Как сделать инвентаризацию в школе
Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:
Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.
Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )
Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).
Что необходимо проверить при инвентаризации?
Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).
Основные этапы проведения инвентаризации:
1. Подготовительный этап:
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).
2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Выявлены излишки имущества
Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).
Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.
Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).
Ответственность за непроведение инвентаризации
Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.
Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.
8 правил инвентаризации для бухгалтера учреждения: как действовать в условиях пандемии
эксперт по учету в бюджетной сфере, практикующий бухгалтер, аудитор, сертифицированный специалист ИПБР
Как минимизировать риски и провести проверку в дистанционном формате. Образцы инвентаризационных документов
Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения. Подтверждение — в пп. 79–81 СГС «Концептуальные основы учета», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н.
Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.
Читайте про восемь основных правил, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации в условиях пандемии.
Правило 1. Минимизировать риски и не нарушить правила учета из-за кризиса
В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.
План действий:
Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если оценочное значение меняется, его результаты в бухгалтерском учете и отчетности признают в том отчетном периоде, когда произошло изменение, а также в будущих отчетных периодах, на которые оно может повлиять.
Правило 2. Составить план-график инвентаризации
Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.
Возможные основания для дифференциации:
Правило 3. Создать реальную комиссию, а не фиктивную
Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.
Чтобы быстрее провести инвентаризацию:
Правило 4. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц
Инвентаризация — мероприятие внутреннего контроля учреждения. Поэтому возможны конфликты интересов между ее участниками:
Поэтому комиссию, а также материально ответственных лиц нужно ознакомить со своими полномочиями и обязанностями — так не будет спорных ситуаций и нарушений регламента.
Правило 5. Проинвентаризировать все объекты учета
Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.
Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:
В конце статьи есть шпаргалка
Правило 6. Оформить данные инвентаризации регламентными документами
Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.
Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:
Правило 7. Инвентаризация — это не только подсчет, но и экспертиза
По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.
Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:
Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.
В конце статьи есть шпаргалка
Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить дальше (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.
Самое главное после перевода на забалансовый счет 02 этих объектов в пояснительной записке раскрыть информацию о них.
Члены инвентаризационной комиссии также должны дать экспертную оценку дебиторской и кредиторской задолженности. Ее нужно проверить и классифицировать:
Правило 8. Отразить результаты инвентаризации
Итоговые результаты инвентаризации комиссия отражает в акте (ф. 0504835). Данные и информацию для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей:
Если по итогам инвентаризации активов и обязательств комиссия найдет излишки или недостачи, к акту (ф. 0504835) оформляют ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092):
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Образцы документов к инвентаризации 437.9 КБ
Учебное заведение проводит инвентаризацию
Перед сдачей годовой отчетности многие учебные заведения проводят инвентаризацию имущества и обязательств. На что обратить внимание во время этой процедуры и об особенностях проведения инвентаризации образовательными учреждениями читайте в статье.
Во-вторых, необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.
Если документов по каким-либо причинам не хватает, следует принять все меры, чтобы их получить или оформить (п. 3.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
В-третьих, следует оформить акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми и финансовыми органами, внебюджетными фондами.
В-четвертых, надо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Перед проведением инвентаризации денежных средств надо снять показатели кассы.
Когда все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества, в установленные сроки будут созданы, можно приступать к инвентаризации (конечно, при наличии соответствующего приказа руководителя).
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки в описях исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Таким способом корректировки вносятся во все экземпляры описей.
Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
Это общие нормы. Далее рассмотрим нюансы проведения инвентаризации отдельных объектов учета.
При инвентаризации недвижимости обращают внимание на правоустанавливающие документы на такие активы (комиссия проводит осмотр объектов). В описи вносятся полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
Данные о машинах, оборудовании и транспортных средствах вписываются в описи с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности (согласно техническому паспорту) соответствующего актива.
А вот однотипные предметы хозинвентаря, инструменты, на которые оформлены инвентарные карточки группового учета, указывают также вместе (по наименованиям с указанием количества этих предметов).
И еще такой момент. Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне местонахождения учреждения, например автомашины, инвентаризуются до момента временного их выбытия.
Комиссия должна обратить внимание на правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.
При хранении материальных запасов в разных помещениях (на разных складах) инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных ценностей. Активы пересчитывают (перевешивают, перемеривают).
Если весовых товаров много, можно поступить так.
Один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо заполняют отдельные ведомости по результатам перевеса активов. А в конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные сличают и выверенный итог вносят в опись.
Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Определено, что материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются только после инвентаризации. На это составляется отдельная опись.
В исключительных случаях материалы могут отпускаться даже в ходе инвентаризации (но только с разрешения руководителя, главного бухгалтера и в присутствии членов комиссии). Такие ценности также вносятся в отдельную опись (как материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации).
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по их местонахождению и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.).
На негодную тару составляется акт на списание.
В рамках инвентаризации денежных средств подсчитываются не только наличность в кассе, но и другие ценности, находящиеся там (например, денежные документы: почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории и т. д.).
При инвентаризации средств, которые находятся на лицевых счетах, сверяются суммы остатков, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета учебного заведения, с данными выписок.
Данные актов сверок с поставщиками и покупателями сверяются с учетными показателями.
Выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Путем документальной проверки инвентаризационная комиссия должна подтвердить:
— правильность расчетов с финансовыми органами, налоговиками, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельный баланс;
— правильность и обоснованность числящейся в бухучете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бухучете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Фиксируются установленные расхождения данных фактического наличия финансовых и нефинансовых активов с данными бухучета, а также выявленные излишки и недостачи по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Эти расхождения отражаются на счетах бюджетного учета в таком порядке:
— излишек имущества приходуется (исходя из рыночной стоимости, то есть по той цене, которая может быть получена в результате продажи указанного имущества на дату принятия к бюджетному учету);
Однако в определенных случаях возможно провести и зачет излишков и недостач.