как хранить счета на оплату в бухгалтерии
Хранение бухгалтерских документов: новые требования Минфина
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вступает в силу 1 января 2022 года: до этого момента допускается его применение на добровольной основе. Одно из самых существенных нововведений — требование хранить документы бухгалтерского учета и содержащиеся в них данные, а также размещать базы этих данных на территории РФ.
О наиболее важных изменениях в стандартах расскажем ниже.
Хранение документов
Итак, согласно ФСБУ 27/2021, все хозяйствующие субъекты, на которых распространяется его действие (а это фактически все, за исключением организаций бюджетной сферы), будут обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета и содержащихся в них данных, а также размещать базы указанных данных на территории РФ.
Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК). Связано это с тем, что многие МГК используют «глобальные» ИТ-решения (SAP, Oracle и др.) в качестве учетной системы, а также ИТ-архитектуру, в большинстве случаев предполагающую размещение баз данных и хранилищ на серверах за рубежом.
На первый взгляд, очевидно, что в этой ситуации реализация нового требования потребует:
В этой связи мы хотели бы отметить следующие важные моменты.
Во-первых, не до конца понятно, что имеется в виду под «базой данных» и о каких именно данных идет речь: например, о данных в документах бухгалтерского учета, являющихся обязательными в силу требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, или же обо всех данных, имеющихся в документах, но при этом не влияющих на отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни?
Во-вторых, ФСБУ не расшифровывает, что конкретно понимается под «размещением» баз данных. В частности, в тексте стандарта нет прямого запрета на ведение базы данных за рубежом с последующим размещением на российских серверах копии такой базы.
Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом.
В-третьих, требование о хранении документов в России распространяется только на документы бухгалтерского учета, под которыми понимаются первичные документы и регистры бухгалтерского учета. В отношении любых иных документов/информации (например, оправдательных документов — договоров, счетов на оплату, не используемых в качестве первичных учетных документов, и проч.) это требование не применяется.
Кроме того, требования ФСБУ не распространяются на учет, который ведется в соответствии с требованиями иностранного законодательства, а также на налоговый и управленческий виды учета.
В-четвертых, на текущий момент ответственность за нарушение требования ФСБУ о хранении документов в России не определена. Принимая во внимание действующие нормы КоАП, организации теоретически могут быть привлечены к ответственности за такое нарушение:
Штраф за эти нарушения сравнительно небольшой — от 5 до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и от 200 до 300 тыс. руб. за нарушение законодательства о хранении документов.
В то же время мы не исключаем, что до начала применения ФСБУ в КоАП могут появиться специальные нормы, устанавливающие ответственность именно за нарушение требований к хранению документов бухгалтерского учета и данных, содержащихся в таких документах, а также к размещению базы указанных данных на территории РФ.
Стоит отметить, что в ходе разработки ФСБУ текст анализируемых выше положений претерпел существенные изменения. В проекте документа речь шла о том, что в России должны размещаться базы данных, в которых осуществляются «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета». А в окончательном варианте текста осталось лишь требование «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ».
Можно предположить, что изначально у законодателей была идея обязать хозяйствующие субъекты размещать на российских серверах сами системы, в которых ведется бухгалтерский учет, для обеспечения доступа к ним проверяющих вне зависимости от любых особенностей трансграничного управления данными, однако впоследствии было решено несколько смягчить эти требования.
Таким образом, очевидно, что новые требования порождают большое количество вопросов, от ответов на которые будет во многом будет зависеть существенность изменения компаниями своих технологических решений. Полная локализация учетных и иных систем, содержащих контролируемые настоящим стандартом документы и данные в них, позволит устранить риски, связанные с нарушением этого стандарта, однако может привести к значительным затратам.
Альтернативные варианты — например, создание и хранение в России копий баз данных и систем хранения документов — представляются более рискованными и не всегда оптимальными, но и значительно легче реализуемыми с практической точки зрения.
В любом случае, делать какие-либо однозначные выводы в отсутствие разъяснений ответственных ведомств на данном этапе достаточно сложно. Мы надеемся, что такие разъяснения будут опубликованы в ближайшее время.
Помимо вопроса локализации хранения, стоит также отметить, что текущая редакция ФСБУ разрешает хранение документов только в том виде, в котором они были составлены изначально. Мы полагаем, что в случае принятия законопроекта, которым предлагается разрешить создание и хранение электронных дубликатов и конвертированных документов, в текст ФСБУ будут внесены поправки.
Дата документа
Еще одно нововведение касается даты составления первичного учетного документа. Под этой датой будет пониматься дата его подписания лицом, совершившим сделку/операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.
Таким образом, датой составления первичного учетного документа будет являться дата завершения его оформления — фактически это будет дата проставления последней подписи.
При этом ФСБУ отдельно предусматривает, что дата совершения факта хозяйственной жизни может отличаться от даты составления документа, которым данный факт хозяйственной жизни оформляется. В этом случае ФСБУ регламентирует, что в документе необходимо будет указать обе эти даты. Это, в свою очередь, означает, что из первичного документа будет понятно, выполняет ли компания требование по оформлению документа непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу по ее завершении.
Особенно актуальным это нововведение станет для компаний, использующих ЭДО, поскольку дата подписания электронных документов фиксируется автоматически и не может быть изменена впоследствии.
Интересно отметить, что дата, которая присутствует в так называемой «шапке» документа на бумажном носителе, и дата формирования файла обмена, присутствующая в электронных документах, никак не регламентируются ФСБУ, что может говорить о том, что для контролирующих органов данные даты не будут являться существенными и по сути могут свидетельствовать только о начале документального оформления факта хозяйственной жизни.
