как хранятся бланки строгой отчетности в организации

Бланки строгой отчетности (БСО)

Что является бланком строгой отчетности?

Обратите внимание! До недавнего времени бумажные бланки использовались как альтернатива кассовым чекам, но с 1.06.2019 можно выписывать БСО без чека только в определенных случаях. Типографские бланки строгой отчетности заменяют чеки, если бизнес освобождается от использования кассовой техники, и предприниматель не выписывает документ с конкретными реквизитами. Бланк строгой отчетности обязательно содержит сведения, которые подтверждают правоотношения между пользователем услуг и организацией.

Бланк строгой отчетности вместо кассового чека

Этот документ заменяет чек при соблюдении некоторых условий. Бланки строгой отчетности разрешено выдавать при предоставлении услуг физическим лицам, а не юрлицам. Строго запрещается выдавать документ вместо кассового чека при продаже товаров. Исключением считается деятельность, перечисленная в законе №54-ФЗ.

БСО в 2021 году применяют по желанию:

Это важно! БСО содержит идентичные с кассовым чеком реквизиты. Обязательно указывается наименование документа, признак расчета, идентификационный номер налогоплательщика, фискальный признак сообщения, наименование организации и другая важная информация.

Разрешено использовать БСО вместо чеков предпринимателям, которые предлагают клиентам услуги в труднодоступных местностях. Полный перечень таких местностей утвержден региональным законодательством.

Требования к БСО согласно Постановления Правительства РФ № 359

К бланкам строгой отчетности предъявляется ряд технологических требований. Документ используется тогда, когда он соответствует таким требованиям:

Бланки, распечатанные на обычном принтере, будут недействительными. Образец документа должен формироваться автоматизированными программами или изготавливаться типографским способом. В 2021 году второй способ практически не применяется из-за сложности соответствия всем требованиям.

Законодательное урегулирование использования БСО подтверждается такими фактами:

По Постановлению №359 для печати БСО могут использоваться автоматизированные системы, обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа. Эти системы должны фиксировать операции с электронными БСО в течение минимум 5 лет.

Основные виды бланков строгой отчетности

В 2021 году предприниматели могут использовать разные виды БСО. Документы классифицируют на такие большие группы:

Каждый вид бланков имеет определенные особенности при использовании. Например, квитанции выдаются при заказе услуг в ателье, парикмахерских, салонах красоты. Клиенты получают абонементы на посещение спортивных залов, косметологических кабинетов. Есть билеты железнодорожные, концертные, проездные и театральные. Талоны могут выдаваться на использование парковочного места.

Формы бланков строгой отчетности

Раньше до момента использования бланков строгой отчетности предприниматели убеждались в том, что коды их деятельности есть в ОКУН. С 1.01.2017 появились новые классификаторы для документации.

Мы выяснили, что БСО называются по-разному. Разными бывают и их формы. ИП и организации получили возможность самостоятельно разрабатывать такие формы, которые им наиболее удобно использовать. Главное условие заключается в том, чтобы форма бланка содержала перечень обязательных реквизитов.

Постановление №359 указывает, что формы бланков могут утверждаться на федеральном уровне. Эти формы обязательны к использованию на территории РФ. Структура билетов на общественный транспорт определяется постановлением №112, выданным в 2009 году.

Как выглядит бланк строгой отчетности, соответствующий законодательным нормам?

Заполнение данного документа должно соответствовать установленным законодательным критериям. Бланки строгой отчетности (БСО) обязательно содержат такую информацию:

Документ заполняется четко и без разночтений. Запрещено вносить в БСО любые исправления.

Инвентаризация бланков строгой отчетности: процедура

Работники ФНС осуществляют контроль по использованию БСО. Предприниматель обязан предоставить инспектору книгу учета документации или данные из автоматизированной системы. С 2019 года данные БСО автоматически поступают в ФНС.

Инвентаризация БСО выполняется одновременно с идентичной процедурой для наличных средств, сохраняемых в кассе организации. Эти мероприятия на постоянном основании проводит специальная инвентаризационная комиссия, сформированная в организации. Комиссия составляет акт приемки БСО. В состав комиссии входят:

Для проверки фактического наличия документов учитываются виды бланков, конечные и начальные номера. Корешки печатных бланков продолжают находиться в организации минимум 5 лет. По истечении этого срока БСО должны быть уничтожены по протоколу.

