Как сделать информационное сообщение
Информационное письмо образец составления
Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.
Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.
Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:
На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:
Виды информационных писем: 5 готовых образцов
Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.
Извещение (уведомление)
Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Подтверждение намерений
Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.
Разъяснение
Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).
Напоминание
В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.
Рекламное письмо (коммерческое предложение)
При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.
Правила этикета при составлении текста письма
«Каждое письмо, которое мы пишем,
должно содержать одну идею/ мысль»
Особенно это актуально для копирайтинга информационных рассылок. Некоторые маркетологи для обычного оповещения создают сложные шаблоны:
Согласитесь, довольно сложно сфокусироваться на чём-то одном в таком письме:
А ведь текстовые письма могут быть красивыми и эффективными!
Копирайтинг рассылок. Как составить информационное письмо, чтобы его прочитали
Много написано, рассказано и отснято видео о том, как сделать красивый и эффективный шаблон, а вот тексту информационных рассылок уделяют совсем мало внимания. Давайте исправим это и раскроем небольшие секреты написания и оформления текста.
Помните старую юмористическую сценку: » Я тут нотки принёс. Тут играть, тут не играть, а тут рыбу заворачивали» Желательно, чтобы ваш емейл не создавал такое же ощущение у клиента.
Избегайте длинных преамбул
Постарайтесь первой фразой максимально заинтересовать клиента, чтоб он продолжал читать от предложения к предложению. Каждая последующая фраза должна ещё больше усиливать интерес перейти на сайт.
Упрощайте структуру письма
Чем проще вы объясните, что хотите от подписчика, тем выше шанс, что он выполнит целевое действие.
Пример рассылки от компании, которая занимается ювелирными изделиями. Такое впечатление, что клиенту пришло личное письмо. Оформление довольно несложное: всего одна ссылочка, подпись, все вместилось в первый экран просмотра.
Делайте предложения и абзацы короткими
В эру мобильных устройств не нужно объяснять, что много информации пользователи потребляют именно с телефонов и планшетов. Абзацы из одного-двух предложений уже становятся правилом хорошего тона.
Выделяйте тезисы, основную мысль
Курсив, жирный, зачёркнутый шрифт пусть будет в помощь. Экспериментируйте в пределах разумного с размером, цветом и внешним видом текста.
В примере theSkimm хорошо выстроена композиция с комбинированием разных элементов. Главная мысль всегда оформлена в цитату и видна в первом скрине письма.
Заменяйте описания на маркированные и нумерованные списки
Так информация выглядит более понятной и легче воспринимается читателями.
У кого же ещё учиться, как не у Дениса Каплунова? Быстро, просто и понятно сильно не вчитываясь.
Играйтесь с расположением текста
Только не до такой степени, чтобы внешне это походило, что шаблон разъехался.
Редактор Мегаплана использует разные приёмы: сдвигает абзац вправо, добавляет цитаты, играется с фоном под текстовыми блоками. Зачастую это выглядит своеобразно и органично.
Эффективный email-маркетинг с eSputnik
2. Изображения, картинки, рисунки
Картинки, картинюшки
Если взглянуть на рассылку Work.ua, структура очень чёткая и понятная за счёт грамотного расположения элементов.
Инфографика вместо тысячи слов
Вы уже знаете, как важны картинки для усиления текста, не менее важно уметь иллюстрировать свои мысли и в письмах.
У Мегаплана всегда есть комиксы, карикатуры, инфографики и т. д., которые упрощают письмо и нацелены на то, чтобы объяснить / напомнить подписчику какое-то определение или понятие.
Видео
Само собой, что в письме пока видео не воспроизводится в силу технических причин, но ведь можно его анонсировать и дать ссылку на сайт.
Анимация
Можно такой подход использовать для развлечения подписчиков, как в примере Puzzle English.
Ещё лучше, когда гифками в емейл-рассылке вы заменяете минивидео в самом письме. Например, показывая инструкцию к какому-либо товару.
3. Общая композиция
Даже если ваши элементы по отдельности шикарны, иногда случается такое, что вместе они, ну, никак не дружат. Рассмотрим элементы, которые важно между собой сочетать.
