Как сделать кассу на компьютер
Подключение и установка онлайн-кассы
Вы выбрали и приобрели онлайн-кассу. Перед тем как начать печатать чеки, ее нужно зарегистрировать и настроить. Вы можете обратиться в ЦТО или сделать все самостоятельно. В этой статье мы подробно рассмотрим, как подключить онлайн-кассу.
Шаг 1. Подключение онлайн-кассы к компьютеру
Чтобы настроить кассу, ее нужно подключить к компьютеру, чаще всего через USB. Перед подключением:
Шаг 2. Подписать договор с ОФД
Выберите ОФД из реестра на сайте налоговой.
Зарегистрируйтесь на сайте оператора и войдите в личный кабинет. Для этого вам понадобится электронная подпись. Заполните все необходимы поля и подпишите договор. Более подробно об этом этапе читайте в статье о договоре с ОФД.
Форма регистрации на сайте ОФД
Шаг 3. Подать заявление в налоговую
Вы можете отнести кассу в налоговую или все сделать через интернет. Чтобы подать заявление на сайте ФНС, понадобится электронная подпись.
В личном кабинете налогоплательщика зайдите в раздел “Учет контрольно-кассовой техники”. В открывшемся окне нажмите кнопку “Зарегистрировать ККТ” и вручную заполните заявление.
Также в заявлении укажите, как будете использовать кассу: стационарно, для передвижной торговли, в автономном режиме и т.д.
Если вы правильно ввели всю информацию и ККТ есть в реестре, вам выдадут номер регистрации кассы. Он нужен для следующего этапа.
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Шаг 4. Фискализация кассы
Чтобы фискализировать кассу понадобится специальное приложение на компьютере. Оно устанавливается вместе с драйверами. Хотя эту же операцию можно провести с помощью кассового ПО, например, 1С: Предприятие.
Чтобы фискализировать кассу, введите в соответствующие поля:
Регистрация фискального накопителя в 1С: Предприятие
Также в кассу нужно внести адрес сервера ОФД (такого вида: f1.taxcom.ru) и порт сервера (такого вида: 7777). Эту информацию можно узнать на сайте ОФД. Она нужна, чтобы касса знала куда передавать чеки.
Если вы неправильно введете ИНН или регистрационный номер, то их нельзя будет исправить. Вам придется покупать новый фискальный накопитель, а это еще минимум 6 тыс. р.
После того как вы все заполнили, касса напечатает свой первый документ — отчет о регистрации.
Внимательно читайте инструкцию к кассе. Вся техника настраиваются по-разному. Если у вас возникли сложности, позвоните производителю или обратитесь в ЦТО.
Шаг 5. Завершить регистрацию кассы
На сайте ФНС введите информацию из полученного отчета. Если вы все сделали правильно, тогда вам отправят регистрационную карточку ККТ. Этот документ подтверждает, что касса стоит на учете в ФНС. Вы можете хранить его в электронном виде или распечатать.
У вас есть 1 день, чтобы ввести данные из отчета на сайте ФНС
Шаг 6. Зарегистрировать кассу у ОФД
На сайте ОФД введите информацию из регистрационной карточки, которую вы получили в налоговой. Между кассой и оператором должна установиться связь. После этого вам выставят счет. Услуги ОФД обойдутся в 3000 руб/год (цена на март 2017). У вас будет несколько дней на оплату, но касса в это время все равно будет работать.
Шаг 7. Настроить ПО
Чтобы закончить установку кассы, нужно обновить и настроить свое ПО: товароучетную систему, бухгалтерию и т.д. Есть несколько типов ККТ:
Бесплатная кассовая программа
Как добавить номенклатуру в чек?
Приложение Касса МойСклад поддерживает и номенклатуру в чеке, и другие требования 54-ФЗ. Вы сможете:
Простая установка без дополнительных затрат
Установка без специалиста. Просто скачайте и запустите файл на компьютере или установите мобильное приложение на планшет или смартфон. Затем создайте товары и можно проводить продажи. Для печати чеков подключите ККТ через USB.
Работает на любом компьютере, ноутбуке, планшете и даже смартфоне. Версии под Windows, Android, Linux и iOS. Офлайн режим — можно торговать без интернета.