Для удобного хранения корешки бланков упаковываются в мешки, после чего опечатываются. Документация хранится в сейфах или металлических шкафах. Для этих целей подходят специально оборудованные помещения.

Обычная ККТ сохраняет данные о напечатанных БСО. Предпринимателям и организациям не нужно вести книги учета.

Документальное оформление инвентаризации БСО

Важно знать! В 2021 году установлены большие штрафы за невыдачу БСО. Штраф для ИП составит минимум 10000 рублей. Организациям придется отдать не менее 30000 рублей. Дополнительно предусмотрены штрафы за нарушение порядка хранения документации. Должностные лица организаций могут получить штраф до 3000 рублей.

Итоги

Оформление и хранение бланков строгой отчетности установлено на законодательном уровне. Раньше использование таких документов давало предпринимателям ряд преимуществ: простая выездная деятельность, не нужно приобретать и регистрировать ККТ. С 2019 года все эти преимущества полностью исчезли. С 1.07.2019 оформляются любые бланки строгой отчетности с использованием онлайн-кассы. В БСО обязательно указываются реквизиты, которые должны быть в кассовых чеках.

1С:Бухгалтерия 8

«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!

Источник

Кто и как должен применять БСО в 2021 году

Природа обновленного бланка строгой отчетности

Что представляет собой БСО? Какие существуют требования к БСО в 2021 году?

Определение этого документа дано в ст. 1.1 федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ».

ВАЖНО! Бланк строгой отчетности — первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронном виде и (или) распечатанный с использованием автоматизированной системы для БСО в момент расчетов с клиентом и подтверждающий факт произведения таких расчетов.

Как видим, БСО является аналогом кассового чека. Закон 54-ФЗ предъявляет одинаковые требования к обязательным реквизитам как одного, так и второго расчетного документа

Кроме того, БСО печатают на аппаратах, аналогичных онлайн-кассам. Прежние БСО, которые печатались исключительно типографским способом, сейчас уже не действуют и могут служить лишь дополнением к кассовому чеку. Как видно из определения, современные БСО допустимо вообще не печатать на бумажных носителях, а отправлять клиенту в электронном виде через СМС или на электронную почту. Именно такой способ отправки использует Яндекс.такси для бланков строгой отчетности за оказанные услуги перевозчика.

Как зарегистрировать онлайн-кассу, мы писали в статье.

В чём состоит основное отличие БСО в 2021 году от кассового чека? БСО используют при оказании платных услуг населению, а кассовый чек возможно применять для всех видов расчетов.

Обязанность по применению БСО

Итак, бланки строгой отчетности в 2021 году приравнены к кассовому чеку.

Кто должен применять БСО в 2021 году? Те, кто должен применять онлайн-кассу, то есть пробивать чек при расчетах.

В общем случае юрлицо или предприниматель при расчетах с физлицами или при расчетах наличными (банковской картой) с юрлицами и ИП применяет онлайн-кассу. Есть некоторые исключения из этого правила: по видам деятельности, по применяемой системе налогообложения.

Кто освобожден от применения ККТ в 2021 году, узнайте из нашего материала.

Далее разберем проблему, кто может применять БСО в 2021 году? Исходя из различий между кассовым чеком и БСО, применять БСО вместо кассового чека могут хозсубъекты, оказывающие услуги населению. Что относится к платным услугам населению, определяют по справочникам ОКВЭД2 и ОКПД2. Бизнесмен, оказывающий услуги населению, вправе выбрать для применения любую модель ККТ: для оформления универсальных кассовых чеков или для оформления только БСО. Важно, чтобы эта модель входила в перечень разрешенных к применению.

Как применять онлайн-кассу в 2021 году, прочитайте в статье «Онлайн-кассы для ИП в 2021 году».

Отпечатанные в типографии бланки

Обозначим еще раз, что в 2021 году бланки строгой отчетности, изготовленные в типографии, более не действуют. Их можно применять только следующим образом:

Например, до 1 июля 2021 года БСО для ИП, оказывающего услуги и не имеющего работников, вполне актуален, так как такие ИП не обязаны использовать ККТ при расчетах. В этом случае типографский БСО — подходящий вариант для подтверждения расчетов.

