Как сделать интранет портал
Как внедрить корпоративный портал в крупной компании: пошаговый алгоритм
Меня зовут Антон Бобров, я директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг».
Я занимаюсь корпоративными порталами больше восьми лет: сначала внедрял их в компаниях, в которых работал сам, теперь делаю интранеты для других. Вас ждёт подробная инструкция по созданию корпоративного портала: с чего начать, что учесть при внедрении и как не утонуть в обсуждениях.
Почему крупным компаниям труднее создать корпоративный портал? Все просто: есть большое количество заинтересованных сторон, и каждый тянет одеяло на себя. Небольшой бизнес утром обсудил проблему, днём принял решение, а вечером реализовал. В больших компаниях такая скорость — редкость: в 80% случаев необходимо бесчисленное количество коммуникации: встречи, фасилитации, согласования, дискуссии. На моей практике были случаи, когда обсуждение требований к порталу растягивалось на год, при том, что весь проект можно было сделать за 4-5 месяцев.
Поделюсь рабочим алгоритмом создания корпоративного портала. Расскажу, как на каждом этапе эффективно решать основные сложности и не затягивать процесс. Добавляйте в закладки, чтобы почитать на досуге или вернуться к тексту, когда дело дойдёт до реализации проекта.
Шесть шагов по созданию корпоративного портала:
Итак, обо всем по порядку.
В команде по внедрению корпоративного портала много людей: руководитель проекта, бизнес-аналитик, HR, системный администратор, дизайнер, разработчики, редактор, контент-менеджер.
Можно сделать всё самому «на коленках», но это неправильно. Чтобы порталом пользовались, он должен быть удобным, красивым и качественным по контенту. «Делать средненько» нельзя – поэтому на команде экономить не стоит.
Где много разных людей – там конфликты, и это нормально
Обычно они появляются из лучших побуждений: все хотят сделать хорошо, но каждый смотрит на сложную задачу со своей точки зрения. Из-за разногласий внутри команды обсуждение затягивается.
1. Написать устав проекта. Представьте, что в футболе отменили все правила. Команды по очереди забивают то в свои, то в чужие ворота. Кто-то вообще уходит среди матча, потому что ему надоело. Чтобы ваша командная игра сложилась, нужно сформулировать «правила игры».
2. Нарисовать организационную структуру проекта. Определите руководителя проекта, пропишите, кто и кому подчиняется.
3. Определить зоны ответственности и мотивацию каждого участника. Каждый должен знать, что ему делать и что будет, если не выполнить задачу (а также, какой бонус он получит за хорошую работу).
4. Разработать правила коммуникации. Формализуйте общение о проекте: как ставятся задачи, как они передаются друг другу, в каком формате приходит обратная связь. Приучите команду фиксировать результаты устных обсуждений в письмах или протоколах, их анализ поможет понять, в каком моменте что-то пошло не так.
5. Согласовать нагрузку членов команды с их руководителями. Это стоит сделать на старте, чтобы в самый неподходящий момент член команды не оказался занят другими задачами.
6. Подобрать участников с достаточными компетенциями. Руководитель проекта должен иметь возможность подбирать команду и заменять тех, кто не подходит, в том числе, привлекая сторонних специалистов.
Хотя потребности большинства нужно учесть, каждому угодить не получится. Приоритезация функций должна происходить не на основе личных ощущений («мне кажется, все будут ими пользоваться!»), а на основе аналитики.
1. Выбрать лидера, который сформулирует основные ценности портала.
Это должен быть человек, способный учитывать мнения коллег, при этом обладающий стратегическим видением и компетенциями для самостоятельного принятия решений. Лучше, если это будут люди, понимающие цели интранета: эйчар или представитель внутренних коммуникаций. В будущем именно им придется максимально тесно работать с корпоративным порталом.
2. Учесть интересы разных целевых групп, используя метод персон.
Пользователям нужны разные функции: отделу качества – инструмент для хранения и ознакомления с регламентами сотрудников, сотрудникам – сервисы для получения справок, согласования отпусков и бронирования переговорных. Чтобы учесть интересы всех групп, используйте метод персон.
