к документам первой ступени учета относятся
Об утверждении единых правил организации формирования, учета, сохранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в музеях Российской Федерации (стр. 3 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 |
Акт ПП составляется в 2-х экземплярах, подписывается лицами, принявшими и сдавшими предметы, утверждается директором и скрепляется печатью музея. Все подписи в акте должны быть расшифрованы.
При невозможности получить подпись собственника на акте ПП к нему необходимо приложить ксерокопии акта ВХ ЭФЗК.
15.4. Акт ПП с ксерокопированными экземплярами договора, протокола ЭФЗК, экспертного заключения, другими документами (чертежи схемы сборки инсталляции, фотографии и т. д.) подлежит регистрации в соответствующей книге регистрации (приложение № 17).
15.5. В акте ПП должны быть указаны все учетные обозначения музейного предмета – по книгам поступлений, инвентарным книгам и специальным инвентарным книгам.
и музейных коллекций в книгах поступлений
16.1. После оформления договора и акта ПП отдел учета оперативно, но не позже 30 дней, осуществляет регистрацию музейных предметов в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда), книгах поступлений научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда.
При поступлении значительных по объему графических, археологических, этнографических, естественнонаучных коллекций, архивных документов, требующих предварительной обработки и систематизации, сроки их первичной обработки устанавливаются ЭФЗК музея с учетом сложности и объема работ.
Учет и обработка архивных документов, вне зависимости от вида носителя, осуществляется в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
16.2. Формы главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда) и книги поступлений научно-вспомогательного фонда, установленные Едиными правилами, обязательны для всех музеев приложения №№ 18, 19).
Примечание: Допускается адаптация отдельных граф этих книг с учетом особенностей предметов, например, в музеях естественнонауного профиля, и др.
Формы книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда устанавливаются внутримузейной инструкцией (приложение № 20).
16.3. В главную инвентарную книгу (книгу поступлений основного фонда) вносятся следующие данные:
дата регистрации музейных предметов и музейных коллекций;
ФИО лица, производившего регистрацию;
краткие сведения об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки и т. п.
краткое описание визуальных характеристик предмета, в том числе наличие клейм, марок, подписей на нем, или коллекции с характерными отличительными особенностями, достаточными для их идентификации;
количество зарегистрированных предметов;
материал, техника изготовления, размеры;
состояние сохранности на момент регистрации;
источник и форма поступления (закупка, дарение, пожертвование, завещание, обмен), номера и даты протокола ЭФЗК и акта ПП;
названия и шифр фондовой коллекции, в которую включается предмет, учетные обозначения по инвентарным и специальным инвентарным книгам.
Сведения о пробе и массе предметов из драгоценных металлов, количестве и массе драгоценных камней вносятся в главную инвентарную книгу после проведения экспертизы Российской государственной пробирной палатой.
16.4. При регистрации каждому музейному предмету и музейной коллекции присваивается порядковый номер, который является их постоянным учетным обозначением.
Если музейные предметы имеют малые размеры (мелкие плоды и семена), являются россыпью (геологические образцы, образцы почвы и т. п.), им присваивается один учетный номер.
16.5. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (археология, нумизматика, этнография, графические произведения, планы, чертежи, карты, архивные документы, естественнонаучные коллекции) или мемориальных комплексов они регистрируются под одним (суммарным) номером, общее количество предметов в котором определяется соответствующими дробями арабскими цифрами.
16.7. Порядок присвоения дробных обозначений составным частям комплектов с учетом их многообразия должен быть проработан в каждом музее и утвержден внутримузейной инструкцией.
16.8. На суммарный номер составляется коллекционная опись, в которой каждому предмету присваивается соответствующее дробное обозначение, являющееся его индивидуальным учетным номером. Если суммарный номер включает небольшое количество несложных в описании предметов (10-15), они могут быть вписаны в книгу учета в порядке их дробных обозначений.
В суммарных номерах запрещается использование буквенных обозначений (ГИК-100(а-в) и двойных дробей (ГИК-25/12/3).
Если в состав комплекса входят предметы основного, научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда коллекционная опись составляется соответственно по каждому фонду. Принадлежность к комплексу указывается в графе «описание».
Коллекционная опись регистрируется в специальном журнале и хранится в отделе учета как самостоятельное дело (приложение № 21).
16.9. Не допускается использование в суммарных номерах двойных дробных обозначений (ГИК-30/1(1-5), НВФ-97/1/1) и литерных дробных обозначений (ГИК-31/а-д).
