015 г. № 25)».
Претензия вместо принятия
Тем не менее, изложенную выше точку зрения разделяют далеко не все. Поэтому выяснять, каким должно быть «то самое» уведомление о готовности товара к отгрузке, иногда приходится арбитражному суду. Именно так и произошло с липецкой и московской компаниями. Коммерсанты подписали контракт, согласно которому исполнитель должен был поставить заказчику печь и произвести ее монтаж, а заказчик – принять и оплатить товар. При этом отдельным пунктом стороны оговорили, что все сообщения, уведомления и иные документы, оформленные для исполнения условий договора, полученные сторонами посредством факсимильной связи и электронной почты (на специально указанный в контракте адрес), признаются полноценными эквивалентами «бумажных» документов при условии последующего обмена оригиналами.
Опираясь на это условие, партнеры выбрали и способ оплаты заказа. Согласно договоренности, в течение трех банковских дней с момента выставления счета заказчик перечисляет исполнителю шестидесятипроцентную предоплату. После этого последний привозит товар и уведомляет компаньона о готовности к отгрузке, и в течение пяти банковских дней с даты такого уведомления покупатель переводит еще двадцать процентов от суммы заказа. А после того, как доставка и монтаж будет оформлены Актом сдачи-приемки, в течение пяти дней заказчик перечисляет остальные двадцать процентов.
Компании подписывающие контракт могут договориться, что уведомления о готовности заказа могут направляться исключительно тем способом, который предусмотрен в соглашении. В этом случае отправка уведомлений иным способом будет считаться ненадлежащей.
Однако жизнь внесла в намеченный порядок свои коррективы. Сначала заказчик аккуратно перечислил первую часть предоплаты. Но когда поставщик уже был готов привезти печь и, согласно условиям договора, предупредил его об этом по электронной почте, вторая часть денег в условленный срок не поступила. После этого исполнитель в течение двух месяцев продолжал уведомлять компаньона о готовности заказа к отгрузке, а для верности продублировал извещения по «обычной» почте. Несмотря на это, вторую часть денег заказчик так и не перевел.
Зато через некоторое время продавец получил от компаньона претензию об отказе от принятия товара, в которой содержалось требование о возврате авансового платежа и выплате неустойки. А после того, как поставщик отказался вернуть деньги и согласиться с тем, что печь с комплектующими так и останется у него, покупатель обратился в суд. В исковом заявлении заказчик изложил требование о возврате предоплаты и неустойки. Исполнитель же не остался в долгу и ответил бывшему партнеру по бизнесу встречным иском об обязательстве принять товар, а также выплате оставшейся части стоимости заказа и пеней за гигантскую просрочку оплаты.
Экспертная проверка
Как только арбитры приступили к изучению представленных сторонами доказательств, покупатель сразу заявил, что уведомления, на которые ссылается поставщик-исполнитель, сфальсифицированы и «подписаны неустановленным лицом», и предложил назначить почерковедческую и технико-криминалистическую экспертизу документов. Однако арбитры такое предложение не поддержали. Они пояснили, что важен сам факт отправки уведомлений и их содержание, а не то, кем выполнена подпись на этих бумагах. Служители Фемиды предложили провести другую экспертизу – на предмет определения того, присутствует ли на компьютере поставщика история почтовой переписки между адресами заказчика и исполнителя на те даты, которые заявлены как дни уведомления о готовности товара.
Изучив переписку и файлы вложений, эксперт резюмировал: содержание почтовых ящиков аналогично содержанию писем, на которые ссылается поставщик. В e-mail озвучивается о готовности оборудования к отправке, приложены фотографии товара, а также счета на оплату и письма с требованием о погашении задолженности. В экспертном заключении также обозначено, что следов изменений содержимого электронных писем не обнаружено. На этом основании арбитры смогли сделать вывод о неоднократном направлении исполнителем в адрес заказчика уведомлений, которые покупатель, вопреки условиям подписанного им же договора, игнорировал.
Объектами экспертного исследования могут являться не только вещественные доказательства, но и прочие предметы, вне зависимости от того, приобщены они к материалам дела или нет.
Между тем, исходя из условий контракта, а также на основании статьи 457 и 487 ГК РФ, исполнитель должен поставить оборудование только после поступления от покупателя оговоренной предоплаты. А поскольку денег не было, то и оборудование покупателю, соответственно, так не доставлено.
Учитывая изложенное, суды пришли к выводу, что обязанность продавца по поставке товара не наступила в связи с невыполнением обязательств самим покупателем. Поэтому правовых оснований для возврата аванса, и, тем более, для начисления неустойки, не имеется.