Кассовая программа — скачайте и пользуйтесь бесплатно
Удобный простой интерфейс — ничего лишнего. Все необходимые операции: регистрация продаж, расчет сдачи, возвраты, внесения и выплаты. Смешанная оплата: наличные + карта. Прием оплаты по QR-кодам — через Систему быстрых платежей (СБП) и Плати QR от Сбера. Кассовые смены. Подключение торгового оборудования.
Все возможности программы для магазина Касса МойСклад абсолютно бесплатные. Никаких тестовых периодов, ограничений по времени и скрытых платежей.
Совместимое оборудование и поддержка 54-ФЗ
Подключение оборудования без сложной настройки — просто подсоедините устройство через USB, WiFi или Bluetooth.
Для печати чеков с номенклатурой по требованиям 54-ФЗ подключите фискальный регистратор АТОЛ, ШТРИХ-М или Viki Print.
Используйте сканеры штрихкодов или сканируйте камерой смартфона. Подключите мобильный эквайринг Pay-Me или терминалы для приема карт Verifone и PAX. А можете принимать оплату от покупателей и без терминалов: по QR-кодам — через Систему быстрых платежей (СБП) и Плати QR от Сбера.
Управление товарами и печать ценников из облака
Товары для продажи можно создавать прямо в программе, но если нужен импорт из Excel или массовые изменения цен, воспользуйтесь личным кабинетом в облаке МоегоСклада. Это пригодится, например, когда вы запланируете распродажу или акцию.
Там же есть возможность напечатать ценники и этикетки со штрих-кодами для ваших товаров. Это бесплатно!
Как перейти на онлайн-кассы
с минимальными затратами?
Касса МойСклад совместима с АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print.
Подойдет любой ноутбук, планшет, телефон или настольный компьютер.
Скачайте Кассу МойСклад для магазина бесплатно прямо сейчас!
Установите Кассу МойСклад, бесплатную кассовую программу с поддержкой требований 54-ФЗ.
Касса МойСклад для магазина — скачать программу бесплатно!
Вы думаете, перейти на онлайн-кассы сложно? Это не так. Достаточно скачать бесплатно кассовую программу Касса МойСклад и подключить к ней фискальный регистратор АТОЛ, ШТРИХ-М или Viki Print.
Вы можете регистрировать продажи и проводить расчеты: в чеке можно сразу указать размер скидки — Касса МойСклад рассчитает конечную сумму и сдачу. Но это не все. Программа поддерживает операции по возврату и смешанную оплату «наличные и карта». После продажи вы также можете сразу распечатать и товарный чек — Касса МойСклад составит его автоматически. Кстати, торговать можно и без подключения к интернету, так как приложение работает и в офлайн-режиме.
Всего три простых шага — и программа для печати чеков по 54-ФЗ с номенклатурой готова. Товары создавайте сразу в Кассе МойСклад: просто введите штрихкод, и остальная информация заполнится автоматически. Для удобства их можно сразу разбить на группы и комплекты. Чтобы печатать чеки по 54-ФЗ, нужно подключить фискальный регистратор АТОЛ, ШТРИХ-М или Viki Print. Сканировать штрихкоды можно сканером или камерой смартфона. Если что-то не получается — наша служба поддержки на связи 24/7, есть чат прямо в приложении.
Обратите внимание: скачать программу Касса МойСклад для магазина можно совершенно бесплатно. За использование тоже никакой платы нет и не будет — приложение доступно без пробных периодов и временных ограничений.
Помните, что в 2021 году работать с онлайн-кассами обязаны все предприниматели. Мы понимаем, что покупка ККТ и фискального накопителя, а также подключение к ОФД — уже ощутимые траты для малого бизнеса, поэтому предлагаем скачать программу для кассира бесплатно. Таким образом, приобрести вам нужно только фискальный регистратор — Касса МойСклад работает на любом компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне. При этом вызывать специалиста для подключения не нужно — установить и запустить программу очень легко. Переходите на онлайн-кассы без переплаты!
Как подключить онлайн-кассу?
22 января 2018
1. Что такое онлайн-кассы?
Главное отличие кассы нового поколения от старой модели — она подключается к интернету и отправляет чеки в налоговую. Но не напрямую, а через оператора фискальных данных, который принимает, обрабатывает, хранит информацию и передает ее уже непосредственно в ФНС.