16.10. Запрещается регистрация под суммарным номером предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, за исключением кладов.
16.11. Клад (или находка) вместе с сопровождающими его предметами (сосуд, прочая упаковка и др.) регистрируется в главной инвентарной книге под суммарным номером, содержание и количественный состав которого раскрывается в коллекционной описи.
Категорически запрещается смешивание клада с другими кладами и музейными предметами.
16.12. Инсталляция, включенная в состав экспериментального фонда, регистрируется под одним номером, без использования дробных обозначений. Составляющие ее элементы перечисляются при описании с указанием количества, размеров и иных отличительных признаков.
Замена (воспроизводство) таких элементов производится по решению ЭФЗК.
17. Передача музейных предметов на ответственное хранение
17.1. Музейные предметы и музейные коллекции, зарегистрированные в книгах поступлений, подлежат передаче на ответственное хранение должностным лицам – ответственным хранителям фондовых коллекций.
17.2. Передача производится по акту приема предметов на ответственное хранение с шифром «акт ОХ» (приложение № 22).
В акт приема на ответственное хранение предметы вносятся последовательно с указанием каталожных данных, а также состояния сохранности и учетных обозначений по книгам поступлений. Акт регистрируется в соответствующей журнале (приложение № 23).
Ксерокопия акта вкладывается в «папку» ответственного хранителя, порядок ведения которого определяется внутримузейной инструкцией.
18. Порядок передачи музейных предметов, используемых
внутри музея (внутримузейные передачи)
18.1. Внутримузейные передачи музейных предметов из хранительских отделов на экспозицию и выставку, экспертизу и реставрацию производятся по акту приема-передачи и регистрируются в соответствующем журнале регистрации (приложение № 24).
Основанием для оформления акта приема-передачи являются:
приказ директора музея о подготовке экспозиции или выставки и назначении должностного лица, ответственного за хранение музейных предметов в экспозиции или на выставке;
протокол реставрационного совета о необходимости реставрации или экспертизы музейных предметов;
протокол ЭФЗК о целесообразности перевода музейных предметов из одной фондовой коллекции в другую и т. д.
18.2. После завершения монтажа экспозиции или выставки на основании актов приема-передачи составляется охранная топографическая опись экспозиции или выставки (экспозиционная опись) (приложение № 25).
Опись составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе учета, а второй передается ответственному хранителю экспозиции или выставки.
Для музейных смотрителей должны быть сделаны заверенные выкопировки экспозиционной описи на закрепленные за ними экспозиционно-выставочные залы.
В конце каждого текущего года отдел учета, вместе с ответственным хранителем экспозиции, осуществляет сверку фактического наличия экспонатов с экспозиционной описью и при необходимости вносит в нее соответствующие изменения.
18.3. Возврат в фондохранилище музейных предметов оформляется актом возврата (приложение № 26).
Инвентаризация представляет собой развернутое описание визуальных характеристик предмета, позволяющее идентифицировать предмет и индивидуализировать его в ряду аналогичных ему предметов.
На данной ступени учета научное изучение музейного предмета не предусматривается.
19.2 Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах производится ответственным хранителем после составления паспорта музейного предмета в который вносятся сведения, соответствующие данным первой ступени учета, а также дается развернутое описание визуальных характеристик предмета и подробное описание состояние сохранности.
В дальнейшем в паспорте музейного предмета последовательно фиксируются результаты научного изучения, реставрации и использования музейного предмета (приложение 27).
Музей вправе самостоятельно определить форму паспорта с учетом особенностей конкретного вида музейного предмета.
Паспорт подписывается лицом, составившим описание, визируется главным хранителем, утверждается заместителем директора по научной работе.
19.3. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах должна быть осуществлена в срок не более 3 месяцев с момента их приема на ответственное хранение.
19.4. Инвентарные книги ведутся по фондовым коллекциям в соответствии с систематизацией основного фонда музея и в зависимости от количественного состава каждой коллекции.
Шифры фондовых коллекций, а также формы паспортов музейных предметов утверждаются ЭФЗК музея
19.5. В музеях с большим объемом и разнообразным составом фондов, как правило, выделяются следующие фондовые коллекции :
древнерусская живопись (иконопись);
графика оригинальная (рисунки в различной технике);
графика печатная (гравюры и литографии, плакаты и т. п.);
архитектурные детали и фрагменты;
предметы из керамики и стекла;
предметы из металла;
мебель и предметы из дерева;
оружие холодное и огнестрельное;
предметы из камня и кости;
предметы науки и техники;
рукописные и печатные документы;
кино-фото-фонодокументы, (негативы, даггеротипы, фотоотпечатки, слайды, фотоальбомы, кинофильмы, киножурналы, телесюжеты, звуковые валики, граммофонные пластинки);
электронные документы (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты).