Оправдательные документы
ФСБУ вводит понятие оправдательного документа. Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, на основании которого в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты. Предполагается, что, в отличие от первичного учетного документа, оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета и поэтому может не содержать все обязательные реквизиты, присущие первичному учетному документу.
Примером оправдательных документов являются договоры, кассовые чеки, счета на оплату, судебные акты и т. п. ФСБУ предусматривается, что если оправдательный документ послужил основой для формирования первичного учетного документа, то в первичный учетный документ нужно будет включать информацию об указанном оправдательном документе.
Электронные документы
В ФСБУ выражена позиция в отношении применения электронных подписей для электронных документов:
Интересно отметить, что ФСБУ предусматривает, что конкретный вид подписи должен быть установлен в соглашении между участниками документооборота. Это требование относится ко всем видам подписи, включая квалифицированную электронную подпись, несмотря на отсутствие аналогичного требования непосредственно в законе об электронной подписи.
Исправление документов
Определены допустимые способы исправления документов:
Прочие изменения
Помимо вышеуказанных положений, текстом ФСБУ предусмотрены:
Выводы
Очевидно, что одно из самых значительных изменений, вводимых новым ФСБУ, — это требование к хранению документов и размещению баз данных на территории РФ. На наш взгляд, введение этого требования продиктовано целью обеспечить своевременный и беспрепятственный доступ к документам бухгалтерского учета и базам данных в случае проведения контрольных мероприятий.
При этом вопрос о том, приводят ли изменения к необходимости полной локализации учетных систем и выбран ли наиболее оптимальный для всех сторон подход, остается открытым. Мы надеемся, что в ближайшее время Минфин России выпустит разъяснения по этому вопросу.
В любом случае, ФСБУ начнет применяться с 1 января 2022 года, что дает бизнесу небольшое время (полгода) для подготовки к новым требованиям.
Помимо того, данный стандарт демонстрирует последовательное развитие норм бухгалтерского учета вслед за развивающейся практикой, такой как оформление сводных документов, использование электронных и оправдательных документов, что помогает бизнесу получить больше уверенности в корректности применяемых им практик.
Счет на оплату: является ли ПУД и нужно ли его хранить
Вопрос: Организация (заказчик) получила счет на оплату услуг, на основании которого перечислила в виде аванса денежные средства исполнителю. Когда услуги были фактически оказаны, между заказчиком и исполнителем составлен и подписан акт оказанных услуг. Нужно ли счет на оплату прикладывать к акту оказанных услуг и хранить их вместе как ПУД?
Ответ: Счет на оплату услуг не является ПУД, подтверждающим факт оплаты услуг либо факт их оказания. Он может прилагаться к платежному поручению как основание перечисления платежа.
Обоснование: Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД (п. 1 ст. 10 Закона № 57-З).
ПУД составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).
Составленный ПУД должен отвечать требованиям п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.
Под хозяйственной операцией в целях бухучета понимается действие или событие в деятельности организации, в результате которого меняется состав активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов, которое должно быть отражено в бухучете (абз. 24 ст. 1 Закона № 57-З).
В указанном случае в бухучете должны быть отражены следующие хозоперации:
1) перечисление денежных средств в виде аванса за оказание услуг исполнителю;
2) приобретение услуг, оказанных исполнителем.
На каждую хозяйственную операцию должно быть составлено по одному ПУД.
Хозоперация по перечислению денежных средств за оказание услуг подтверждается ПУД, которым является платежное поручение, отвечающее требованиям п. 2 ст. 10 Закона № 57-З (абз. 31, 36 п. 2 Инструкции № 66).
Так как аванс перечисляется согласно выставленному исполнителем счету на оплату услуг, счет будет являться документом, на основании которого осуществляется оплата.
ПУД, подтверждающий хозоперацию оказания услуг в данной ситуации, – акт оказанных услуг, отвечающий требованиям, предъявляемым Законом № 57-З к ПУД (п. 2, 4, 6 ст. 10 Закона № 57-З).
Таким образом, счет на оплату услуг, предъявленный заказчику услуг на внесение авансового платежа, не является ПУД, подтверждающим факт оплаты услуг либо факт их оказания, и может прилагаться к платежному поручению как основание перечисления авансового платежа.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица
Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.
Как и кто определяет сроки хранения документов
В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов.
К указанным перечням относятся:
1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);
2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.07 № 1182).
Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).
ВАЖНО
Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа. При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.
Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).
По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).
ВНИМАНИЕ
Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).
Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236). Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).
ВАЖНО
Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).
Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.
Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).
Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236).
ВНИМАНИЕ
Платежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).
Сроки хранения налоговых документов
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет. Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
ВАЖНО
Исключение сделано для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).
Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).
ВНИМАНИЕ
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет (ст. 309 Перечня № 236).
С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.
Всю переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236). Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).
СПРАВКА
Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним (ст. 224 Перечня № 236).
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.
Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.
СПРАВКА
При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.
Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».
ВНИМАНИЕ
В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.
Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.
ВАЖНО
Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.
Штрафы за нарушение порядка хранения документов
ВНИМАНИЕ
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.
За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).
Новые сроки хранения документов в 2021 году: таблица с изменениями
Периоды времени хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, нужно было определять на основании приказа Минкультуры от 25.08.10 № 558. После этой даты следует руководствоваться Перечнем № 236. В таблице приведены наиболее важные для бухгалтеров документы, в отношении которых изменились сроки хранения.