А вот со встречными требованиями ситуация выглядела по-другому. Арбитры указали, что исходя из содержания пункта 3 статьи 484 и статьи 486 ГК РФ, если покупатель в нарушение закона или договора отказывается от товара, продавец вправе потребовать от него принятия и оплаты заказа. Соответственно, учитывая условия заключенного сторонами договора, арбитры указали, что требование поставщика о принятии заказчиком товара является законным, обоснованным и подлежит удовлетворению.
А поскольку покупатель сильно просрочил время оплаты, то и пени ему начислены вполне обоснованно. Другими словами, встречные исковые требования полностью подлежат удовлетворению (решение Арбитражного суда Липецкой области от 25 февраля 2015 г. делу № А36-1892/2014).
Уведомили – правильно
Конечно, сложившаяся ситуация совершенно не устроила заказчика, и, в надежде изменить решение, он обратился в апелляцию. В жалобе компания сразу заявила о незаконности выводов эксперта. При этом основывались они на том, что ни сам компьютер, ни информация, содержащаяся в нем, к материалам дела не приобщались. В этой связи данное заключение эксперта, по мнению заявителя, не может в достаточной степени подтверждать уведомления истца о готовности оборудования к поставке.
Но арбитры сочли вышеуказанный довод несостоятельным. Дело в том, что по смыслу статьи 10 Федерального закона от 31 мая 2001 года № 73-ФЗ «О государственной судебно-экспертной деятельности в РФ», объектами экспертного исследования могут являться не только вещественные доказательства, но и прочие предметы, вне зависимости от того, приобщены они к материалам дела или нет. По этому делу предметом изучения являлся оборот электронных почтовых сообщений, под которыми понимается информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (п. 10 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ). При этом материальный носитель информации сам по себе доказательственного значения не имеет. И, поскольку других, более неопровержимых доводов против экспертизы у покупателя не было, суд апелляционной инстанции обоснованно пришел к выводу, о достоверности экспертного заключения.
Служители Фемиды поддержали мнение коллег, что встречное исковое заявление подлежит удовлетворению, а «первоначальное» – нет (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26 мая 2015 г. по делу № А36-1892/2014).
В кассационной жалобе истец-заказчик снова попытался убедить арбитров в собственной правоте. Но и федеральные арбитры не поддержали его точку зрения и согласились с коллегами. Окружные судьи снова подтвердили, что, во-первых, продавец, не получивший обусловленную договором сумму в установленный контрактом срок, имеет полное право не отгружать товар и одновременно требовать от заказчика его принятия и оплаты, а покупатель наоборот – не может требовать возврата аванса, раз просрочка отгрузки произошла по его вине (постановление ФАС Центрального округа от 5 августа 2015 г. № Ф10- 2599/2015 г.).
Профессиональная пресса для бухгалтера
Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Письмо о задержке поставки товара
Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний. Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки. Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.
Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует. Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации.
Оформление письма
Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.
Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара.
Письмо имеет достаточно простой вид:
Возможные причины задержки
В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.
Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:
Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.
Где регистрируется
Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.
Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.
Возможная реакция
Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:
Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд. При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.
Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу. Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.
Обоснования
Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:
Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:
Срок хранения
Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет. Это касается как первичных документов, так и деловой переписки. Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать. Хотя предоставить их необходимо по первому требованию проверяющих, массивом.
Как уведомить покупателя о готовности отгрузки по заказу
Расширение автоматически отправляет оповещение клиенту (по настроенному шаблону) на электронную почту в случае, когда складские остатки позволяют отгрузить заказ клиента.
Настройка отправки оповещений клиентам
Как известно, торговые организации могут принимать заявки от клиентов не только на тот товар, который есть в наличии, но и заводить также заявки на отстутствующие на складе товары с последующим оформлением заказов поставщику. В таком случае вначале создается заказ клиента, который формирует складскую потребность в номенклатуре. Потом эта потребность обеспечивается за счет закупки у поставщика, сборки на складе или перемещения с другого склада. После поступления товара на склад на основании заказа клиента оформляется документ продажи.
При такой схеме работы может возникнуть необходимость автоматического оповещения клиентов по электронной почте в тот момент, когда заказ клиента становится полностью обеспеченным (т.е. на складе оказывается достаточное количество для его отгрузки). Именно эту задачу решает данное расширение.
В нижней части формы заполняем шаблон будущих уведомлений. При этом можно использовать форматирование текста и менять параметры шрифта, делать отступы, списки и т.п.
В теме и тексте письма можно использовать заменяемые параметры (в квадратных скобках), конкретные значения будут взяты из исходного заказа клиента.
Полный перечень заменяемых параметров можно посмотреть, кликнув по одноименной гиперссылке.