Персона – это не описание реального человека, а искусственный персонаж, обобщенный портрет целевой аудитории, описание которого основано на сведениях о реальных людях. Можете дать персоне реальное имя, подумать, чем она увлекается, при каких обстоятельствах и с каких устройств она заходит на корпоративный портал. Вы должны думать о ней, как о реальном человеке.
Чтобы правильно создать персоны, обратите внимание на следующие факторы:
● Является ли компания территориально распределенной. Новости для филиала в Сибири будут сильно отличаться от новостей для московского филиала.
● Какой процент сотрудников имеет доступ к ПК? Или же большая часть будет работать с порталом через смартфон?
● Каково распределение стажа работы сотрудников в компании 1, 3, 5, 10, 15 лет?
● Каково распределение возраста сотрудников?
● Каково распределение по категориям сотрудников?
После того, как вы разбили сотрудников на сегменты и поняли, кого в вашей компании больше, вы можете проанализировать, какими сервисами будут пользоваться все сотрудники, а какими – только часть.
Например, если 60% пользователей портала производственной компании – рабочие, которые будут заходить на портал с мобильного, а 25% – офисные работники, которые будут заходить с ПК, нужно отдавать приоритет функциональности полезной большинству и удобной в использовании с мобильных.
Еще пример: просят автоматизировать формирование отчета руководителю. Нужная функция? Несомненно. Но отчет руководителю отправляют только три процента сотрудников. Так что реализация этой функции не будет первостепенной.
3. Собрать запросы от подразделений. Договоритесь о том, что в рабочей группе каждое подразделение будет представлять только один человек.
4. Составить таблицу с приоритетами. Собрать требования, которые каждый участник группы ранжирует по важности, используя шкалу от 1 до 3. Пример такой таблицы выложу в первом комментарии к статье.
Часто рабочие группы сталкиваются с пожеланием «мы хотим все и сразу». Но все и сразу – это очень длительный проект, часто на 8-9 месяцев. В таком проекте сложно просчитать трудозатраты и риски. Поэтому разумнее сначала внедрить ключевые сервисы корпоративного портала, а потом его дорабатывать.
Отталкивайтесь от функциональности, которая уже заложена в «коробке» — выбранном вами решении. Оцените, что вам из нее потребуется, скройте лишние разделы, настройте навигацию. Закажите бесплатную демонстрацию у внешней компании, которая предлагает свои услуги по внедрению решения: очень часто ТЗ меняется после демонстрации. Не идите на компромисс: если презентация вам не понравилось, не начинайте проект, а попросите презентацию у другой команды (в рамках компании уровень специалистов может очень сильно отличаться) или даже у другой компании. И только после этого составляйте дорожную карту развития.
Не стесняйтесь просить совета у компании-подрядчика: он подскажет, какие функции критичны, какие можно реализовать в рамках развития портала, а от каких лучше отказаться, чтобы быстрее запустить портал и не тратить лишних денег.
● Главная страница портала с баннерами, новостной лентой и набором виджетов
В небольших компаниях главной страницей портала являются функции социальной сети, CRM или управления задачами. В крупной компании одна из главных задач интранета – информирование сотрудников, поэтому в 90% случаев на главной странице будет новостная лента. Отмечу, что социальная сеть (живая лента) не подходит крупным компаниям: писать в нее могут все сотрудники, а значит, что важная информация будет теряться в потоке сообщений.
● Сервисы для сотрудников
Небольшой компании нет смысла автоматизировать согласование отпуска, выдачу справок и запрос копий трудовых книжек. В крупной компании автоматизация позволяет не только значительно ускорить обработку заявок, но и навести порядок. Учитывая, что с апреля 2020 года появилась возможность перевести большую часть кадрового документооборота в электронный формат, можно уже сейчас «оцифровать» массовые кадровые документы и подписывать их через электронную подпись.
Пользователь должен видеть первыми новости своего региона, дни рождения коллег из своего подразделения. Сервисы и пункты меню должны быть адаптированы под роль сотрудника (настроить это помогут разработанные ранее персоны).
Техническое задание решает сразу две задачи:
● Фиксирует требования, помогая рассчитать стоимость и длительность реализации проекта.
● Дает возможность сравнивать между собой нескольких подрядчиков.