Призывы к действию
Основная задача не часами удерживать подписчиков в письме, а заполучить переход на сайт / соц.сети и выполнение целевого действия.
Оставьте сложные структуры для сайта. Всё что вам надо — короткая, чёткая информация, которую легко и интересно читать.
Как показывает пример, на последнюю кнопку пришлось больше всего кликов. Кнопки призыва к действию способны привлечь внимание, заинтересовать и увести на сайт. К тому же, у вас появится хороший повод проанализировать частоту переходов и вызванный интерес.
Краткость в емейл-рассылках не означает короткий шаблон. Это умение за считанные секунды объяснить свою мысль, не используя ни одного лишнего слова.
Да-да, обычные ссылки в тексте. На них тоже кликают и они для читателей не менее интересны, чем другие элементы писем.
Использовать в темах писем смайлики стало модно, но кто сказал, что этого нельзя делать внутри содержимого? Посмотрите, как можно приукрасить новостную рассылку.
Один маленький смайлик способен передать нужную эмоцию тексту и выделить главные мысли текста.
Наверняка не нужно говорить, что у письма должно быть человеческое лицо. Особенно, когда дело доходит до информационных писем.
При составлении текста для рассылки таких электронных писем обязательно соблюдайте последовательные правила:
Всё-таки с человеком приятнее общаться, чем получать безликое предложение.
Вместо послесловия
В письме оставьте только самое важное и разместите ссылку на более подробную информацию для тех, кого заинтересовала идея. Следует помнить — текст должен вмещать в себе ровно столько информации, чтоб человеку захотелось узнать больше и в итоге перейти на ваш сайт. Все сложности и детали лучше оставить для сайта, именно там они сработают замечательно.
Старайтесь сделать содержимое коротким, а содержание богатым!
Информационное письмо образец. Письмо информация.
(о каких-либо изменениях в компании, изменении о смене должностного лица, об изменении банковских реквизитов, о дальнейшем сотрудничестве, об аспектах деятельности компании, продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж и т.п.).
Информационные письма также инициируются различными органами, подведомственными организациями. В таких письмах излагаются какие-нибудь законодательные положения и другие нормы, предложения и рекомендации.
Очень часто к информационным письмам прилагаются приложения с дополнительной информацией.
Разновидности информационных писем:
О смене реквизитов компании необходимо оповещать партнеров, поставщиков, клиентов, заказчиков и других контрагентов поскольку это отражено в письменных договорных отношениях между сторонами.
При этом налоговую службу извещать не нужно, потому что банковская организация сама передаст ей необходимые сведения.
Письма-сообщения/уведомления
**Пример письма уведомления о направлении коммерческого предложения**
Уважаемые руководители предприятий и организаций,
ООО «Прогресс» сообщает Вам о закупке товаров.
По этому поводу ждем Ваши коммерческие предложения в течение 10-ти дней со дня получения данного уведомления.
Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.
**Пример письма о повышении цен на товары**
Уважаемый Имя Отчество,
В связи с рыночными изменениями цен ИП «М» информирует Вас о повышении цен на наши товары.
Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее сотрудничество.
**Пример письма о прекращении дальнейшего сотрудничества**
В связи с окончанием срока Договора сотрудничества №Р12-2 от 12.09.2018 года информируем Вас о расторжении настоящего Договора и прекращении дальнейшего сотрудничества.
********* Образец письма о смене реквизитов компании ************
Настоящим письмом уведомляем Вас о смене банковских реквизитов ТОО «Пуск».
Просим Вас внести соответствующие изменения во все необходимые документы (акты, договоры и другие) и с 01.01.2018 года производить расчеты по новым банковским реквизитам компании:
БИН 98ХХХХХХХ6, ИИК KZ74ХХХХХ в АО «Плюс Банк»
******* Образец письма уведомления банку о смене директора ****
Настоящим информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «Пуск» согласно Протоколу заседания учредителей №3 от 18.01.2018 года (копия Протокола прилагается).