ВАЖНО! С 1 июля 2021 года ИП без работников, оказывающие услуги (выполняющие работы), должны при расчетах применять ККТ.

Напомним, что ИП на патенте с определенными видами деятельности могут не применять ККТ при условии, что они выдают клиентам документ, подтверждающий факт расчета и снабженный обязательными реквизитами. В этом случае можно отпечатать в типографии необходимый документ. Впрочем, если раньше типографская печать БСО была обязательной, то сейчас освобожденный от ККТ ИП на патенте вполне может создать подходящий документ на компьютере и каждый раз самостоятельно его распечатывать.

Приведем образец бланка строгой отчетности для ИП в 2021 году. Возьмем, например, ИП, ремонтирующего обувь и применяющего патент. Он может не использовать в работе ККТ, но должен выдать документ, подтверждающий расчет. Напоминаем, что в данном документе должны быть все необходимые реквизиты.

БСО в виде билетов и путевок

Существуют бланки строгой отчетности, утвержденные на законодательном уровне. К таковым относятся:

Возникает резонный вопрос: бланка строгой отчетности «Туристская путевка» (например) в 2021 году будет достаточно для проведения расчетов? Аналогично и с прочими приведенными в списке БСО.

Ответ: нет. При реализации любых видов билетов, для которых утверждена форма БСО, в дополнение к выдаваемым бланкам необходимо пробить кассовый чек или же сформировать современный БСО с помощью автоматизированной системы. Также допускается применять стандартный билет, но на котором есть вся информация о кассовом чеке, зашифрованная в виде QR-кода.

Такая необходимость опирается на логику, что БСО в виде билета определяет лишь право покупателя на поездку/посещение мероприятия. А вот факт расчетов подтверждается документом, сформированным актуальным образом на современных онлайн-кассах.

Как известно, принять НДС к вычету можно по счету-фактуре. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте, каким должен быть БСО, чтобы по нему тоже можно было принять НДС к вычету, а также в каких случаях это работает.

Порядок контроля за БСО в 2021 году

Мы привыкли к скрупулезному контролю за бланками строгой отчетности — потому они так и назывались. Каждый бланк имел свой номер, велся журнал их учета, за ненадобностью их необходимо было уничтожать.

Как изменился учет бланков строгой отчетности в 2021 году? Учет изменился полностью, так как поменялась сама суть БСО.

И основная суть изменений в том, что теперь БСО формируются в ККТ и могут быть отправлены клиенту в электронном виде.

Никаких особых указаний на необходимость распечатывания БСО на бумаге или хранения их на иных носителях информации не существует.

Но законодательно установлена обязанность записывать информацию о произведенном расчете в фискальном накопителе ККТ, отправлять сведения в налоговый орган посредством оператора фискальных данных и хранить фискальный накопитель.

Итоги

В 2021 году БСО приравнен к кассовому чеку. Он применяется, как и прежде, при оказании услуг населению, но формируется на специальных онлайн-кассах. БСО, отпечатанные в типографии, более не действительны. К новым БСО применяются требования, аналогичные требованиям к кассовым чекам.

Источник

Как хранятся бланки строгой отчетности в организации

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Минфина РФ от 29 декабря 2010 г. № 193н “Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов”

В соответствии с пунктом 2.1 статьи 6 Закона Российской Федерации от 27 ноября 1992 г. № 4015-I «Об организации страхового дела в Российской Федерации» (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 2, ст. 56; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 1, ст. 4; 1999, № 47, ст. 5622; 2003, № 50, ст. 4858; 2005, № 10, ст. 760; 2010, № 17, ст. 1988) приказываю:

утвердить прилагаемый Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 10 марта 2011 г.
Регистрационный № 20043

Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов
(утв. приказом Минфина РФ от 29 декабря 2010 г. № 193н)

I. Общие положения

2. Требования к обеспечению сохранности документов, указанные в настоящем Перечне, обязательны для выполнения страховщиками. Страховщики обязаны обеспечить сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности, в соответствии с требованиями и в порядке, установленными законодательством Российской Федерации для юридических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, в том числе в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 48, ст. 5369; 1998, № 30, ст. 3619; 2002, № 13, ст. 1179; 2003, № 1, ст. 2, ст. 6; № 2, ст. 160; № 22, ст. 2066; № 27, ст. 2700; 2006, № 45, ст. 4635; 2009, № 48, ст. 5711; 2010, № 31, ст. 4178; № 40, ст. 4969), а также положениями настоящего Перечня.

II. Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики

3. Документы, явившиеся основанием для выдачи лицензии, и иные связанные с созданием страховщика документы:

1) учредительные документы, договор об учреждении страховщика;

2) документы о государственной регистрации в качестве юридического лица, в том числе свидетельство о государственной регистрации юридического лица или свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года;

3) свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, связанные с государственной регистрацией изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также с внесением в Единый государственный реестр юридических лиц изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы;

4) свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, в том числе обособленных подразделений, о снятии с учета в налоговых органах, в том числе обособленных подразделений;

5) сведения о составе акционеров (участников) (реестр акционеров (участников) страховщика), в том числе копии документов о государственной регистрации юридических лиц, являющихся учредителями страховщика, аудиторские заключения о достоверности их бухгалтерской (финансовой) отчетности за последний отчетный период, предшествующий оплате уставного капитала, если для таких юридических лиц в соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 1, ст. 15; 2010, № 27, ст. 3420) предусмотрен обязательный аудит;

6) документы, подтверждающие оплату уставного капитала в полном размере, в том числе документы, содержащие описание и оценку неденежных средств, внесенных в счет оплаты уставного капитала;

7) документы, связанные с эмиссией акций и иных эмиссионных ценных бумаг страховщика;

8) протоколы собраний учредителей (акционеров, участников) об утверждении учредительных документов страховщика и их изменении, об утверждении на должности единоличного исполнительного органа, руководителя (руководителей) коллегиального исполнительного органа, иные протоколы общих собраний акционеров (участников) общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии;

9) сведения о лицах, замещающих должности (исполнявших функции) единоличного исполнительного органа, руководителей коллегиального исполнительного органа, главного бухгалтера, руководителя ревизионной комиссии (ревизоре), в том числе копии документов, подтверждающие их соответствие требованиям Закона о страховании;

10) сведения о страховых актуариях, в том числе копии документов, подтверждающих их соответствие требованиям Закона о страховании;

11) сведения о лицах, замещающих должности (исполняющих функции) руководителей и главных бухгалтеров в представительствах и филиалах страховщика;

12) положения о филиалах и представительствах страховщика;

13) списки аффилированных лиц страховщика;

14) документы, подтверждающие права страховщика на имущество, находящееся на его балансе, а также оценку имущества (если она проводилась);

15) правила страхования по видам страхования, предусмотренным Законом о страховании, и образцы используемых документов;

16) расчеты страховых тарифов с приложением используемой методики актуарных расчетов и указанием источника исходных данных, а также структуры тарифных ставок;

17) положения о формировании страховых резервов с момента получения лицензии страховщика;

18) экономическое обоснование осуществления видов страхования;

20) согласие в письменной форме соответствующего органа по надзору за страховой деятельностью страны места пребывания на участие иностранных инвесторов в уставных капиталах страховых организаций, созданных на территории Российской Федерации (для субъектов страхового дела, являющихся дочерними обществами по отношению к иностранным инвесторам (основным организациям) или имеющие долю иностранных инвесторов в своих уставных капиталах более 49 процентов).

4. Документы, подтверждающие право на осуществление страховой деятельности, а также связанные с осуществлением страхового надзора за деятельностью страховщика:

1) лицензии на осуществление страхования, перестрахования, взаимного страхования;

2) документы, подтверждающие ограничение или приостановление действия лицензии (в случае если имело место ограничение или приостановление действия лицензии), а также подтверждающие возобновление действия лицензии после его ограничения или приостановления;

3) документы, подтверждающие отзыв лицензии (в случае если имел место отзыв лицензии);

4) предписания, выданные органами страхового надзора, и уведомления об исполнении (снятии) предписаний;

5) письменные сообщения о согласовании с органами страхового надзора документов, подлежащих согласованию;

6) заключения ревизионной комиссии (ревизора) страховщика, государственных и муниципальных органов финансового контроля, аудиторские заключения;

7) судебные акты по спорам, связанным с осуществлением страховой деятельности, спорам о праве использования субъектом страхового дела наименования (фирменного наименования), созданием общества, управлением им или участием в нем, иным спорам;

8) документы, подтверждающие членство в профессиональных объединениях, если такое членство является необходимым условием осуществления страховой деятельности;

9) акты проверок, проведенных органами страхового надзора, и иные документы, связанные с проверками деятельности страховщика органами страхового надзора.