Сотрудник с опытом разработки подобных документов, в идеале – бизнес-аналитик. Если в штате такого специалиста нет, то его можно привлечь под проект или обратиться за услугой подготовки ТЗ к подрядчику. Документ действительно непростой, поэтому делюсь типовым шаблоном в первом комментарии к статье.
Что обязательно включить в ТЗ
1. Назначение и цели создания системы.
2. Организационный объем (в рамках каких подразделений или организаций выполняется проект).
3. Требования к надежности.
4. Требования к безопасности.
5. Требования к интеграции со смежными системами.
6. Требования к дизайну.
7. Функциональные требования.
8. Требования к мобильной версии.
9. Состав и содержание работ (результаты работ).
10. Требования к документированию.
11. Порядок контроля и приемки системы.
О чем помнить при составлении
● Чтобы данные на портале всегда были актуальными, они должны обновляться автоматически. Портал не может быть запущен без интеграции с корпоративными системами Active Directory и кадровой учетной системой (ЗУП, SAP, Босс кадровик). Данные на портале будут отображены именно в том виде, в котором они хранятся у вас в системе. Вручную актуализировать их не получится.
● От того, сколько пользователей будет работать с порталом и как много будет информации очень сильно зависит подход к реализации функциональности, обязательно указывайте справочники, в которых будет много значений.
● Бэкапирование (резервное копирование) данных и отказоустойчивая архитектура закладываются на старте проекта, требования к ним должны быть отражены в техническом задании, а не когда всё уже сломалось.
● На вашем портале будут персональные данные и конфиденциальная информация – позаботьтесь о том, чтобы обеспечить их безопасность и согласие на размещение.
Часто крупные компании по соображениям безопасности не хотят открывать доступ корпоративного портала через Интернет. Сейчас, с вынужденным переходом на удаленку, компании, которые не соглашались на это годами, за пару недель открыли доступ в сеть. Подобные решения обычно принимаются «сверху» – достаточно убедить в этом руководителя. Сегодня есть множество решений, позволяющих сделать доступ безопасным. Приводите пример других компаний, дайте руководителю вашей компании пообщаться с коллегой-руководителем, которой понимает важность доступа извне и согласовал его в своей компании.
Всё и сразу подключать долго, поэтому «слона нужно есть частями»: разрабатывать портал итеративно и внедрять сервисы постепенно. Но есть функциональность, которую не стоит откладывать на потом в силу сложностей интеграций и тяжелой разработки на бэкэнде.
Новости компании можно запустить, даже если не сделана интеграция с кадровой службой. Для работы этого модуля не нужна организационная структура.
2. Интеграция с Active Directory и кадровой системой
Очень большое количество сервисов завязаны на этих интеграциях и с ними всегда есть сложности, важно начинать данные работы как можно раньше.
3. Адресно-телефонный справочник
По статистике данным сервисом большинство пользуется чаще всего.
Единое хранилище шаблонов корпоративных документов, регламентов, локальных нормативных актов и других документов с функцией ознакомления сотрудников. Это очень сэкономит время ваших кадровиков, при этом может увеличить эффективность работы всего коллектива.
5. В помощь новому сотруднику
Реализовав функции для онбординга новых сотрудников, вы значительно сократите сроки адаптации новичков, а также сэкономите время HR-специалистов.
6. Сообщества (рабочие группы и клубы по интересам)
Организация рабочих групп – один из самых эффективных инструментов современного организационного развития. Работа в группах позволяет преодолевать ограничения индивидуальных компетенций, передавать знания, методы работы, расти профессионально.
Конечно, они необходимы, это важная часть портала. Но к этим сервисам сотрудники не будут обращаться ежедневно. К тому же их невозможно сделать быстро: необходимо корректно описать бизнес-процессы, предусмотреть различные ситуации (отсутствия, увольнения, влияние смежных процессов друг на друга). Часто реализация сервисов требует интеграции с другими системами, и это тоже занимает время.
Рекомендую реализовывать эту часть как самостоятельную, в параллель к остальному проекту – или как проект развития.
Экономить можно и нужно. Главное, делать это с умом.
