Как сделать инвойс для шопфанс
Shopfans-Express
Требования к оформлению документов и таможенной декларации
Ниже перечислены основные требования к документам и таможенной декларации, заполняемой клиентами Shopfans для оформления доставки Shopfans-Express.
Требования к паспорту
Паспорт предоставляется в виде отсканированного изображения. Необходим разворот с фото. В исключительных случаях вас могут попросить дополнительно прислать разворот с регистрацией прописки.
Для граждан Казахстана регистрация не обязательна.
Гражданам Белоруссии необходимо дополнительно прикреплять копию разворота паспорта с ФИО на русском языке.
На копии должен быть хорошо виден номер документа (на всех страницах), ФИО, и другие данные паспорта. Два разворота необходимо разместить вместе на одной странице A4.
Требования к декларации
Декларация на товары заполняется на русском языке. Необходимо соблюдение следующих правил:
Товары должны располагаться в декларации таким образом, как они указаны в инвойсах (тот же порядок и количество товаров).
Цены в декларации должны быть такими, какие указаны напротив товаров в инвойсах. Если напротив товара указано две цены, берется наименьшая.
Требования к инвойсам
Инвойсы должны быть представлены в виде скриншотов (или pdf-распечаток) подробностей совершенных заказов. В инвойсе обязательны: –перечень купленных товаров, –их количество, –цена, –итоговая сумма. Если инвойс предоставляется на технику, то обязательно должны быть видны подробности оплаты (PayPal, последние 4 цифры карты). Если вы копируете инвойс из истории ваших покупок на сайте магазина, то нужно, чтобы была видна адресная строка с названием магазина (например “http://www.gap.com/”). Если вы копируете инвойс из письма с подтверждением заказа в вашей почте, то нужно, чтобы были видны подробности письма (адрес магазина, лого и тп).
Допускается обводить позиции в инвойсах рамкой, если позиции в посылке присутствуют не все, или инвойс на несколько покупок. Допускается зачеркивать линией те товары в инвойсе, которые отсутствуют в посылке. Любое другое изменение инвойсов запрещено.
Другие документы
Брокер вправе попросить дополнительные документы для подтверждения стоимости/цели использования ввозимых товаров.
Таким документом может быть объяснение. Оно берется на тот случай, если на таможне возникнут вопросы по товарам. Объяснение предъявляется на таможне только в случае возникновения вопросов.
Если брокер попросил у вас объяснительную в связи с какими-то вопросами по содержимому отправления, пожалуйста, заполните эту форму: https://cloud.mail.ru/public/GvDD/Qdxwsx1Le
Также брокер может попросить приложить скриншоты из магазина со стоимостью товаров, скриншоты переписки с продавцом, и другие подобные документы, которые могут подтвердить заявленную стоимость товара.
При заполнении адреса настоятельно рекомендуем указывать реальный телефон получателя посылки, а не телефон соседей/склада/ближайших родственников. Невозможность связаться с получателем может существенно увеличить срок доставки посылки.
Shopfans-Express
О доставке
Shopfans-Express –уникальный по своей скорости, низкой стоимости и надежности вид доставки посылок в Россию (список) и Беларусь (таможенный лимит €200 на одну посылку, ограничение по весу –не более 31 кг на одного получателя).
Отправления посылок со склада в США несколько раз в неделю: три (сн, ср, пт) или два (вт, чт). Курьер привезет посылку в пределах установленного срока доставки, либо Shopfans компенсирует вам задержку. Shopfans-Express не зависит ни от USPS, ни от Почты России.
Таможенные лимиты:
C Shopfans-Express вы можете отправить одну посылку на нескольких получателей, по-максимуму используя беспошлинный лимит каждого. Таким образом, вы можете получать посылки с оценочной стоимостью выше установленного лимита в €200 на каждую посылку на одного получателя, не уплачивая таможенную пошлину, при условии, что вес, пересылаемый на одного получателя, не превышает 31 кг.
Рассчитывая дату получения посылки помните о том, что, помимо доставки, нужно учесть время, которое потребуется на регистрацию заказов в аккаунт, их фотографирование, консолидацию, проверку документов брокером. Чтобы попасть в партию, посылка должна быть собрана, оплачена и одобрена брокером (статус “Отправляется”) до 20:00 по Московскому времени в день отправки.