19.6. В музеях с небольшим собранием целесообразна систематизация фондов по основным видам искусства и видам предметов:
произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура);
предметы из керамики, стекла, кости;
предметы из металла и камня;
предметы из дерева;
предметы науки и техники;
рукописные и печатные документы;
кино-фото-фонодокументы и документы на электронных носителях;
В музеях, фонды которых систематизированы по отделам хранения, каждой группе предметов, кроме указанных шифров, дополнительно присваивается буквенный или цифровой шифр отдела.
19.8. Инвентарная книга ведется по следующим графам (приложение № 28):
19.8.1. «Инвентарный номер».
Указывается порядковый номер регистрации, который одновременно является инвентарным номером музейного предмета.
Предметы, состоящие из нескольких съемных элементов, которые не могут использоваться отдельно (табакерка со съемной крышкой, чайник с крышкой, флакон с пробкой, супница с крышкой) могут регистрироваться в инвентарной книге под отдельными номерами или под одним номером, с присвоением каждому элементу цифровой дроби.
Парные предметы (туфли, створки царских врат, наручи, поножи, перчатки, погоны, венчальные венцы и свечи, серьги и т. п.) могут регистрироваться в инвентарной книге под отдельными номерами с указанием его принадлежности к комплекту в графе «описание» или под одним номером, с присвоением каждому элементу цифровой дроби.
Предметы, состоящие из основного и нескольких дополняющих элементов-принадлежностей, например, дуэльные и спортивные наборы пистолетов, а также автоматы, пулеметы с пулелейками, масленками, запасными магазинами и лентами, протирками и т. д. регистрируются в инвентарной книге под одним номером, а каждому элементу присваивается соответствующая цифровая дробь.
Сброшюрованные альбомы рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей и т. п. регистрируются под одним инвентарным номером с присвоением каждому листу и фотографии, вложенной в прорезь, соответствующей дроби. При этом в описании указывается количество листов в альбоме с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или «гнезд» для фотографий.
Если на листе несколько рисунков, наклеенных фотографий или образцов тканей, каждый из них получает подробное описание без присвоения ему самостоятельного учетного обозначения.
В инсталляциях, состоящих из авторских произведений (живопись, графика, скульптура и т. п.) каждому входящему в инсталляцию произведению присваивается самостоятельный инвентарный номер, а в описании указывается, к какой инсталляции (комплекту) оно принадлежит.
Клады регистрируются в инвентарных книгах в полном составе по предметно, а на каждый клад составляется карточка учета клада (приложение № 29).
Порядок нумерации комплектов предметов и многосоставных предметов должен быть разработан каждым музеем и утвержден внутримузейной инструкцией.
19.8.2. «Дата регистрации. Ф. И.О. лица, производившего регистрацию».
Указывается дата регистрации предмета и должностное лицо, производившее регистрацию («19., »).
19.8.3 «Автор, школа, предметное слово, время и место создания, бытования, история (легенда) предмета».
При регистрации гравюр, офортов, литографий и других видов печатной графики необходимо указывать гравера и художника, с чьего оригинала выполнена гравюра ( если такие данные имеются).
При регистрации архитектурных чертежей указывается автор проекта и автор чертежа.
При описании наград указывается имя награжденного.
Название произведений изобразительного искусства неизвестного автора начинается с собственного авторского названия или названия, данного специалистами музея.
Название вещественного предмета начинается с предметного слова, определяющего его видовую принадлежность (ружье кремневое, ваза, кубок, тарелка, костюм женский городской, медаль настольная, прибор туалетный, пистолеты дуэльные, молоток геологический и т. п.) и соответствует названию на период его производства или бытования (шляпа «капелюх).
Для биологических объектов или их частей приводится видовое название на латинском языке. Если видовое название на русском языке отсутствует, то, как основное, указывается видовое название на латинском языке.
Время создания и бытования предмета указывается точными либо примерными датами, либо отрезком времени, при отсутствии точных данных возможно употребление уточняющих слов «ранее», «не позднее» и т. п..