Использовать готовые решения. Взять готовые решения из типового функционала вашей платформы. Есть готовые решения и у компаний, которые предлагают внедрение порталов – типовые модули, которые есть в любом проекте, а также наработки от старых проектов, которые можно доработать под вас.
Интегрировать с другими системами с учетом типовых возможностей выбранной платформы. Как правило, в ней есть коннекторы к наиболее распространенным учетным системам.
3. Использовать готовую документацию, разработанную для других проектов. Даже при высоких требованиях к качеству далеко не всегда нужно делать документацию заново. К примеру, руководство администратора или пользователя корпоративного портала для типовой функциональности не меняется от проекта к проекту.
Использовать готовое мобильное приложение. К примеру, свое приложение есть в «Битрикс24». Его можно настраивать и дорабатывать под вас, это гораздо проще, чем разработать новое.
Делать уникальный дизайн только для главной страницы. Индивидуальный дизайн может очень сильно увеличить стоимость и сроки проекта. Измените только главную страницу, на остальных модулях используйте корпоративные цвета и брендирование, но не меняйте дизайн полностью.
1. На создании технического задания. Если у вас нет опыта, не стоит писать его самостоятельно: вы точно сделаете это хуже того, кто это делал многократно. Процесс займет значительно больше времени, чем у профессионала, и, скорее всего, такое ТЗ не учтет все необходимое.
2. На тестировании. Ни один разработчик, даже самый профессиональный, не может написать код без ошибок. Дело не в том, что он плохой или невнимательный, а в том, что человеческий мозг просто не в состоянии проанализировать все варианты исполнения кода и использования функциональности. Сокращая время на тестирование, вы перекладываете эту работу на пользователей. В ответ получите негативную реакцию и нежелание использовать корпоративный портал.
3. На опытной эксплуатации. Запускать портал сразу на всех не стоит. Лучше получить обратную связь от лояльного подразделения, чем негатив со стороны сотрудников всей компании. Вернуть таких сотрудников в портал будет во много раз сложнее, чем привлечь в первый раз.
4. На подрядчике. Сравнивать по стоимости нужно, но этот критерий точно не может быть ключевым: его вес не должен быть более 50%. Если кто-то из компаний предлагает вам стоимость за работы, которая существенно ниже конкурентов, скорее всего, что-то не так. Они невнимательно прочитали задание, они работают с неквалифицированными исполнителями, уходят от налогов, используют серые схемы, демпингуют. Велик риск того, что компания не доделает проект или будет делать его некачественно.
Разброс по цене при грамотно написанном ТЗ и сформулированных требованиях к поставщику составляет не более 20%
При выборе подрядчика ориентируйтесь на его опыт и референсы. Возьмите контакты его прошлых клиентов, поговорите с ними. Смотрите не на портфолио, а на реальных клиентов.
Управление корпоративной информацией: формируем и наполняем интранет-портал
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 12
Управление корпоративной информацией: формируем и наполняем интранет-портал
— предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках;
— предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде, то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач;
— ведение исторической базы ключевых показателей деятельности компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности;
— обеспечение оперативного взаимодействия персонала на всех уровнях и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.
Использование в функционировании портала web-технологий позволяет обеспечить работу в информационной среде неограниченного количества пользователей. С помощью локальных intranet-решений сотрудники компании могут получить доступ к выделенной для каждого из них части корпоративной информации.
Пример. Интранет-системой банка «Финсервис» (Москва) постоянно пользуются несколько сотен сотрудников из более чем 50 офисов и филиалов банка, а компании «Окна-Эталон» (Владивосток) интранет-портал обеспечивает оперативное взаимодействие более чем 40 офисов и точек продаж по всему дальневосточному региону.