Из-за строгих таможенных правил мы вынуждены соблюдать формальности при отправлении Shopfans-Express. Это может показаться сложным. Чтобы облегчить вашу задачу, мы написали инструкцию. Cледуйте ей, и трудностей не возникнет.
Самое важное:
Пересылка через Shopfans-Express подходит только для частных лиц и не подходит для организаторов СП
О таможне. Важно!
Все посылки будут досмотрены таможней. При подозрении на то, что пересылается коммерческая партия (в том числе “совместная покупка”), посылка может быть обложена пошлиной в размере 15% от насчитанной таможней оценочной стоимости посылки. Все расходы по таможенному оформлению ложатся на вас. В случае предоставления ложных данных в декларации посылка может быть конфискована, согласно действующему законодательству.
Мы не рекомендуем использовать способ Shopfans-Express для пересылки посылок с большим количеством одинаковых товаров.
Не существует формального ограничения по количеству вещей в посылке, либо по количеству вещей одного наименования в одной посылке. Решение принимает сотрудник таможни, руководствуясь своей логикой и здравым смыслом. Поэтому мы рекомендуем клиентам также пользоваться здравым смыслом при формировании посылки.
Получателем может быть только родственник. Если имена Получателя и Плательщика не совпадают (в случае, если оплачивал заказы не тот, кто указан в качестве получателя посылки), Получатель должен прикрепить объяснительную, в которой нужно описать причины, по которым он получает товары, оплаченные кем-то другим. Также будет необходимо прикрепить выписки из банка (о выписках нужно попросить реального Плательщика). Такая ситуация возникает, если, например, заказы оплачивает ваш друг, а получаете посылку вы.
Адрес доставки и адрес прописки могут не совпадать. Вы можете указать в качестве адреса доставки ваш рабочий адрес, если необходимо. На посылке нужно указывать точный адрес доставки, не прописки!
Официальные таможенные ограничения:
Одна посылка для нескольких получателей =
экономия на доставке + €200 и 31 кг лимит на каждого
Только с помощью Shopfans-Express вы можете оформить одну посылку на несколько (теоретически –на сколько угодно) получателей. Это позволит вам использовать беспошлинный лимит в €200 для каждого из получателей. В результате оценочная стоимость посылки может быть гораздо выше €200, она увеличивается пропорционально количеству получателей посылки (Например, вы отправляете посылку для трех получателей. Соответственно, ее оценочная стоимость может быть до €600).
Только с помощью Shopfans-Express вы можете оформить одну посылку на несколько (теоретически –на сколько угодно) получателей. Это позволит вам использовать беспошлинный лимит в €200 для каждого из получателей на каждую посылку. В результате оценочная стоимость посылки может быть гораздо выше €200, она увеличивается пропорционально количеству получателей посылки (Например, вы отправляете посылку для трех получателей. Соответственно, ее оценочная стоимость может быть до €600).
Перед тем, как начать…
Для каждой отправляемой посылки нужны только:
Подготовка документов
Отсканируйте 1 разворот паспорта каждого из Получателей (нужен первый разворот, с фотографией получателя).
Рекомендованный формат отсканированных документов и фотографий –jpg или pdf, размер –не более 1.3MB, в названии не должно содержаться русских букв (кириллицы),пробелов либо спец. символов (к примеру –#). Чтобы загрузить документы, воспользуйтесь, пожалуйста, браузером Google Chrome.
Скан паспорта крепится к адресу получателя (Настройки/Получатели/Редактировать получателя (иконка с карандашом/кнопка “Прикрепить документы”).
Примеры правильно и неправильно заполненных документов.
Terms of Service
Условия Оказания Услуг по Пересылке Почтовых Отправлений
1. Определения
Уникальный Почтовый Адрес –почтовый адрес, находящийся на территории США, штат Пенсильвания, который может быть использован Пользователем для получения заказов из интернет магазинов. Уникальный Почтовый Адрес указан на сайте в разделе Настройки (Preferences).
Заказ в интернет магазине (или Заказы) – одна или несколько вещей, приобретенных Пользователем в интернет магазине, и отправленных из интернет магазина на Уникальный Почтовый Адрес в одной коробке.
