Как сделать исправления в экселе
Как сделать исправления в экселе
Запись исправлений Возможна ситуация, когда рецензенту необходимо не комментировать содержимое ячеек, а вносить свои изменения, причем так, чтобы автор мог потом быстро найти и оценить их. В этом случае следует включить режим записи исправлений. К числу запоминаемых исправлений относятся: изменения содержимого ячеек, вставка или удаление строк и столбцов. Не запоминаются изменения форматов, скрытие и отображение строк и столбцов, изменения названий листов, вставка или удаление листов и некоторые другие. Режим записи исправлений тесно связан с режимом совместного доступа к документу. Режим совместного доступа позволяет обеспечить совместную, одновременную работу с документом нескольких пользователей.
Это актуально, главным образом, при размещении документа в каталоге открытого доступа в локальной компьютерной сети. Связь этих двух режимов заключается в том, что при включении одного из них автоматически с параметрами по умолчанию включается и другой. Выключаются они тоже одновременно. Ниже будет рассмотрен случай несетевого использования документа, т. е. когда документ передается для внесения исправлений одному пользователю, а затем возвращается к автору.
Для включения режима записи исправлений следует: 1) выполнить команду Исправления-Выделить исправления. (Сервис), 2) в появившемся диалоговом окне включить переключатель Отслеживать исправления и нажать кнопку ОК, 3) в очередном появившемся окне подтвердить сохранение файла (нажать кнопку ОК). В результате будет создан новый документ Excel, являющийся копией исходного документа, но в котором включен режим записи исправлений. Новый файл записывается поверх старого. Одновременно включается режим общего доступа, о чем свидетельствует надпись (Общий) в заголовке окна документа.
Исправления f? Отслеживать и> лей), Отслеживать исправления, внесенные: по времени: все Г/, пользователем: |Все кроме меня Г» е диапазоне: | Р Выделять исправления на экране ч нэ В диалоговом окне Исправления можно уточнить параметры записи исправлений (сделать это можно и позже, уже после включения записи), а именно: ОК Отмена Рис. 17.7. Окно Исправления » определить временной интервал, за который следует сохранять исправления (возможные варианты: за все время включения режима; после последнего просмотра исправлений; после последнего сохранения документа; после заданной даты) — переключатель и закрытый список по времени’, » определить, чьи исправления следует сохранять (возможные варианты: всех пользователей, включая автора; всех пользователей, кроме автора; только автора) — переключатель и закрытый список пользователем’, определить, изменения в каких ячейках следует запоминать — переключатель и поле в диапазоне (по умолчанию сохраняются изменения во всех таблицах); установить отображение исправлений на экране — переключатель Выделять исправления на экране; установить оформление перечня исправлений, как отдельного листа таблицы с названием Журнал, который имеет формат таблицы базы данных (см. гл. 19) — переключатель Вносить изменения в отдельный лист (при первоначальном вызове окна Исправления для включения режима записи изменений этот переключатель недоступен). Если переключатель Выделять исправления на экране включен, то ячейки, в которые внесены изменения, будут иметь обрамление синего цвета с маркером. При наведении курсора мыши на ячейку с исправлениями на экране появляется всплывающая выноска с информацией об исправлении, внесенном в данную ячейку Просмотр изменений.
Проверка правописания на листе
Чтобы проверить орфографию в тексте на листе, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Орфография.
Совет: Кроме того, можно нажать клавишу F7.
Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.
Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.
Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.
Чтобы проверить орфографию в строке формул, выделите соответствующие слова.
Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, содержащих формулы.
Проверка орфографии при вводе
Функции автозаполнения и автозамены помогают исправлять ошибки непосредственно при вводе текста.
Функция автозаполнения, которая включена по умолчанию, помогает соблюдать точность при вводе, подставляя значения из других ячеек, но не проверяет отдельные слова в ячейке. Автозаполнение может пригодиться при создании формул.
Автозамена исправляет ошибки в тексте формулы, элементе управления листа, текстовом поле и метках диаграммы. Вот как это использовать:
Выберите Файл > Параметры.
В категории Правописание нажмите кнопку Параметры автозамены и ознакомьтесь с ошибками, которые чаще всего возникают при вводе.
Примечание: Функция автозамены не работает с текстом в диалоговых окнах.
Дополнительные ресурсы
Вы также можете проверить Исследования, Тезаурус и Перевод для получения дополнительной помощи с правописанием и языком.