Типовая структура интранет-портала компании
Содержание главной страницы интранет-портала
Наименование
информационного блока
Содержание и назначение информации в блоке
Предназначен для навигации по порталу, в данном
блоке размещается основная и дополнительная
навигация
Предназначен для поиска, карты портала и версии для
печати
Общий информационный
блок
Анонсирует краткую информацию из основных разделов
портала
Предназначен для анонсов новостей компании и прочей
корпоративной информации
Транслирует информацию о последних обновлениях
контентов, активных пользователях в системе,
присутствующих на своих рабочих местах
Типовое содержание интранет-портала компании может включать следующую информацию:
— о компании (миссия и цели развития, лицензии и статусы, структура и персоны, новости компании, новости рынка, СМИ о нас, карьера (вакансии), корпоративная газета);
— маркетинг и реклама (маркетинговый план, действующие маркетинговые программы, фирменный стиль, буклеты, макеты и иные маркетинговые материалы);
— приказы и положения (по общим вопросам оперативного управления компанией, по организационным вопросам, по управлению финансовой деятельностью, по управлению движением товарно-материальных ценностей, по технике безопасности, по персоналу, по системе оплаты труда, по вопросам экономической и информационной безопасности, а также положения о структуре и персонале, должностные инструкции и другие документы);
— шаблоны (образцы оформления документов и инструкции по их заполнению, типовые договоры, формы и примеры коммерческих предложений, образцы и примеры оформления писем, приказов, распоряжений и других документов);
— форум (по вопросам развития направлений деятельности компании, по общим вопросам осуществления текущей деятельности, предложения);
— библиотека (документы компании, справочники, файлы);
— поиск (по ключевому слову, по дополнительным параметрам).
Главная страница портала должна стать смыслообразующим и имиджевым центром, связывающим в единое целое структуру, содержание и оформление информации.
Цели и задачи организации внутрифирменного информационного
Принимая решение в пользу создания интранет-портала в своей компании, современные руководители, как показывает практика, преследуют следующие цели:
— повышение уровня управления и поддержки принятия решений руководителями подразделений компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации;
— создание единой базы знаний компании, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат;
— экономия времени и усилий сотрудников компании;
— сокращение расходов и издержек компании;
— повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании;
— поддержка процессов по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;
— повышение качества работы и обслуживания клиентов компании;
— повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.
Задачи, которые решает корпоративный интранет-портал, представлены в табл. 2.
Задачи, решаемые с помощью формирования
1. Обеспечение
внутренних
коммуникаций
— организация внутреннего документооборота,
формирование отчетов и запросов по разным
информационным ресурсам;
— проведение виртуальных конференций, совещаний и
оперативного обмена данными между удаленными друг
от друга подразделениями и (или) должностными
лицами;
— высокоскоростная и защищенная от внешнего
доступа передача данных, их хранение, поиск и
обмен информацией
2. Обеспечение
сотрудников
информацией
— широкая трансляция общекорпоративной информации,
новостей;
— освещение значимых событий в компании;
— организация дифференцированного доступа
к корпоративным базам данных
3. Получение
дополнительного
экономического эффекта
повышение качества и скорости обмена информацией и
решения текущих задач и, как следствие, увеличение
нормативных показателей прибыльности компании и
сокращение потерь от неоперативного доступа
к информации
4. Специализированные
задачи
задачи узкой специализации, позволяющие улучшить
работу компании в целом как единой органичной
структуры, реагирующей на внутренние и внешние
изменения
Создание корпоративного интранет-портала позволяет сформировать единое информационное пространство для работы с информационными потоками и коммуникациями внутри организации. Встроенные и, как правило, интуитивно понятные средства обслуживания и поддержки портала предоставляют персоналу возможность самостоятельно администрировать разделы без помощи программистов. Предварительный просмотр контента позволяет увидеть размещаемую информацию до ее публикации, что делает работу по обновлению ресурса простой и наглядной.
Система иерархий может обеспечить последовательное согласование информации, предназначенной для публикации, в звеньях управленческой цепочки. Таким образом, достигается согласованная со всеми нужными уровнями управления и утвержденная к публикации корректная и достоверная информация. Предоставляемые интранет-системой возможности визирования и согласования контентов позволяют избежать ошибок и неточностей в оформлении корпоративной информации.
Также интранет-портал предоставляет возможность загрузки шаблонов оформления документов, презентаций различных дизайнов, на основе которых формируются документы для конечного пользователя.
Применение средств объединения, организации, поиска данных и маршрутизации информации в интранет-порталах обеспечивает возможность организовать и ускорить корпоративный документооборот между сотрудниками и рабочими группами.