Номер Отслеживания – уникальный номер, присваевымый почтовой или курьерской службой, для идентификации почтового отправления в системе доставки почтовой или курьерской службы
Адрес Пользователя – почтовый адрес, по которому Пользователь или его доверенное лицо имеют возможность получить Посылку, доставленную почтовой или курьерской службой. Пользователь может использовать более чем один Адрес Пользователя для отправки Посылок. Независимо от фактического получателя Посылки, указанного на Адресном Лейбле, Пользователь берет на себя ответственность испольнять все обязательства по отношению к shopfans.ru в рамках данных Условий.
Адресный Лейбл – документ, подготовленный в соответствии с текущими требованиями почтовой службы США, необходимый для доставки Посылки в Адрес Пользователя. Адресный Лейбл содержит сведения об Адресе Пользователя и наносится на Посылку непосредственно перед передачей ее в почтовую службу для доставки ее Пользователю.
Посылка – почтовое отправление в Адрес Пользователя, подготовленное в соответствии с действующими стандартами и ограничениями, действующими в США и в стране нахождения Адреса Пользователя.
Консолидация – действия по объединению двух или более Заказов из нескольких коробок в одну. При Консолидации shopfans.ru выполняет Инструкции Пользователя по обработке Заказа для дальнейшей его пересылки в Адрес Пользователя. В случае, если объединение не требуется, Консолидация означает подготовку Заказа к дальнейшей пересылке в Адрес Пользователя. Подготовка включает в себя контроль пригодности упаковки для дальнейшего отправления. Результатом окончания Консолидации является готовая к пересылке Посылка, состоящая из вещей, ранее содержавшихся в Заказа. Если один или несколько Заказов (как целое) не поместились в Посылку, они, по выбору Пользователя, могут быть либо возвращены на склад, либо отправлены другой Посылкой.
Инструкции Пользователя – указания Пользователя по обработке Заказов в процессе их Консолидации. Инструкцией может стать указание удалить инвойс интернет-магазина, удалить ненужную упаковку. Для каждого Заказа Пользователь может сформировать отдельную Инструкцию.
Пользователь – клиент системы shopfans.ru, согласившийся на сотрудничество согласно настоящим Условиям.
Счет Пользователя – счет в системе shopfans.ru, на который производится зачисление платежей от Пользователя и списание с него в счет оплаты Услуг shopfans.ru и почтовых расходов. Счет Пользователя ведется в Долларах США.
Невостребованные Заказы – Заказ или Заказы, не направленные на Консолидацию в течение 75 дней с момента поступления на склад.
Невостребованные Посылки – Посылка или Посылки, не направленные на в Адрес Пользователя в течение 14 дней с момента поступления на склад.
2. Оказываемые услуги
Shopfans.ru обязуется оказать за плату следующие Услуги по пересылке почтовых отправлений в адрес Пользователя:
3. Обязательства Shopfans.ru
4. Ограничение ответственности
5. Обязательства Пользователя
6. Права Shopfans.ru
При оказании Услуг Пользователю Shopfans.ru имеет право:
7. Страховка
При доставке Shopfans Lite действует страховка от неполучения посылки и от кражи содержимого посылки.
Б.у.вещи не страхуются (одежда, обувь, электроника и другие)
Для того, чтобы страховка Shopfans-Express, Shopfans Lite или BWW-Ukraine работала, необходимо выполнить следующие действия:
1) Заказать фото содержимого заказов, которые вы хотите застраховать. Если вы страхуете электронику, и она придет к нам в не фабричной упаковке или распакованная (актуально при заказе с ebay), мы вскроем упаковки, чтобы проверить соответствие товара наименованию.
2) Достоверно и правильно заполнить декларацию к посылке.
3) При вскрытии посылки должен присутствовать курьер, который сможет подтвердить отсутствие вещей в посылке или их повреждение. Либо необходимо заснять процесс вскрытия на камеру в ПВЗ, чтобы подтвердить факт недостачи. Также мы не можем гарантировать, что содержимое посылки дойдет в первоначальном виде, если вы пересылаете в одной посылке что-то очень хрупкое (бокалы) и что-то тяжелое (запчасти для автомобиля), или если посылка полностью состоит из хрупких товаров (посуда, зеркала). Такие вложения мы не можем застраховать от повреждений. Окончательное решение принимается администрацией Shopfans.