При описании места создания, производства или бытования предмета точно или примерно указываются страна, область, район, (губерния, уезд), город, деревня, а также полное название государственного (казенного) или частного предприятия (завода, фабрики, мастерской), кустарного промысла, действовавшее на год изготовления предмета.
В легенде предмета указываются сведения об этнической и социальной среде, в которой бытовал предмет до поступления в музей, а также о его бывшем владельце.
19.8.4. «Описание предмета».
Приводятся основополагающие визуальные характеристики предмета (форма, цвет, фактура и пр.) и его индивидуальные отличительные особенности (приложение – образцы описания музейных предметов).
При описании картины или скульптурного произведения дается подробное описание сюжета или скульптурной композиции.
При описании портрета конкретного лица приводятся краткие сведения о портретируемом.
Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов снятого лица, указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост, поворот влево и т. д.).
Описание фотографий с групповым изображением начинается с общего наименования группы, а затем перечисляются входящие в нее лица, известные на момент регистрации.
Описание фотографий, воспроизводящих различные события, начинается с наименования сюжета.
При описании предмета, относящегося к вещевым источникам, указывается, является ли он цельным или составным. Описание предмета и его частей излагается в определенной последовательности. В первую очередь описываются конструкция и форма, декор, а затем следует описание отдельных составных частей. При описании конструкции предмета необходимо указывать места и способы соединения частей и деталей, их особенности.
Предметы нумизматики описываются с лицевой и оборотной стороны.
Описание предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части, должно содержать информацию о материале составных частей («ларец золотой прямоугольной формы с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки 10 бриллиантов, по углам – 4 рубина» и т. п.).
Авторские подписи, клейма, марки, другие надписи с лицевой и оборотной стороны предмета следует приводить полностью на том же языке и с тем же написанием, как они существуют на предмете.
Описание рукописных и печатных книг (фондовая коллекция «Редкая книга») начинается с указания автора, при отсутствии автора – с названия книги, приводятся имеющиеся автографы, подписи, печати, штампы, экслибрисы и т. п., указываются имеющиеся изобразительные элементы (заставки, концовки, схемы, карты и т. п.), особенности внешнего оформления.
Для книги на иностранном языке приводится ее оригинальное название с переводом на русский язык.
Указывается количество предметов (арабской цифрой), числящихся под данным инвентарным номером.
19.8.6. «Материал и техника изготовления».
19.8.7. «Размеры. Масса».
Размеры предметов обычно указываются в сантиметрах.
При записи размеров и массы (веса) предметов используются сокращенные значения без точки, принятые в Международной системе единиц (СИ):
Измерения производятся по высоте, ширине и глубине предмета:
плоскостные предметы (живопись, графика, книги, документы и др.) измеряются по высоте и ширине;
круглые и эллипсообразные – по наибольшему и наименьшему диаметрам;
Для произведений живописи указываются размеры по подрамнику или по доске, если предмет не подлежит раскантовке, или по величине основы, включая края холста, заходящие за подрамник.
У иконы измеряются высота, ширина и толщина.
При измерении окантованного произведения графики (с багетом или в паспарту) указывается общий размер по внешней стороне и видимой части изображения (в свету).
Аналогичным образом указываются размеры миниатюры в рамке.
Размер скульптурного произведения измеряется по высоте (от наивысшей точки до основания), ширине и глубине (наиболее отдаленным друг от друга частям). Высота скульптурного произведения (статуя) указывается вместе с постаментом (плинтом), если они составляют единое целое. Если скульптурное произведение и постамент не составляют единого целого, размеры указываются отдельно для скульптуры и постамента.
При описании костюмов указываются следующие размеры: ширина плеч или пояса и длина.
Размер книги, в том числе в переплете, указывается по высоте, ширине и толщине.
Для музейных предметов фондовых коллекций «Техника», «Геология», «Биология» размеры даются по крайним точкам.
Для гербарных листов указываются размеры листа и размеры растения.
Мелкие предметы геологических, минералогических, археологических фондовых коллекций, россыпи биологических образцов (семена, плоды) подлежат измерению по общей массе (весу).
19.8.8. «Проба и масса драгоценных металлов, количество и масса драгоценных камней».
Указываются наименование, проба и масса в граммах (в лигатуре и чистоте) драгоценного металла, наименования, количество и масса драгоценных камней в каратах.