На вкладке Обзор нажмите Правописание или нажмите F7 на клавиатуре.
Примечание: Диалоговое окно Орфография не откроется, если ошибки правописания не обнаружены или вы пытаетесь добавить слово, которое уже есть в словаре.
Выполните любое из описанных ниже действий.
В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.
Изменение каждого экземпляра этого слова в данном документе
В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить все.
Пропуск слова и переход к следующему слову с ошибкой
Пропуск каждого экземпляра этого слова в данном документе и переход к следующему слову с ошибкой
Нажмите Пропустить все.
Проверка орфографии при вводе
Вы можете использовать функцию автозамены для исправления опечаток и слов с ошибками. Для получения дополнительной информации см. Добавление, изменение или отключение автоматических исправлений.
Чтобы проверить орфографию любого текста на листе, нажмите Просмотр > Проверка > Правописание.
Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.
Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.
Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.
Изменение содержимого ячейки
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке. Вы также можете изменить содержимое ячейки, введя строка формул.
При редактировании содержимого ячейки Excel работает в режиме правки. Некоторые функции Excel работают иначе или недоступны в режиме правки.
Когда Excel находится в режиме правки, в левом нижнем углу окна программы Excel отображается слово «Изменить», как показано на рисунке ниже.
Как Excel работает по-разному в режиме правки?
В режиме правки многие команды недоступны. Например, в Excel в режиме правки невозможно применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки.
Кроме того, клавиши со стрелками немного по-другому в Excel в режиме правки. Вместо перемещения курсора из ячейки в ячейку в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейке.
Включить или отключить режим правки
Если при попытке использования режима правки ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим редактирования, изменив параметр Excel.
На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры и выберите Дополнительно.
Только Excel 2007: нажмите Microsoft Office кнопку 
,выберите «Параметры Excel» и щелкните категорию «Дополнительные параметры».
В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.
Чтобы включить режим правки, выберите элемент «Разрешить редактирование непосредственно в ячейках».
Чтобы отключить режим правки, отключим поле «Разрешить редактирование непосредственно в ячейках».
Зайти в режим правки
Чтобы начать работу в режиме правки, сделайте следующее:
Дважды щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить.
В этом режиме курсор будет расположен в ячейке, в которую дважды щелкнули ячейку. Содержимое ячейки также отображается в области формул.
Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, а затем щелкните в любом месте в области формул.
В этом режиме курсор будет расположен в области формул в том месте, где вы щелкнули его.
Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, и нажмите F2.
При этом запускается режим правки, и курсор будет курсором в конце содержимого ячейки.
Вставка, удаление и замена содержимого ячейки
Чтобы вставить символы, щелкните ячейку в том месте, куда их нужно вставить, и введите новые символы.
Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно удалить, а затем нажмите кнопку BACKSPACE или выберите нужные символы и нажмите кнопку DELETE.
Чтобы заменить определенные символы, вы выберите их и введите новые символы.
Чтобы включить режим замены, чтобы существующие символы заменялись новыми знаками при вводе, нажмите кнопку INSERT.
Примечание: Режимы переключия можно отключать и отключать только в режиме правки. При включенном режиме вставки в панели формул выделяется знак справа от точки вставки, который при вводе будет перезаписан.
Чтобы начать новую строку текста в определенном месте ячейки, щелкните в том месте, где нужно ввести разрыв строки, и нажмите ALT+ВВОД.
Отмена и отмена изменений
Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB, а также до и после нажатии клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить изменения содержимого ячейки.
После нажатия ввод или tab можно отменить изменения, нажав CTRL+Z или нажав кнопку «Отменить 
на панели быстрого доступа.
Настройка отображения содержимого ячейки
После изменения содержимого ячейки может потребоваться настроить его отображение.
Иногда в ячейке может отображаться строка вида #####. Это может происходить, если ячейка содержит число или дату, а ширина столбца не позволяет отобразить все необходимые символы. Предположим, например, что ячейка с форматом даты «дд.мм.дд.мм»» содержит дату 31.12.2007. Однако ширины столбца хватает только для показа шести символов. В ячейке будет отображаться #####. Чтобы увидеть все содержимое ячейки с текущим форматом, необходимо увеличить ширину столбца.
Изменение ширины столбца
Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.
Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.
Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
Чтобы задать более крупную ширину столбца, щелкните «Ширина столбца» и введите ее в поле «Ширина столбца».
Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат «дд.мм»), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.