Цель перехода на новые кассы — усовершенствовать налоговый контроль за бизнесом: проще говоря, помешать предпринимателям скрывать выручку и уходить от налогов. За первые 8 месяцев 2017 сборы налога на прибыль выросли на 17%, во многом за счет внедрения онлайн-касс. Онлайн-кассы удобно контролировать: данные передаются автоматически и моментально, скрыть что-то невозможно, за любой торговой точкой можно наблюдать дистанционно. Все это поможет налоговой уменьшить количество выездных проверок.
Предпринимателям кассы помогут упростить и рационализировать работу: их стало легче регистрировать, перерегистрировать и снимать с учета, для обслуживания больше не нужен договор с ЦТО — сервис берет на себя производитель, можно уменьшить объем первичной документации, связанной с кассой. А еще можно эффективно анализировать продажи и контролировать действия продавцов.
Есть польза и для покупателей — можно проверять подлинность выданных чеков с помощью напечатанного на них QR-кода и узнавать, легально ли работает продавец.
На онлайн-кассы перешли уже почти все — кроме малого бизнеса. Предприниматели на ЕНВД и патенте, которых закон раньше вообще не обязывал использовать кассу, получили отсрочку — до 1 июля 2018 года. Но не забывайте, что это только формальный срок. Если вы открываете бизнес, не откладывайте покупку кассы на последний момент. Опыт тех предпринимателей, для которых дедлайн перехода наступил 1 июля 2017 года, показал, что проблемы возникли не только из-за предсказуемого дефицита техники (когда в конце весны все бросились покупать кассы), но и из-за сложностей при настройке и работе с незнакомыми устройствами. Поэтому дайте себе время на подготовку, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
2. Как работает новая система?
Главное отличие кассы нового поколения от старой модели — она может передавать фискальную информацию через интернет. Чаще всего касса использует интернет через компьютер, к которому подключена, но некоторые модели могут самостоятельно устанавливать подключение. Интернет подойдет любой — wi-fi, проводной или мобильный, но подключение обязательно должно быть стабильным.
Данные при этом не поступают напрямую в налоговую: их принимает, обрабатывает, проверяет и хранит посредник — оператор фискальных данных. Он же и передает информацию в ФНС. Предприниматель обязан подключить к ОФД каждую свою кассу.
В кассах появился новый элемент — фискальный накопитель. В нем хранятся данные о пробитых чеках. Раз в год фискальные накопители необходимо менять. Для компаний и ИП, оказывающих услуги, а также для торговли, работающей на ЕНВД, патентной или упрощенной системе налогообложения, сделаны послабления: менять фискальные накопители им можно раз в три года.
Привычный порядок работы с чеками тоже изменился. Бумажные чеки пока выдаются в момент расчета, но покупатель вправе потребовать и электронную копию. Касса нового образца может выслать электронный чек на телефон или на почту. Только электронным чеком можно ограничиться, когда покупка оплачивается дистанционно.
Зачем нужны ОФД и почему нельзя передавать чеки из кассы в налоговую напрямую?
— Зарегистрированные в ФНС онлайн-кассы производят в совокупности огромный объем фискальных данных. Чтобы эту конфиденциальную информацию обрабатывать — проверять корректность получения, сортировать, хранить — понадобилось промежуточное звено, которым и стали ОФД.
Почему нельзя настроить передачу данных в ОФД сразу из кассовой программы, минуя фискальный регистратор?
— Это требование закона. Если вы торгуете в розницу, то обязаны использовать контрольно-кассовую технику с ФН и модулем передачи данных на борту устройства.
Как узнать, что касса передала чек в налоговую?
— Если информация отправлена, пользователь получит подтверждение от оператора фискальных данных. Чеки можно посмотреть в личном кабинете на сайте ОФД. Наличие неотправленных чеков и их количество можно проверить, напечатав на кассе отчет о текущем состоянии расчетов.
Что будет, если касса не передаст данные в налоговую?
— Данные о пробитом чеке должны быть переданы в ОФД в течение 30 календарных дней. Если этого не произойдет, чеки перестанут печататься и продолжать продажи станет невозможно. Поэтому стоит иметь запасной интернет-канал на случай отказа основного.
Изменилась ли процедура возврата оплаченного товара или возврата средств за услуги?
— Чеки возврата теперь тоже отправляются в налоговую через ОФД. А возвраты в смену и не в смену теперь оформляются одинаково. Главное — оформить фискальный чек возврата.