8. Стоимость и Оплата
9. Законодательство
В отношении оказания Услуг применяется законодательство штата Мичиган, США.
Как сделать инвойс для шопфанс
Шиппинг адрес (Shipping address) требуется для доставки заказа.
Его магазин печатает на посылке перед тем как передать её курьерской службе. Тут необходимо указать один из ваших адресов в Shopfans, что бы посылка попала к нам на склад.
Мы предоставляем три разных адреса, чтобы вы могли выбрать тот, где нет налога на ваши товары. Третий адрес в Sharon Hill используется для вредных магазинов, которые обычно не отправляют товары на адреса компаний-пересыльщиков.
Как работает сервис?
Shopfans позволяет получать товары, заказанные в интернет-магазинах США.
Вам предоставляется личный адрес в Америке, на который вы можете оформлять доставку, а Shopfans пришлет вам все ваши покупки.
Если некоторые магазины недоступны?
Если сайты некоторых магазинов не открываются –используйте VPN. Это программа, с помощью которой вы будете заходить на сайт магазина как будто из США. Скачать программу можно по ссылке.
Если магазин не принимает карту, в первую очередь, обратитесь через чат в службу поддержки Shopfans. В большинстве случаев мы можем помочь разобраться, на каком этапе не проходит оплата, и проблема будет решена. Или, еще проще, посмотрите в наших инструкциях по магазинам подсказки насчет возможных нюансов в оплате заказов.
Бывает, что некоторые магазины не доставляют на адреса компаний-пересыльщиков. Для таких магазинов у нас специальный адрес в Sharon Hill, используйте его и не рассказывайте об этом нашим конкурентам 
Как оформить заказ?
Для оформления заказа вам потребуется зарегистрироваться в Shopfans, чтобы у вас появился свой собственный адрес в США. После этого вы можете сделать заказ в любом интернет-магазине в США.
При оформлении заказа вам потребуется указать ваш адрес доставки и оплатить покупку картой.
А еще у нас есть канал на youtube, где есть много полезных инструкций.
Как я узнаю, что заказ пришел к вам на склад?
Когда заказ придет к нам на склад, вы получите уведомление по электронной почте, а так же увидите новую покупку на странице “Покупки”.
Если вы заранее добавили покупку, то после поступления посылки на склад ее статус поменяется на «Получено».
Что, если магазин отправил мой заказ несколькими посылками?
Если в магазине на момент заказа не все вещи есть в наличии или товары находятся на разных складах, то покупка будет разделена на части и отправлена несколькими посылками. В этом случае Shipping confirmation с номером отслеживания вам пришлют для каждой из них.
Чтобы получить заказ целиком, вам нужно добавить каждую покупку.
Добавьте в личном кабинете каждую посылку, которую отправил магазин, а после объедините их при отправке в Россию и сформируйте одну.
Сколько займет доставка в Россию?
Сроки доставки зависят от города, в который происходит отправка. Со средними сроками доставки можно ознакомиться на странице Стоимости доставки.
Время работы склада?
Местные транспортные компании знают о часах работы склада, поэтому ваши заказы будут доставлены в рабочее время. Все операции на складе (фото, консолидация и другие) производятся только в рабочее время. В выходные оба склада не работают. Если в магазине есть опция доставки в рабочее время, смело можете включать ее при отправке на адрес Shopfans.
Запросы в службу поддержки на склад или фотографу также обрабатываются только на буднях.
Сколько времени займет доставка?
Самая быстрая доставка со склада Shopfans занимает 4 дня до Москвы, большинство пользователей получают посылки за 5-8 дней.
Срок доставки зависит от праздников и выходных, удаленности города доставки и рейсов транспортных самолетов.
Смогу ли я вернуть покупку?
Если ваш заказ еще не упакован в посылку, то его можно вернуть в магазин. Чтобы вернуть один или несколько товаров необходимо связаться с поддержкой в чате.
Если вы оформляете возврат на Amazon, пожалуйста, выбирайте UPS Drop off. Если услуга возврата не оплачена в течение 7 дней, заказ будет утилизирован.
Есть ли страховка?
Shopfans предоставляет страховку от неполучения или порчи посылки. Посылки, содержащие дорогостоящую электронику (телефоны, компьютеры, планшеты и т.д.) или любые товары дороже 500$, подлежат обязательному страхованию.