Если в ячейке несколько строк текста, часть текста может отображаться не так, как нужно. Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста.
Примечание: В Excel в режиме правки нельзя изменить способ переноса текста.
Перенос текста в ячейке
Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.
На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.
Примечание: Если текст — одно длинное слово, знаки переноса не переносялись; можно расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если после переноса текста в ячейке отображается не весь текст, может потребоваться изменить высоту строки.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.
Выход из режима правки
Чтобы остановить работу в режиме правки, сделайте следующее:
Нажмите клавишу ВВОД.
Excel выйдите из режима правки и выберет ячейку непосредственно под текущей ячейкой.
Можно также указать, что при нажатии нажатия ввода будет выбрана другая смежная ячейка.
На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры и выберите Дополнительно.
Только Excel 2007: нажмите Microsoft Office кнопку ,выберите «Параметры Excel» и щелкните категорию «Дополнительные параметры».
В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.
Чтобы выделение оставалось в ячейке, которую вы редактируете, сделайте так, чтобы после нажатия нажатия ввод был ненужен.
Чтобы управлять направлением выделения, нажмите кнопку «После нажатия клавиши ВВОД», щелкните стрелку рядом с кнопкой «Направление» и выберите нужное направление из списка.
Нажмите клавишу TAB.
При этом режим правки прекращается, а ячейка выбирается справа от текущей ячейки. При нажатии shift+TAB ячейка будет выбрана слева.
Щелкните другую ячейку.
Excel выйдите из режима правки и выберет выбранную ячейку.
Excel выйдет из режима правки и покинет курсор там, где он находится.
Отслеживание исправлений в Excel
Excel содержит очень полезный инструмент, который позволяет отслеживать исправления, вносимые в рабочую книгу. Например, Вы можете отдать свою работу другому пользователю на рецензирование, а затем забрав ее обратно, посмотреть какие изменения были внесены. В этом уроке мы научимся отслеживать исправления в рабочей книге Excel, а также создавать Журнал изменений.
Предположим, Вас попросили откорректировать или выполнить совместно с коллегами работу над одной рабочей книгой Excel. Если есть распечатанный экземпляр, можно взять красную ручку и исправить недочеты, отметить орфографические ошибки или добавить комментарии на полях. Microsoft Excel позволяет осуществлять все это в электронном виде при помощи режима Отслеживания исправлений.
Общие сведения об отслеживании исправлений в Excel
Когда режим отслеживания исправлений включен, каждая ячейка, в которой произошли изменения, будет выделена особыми границами и указателем. При наведении курсора на отмеченную ячейку Вы увидите детали исправления. Это позволяет Вам и другим рецензентам следить за тем, чтобы все было исправлено, прежде чем утверждать окончательную версию книги.
Существует ряд исправлений, которые Excel не может отслеживать. Перед использованием данной опции советуем Вам ознакомиться на сайте компании Microsoft со списком изменений, которые не отслеживаются и не выделяются.
Вы не сможете использовать режим отслеживания исправлений, если рабочая книга включает в себя таблицы. Чтобы удалить таблицу: выделите её, перейдите на вкладку Конструктор, а затем выберите команду Преобразовать в диапазон.
Как включить режим отслеживания исправлений
При включении режима отслеживания исправлений книга автоматически становится общей. Сутью общего доступа к рабочим книгам является возможность их хранения там, где сразу несколько пользователей смогут одновременно открывать и редактировать ее. Кроме этого, Вы можете отслеживать исправления как в локальной, так и в личной копии книги.
Вынесение всех исправлений на отдельный лист
В Excel есть возможность просматривать изменения на отдельном листе, который называется Журнал изменений. В данном журнале приводится список всех изменений в книге, включая Старое значение (прежнее содержимое ячейки) и Значение (текущее содержимое ячейки).
Чтобы удалить Журнал изменений из рабочей книги Excel, можно либо сохранить книгу, либо снять флажок Вносить изменения на отдельный лист в диалоговом окне Исправления.
Что такое рецензирование и как им пользоваться в Excel 2010?
Вкладка Рецензирование позволяет отследить, какие изменения внесены в готовый файл (рис. 7.1). С ее помощью можно отрецензировать файл (оставить примечания) или сделать так, чтобы файл нельзя было отрецензировать (и это очень важно), защитить его от правок, а также запретить другим что-либо менять в ваших расчетах.
Рис. 7.1. Вкладка Рецензирование
Рассмотрим группы, которые есть на вкладке Рецензирование.