Если драгоценный металл является составной частью предмета, указывается общая масса предмета, наименование, проба и масса каждого драгоценного металла, входящего составной частью в этот предмет с указанием частей, деталей предмета.
При наличии в составе предмета драгоценных камней указывается их наименование, количество и масса в каратах.
В этот же раздел вносятся данные о массе предметов нумизматики, независимо от материала, а также образцов ценных минералов, кристаллов и геологических образцов, в том числе внеземного происхождения (метеоритов).
При описании состояния сохранности музейного предмета не допускаются формулировки «сохранность плохая», «хорошая» или «имеются повреждения».
Необходимо зафиксировать все дефекты предмета на момент его регистрации (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), указывается количество пустых гнезд от камней и прочих вставок, места и размеры значительных повреждений.
Сохранность каждой составной части предмета фиксируется отдельно.
При описании состояния сохранности произведений живописи, графики, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной стороны.
Если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировку «видимых повреждений нет».
19.8.10. «Источник и способ поступления».
Указывается от кого и когда поступил предмет и способ его поступления со ссылкой на юридические документы (экспедиция, закупка, пожертвование, обмен, номер и дата протокола ЭФЗК, акта ПП, акта ОХ).
Для археологических, этнографических предметов и предметов естественнонаучных коллекций дополнительно вносятся сведения о месте проведения раскопок, сборов, дате их проведения и руководителе работ.
19.8.11. «Учетные обозначения по главной инвентарной книге и специальным инвентарным книгам».
Учетные обозначения предмета по ГИК и специальным инвентарным книгам необходимы для установления идентификации предмета и взаимосвязи между книгами учета.
19.9.12. «Номера негативов или изображений на электронных носителях».
Номера негативов и изображений на электронных носителях служат для получения оперативной информации о наличии изображения предмета на различных носителях (негатив, слайд, дискета, диск и т. д.).
19.8.13. «Отметки о проверках наличия».
Отметки о проверках наличия проставляются с помощью специального знака (логотипа), утвержденного ЭФЗК музея.
В раздел может быть внесена необходимая дополнительная информация по данному предмету.
19.9. Для предметов естественнонаучных коллекций допускается ведение инвентарных книг по форме, учитывающей их специфику, которая утверждается внутримузейной инструкцией.
19.10. При проведении уточнения систематизации, классификации или атрибуции музейных предметов допускается перевод их из одной инвентарной книги в другую, например, из общей инвентарной книги декоративно-прикладного искусства в инвентарные книги фондовых коллекций «мебель», «керамика, стекло» и т. п.) с изменение их инвентарных номеров и шифров. Ранее присвоенные переводимым предметам инвентарные номера погашаются, предметы вносятся в другую инвентарную книгу и им присваивается новый инвентарный номер. Учетные обозначения по главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда), присвоенные таким музейным предметам, сохраняются.
Основанием для перевода музейных предметов из одной инвентарной книги в другую является решение ЭФЗК.
20. Маркировка музейных предметов
20.1. Маркировка музейных предметов представляет собой нанесение на предмет его полного учетного номера, состоящего из следующих обозначений:
аббревиатура музея (принятое сокращенное наименование музея, выраженное заглавными буквами, например, ГЭ – Государственный Эрмитаж, ГИМ – Государственный Исторический музей, ГТГ – Государственная Третьяковская галерея и т. д.);
шифр фонда и учетный номер по книгам поступлений (ГИК или КП ОФ, НВФ – научно-вспомогательный фонд, СФ – сырьевой фонд, ЭФ – экспериментальный фонд);
шифр фондовой коллекции и учетный номер по инвентарной книге (ДРЖ-524);
шифр и учетный номер по специальной инвентарной книге (ЗА-78).
Таким образом, полное учетное обозначение музейного предмета имеет вид: ГИМ-ГИК-1612/М-67/ЗА-5.
20.2. Хранение и экспонирование музейных предметов без учетных обозначений не допускается.
20.3. Маркировка предметов осуществляется ручным, механическим и электронным способами без ущерба их внешнему виду и состоянию сохранности.
20.4. При ручной и механической маркировке музейных предметов применяются следующие способы нанесения их постоянных учетных обозначений:
на произведениях скульптуры — краской сзади на нижнем углу плинта;
на предметах из керамики стекла, дерева, металла и камня – эмалевой краской или тушью с последующим покрытием туши прозрачным лаком. На предметах с неровной и шершавой поверхностью применяются этикетки, закрепленные специальным клеем, рекомендованным реставраторами;