Важно: Мы не страхуем никакие ювелирные изделия.
В случае страхового случая мы выплатим полную стоимость товара.
Я не вижу посылку в личном кабинете, хотя она должна уже прийти.
После поступления посылки на склад Shopfans, она будет обработана сотрудником склада.
Посылку необходимо зарегистрировать в системе и этот процесс может занять до двух дней, за исключением выходных. Если по истечении данного времени посылка не появилась, вы можете обратиться в чат.
Как заполнить таможенную декларацию?
Для заполнения таможенной декларации вам необходимо указать тип товара на русском языке, а бренд на английском. Для каждого товара в декларации заполняется отдельная строка.
На одну посылку может быть несколько получателей, но обязательно близкие родственники, родство следует подтвердить документально.
Вы купили футболку Carters, две пары носков Nike и три провода для iPhone. Ваша декларация будет выглядеть так: 
Как я могу получить посылку?
Когда происходит отправка в Россию
Сколько стоят услуги Shopfans?
Стоимость доставки зависит от веса посылки, кол-ва покупок в посылке и выбранных опций.
Более точно стоимость можно рассчитать в калькуляторе стоимости доставки.
Какие ограничения на размер и вес?
Если ваша посылка будет большая и легкая, то необходимо будет доплатить за “объемный вес”, этот параметр может быть только у очень длинных и легких вещей таких как лыжи, сноуборды, клюшки, удочки и пр. Для того, чтобы уточнить есть ли ОВ у вашего товара, просто напишите нам в чат.
Как оплатить заказ?
Оплата заказа в американском интернет-магазине почти не отличается от покупки в российском. Вам нужно указать данные вашей карты и подтвердить покупку смс-кодом.
Как я могу проверить купленный товар?
Вы можете заказать фото содержимого заказа. Мы можем сфотографировать:
В будни фотографии появятся у вас в аккаунте в течение 24-х часов после оплаты. Помните, что в случае чего, покупку можно будет вернуть в магазин.
После переупаковки посылки, заказать фотографии уже будет нельзя.
Как долго можно хранить заказы и посылки на складе?
Полученные заказы можно хранить на складе 75 дней.
Срок хранения консолидированных посылок — 14 дней.
По истечении указанных сроков вы получите email-уведомление с просьбой отправить посылки. Если вы никак не отреагируете на письмо, посылки будут считаться невостребованными и будут переданы на утилизацию или на благотворительность.
Если вам нужно более длительное хранение, напишите в чат и в личном порядке мы сможем увеличить сроки.
Как я узнаю что посылка пришла в ПВЗ?
Вам придет уведомление на Email, что посылка поступила в пункт выдачи товаров, с его адресом и временем работы.
Так же, вы можете увидеть в личном кабинете, что статус посылки изменился на “Доставлено”.
У меня остались вопросы
Сотрудники поддержки на связи:
– по будням с 07 утра до 02 ночи;
– по выходным с 10 утра до 24 ночи.
Что запрещено к пересылке?
Берут ли налог с продаж при отправке на Shopfans?
Объединяйте заказы в одну посылку, независимо от того, на какой склад они были заказаны. Это никак не отразится на цене или скорости доставки.
Что такое Биллинг адрес?
В Америке так устроено, что для оформления заказа в интернет магазине нужно указать два адреса – Шиппинг и Биллинг (Shipping и Billing).
Биллинг адрес (Billing address) нужен магазину для верификации вашей пластиковой карты. При совершении оплаты, магазин проверят ваша ли это карта, делая запрос в банк, выпустивший карту. Здесь указывают адрес, который вы сообщили банку, когда открывали вашу карту (чаще всего это адрес регистрации).
Если оплата в магазине не проходит, то скорее всего, магазину “не понравился” ваш Биллинг адрес. Как, например, это бывает в Gap или Forever 21, где в Billing address, следует указывать адрес Шопфанс. Магазины могут менять свои правила проверки, и поэтому, если оплатить заказ не получается – то свяжитесь с нашей службой поддержки в чате.
Вес посылки на складе отличается от того, который указан магазином.
Магазины и почтовые службы часто записывают примерный вес товара, а при поступлении на склад Shopfans посылку взвешивают на электронных весах и указывают точный вес.
