к общественным отношениям не относятся оформление документов при приеме на работу
Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели
В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.
Процедура оформления нового сотрудника затрагивает разные направления: работу с документами, внесение сведений в трудовую, представление нового отчета СЗВ-ТД, подготовку трудового договора.
В последнее время произошли изменения, которые так или иначе повлияли на процесс приема на работу. Например, с 1 сентября 2021 года произошли изменения в правилах ведения трудовой книжки. Кроме того, появились электронные трудовые и обязанность заполнять отчет СЗВ‑ТД.
Остановимся подробнее на тех вопросах, которые нередко упускают из виду.
1. Работодатель не проверяет бумажную трудовую новичка
Известно, что в России уже не первый год действуют электронные трудовые книжки. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году, заводятся только такие книжки. При этом работодатель не обязан уведомлять новичка о том, что бумажная трудовая книжка на него не оформляется (Письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).
Все остальные в 2020 году должны были сделать выбор — оставить бумажный вариант трудовой или перейти на электронный.
При этом, даже если работник сделал выбор в пользу электронной трудовой, он должен сохранить свою бумажную книжку и предъявлять ее при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Оформляя в 2021 году работника, проверяйте его бумажную трудовую. Отсутствие записи о ее закрытии свидетельствует о том, что работник остался с бумажной трудовой и, следовательно, вы должны продолжать ее вести. Отметка о выборе электронной трудовой будет означать, что вести нужно только электронную версию.
Для подтверждения трудового стажа сотрудника с электронной трудовой работодатель выдает ему справку СТД-Р.
2. Прием на работу без паспорта
Допустим, у работника нет при себе паспорта, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке от ФМС? Конечно, нет.
Справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.
3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров
Эти категории названы в ст. 213 ТК РФ. Кроме того, в Приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н приводится Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников.
Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждается в п. 3 ст. 5.27.1 КоАП.
4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами
Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под подпись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем подпись он ставит под каждым документом.
5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре
При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора.
Недостающие условия дополняются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.
Удобный учет сотрудников, расчет зарплаты, больничных, отпускных, налоги и взносы, расчет дивидендов.
6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место
В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место (ст. 209 ТК РФ).
Рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Согласно ст. 57 ТК РФ, работодатель должен указывать обособленное структурное подразделение. При оформлении сотрудника вносите название организации и населенный пункт.
7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре
Условия труда на рабочем месте обязательно включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.
8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо
Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно быть указано в трудовом договоре.
Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.
9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора
Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения договора.
10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право
Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.
11. Работодатель допускает неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре
Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.
12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок»
Просто нужно помнить о том, что испытательный срок — термин из УИК РФ. А понятие «срок испытания» содержится в ст. 70 ТК РФ.
13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора
О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под подпись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты
В трудовую книжку запись о приеме на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.
15. Работодатель забывает о подаче отчета СЗВ-ТД
Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Документы при приёме на работу
Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.
Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ
Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.
Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.
ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.
Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.
К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.
ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.
На работу впервые в жизни
Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:
ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
Работодатель может попросить
В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?
Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.
Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.
Часто необоснованно требуют
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.
Трудовые отношения между сотрудниками и работодателем
Бухгалтерский учет хозяйственных операций, возникающих из трудовых отношений сотрудников и организации, не может быть ограничен лишь бухгалтерскими проводками и налоговым учетом.
Для корректного учета заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, отпускных, командировочных и т.п., бухгалтеру необходимо хорошо ориентироваться в нормах трудового права. Кроме того, во многих компаниях бухгалтерия зачастую выполняет и функции кадровой службы. Это не говоря уже о том, что бухгалтер так же является сотрудником, а значит – состоит в трудовых отношениях с организацией, в которой трудится.
Совокупность этих факторов ведет к тому, что любой начинающий бухгалтер быстро понимает, что ему просто необходимо ознакомиться с основными положениями трудового законодательства.
В данной статье мы рассмотрим действующее законодательство, касающееся:
Начало трудовых отношений
Что подразумевается под трудовыми отношениями?
В соответствии с положениями ст.15 ТК РФ, трудовые отношения это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем:
Трудовой договор
Обратите внимание:Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
При этом, трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении сотрудника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня такого допущения.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись:
Содержание трудового договора
Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями или условиями. При этом:
Обратите внимание:Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Документы, требующиеся при заключении трудового договора
Обратите внимание:Требовать от физического лица, документы помимо предусмотренных ТК РФ и другими нормами действующего законодательства, запрещено (ст.65 ТК РФ).
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия трудовой книжки:
Кроме того, для организации корректного учета по НДФЛ и с целью получения стандартных вычетов, обычно будущие сотрудники предоставляют в бухгалтерию организации справку о доходах с предыдущего места работы по форме 2-НДФЛ. Так же в интересах сотрудника предоставить новому работодателю Справку с предыдущего места работы для расчета пособий за счет ФСС (больничные листы, пособия по БиР и т.п.).
Такой документ называется Справкой «О сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год».