С 19.01.2018 года должность Генерального Директора ТОО «Пуск» исполняет Носов Павел Николаевич (копии подтверждающих документов прилагаются).
******* Образец письма сообщения о проведении конкурса ****
Согласно письму №457/12-11-02 от 12.12.2018 года Республиканский научно-образовательный центр «Интеллект» при Министерстве образования и науки РК сообщает о проведении следующих международных интеллектуалтных конкурсов (далее «Конкурс»):
Все конкурсы проводятся для всех желающих, без предварительного отбора. Участие в конкурсе является добровольным, привлечение учащихся к участию в конкурсе против их желания запрещается! Решение об участии в конкурсе принимают учащиеся и их родители (законные представители).
За дополнительной информацией обращаться к методистам отдела по работе с одаренными детьми: Зачевой И.Ф. тел. 8ХХХХХХХХ; Сулейменовой З.К. тел 8ХХХХХХХ. Формы заявок смотреть в Приложении 1.
******* Образец письма уведомления о расторжении договора ****
г-же Джакуповой А.А.
09.07.2014 исх. № 01032/14-И1
О расторжении договора аренды
Уважаемая Асель Алиевна,
ТОО «Кар-Т» уведомляет Вас о досрочном расторжении договора аренды №05378/14 от 18 мая 2014 года, согласно п.7.3 «Настоящий договор может расторгнут сторонами в любой момент, при этом стороны посылают письменное уведомление за 15 (пятнадцать) календарных дней до расторжения.».
По п.7.4 арендуемая квартира будет возвращена по акту приема передачи в чистом виде.
На основании выше изложенного, просим Вас согласовать проект дополнительного соглашения к договору аренды №05378/14 от 18 мая 2014 года о расторжении договора с 05 августа 2014 года.
с уважением,
Директор ТОО «Кар-Т»
Мусабалин Н.В.
Письма-подтверждения
Письма-напоминания
Уважаемый Петр Сергеевич,
Настоящим напоминаем Вам, что в связи с увеличением производственной мощности компании «Электрон» имеется возможность дополнительно изготовить и поставить кирпичи на сумму до 1,000,000 (одного миллиона) рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции.
Просим Вас подтвердить согласие на поставку кирпичей в срок до 09.09. 2018 года.
Рекламно-информационные письма
Вниманию родителей и классных руководителей младших классов!
Школьная телестудия приглашает Вас на экскурсию!
Ваши дети смогут не только увидеть, как и где делаются школьные новости, но даже попробуют себя в роли сотрудников телевидения.
Новости школы выходят в эфир уже десять лет. Но в октябре 2019 г. при школе была открыта студия школьного телевидения, действующая в новом, более профессиональном формате. где ученики школы создают свои новости вместе с действующими ТВ специалистами!
И мы рады сообщить Вам, что с 10 марта мы открываем группу юных корреспондентов для младших классов!
Приглашаем всех желающих попробовать себя в роли участников и ведущих детских видеосюжетов. Здесь ребята научатся:
В ходе прохождения курсов ваши детки:
Все полученные знания отрабатываются на практике под чутким присмотром профессиональных преподавателей.
По окончании базового курса каждый участник получит диплом юного корреспондента от Телестудии.
Телефоны для справок:
Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
Письма-заявления
Заявление о принятии обеспечительных мер
Истец обратился с иском к Ответчику о взыскании долга в размере 3 200 000 (три миллиона двести тысяч) тенге. В случае удовлетворения иска Ответчик должен будет понести существенные денежные расходы.
Непринятие мер по обеспечению иска может затруднить или сделать невозможным исполнение решения суда, так как Ответчик может распорядиться, принадлежащим ему имуществом и в дальнейшем ссылаться на свою неплатежеспособность.
Учитывая вышеизложенное, прошу суд в соответствии главой 15 ГПК РК наложить арест на имущество Рыс Б. С. (ИИН 8ХХХХХХХХХ), а также, принадлежащие ему денежные средства, находящиеся в банках второго уровня.
Заявление об академическом отпуске
Прошу Вас разрешить мне взять академический отпуск по причине временного переезда в другую страну.