Так же магазин часто указывает чистый вес товара, а на складе взвешивается товар вместе с упаковкой.
Если вам кажется, что разница в весе существенная, свяжитесь со службой поддержки в чате.
Сроки и отмена упаковки
После формирования посылки, она будет упакована и подготовлена к отправке в течении 24 часов.
В первые пару часов вы можете расформировать посылку, чтобы добавить туда еще покупки или отправить их разными посылками. Но после упаковки, когда уже известна цена доставки, расформировать посылку уже будет нельзя.
Сколько может храниться посылка в пункте выдачи?
Посылка может хранится 14 дней, после этого ее отправят в промежуточный пункт транспортной компании. В этом случае свяжитесь с поддержкой в чате.
Какие таможенные лимиты в моей стране?
Россия — €200 на каждую посылку. Максимальный вес посылки — 31 кг.
Беларусь — €22 в месяц. Максимальный вес посылки на одного получателя — 10 кг
Казахстан — €200. Максимальный вес посылки — 31 кг. В месяц можно отправить только одну посылку на 1 получателя, вне зависимости от ее веса и таможенной стоимости.
Стоимость доставки в таможенный лимит не входит.
Другие ограничения
На некоторые категории товаров требуется нотификация. Список категорий для нотификации.
Если вы сомневаетесь, попадает ли ваша покупка в эти категории, свяжитесь со службой поддержки в чате.
Я оформил заказ, что дальше?
После оформления заказа и оплаты интернет-магазин начнет готовиться к отправке. Обычно этот процесс занимает 1-2 дня. Деньги за покупку будут списаны в момент отправки со склада магазина. В этот же момент вам будет предоставлен трекинг-номер заказа. Это номер отслеживания вашей покупки в США.
До доставки на ваш адрес в Shopfans может пройти 2-5 дней, поэтому стоит заранее добавить вашу покупку в личном кабинете. Вы можете сразу собрать посылку и подготовить ее к отправке в Россию, это позволит сэкономить пару дней доставки.
После статуса “Доставлено”от интернет-магазина покупка появится в личном кабинете Shopfans в промежутке от 24 до 48 часов. После этого вы сможете сформировать посылку и отправить ее.
Я хочу вернуть товар обратно в магазин. Как мне это сделать?
Если ваш заказ еще не упакован в посылку, то его можно вернуть в магазин, если магазин принимает возвраты. Чтобы вернуть вещи или одну вещь свяжитесь со службой поддержки в чате.
Если магазин предоставляет адресный лейбл (return label) на возврат, то возврат мы осуществим бесплатно. Если нам необходимо будет оформлять и оплачивать возврат, то плата взимается только за лейбл. Если вы оформляете возврат на Amazon, пожалуйста, выбирайте UPS Drop off. Если услуга возврата не оплачена в течение 7 дней, заказ будет утилизирован.
Могу ли я вернуть покупку после доставки в Россию?
К сожалению нет. Мы можем посоветовать продать неподходящую вещь на одном из сервисов частных объявлений, например Avito. Наши пользователи часто продают товары, которые не подошли и у них получается даже заработать на этом, потому что цена в России зачастую выше.
В каких магазинах можно сделать заказ?
В любых интернет-магазинах в США, которые осуществляют доставку.
Где взять трекинг-номер
Обычно, интернет-магазин назначает номер отслеживания при отправке товара и присылает его на ваш Email. Это происходит через 2-4 дня после оформления заказа.
Трекинг номер можно так же посмотреть в личном кабинете в интернет-магазине.
Будет ли комиссия банка по оплате?
При оплате банк не берет дополнительную комиссию. Покупка в интернет-магазине в США не отличается от любой другой покупки для вашего банка. Валюта конвертируется в момент списания суммы покупки по курсу вашего банка. При пополнении баланса добавляется 4% при пополнении с карты нашим платежным партнером.
Какие дополнительные услуги доступны на складе?
Можно бесплатно удалить лишние материалы, чтобы уменьшить вес посылки. При формировании посылки отметьте нужные опции.
Так же, доступны дополнительные услуги, которые осуществляются сотрудниками склада:
Если вам требуется определенная услуга, обратитесь в чат службы поддержки.