Как сделать инвойс на услуги
Инвойс
Справочная / Бизнес‑будни
Инвойс
Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать.
Что такое инвойс (сommercial invoice)
Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.
С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.
Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется.
Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.
Зачем нужен инвойс
Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.
Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней.
Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется.
Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет.
Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)
Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают.
Как заполнять инвойс
Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском.
Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.
Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам.
Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:
Как описывать услуги и товар в инвойсе
Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат.
Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.
Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка.
Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица.
Вот на что стоит обратить внимание при описании товара:
В чём разница между инвойсом и счет-фактурой
Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством.
Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление».
Сдавайте отчётность в три клика
Эльба — онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО. Сервис подготовит отчётность, посчитает налоги и освободит время для полезных дел.
Чем чреваты ошибки в инвойсе
Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки.
Инвойс – заполнение и правильное оформление
Международная торговля подразумевает определенный уровень навыков участников внешнеэкономических отношений. Коммерсант (как покупатель или продавец) должен точно разбираться, для чего нужен инвойс или другой документ, а также иметь навыки оформления. В этой статье мы расскажем про инвойс и другой, похожий по определению документ, называемый проформа-инвойс. Вы узнаете, для чего предназначены инвойс и инвойс проформа, а также получите представление о роли, которую играет такой документ в международных коммерческих операциях.
Что такое инвойс
Инвойс (Invoice) можно перевести как счет, документ (сопроводительная грузовая документация), который получает покупатель от продавца на определенный товар.
Инвойс на товар и проформа инвойс включают:
как обозначен товар на упаковке;
условия поставки и порядок расчетов, которые должен выполнить покупатель.
Цена инвойса проставляется на основании коммерческого контракта. Отгрузочный инвойс может служить накладной на товар, которая следует вместе с ним, как документ, подтверждающий его происхождение. Оформление инвойса – факт, устанавливающий, что покупатель должен оплатить товар на условиях контракта.
Учитывая это, можно сделать вывод, что предприятия РФ используют документ транспортный инвойс только при сделках, в которых покупатель или продавец являются иностранными компаниями. Если же попытаться найти образец инвойса в российской практике, то наиболее близким к нему является такой документ, как «счёт на оплату», который получает покупатель.
Как документ инвойс должен включать такую информацию:
номер инвойса и день, когда оформлен документ (дата инвойса);
название и адреса компаний Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Получателя товара;
номера заказа и контракта, а также их даты;
инкотермс на поставку;
наименование, описание и код ТН ВЭД на товар;
количественные характеристики товара, цена и общая стоимость поставки;
государство, в котором произведен товар.
Как происходит оформление инвойса
Чтобы разобраться, как заполнить инвойс, необходимо знать, как оформляется такой документ. Инвойс, заполнение которого осуществлено по описанным выше правилам, а также 5 копий этого документа должны прилагаться к отправлению. При этом, хотя бы одна из копий инвойса должна как документ сопровождать товар. Отгрузочный инвойс, а также транспортную накладную помещают в клейкий карман для авиаотправлений. Специалисты рекомендуют положить документ контракт инвойс (дополнительную копию) внутрь отправления.
Бизнесмены, которые принимают решение участвовать в международных торговых сделках (как покупатель или продавец), должны отдавать себе отчет о существующих рисках. Для их предотвращения уже на первых стадиях оформления необходимы прочные знания в области теории и правил заполнения документа инвойс.
Опыт коммерческой деятельности в совокупности с хорошей ориентацией в движении цен мирового рынка позволяют бизнесменам составлять точные прогнозы на получение прибыли. Но для того, чтобы гарантировать успех, этого может оказаться недостаточно. Возьмем пример, который не является единичным.
Бизнесмен, выступающий как покупатель, точно рассчитал все расходы, издержки и пошлины, которые необходимо уплатить. Бизнес-план по сделке рассчитан на месячный срок, в течение которого покупатель должен реализовать импортированный товар оптом с минимальной наценкой. Принимая во внимание ограниченность собственных финансовых средств, покупатель оформляет кредит под 2% в месяц.
Казалось бы, покупатель все рассчитал точно, кроме одного – вероятности затягивания операции. Неправильно оформленная инвойс спецификация, или другой документ, могут задержать товар при оформлении на таможне на целый месяц. В результате неправильно оформленный инвойс свел на нет все усилия, которые приложил покупатель. Вместо прибыли покупатель может понести убытки, связанные с процентами по кредиту.
Пример инвойса, который стал причиной провала просчитанной операции, говорит о необходимости точного знания покупателем правил, по которым оформляется такой документ.
Особые требования к оформлению документа
Товар, включенный в документ инвойс на экспорт, должен быть описан с максимальной полнотой. Из такого описания должно быть понятно:
Из каких материалов произведен товар?
Как может использоваться данный товар?
В каком количестве?