Правописание
При нажатии кнопки Орфография начнется проверка правописания слов на текущем листе или в выделенных ячейках. Если программа встретит слово, которое, по ее мнению, написано с ошибкой (или если программа не знает такого слова), она предложит вам следующее (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Проверка орфографии
Мне предлагают заменить слово «Аткрытки» и дают на выбор целых три варианта. Если один из них меня устроит, то я выберу из списка нужное слово и нажму кнопку Заменить. Если я при этом пойму, что во всем документе написала это слово неправильно, то я могу исправить ошибку одним махом на всем листе, нажав кнопку Заменить все. Если я не знаю, какой из вариантов правильный, то могу взять помощь программы, нажать Автозамена и посмотреть, что она мне предложит.
Если я считаю, что программа не права и слово написано правильно, то я нажму Пропустить или Пропустить все, чтобы программа не обращала внимания на все такие случаи. Если я хочу, чтобы программа меня больше не дергала по поводу этого слова, я попрошу ее добавить его в словарь. Теперь она запомнит это слово и будет думать, что оно написано правильно. Если я не знаю, что делать с данным словом, и вообще уже не рада, что затеяла эту проверку, то я нажму Отмена. В словаре по умолчанию выбран русский язык, но вы можете выбрать любой другой из большого списка языков.
При нажатии кнопки Справочники группы Правописание в правой части окна программы появится панель Справочные материалы (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Справочные материалы
На рис. 7.3 я раскрыла список справочников, чтобы вы посмотрели, чем же вам предлагают воспользоваться. Львиную часть списка занимают строки со словом Тезаурус. Этот же хитрый зверь вынесен отдельной кнопкой на ленту. Вам интересно, что же это такое?
Копирую определение из «Википедии», самой большой интернет-энциклопедии.
Тезаурус в современной лингвистике — особая разновидность словарей общей или специальной лексики, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Таким образом, тезаурусы, особенно в электронном формате, являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей. В отличие от толкового словаря, тезаурус позволяет выявить смысл не только с помощью определения, но и посредством соотнесения слова с другими понятиями и их группами.
Другими словами, вам не дадут определения слова, а покажут его синонимы, антонимы и родственные слова.
С помощью кнопки Перевод можно перевести любое слово с одного языка на другой (рис. 7.4).
Выберите из списка исходный язык и язык перевода, потом прокрутите ползунок панели чуть ниже и увидите результат. Там же находится и кнопка Вставить, которая позволит вам сразу вставить переведенное слово в таблицу.
Примечания
Команды этой группы позволят вам прокомментировать введенные в таблицу данные. На рис. 7.5 Петров не только поставил оценку 10 картине № 4, но и прокомментировал свою оценку.
Если вы тоже захотите оставить комментарий к каким-то данным, то выделите нужную ячейку, нажмите кнопку Добавить примечания и введите текст в появившемся окошке. Когда вы введете весь текст и переключитесь на любую другую ячейку, примечание спрячется. О том, что оно есть, будет напоминать только красный треугольничек в правом верхнем углу ячейки. Его видно на рис. 7.5. Чтобы прочитать примечание, достаточно подвести мышку к нужной ячейке. Примечание мгновенно возникнет рядом. Уберете мышку — пропадет.
Если вы хотите, чтобы примечание было видно постоянно, то выделите ячейку с примечанием и воспользуйтесь кнопкой Показать или скрыть примечание. Кнопка Показать все примечания откроет вашему взгляду все примечания, которые есть на листе. Если вы выделите ячейку с примечанием, то кнопка Создать примечание преобразится и станет кнопкой Изменить примечание, то есть у вас появится возможность поправить текст. Вы также сможете совсем удалить примечание с помощью кнопки Удалить, если оно вам надоело. Команды Предыдущее и Следующее позволят вам перескакивать с примечания на примечание.
Изменения
Эта группа отвечает за изменения, которые можно или нельзя будет вносить в файл. Представьте себе, что вы написали файл так называемого общего пользования, который всем доступен. В этом файле содержится важная для вас информация. Где гарантия, что кто-то из пользователей не изменит находящиеся в файле данные? Пусть случайно. А может быть, и специально? Ведь нет никакой проблемы ввести в ячейку другую цифру — и вот уже средний балл за четверть у Иванова не 3,2, а 3,8. А всего-то две оценочки подставили… Так вот, вы можете защитить свой файл от постороннего вмешательства. Сейчас опишу как.