5. Документы, подтверждающие принятие и исполнение обязательств по договорам страхования, взаимного страхования, сострахования и перестрахования:

1) бланки страховых полисов и иные документы (бланки) строгой отчетности;

2) договоры страхования, приложения и дополнительные соглашения к ним;

3) заявления о заключении (изменении, прекращении) договоров страхования и иные документы, явившиеся основанием для заключения (изменения, прекращения) договоров страхования;

4) документы, подтверждающие требования о страховых выплатах (выкупных суммах) и принятие решений об удовлетворении или отказе в удовлетворении требований о страховых выплатах (выкупных суммах);

5) первичные учетные документы, подтверждающие оплату страховой премии (страховых взносов) и осуществление страховых выплат (выплату выкупных сумм), и приложения к ним;

6) договоры и документы, связанные с передачей и (или) продажей страхового портфеля;

7) документы, подтверждающие уведомление страхователей об отзыве лицензии, о досрочном прекращении договоров страхования, договоров перестрахования и (или) о передаче обязательств, принятых по договорам страхования (страхового портфеля), с указанием страховщика, которому данный страховой портфель передан;

8) документы, подтверждающие полномочия подписанта со стороны страховщика на страховых полисах и договорах страхования и документах, подтверждающих оплату страховой премии (страховых взносов) и осуществление страховых выплат, выплату выкупных сумм;

9) документы, подтверждающие заключение (изменение, прекращение) договоров со страховыми агентами и страховыми брокерами, расчеты со страховыми агентами и страховыми брокерами, отчеты страховых агентов и страховых брокеров о выполнении договорных обязательств;

10) журнал учета страховых полисов и иных документов (бланков) строгой отчетности;

11) статистическая, бухгалтерская отчетность и отчетность в порядке надзора, предоставленная страховщиком в органы государственной власти и профессиональные объединения, аудиторские и актуарные заключения;

14) расчеты страховых резервов в соответствии с положением о формировании страховых резервов и документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов;

15) первичные учетные документы по страховым и хозяйственным операциям, регистры бухгалтерского учета, рабочий план счетов
бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедурам
кодирования, программам машинной обработки данных;

16) договоры и другие документы, на основании которых производилось размещение собственных средств страховщика и средств страховых резервов;

17) номенклатура и описи дел.

6. Обязанность по сохранности документов, указанных в подпунктах 10, 15, 16 пункта 3 настоящего Перечня, за исключением образцов документов, используемых при перестраховании, не распространяется на субъектов страхового дела, имеющих лицензию только на осуществление перестрахования.

7. Обязанность по сохранности документов, указанных в подпунктах 5, 6, 7, 8, 10, 13, 15 (в случае осуществления взаимного страхования обществом на основании устава), 16, 18, 19, 20 пункта 3 настоящего Перечня на субъектов страхового дела, имеющих лицензию только на осуществление взаимного страхования, не распространяется.

III. Требования к обеспечению сохранности документов

8. Страховщик обязан предпринять меры, достаточные для обеспечения сохранности документов, указанных в пунктах 3, 4, 5 настоящего Перечня. Меры должны быть направлены на исключение возможности уничтожения, порчи или исчезновения документов по причине преднамеренных и/или случайных событий природного и техногенного характера, противоправных действий третьих лиц, пожара и залива водой.

9. Обязательными для страховщиков мерами, обеспечивающими сохранность документов, указанных в пунктах 3, 4, 5 настоящего Перечня, являются:

1) ведение учета документов;

2) разработка и утверждение номенклатуры дел;

3) создание архива для хранения дел;

4) создание оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения;

5) соблюдение порядка выдачи дел из архива;

6) проверка наличия дел в соответствии с их номенклатурой;

7) обеспечение физико-химической сохранности документов;

8) утверждение инструкции по делопроизводству.