Организация работы по формированию
Методология разработки и внедрения в деятельность компании интранет-порталов в целом аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Специалисты называют три основных пути формирования корпоративного портала:
— покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
— разработка портала с нуля (заказные разработки);
— комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).
Технология организации работы по формированию
интранет-портала (на основе комбинированного подхода)
Общее
наименование
этапа
Содержание задач этапа
Разработка
проекта
интранет-портала
Каждый путь имеет достоинства и недостатки, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:
— стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);
— скорость внедрения и поставки готовой системы;
— уникальность бизнес-процессов компании или наличие специфических требований;
— корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;
— наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;
— новаторский или консервативный стиль работы компании;
В каждом конкретном случае необходим детальный анализ ситуации в компании.
Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой компания-заказчик, от ее корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.
В числе проблем, которые могут возникнуть при внедрении корпоративных порталов, можно назвать следующие:
— необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;
— отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;
— привычка работать на «личном контакте»;
— низкая культура использования компьютеров в компаниях;
— сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении системы;
— недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;
— низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;
— сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;
— попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;
— отсутствие опыта эксплуатации подобных систем и, как следствие, низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.
Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных системы и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики российского бизнеса.
Андрей Надеин (компания TopS Business Integrator) и Владимир Кузнецов (Информационно-консалтинговый центр по электронному бизнесу) среди зарубежных поставщиков интранет-решений называют такие компании, как IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite», mySAP Enterprise Portal, а также программные блоки Microsoft.NET Servers.
Отечественные разработки представлены на российском рынке интранет-системой TopS BI, решением Intranet. Optimizer компании «Гарант-Парк-Интернет», интранет-решением компании РБК СОФТ, решением Axiom. Portal компании «Город-Инфо», решением V6 Active Portal и некоторыми другими.
Повышение эффективности использования корпоративного
Так или иначе, в результате создания корпоративного интранет-портала компания может получить ряд преимуществ (табл. 4).
Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала
— экономия рабочего времени
сотрудников компании;
— повышение скорости принятия
решений;
— экономия от повторного
использования накопленных
в компании знаний;
— снижение стоимости
взаимодействия с удаленными
подразделениями компании;
— обмен знаниями внутри компании
и, как следствие, повышение
качества и производительности
работы сотрудников;
— более низкая стоимость на
обеспечение информационной
безопасности;
— более низкая стоимость
сопровождения систем
— оптимизация бизнес-процессов компании;
— повышение эффективности работы
сотрудников;
— прозрачность работы всех подразделений
компании;
— скорость информирования персонала
о важных событиях и мероприятиях внутри
компании;
— повышение управляемости компании за
счет организации эффективной обратной
связи с персоналом;
— построение эффективных горизонтальных
связей и обмена информацией между
подразделениями компании;
— сплочение сотрудников через
формирование групп по интересам;
— более быстрый и безболезненный вход
новых сотрудников в жизнь компании;
— повышение имиджа компании в глазах
сотрудников, а также партнеров компании,
инвесторов
Эффективность использования интранет-ресурсов как средства управления информационными потоками, коммуникациями и корпоративной культурой напрямую зависит от популярности, посещаемости корпоративного портала.
В связи с этим предлагается несколько практических советов:
— если сотрудники компании получают материальное вознаграждение с учетом степени удовлетворенности заказчиков (клиентов), то хороший эффект может дать публикация шаблона «Удовлетворенность заказчика» на интранет-портале компании, желательно в реальном времени и с результатами опросов клиентов;
— вместо использования почтовых прикладных программ можно интегрировать с интранет-порталом доступную через web почтовую систему (типа Exchange Outlook Web Access), тогда сотрудники будут иметь возможность обращаться к электронной почте с любого места;
— если создать актуальный информационный раздел, предоставляющий интересную и нужную всем сотрудникам информацию (например, раздел «А что сегодня на обед?»), можно существенно увеличить использование портала сотрудниками. Тем более если добавить форум (например, «Обсуждение меню»).
Корпоративный интранет-портал нужно использовать для публикации информации, которая действительно может быть нужна (необходима) сотрудникам компании и интересна им с профессиональных позиций или с общечеловеческой точки зрения, тогда он станет удобным средством управления внутренними коммуникациями в компании.