Если отправление включает следующие элементы
Что следует указать в описании инвойса
Цели экспорта (тестирование и др.);
Вариант перевозки (в сухом льду и др.);
Коммерческий инвойс может сопровождаться разрешительной копией или включать номер, который имеет разрешительный документ.
Форма TSCA: «Заявляю, что все химвещества в отправлении не подлежат контролю, который определен TSCA». Или: «Заявляю, что химвещества в отправлении удовлетворяют нормам или постановлениям по TSCA, и никакие химвещества не предлагаются мной для ввоза в нарушение TSCA или других применимых норм TSCA».
Следует учесть, что внесение в инвойс только названий химвеществ будет недостаточным (К примеру, «крем увлажняющий косметологический»).
Часы (настольной или настенной конструкции)
Ценность (цена) таких комплектующих, как:
а) подвижный механизм;
в) гальванические пары;
г) камни (при наличии).
Раздел описания на товар в транспортной накладной для авиаперевозок (AWB) содержит термин «Unsolicited gift». Необходимо включить полное описание на весь подаренный товар, а также указать его стоимость. Если стоимость будет превышать 100$, то товар подлежит таможенному оформлению таможней государства получателя с оплатой платежей (для некоторых государств ограничения по стоимости подарков могут меняться).
состав (к примеру, хлопок 90%; полиэстер 10% и т.д);
способ изготовления ткани (вязаная или тканная);
целевой потребитель (изделия для мужчин, детей, женщин и др).
Для образцов изделий из текстиля необходимо сделать пометку: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE».
5 правил проверки инвойса
В случае, когда коммерческий инвойс, входит в комплект документов сопровождения на товар, покупатель должен:
поверить наличие оригинала документа инвойс и его пяти копий;
проверить описания на товар, которые содержит оформленный инвойс (образец заполнения описания представлен выше). При отсутствии или неполном описании необходимо внести правки в документ;
проверить, содержит ли коммерческий инвойс объявленную стоимость товара, выраженную в денежных единицах определенной страны;
проверить, содержит ли документ инвойс разбивку объявленной ценности на каждый товар. Кроме того, инвойс должен содержать общую объявленную ценность;
покупатель должен проверить, содержит ли документ инвойс подпись грузоотправителя.
Оплата инвойса: в чем трудности
Оплата инвойса имеет некоторые особенности, которые связаны с обращением к денежной единице другого государства. Для международной сделки покупатель открывает р/с в валюте, оформляет банковские поручения, заполняет определенной перечень бланков. Помимо этого, покупатель должен иметь знания и возможности по выгодной покупке валютных средств и быстрому проведению платежей за товар.
Недостаток знаний и навыков покупателя часто приводит к увеличению сроков проведения международных платежей с последующими неустойками из-за ненадлежащего исполнения контрактных обязательств. Существует надежный вариант, воспользовавшись которым покупатель может избежать финансовых потерь.
Услуга по оказанию помощи по оплате инвойса популярна среди многих отечественных предпринимателей. Покупатель может не только быстро оплатить иностранные инвойсы в валюте, но и правильно оформить каждый документ по сделке, а также точно выполнить контрактные обязательства.
Фирмы, которые оказывают такую помощь, готовы от имени покупателя:
открыть р/с в американских долларах, китайских юанях и в других национальных денежных единицах;
совершить перевод средств за экспортируемый товар;
помочь правильно оформить инвойс.
Что собой представляет проформа-инвойс
Проформа-инвойс содержит стоимостные данные, согласно которым покупатель может получить представление об общей сумме платежа. В то же время, проформа-инвойс не может выступать как документ подтверждения оплаты (для этого существуют аккредитивы). Кроме того, важно понимать, что как документ проформа-инвойс служит для покупателя подтверждением отгрузки, а не продажи товара.
Проформа-инвойс используется как документ, если товар отправлен:
для участия в зарубежных выставках;
для проведения экспертизы;
для участия в торгах на аукционах;
в качестве давальческого сырья.
Как документ проформа-инвойс лишь незначительно отличается от инвойса, но эту разницу покупатель должен учитывать. Дело в том, что данные, указанные в проформе-инвойс не являются окончательными и измениться могут не только суммы платежа, но и артикулы на определенный товар или его модели.
Какие данные содержит документ проформа-инвойс:
реквизиты сторон (покупатель, продавец);
точные данные по моделям и артикулам товара;
товар в количественном и стоимостном измерении;
НДС (при начислении);
где произведен товар;
термины DAP, CPT или FCA Инкотермс-2010;
полная сумма отправления.
Что такое Инкотермс-2010
Инкотермс – сборник нормативов и правил, применение которых способствует стандартизации условий международных поставок, оформления документов, инвойса и договоров. Этот документ включает базовые обязанности субъектов международных экономических отношений (покупатель, продавец) в отношении режима поставок.
Название Инкотермс является производной от стандартного термина International commercial terms, используемого для торговых операций между компаниями из разных стран.