11. По договорам страхования и страховых полисов по договорам личного страхования, договорам страхования финансовых и предпринимательских рисков, договорам страхования ответственности по договору, договорам страхования по страхованию имущества, за исключением страхования зданий, сооружений, срок хранения соответствует сроку хранения документов, указанных в статье 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности» раздела II Перечня типовых архивных документов.

12. Срок хранения документов, предусмотренных подпунктами 10, 12, 13, 14 пункта 5, соответствует сроку хранения документов, указанных в статье 358 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам» раздела II Перечня типовых архивных документов.

14. Место и способ хранения определяется страховщиком самостоятельно, при этом должно быть обеспечено условие возможности предоставления документов по запросу органов государственной власти в срок не более:

1) 3 рабочих дней для документов, хранящихся не более 2 лет до даты запроса;

2) 7 рабочих дней для документов, хранящихся более 2 лет до даты запроса.

16. При осуществлении смены лица, замещавшего должность (исполнявшего функции) руководителя страховщика или руководителя филиала страховщика, находившиеся в его распоряжении документы, указанные в пунктах 3, 4, 5 настоящего Перечня, должны передаваться по описи вновь назначенному руководителю.

18. Сведения об утраченных и (или) похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и (или) на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством Российской Федерации требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее, чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.

19. Страховщик обязан вести учет бланков строгой отчетности как в бумажном, так и в электронном виде. Учет бланков строгой отчетности должен позволять определить принадлежность и движение каждого бланка строгой отчетности.

20. Передача бланков строгой отчетности для их использования по назначению работникам страховщика и иным лицам, деятельность которых обуславливает использование бланков строгой отчетности страховщика, осуществляется по акту приема-передачи с указанием, в том числе, видов бланков, их серии и номера.

21. Страховщику предоставляется отчет об использовании бланков строгой отчетности в порядке и сроки, установленные внутренними организационно-распорядительными документами страховщика, но не реже одного раза в месяц. Испорченные бланки строгой отчетности должны возвращаться страховщику.

22. Транспортировка бланков строгой отчетности страховщиком должна быть обеспечена надлежащей охраной.

23. Бланки строгой отчетности, в том числе испорченные, до момента их уничтожения должны храниться с учетом требований, установленных пунктом 19 настоящего Перечня.

24. Уничтожение бланков строгой отчетности производится специально образованной комиссией из должностных лиц страховщика, уничтожение бланков оформляется актом.

25. Страховщик разрабатывает и утверждает положения (инструкции) о порядке учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности в соответствии с настоящим Перечнем.

Приказ Минфина РФ от 29 декабря 2010 г. № 193н “Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 10 марта 2011 г.
Регистрационный № 20043

Текст приказа официально опубликован не был

Обзор документа

Страховщики обязаны хранить документы, образующиеся в процессе их деятельности. Установлен их перечень.

Это, в частности, документы о создании страховой организации (учредительные, свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет, правила страхования и др.); лицензии; бланки страховых полисов; договоры страхования и иные материалы о принятии и исполнении обязательств по страхованию. Также должны храниться первичные учетные документы; статистическая и бухгалтерская отчетность; материалы об осуществлении надзора за страховщиком (предписания, заключения, акты проверок, судебные решения по спорам и т. д.).

Определены требования к хранению. Так, следует вести учет документов, создать архив для хранения дел. Нужно утвердить их номенклатуру и инструкцию по делопроизводству. Необходимо исключить возможность уничтожения, порчи или исчезновения документов ввиду событий природного или техногенного характера, противоправных действий третьих лиц, пожара и залива водой.

Ряд документов хранится не только на бумажных носителях, но и на электронных (в частности, положения о филиалах и представительствах, правила страхования, расчеты страховых тарифов, статистическая и бухотчетность). Бланки строгой отчетности (полисы, свидетельства, сертификаты, квитанции) помещают в сейфы в охраняемых помещениях, оборудованных системами видеонаблюдения и пожарной безопасности. Установлены особые требования к их учету, передаче и уничтожению. Данные о каждом случае их утраты (хищения) размещаются на интернет-сайте компании или профобъединения страховщиков.

Установлены сроки хранения. По их истечении документы уничтожаются специально созданной комиссией. Составляется опись. По запросу органов власти документы предоставляются в 3-дневный (если хранятся не более 2 лет до даты запроса) или 7-дневный срок (при более длительном хранении).

Источник