Как теперь применять БСО (бланки строгой отчетности)?
— С 1 июля 2018 года закон обязывает формировать БСО в электронном виде в момент расчета с покупателем. Для печати бланков необходимо будет использовать разновидность ККТ — автоматизированную систему для бланков строгой отчетности.
В торговые (вендинговые) автоматы теперь обязательно устанавливать ККТ?
— Торговые автоматы с 1 июля 2018 года должны будут печатать чеки, подтверждающие покупку.
Можно ли кому-то работать без подключения кассы к интернету?
— Организации и ИП, работающие в отдаленных или труднодоступных местностях, освобождены от использования онлайн-касс. Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 №616 утвердил критерий для определения отдаленных от сетей связи местностей: численность населения менее 10 тысяч человек. А точные перечни населенных пунктов, признанных труднодоступными, утверждаются региональными нормативными документами для каждой местности в отдельности.
3. Как ставить на учет онлайн-кассу?
Регистрировать кассу в налоговой стало гораздо проще — важное преимущество новой системы. Теперь все можно сделать онлайн — в личном кабинете на сайте ФНС nalog.ru. Не нужно ломать голову, в какое отделение ФНС обратиться: туда вообще не требуется приходить, тем более — приносить кассу на осмотр, как раньше.
Обращаться в ЦТО теперь тоже не обязательно. Закон больше не обязывает предпринимателей проводить ежеквартальное обслуживание касс и менять пломбы. Однако перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с ОФД. Операторы фискальных данных — обязательный элемент новой системы работы, и в процессе регистрации кассы в ФНС потребуется указать информацию о своем ОФД.
Реестр операторов фискальных данных, которые получили лицензию от налоговой, здесь >>
Для регистрации кассы на сайте ФНС вам также понадобится электронная подпись — КЭП. Если у вас есть КЭП для отчетности, она подойдет. А вот КЭП для ЕГАИС использовать для регистрации кассы нельзя.
Процесс регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС мы по шагам разобрали здесь >>
4. Сколько стоит касса нового образца?
Сейчас онлайн-касса стоит 16-30 тысяч рублей. На цену влияет валютный курс, потому что часть комплектующих новых касс — импортные.
— Стоимость услуг ОФД. У каждого оператора своя ценовая политика, но средняя стоимость — около 3 000 рублей в год за одну подключенную кассу.
— Стоимость услуг интернет-провайдера.
— Расходы на покупку раз в 13 (или 36 для ЕНВД, патента, УСН) месяцев нового фискального накопителя. Стоимость устройства — от 6 000 рублей.
Возможно, ИП на патенте и ЕНВД смогут получить налоговый вычет на покупку касс — до 18 000 рублей. Это предлагается в законопроекте № 18416-7, опубликованном Минфином. Обязательное условие льготы — регистрация аппарата в ИФНС в 2018 году.
5. Какую кассовую программу выбрать и как сэкономить деньги?
Для малого бизнеса будет оптимальной связка «компьютер (ноутбук или планшет) + кассовое ПО + фискальный регистратор, который отправляет данные в ОФД».
Вы сможете вообще не покупать дорогую кассу. Подключившись к МоемуСкладу, удобной кассовой программе, вы можете быть уверены, что выполняете все требования новой редакции 54-ФЗ. Если же у вас несколько магазинов и касс, МойСклад поможет управлять ими из единого бэк-офиса. Это позволяет отслеживать выручку по торговым точкам в режиме онлайн, контролировать остатки товара и планировать закупки.
Попробовать МойСклад бесплатно и без ограничений по времени вы можете по ссылке >>
Что такое онлайн-касса, кому она нужна и как ее установить
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, или ККТ, с модулем для выхода в интернет и фискальным накопителем. Она передает данные о каждой покупке ОФД — оператору фискальных данных. ОФД в свою очередь передает сведения в Федеральную налоговую службу. При необходимости онлайн-касса печатает обычные чеки, а электронные передает покупателям по номеру телефона или email. Онлайн-кассы были введены законом № 54-ФЗ. Согласно ему, большинство предпринимателей должны работать через новую ККТ. Даже если торгуют в интернете и принимают оплату исключительно электронными деньгами.