В вышеуказанной справке о заработке работодатель должен отражать все необходимые сведения в соответствии с требованиями действующего законодательства (Письмо ФСС от 11.01.2013г. №15-03-18/12-169).
Выдать Справку о заработке компании обязаны в соответствии с пп.3 п.2 ст.4.1 закона №255-ФЗ:
В справке должны содержаться данные:
Оформляем прием сотрудника на работу
Испытательный срок
Решение работодателя работник имеет право обжаловать в суд.
Если же в течение испытательного срока работник решит, что работа ему не подходит, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня. В случае, если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.
Согласно ст.70 ТК РФ, при заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. То есть, условие об испытательном сроке не является обязательным.
Обратите внимание:Если в трудовом договоре отсутствует условие об испытательном сроке, то согласно ТК РФ, сотрудник считается принятым на работу без испытания со всеми вытекающими отсюда последствиями.
В случае, когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ст.67 ТК РФ), условие об испытании может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.
Каким физическим лицам испытательный срок не устанавливается согласно ТК РФ:
В приказе о приеме на работу так же должно быть указано условие об испытательном сроке, так как согласно ст.68 ТК РФ содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Обратите внимание:В период испытания на работника распространяются положения трудового и иного законодательства, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений: что нужно знать компаниям о нововведениях
 |
| pressmaster / Depositphotos.com |
Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов
Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА «Ковалев, Тугуши и партнеры» Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции «Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики», подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.
Поправки в Трудовой кодекс РФ
Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.
Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:
право работодателя на переход на электронный документооборот;
Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.
Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.
Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом РФ, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377) – данное положение вступит в силу с 1 марта 2023 года.
Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила как положительный момент возможность применения новых норм только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумаге или ознакомление с ними в письменном виде. Также важным моментом выступает возможность ознакомления сотрудников с локальными актами, которая после принятия закона может проходить в электронном виде. Также эксперт обратила внимание на то, что планируется уменьшение количества проверок работодателя, что также является очевидным плюсом реформы.
При этом она отметила ряд моментов, которые так и остались не урегулированы новыми поправками в трудовое законодательство. Так, закон не регулирует последствия отказа работника от перехода на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, согласно которому такой отказ не может являться основанием для увольнения сотрудника (ст. 22.2 Закона № 377), однако других разъяснений по данному вопросу нет. Эксперта также обеспокоила возможность доступа персональных данных работников для межведомственного действия. И, наконец, прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.
Рекомендации для организаций при переходе на систему электронного документооборота
Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных нюансов. Следует заранее подготовиться к возможности такого перехода, оценив текущие кадровые процессы в компании. Также необходимо юридически оформить переход на данную систему. Рекомендуется обеспокоиться вопросами, которые могут возникать уже после внедрения системы – например, взаимодействие с сотрудниками в рамках споров по вопросам использования системы электронного документооборота.
Как оформить приказ о внедрении системы электронного документооборота? Ознакомьтесь со справкой ГАРАНТ: Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота
Ключевые моменты, которые следует учитывать работодателю при переходе на систему электронного документооборота, выделил руководитель направления методологии кадрового администрирования управления вознаграждения и кадровой экспертизы «Сбербанк» Алексей Юдин. По мнению эксперта, чек-лист по внедрению кадрового электронного документооборота выглядит следующим образом:
Эксперт считает, что в первую очередь следует оценить соответствие компании юридическим и функциональным требованиям и процессам, в том числе выбрать электронную подпись. Еще до внедрения систему следует юридически урегулировать использование системы – составить локальный акт, уведомить работников, конкретизировать и закрепить правила использования системы, сделать правки к стандартным шаблонам трудового договора, а также не забыть о составлении согласия на обработку персональных данных при использовании системы. Отдельное внимание стоит уделить договору с вендором системы электронного документооборота, включая гарантии по доработке, внедрению, поддержке, учитывая обработку персональных данных сотрудников.
Уже после этого Алексей Юдин посоветовал выбирать схему хранения и архивирования документов – у провайдера или компании. Важно также озаботиться планированием действий по тестированию и развертыванию решения, определения владельца. Уже после внедрения системы важно озаботиться обучением сотрудников работе с ней, а также подготовке алгоритма работы с претензиями и спорами, которые касаются кадрового электронного документооборота.
***
Применение электронного документооборота в России не является неким новшеством, так как он уже применялся некоторыми работодателями не только в рамках эксперимента Минтруда РФ, но и самостоятельно, заметила Ксения Степанищева. Проведенный в 2020-2021 годах эксперимент Минтруда РФ в целом продемонстрировал положительные результаты перехода компаний на систему кадрового электронного документооборота. Эксперимент стал важным этапом формирования новых поправок в ТК РФ, так как он позволил выявить ряд критически важных моментов при переходе компаний на систему электронного документооборота.
1 С текстом Публичной декларации целей и задач на 2021 и материалами к ней можно ознакомиться на официальном сайте Минтруда России.