Сегодня невозможно представить, как бы происходило оформление международных торговых контрактов без правил Инкотермс, обязательных для таких случаев:
товар перемещается от продавца к покупателю;
товар проходит оформление на таможне. Инкотермс учитывают все формальности оформления экспорта/импорта, а также систем безопасности.
Кроме того, этот документ устанавливает распределение рисков и трат во взаимоотношениях продавца и покупателя. Сокращенные названия таких норм (FOB или CIF) используются при оформлении контракта, инвойса или другого документа по сделке. В то же время встречаются случаи неточного толкования сокращений и их значений для распределения рисков (продавец, покупатель).
Именно поэтому и возникла необходимость формирования правил толкования терминов, которые продавец и покупатель вносят в международный контракт и инвойс, что в конечном итоге привело к публикации терминов Международной торговой палаты (МТП) в 1936 г.
Торговые термины, применяемые в Инкотермс
1. EXW. Термин Ex Works или «Франко завод» обязывает экспортера совершать поставку на своем складе, в помещении, на территории в момент, когда покупатель получает товар. При этом продавец не имеет обязательств по организации погрузки и других мероприятий, необходимых для того, чтобы вывести товар.
2. FCA. Термин Free Carrier или «Франко перевозчик» используется для случаев, когда товар передается экспортером покупателю или выбранным им субъектам в заранее оговоренных местах, где покупатель принимает на себя риски по дальнейшей транспортировке.
3. CPT. Термин Carriage Paidto или «Перевозка оплачена до» используется, когда экспортер передает товар перевозчику или другому субъекту, выбранному продавцом, на согласованном месте с условием, что продавец оформляет соглашение по транспортировке и берет на себя расходы по перемещению груза до заранее согласованной точки.
4. CIP. Термин Carriageand Insurance Paidto или «Перевозка и страхование оплачены до» используется для ситуаций, когда экспортер передает товар представителям, которых определил покупатель, в согласованном месте и берет на себя все затраты по транспортировке до места назначения. В обязанности продавца входит также оформление страховки, покрывающей возможные риски в процессе перевозки.
5. DAT. Термин Delivered at Terminal или «Поставка на терминале» используется при поставке на условиях, когда продавец обеспечил доставку и разгрузку товара с транспортного средства в согласованном терминале указанного порта. Терминал в данном случае может быть воздушным, автомобильным, ЖД, морским, а также складом или контейнерным двором.
6. DAP. Термин Delivere dat Place или «Поставка в месте назначения» относится к поставкам на условии, когда покупатель получает товар на транспортном средстве в оговоренном месте, а продавец несет все риски по доставке до этого места.
7. DDP. Термин Delivered Duty Paid или «Поставка с оплатой пошлин» применим к поставкам на условиях, что покупатель получает товар очищенным от импортных таможенных пошлин на транспортном средстве. При этом риски и расходы по транспортировке несет продавец, который и выполняет все таможенные формальности (ввоз/вывоз) с уплатой сборов и пошлин.
Инкотермс для морской и речной транспортировки:
8. FAS. Термин Free Alongside Ship или «Свободно вдоль борта судна» используется для условий, когда экспортер, совершая поставку, располагает товар вдоль борта судна (указывает покупатель) на причале либо барже в порту, согласованном участниками сделки. Дальнейшие риски и расходы по транспортировке товара несет покупатель.
9. FOB. Термин Freeon Board или «Свободно на борту» определяет обязательства продавца осуществить доставку на борт судна, которое указал покупатель. В дальнейшем покупатель самостоятельно несет риски, связанные с транспортировкой товара.
10. CFR. Термин Cost and Freight или «Стоимость и фрахт» определяет обязательства продавца осуществить доставку на борт судна, которое указал покупатель. При этом расходы по доставке товара до порта и фрахт оплачивает продавец. Дальнейшие риски несет покупатель.
11. CIF. Термин Cost InsuranceandFreight или «Стоимость, страхование и фрахт» определяет обязательства продавца осуществить доставку на борт судна, которое указал покупатель. При этом оплату расходов по доставке товара до порта, оплату фрахта, а также договора осуществляет продавец. Дальнейшие риски несет покупатель
Как оформить инвойс
Читатель Валерий спрашивает:
Я дизайнер с ИП, у меня появился заказчик из-за рубежа. Как оформить сделку и пройти валютный контроль? Работаю без посредников, напрямую с клиентом.
Отвечаем: для разовой сделки хватит инвойса
Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.
Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.
Счет-договор, инвойс и договор
Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:
Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.
Самый простой договор — статья в Деле. В ней мы подробно описали, кому подходит договор-счет-акт и что в нем должно быть
Счет-договор или счет-договор-акт подходит для простых сделок на постоянной основе, если предприниматель хочет упростить бумажную работу. С полноценным договором все тянется долго: сначала нужно его подготовить и согласовать, потом подготовить акты, потом все это подписывает исполнитель, потом клиент, потом нужно обменяться оригиналами.
Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.
Валютный договор без ошибок
Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.
К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.
Что должно быть в инвойсе
Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:
Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.
В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.