В качестве получателя письма можно использовать партнера, контактное лицо или их обоих.
В случае, если вам нужно отправлять уведомления не по всем заказам, а выборочно, на второй вкладке можно настроить фильтр заказов.
При проведении приходной накладной по товарам из заказа создается запись в списке отправленных писем и отправляется электронное письмо клиенту.
Вас может заинтересовать
Расширение позволяет записывать в журнал регистрации детальную информацию о любых изменениях справочников и документов информационной базы.
Показано использование механизмов заметок, напоминаний и задач пользователям в 1С 8.3 на примере 1C:Управление Торговлей 11.1
Возможности программы, область применения, что программа умеет и чего в ней нет.
Письмо о готовности товара к отгрузке
Составить письмо о готовности товара к отгрузке при деловом общении бывает просто необходимо. Для того чтобы не тратить время и силы на то, чтобы самостоятельно его сформулировать, можно скачать образец и бланк этого письма.
Согласно существующей судебной практике, а конкретнее, пункту 1 509 статьи Гражданского кодекса, поставка товаров происходит путем их отгрузки покупателю. Уведомлением о готовности товара к отгрузке может являться счет на предварительную оплату. Однако в некоторых договорах встречается пункт, согласно которому поставщик обязан составить письмо о готовности товара к отгрузке, для того чтобы покупатель принял какие-либо причитающиеся с него ответные меры. Например:
Таким образом обеспечивается планомерное, комфортное сотрудничество сторон. Ведя деловую переписку такого рода, можно избежать недопонимания, накладок, недостаточной информированности делового партнера.
Причем письмо может быть как распечатано и отослано почтовой службой, так и отправлено на электронную почту. В любом случае покупатель (либо лицо, принимающее товар), если эти условия прописаны в договоре, обязан отреагировать соответствующим образом на такое заявление.
Составные части письма
Собственно, бланк письма может быть одним из приложений к договору между сторонами. Если же такого приложения не разработано, то допускается изложение принципиально важных нюансов в свободной форме.
Начинается документ с собственного наименования и реквизитов организации, которая является составителем документа. Даже если письмо посылается в бумажном виде и на конверте будет указан адресат, данные об отправителе на самом письме просто необходимы, как и полное наименование организации–адресата (либо ФИО частного лица).
На это есть ряд причин:
Словом, указание реквизитов организации в верхней части письма – необходимая его часть.
Ниже излагается сама суть документа. Обязательная часть этой сути заключается в:
Деловая переписка требует точности, конкретности. Даты здесь играют принципиально важное значение. Нельзя писать просто фразу «Готов к отгрузке», надо обязательно при этом уточнять: «По заявке от такого-то числа».
Каждые взаимоотношения между заказчиками и поставщиками индивидуальны. Условия договора могут предусматривать множество нюансов, которые должны быть прописаны в письме. Например, в качестве дополнения к основному тексту в письме может быть:
Завершается письмо традиционно – подписью руководителя организации, а при наличии – печатью. Правда, с 2014 года их наличие больше не является принципиально важным. Однако она придает документу большую значимость.
Где регистрируется
Если письмо посылается в бумажном виде (не по электронной почте), то оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы это действие стало возможным, письму следует присвоить номер. Также там указывается дата отправления и расписывается тот, кто отвечал за доставку письма. Если заказчик письмо не получит, но оно будет значиться в журнале исходящей корреспонденции как отправленное, то виновным в заминке будет тот, кто расписался за его доставку.
Юридические тонкости
Получатель груза может не получить уведомление о том, что товар готов к отгрузке. В этом случае он может послать запрос ответствующего содержания.
Если в договоре не оговаривается другое, то согласно 515 статье Гражданского кодекса при выборке товаров покупателем на складе поставщика им же осуществляется и осмотр товаров в месте их передачи.
При судебных разбирательствах также выясняется любопытная вещь: получатель обязан принять соответствующие действия при получении письма о готовности товара к отгрузке. Но поставщик, который его послал, должен также доказать факт получения извещения покупателем, если тот утверждает обратное.
Таким образом, для подстраховки, особенно если дело касается крупной партии, хранение и транспортировка которой сулит большие расходы, необходимо подстраховаться и послать письмо о готовности товара к отгрузке заказным вариантом, с уведомлением о вручении.
Так можно подстраховаться, например, при первом взаимодействии с постоянным покупателем. Но в обычной ситуации, когда поставки товара производятся планомерно, такие предосторожности излишни.
В целом можно сказать, что письмо о готовности товара к отгрузке является важной частью деловой переписки. Оно информирует получателя о том, что поставщик выполнил свои обязательства и ждет конструктивного взаимодействия.