Рассказывать я буду на примере лабораторной работы по физике, которую мы уже рассматривали. Я выбрала ячейки, которые хочу защитить, то есть запретить вносить в них изменения. На вкладке Главная в группе Ячейки нажимаем кнопку Формат (рис. 7.6).
Рис. 7.6. Устанавливаем защиту ячеек
Вы можете выбрать команду Блокировать ячейку, а можете открыть окно Формат ячеек и перейти на вкладку Защита (рис. 7.7). На этой вкладке можно поставить флажок Защищаемая ячейка, чтобы защитить ячейку от изменений. Если вы установите флажок Скрыть формулы, то в выбранной ячейке не будут показываться формулы. В результате расчет станет производиться по формуле, а в строке формул она высвечиваться не будет. И никакой посторонний человек не узнает, например, какую прибыль вы закладываете при расчете цены товара.
Рис. 7.7. Окно Формат ячеек, вкладка Защита
В этом же окне написано, что все это действует только после того, как вы защитите лист на вкладке Рецензирование. Так что возвращаемся туда. Нажимаем кнопку Защитить лист в группе Изменения. Откроется окно (рис. 7.8). Мы будем защищать лист и содержимое защищаемых ячеек. Для этого нужно будет задать пароль. Только введя этот пароль еще раз, вы сможете снять защиту с листа.
Рис. 7.8. Защищаем лист
Внимание! Восстановить пароль невозможно! Поэтому запоминайте или записывайте его в специальный файл. И учтите, что если вам нужна серьезная защита, то и пароль должен быть серьезным. Пароль может содержать латинские буквы и цифры. Хороший пароль включает в себя и то и другое, причем в разных регистрах. Например: FG89kjdt54MyX.
Под строкой для ввода пароля на рис. 7.8 перечислено то, что вы можете разрешить пользователям делать с листом. Лично я из всего списка разрешаю только выделять незаблокированные ячейки. А заблокированные даже выделять не разрешаю. Чего их выделять, если поменять в них все равно ничего нельзя? В следующем окне вас попросят продублировать пароль. В итоге в моей таблице можно менять только начальную и конечную длину резинки. Все остальные ячейки «мертвые». Зато никто нечаянно не изменит диаметр резинки или число пи.
Если программа не дает вам внести изменения даже в те ячейки, которые должны по вашему замыслу меняться, вернитесь к окну Формат ячеек и проверьте, чтобы для этих ячеек не стоял флажок Защищаемая ячейка. Захотите снять защиту листа, ищите одноименную кнопку в группе Изменения. Вводите пароль — защита снимется.
Переходим к более глобальной защите — защите книги. При нажатии кнопки Защита книги группы Изменения появляется окно (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Защищаем книгу
Если вы защищаете структуру книги, то никто не сможет:
Если вы защищаете окна, то никто не сможет изменять размеры и положение окон книги. Пароль вводить не обязательно, но если вы не введете пароль, то любой человек сможет снять защиту с книги.
Команда Доступ к книге группы Изменения позволит вам настроить совместный доступ к документу для нескольких пользователей. Это очень удобно, если вы составляете общий документ. Вы можете указать, чья правка считается приоритетной, вести журнал правок (он позволит в любой момент посмотреть, кто, когда и какие правки вносил в документ). Но тут все не так просто, как кажется. Поэтому все настройки для совместной работы над документом я вынесла в приложение 2. Если вам это важно и интересно, изучайте.
Кнопка Защитить книгу и дать общий доступ группы Изменения для тех, кто хочет, чтобы книга была общедоступна. Можно даже ввести пароль, чтобы никто не мог отменить общий доступ, кроме того, кто этот пароль знает. Команда Разрешить изменение диапазонов позволяет указать диапазон ячеек, который смогут менять определенные пользователи. Но настройка при этом будет долгая и кропотливая.
Кнопка Исправления предназначена для книг, которые находятся в совместном доступе. Можно просмотреть исправления, которые внесены в документ, и принять их или отклонить. На рис. 7.10 мне показывают изменения, которые были внесены в файл с определенной даты.
Рис. 7.10. Мне показывают изменения в файле
Я открыла список кнопки Исправления и выбрала Выделить изменения. Вот они и выделились! Теперь я могу выбрать строку Принять/отклонить исправления и решить, что делать с измененными данными: принять их или отклонить (и тогда данные в ячейках вернутся к первоначальному значению).