Кому нужно устанавливать онлайн-кассы
№ 54-ФЗ появился в 2003 году, а в 2016 вышел большой пакет поправок к нему. Поправки обязали предпринимателей использовать ККТ нового образца. Тогда некоторые категории предпринимателей получили отсрочки, а некоторые воспользовались пробелом в законодательстве и принимали электронные деньги без ККТ. После последних поправок использовать онлайн-кассы должны почти все.
У кого еще есть время
Законопроект о внесении поправок в № 54-ФЗ «пощадил» только несколько категорий предпринимателей. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили ИП без работников:
Еще два исключения — те, кто:
В первом случае использовать ККТ не надо, потому что деньги поступают на расчетный счет. Во втором чек выдает почта или курьерская служба. В обоих случаях онлайн-касса нужна, если хоть раз в год принимаете платежи наличными, электронными деньгами или банковской картой.
Кто должен использовать ККТ сейчас
Как всегда, в законе есть нюанс. Если вы продаете одежду, резиновые и пластмассовые изделия, мебель, инструменты и некоторые другие товары собственного производства, онлайн-кассы обязательны. Полный список товаров, при продаже которых ККТ обязательна, — в распоряжении № 698-р.
Также использовать онлайн-кассы должны предприниматели всех остальных категорий. Но есть исключения — бизнес, которому запретили использовать ККТ. Те, кому кассы запрещены, перечислены в № 54-ФЗ.
Еще раз коротко о том, нужно ли устанавливать онлайн-кассу:
Что нужно для подключения онлайн-кассы
Онлайн-касса. Она должна соответствовать требованиям закона, а именно — уметь отправлять онлайн-чеки покупателям, иметь фискальный накопитель и выход в интернет. Для выездной торговли подойдет автономная онлайн-касса, а для интернет-магазинов — техника с функцией подключения к ЮKassa и другим платежным агрегаторам.
Онлайн-кассу можно купить или арендовать. Интернет-магазинам подходит второй вариант: компания просто настроит ККТ под вас, вам не надо будет ставить ее дома, в офисе или на складе. ЮKassa будет стоять у компании, которая сдает ее в аренду.
Фискальный накопитель. Некоторые продавцы предоставляют его в комплекте с ККТ, другие предлагают докупить отдельно. Фискальные накопители обычно могут выдавать и бумажные, и электронные чеки. Если работаете через интернет, бумажные не нужны — можно не переплачивать за лишнюю функцию.
Порядок подключения онлайн-кассы: соединяем с ПК и даем выход в интернет
Онлайн-касса может быть стандартной или автономной. Стандартную нужно подключать к ПК для регистрации и работы с товарами — например, для добавления новых позиций, изменения цены, создания скидок и акций. Автономные могут работать без ПК, управлять ими можно через саму ККТ. Однако у них урезанные функциональности — например, можно работать не более чем с 20–30 товарами, нельзя добавлять скидки и акции, сложно менять цену. А запускаются для работы они одним нажатием кнопки — просто следуйте инструкции. Дальше мы расскажем о стандартных ККТ, их подключать сложнее.
В законе не прописано, кто должен устанавливать онлайн-кассы. Обратитесь в ЦТО — центр технического обслуживания: он поможет установить и зарегистрировать ККТ. Или сделайте все сами — мы расскажем, как.
Перед подключением кассы изучите инструкцию — она должна идти в комплекте с ККТ. Если ее нет, зайдите на сайт производителя — там есть вся документация. Порядок подключения онлайн-кассы для разных моделей может немного отличаться, но в целом для ПК на Windows выглядит так:
Теперь после каждого запуска компьютера касса будет определяться автоматически, если она к нему подключена. Вы сможете делать все то же, что и с обычной кассой.
Все просто — следуйте инструкциям производителя. Если что-то не получается, обратитесь в службу поддержки компании, выпустившей ККТ.
Есть нюанс. ЮKassa можно не подключать к интернету постоянно. В законе прописано, что нужно передавать данные ОФД минимум один раз в 30 дней. То есть можно включать Wi-Fi или интернет 2–3 раза в месяц. Но покупатели должны получать чеки сразу после покупки. Например, если продаете офлайн, клиентам можно выдавать бумажные чеки.
Если вы арендуете ККТ, не нужно будет разбираться, как подключить онлайн-кассу к компьютеру, к интернету, как ее зарегистрировать. Компания-арендодатель сделает почти все за вас.
Пошаговая инструкция по установке и регистрации онлайн-кассы
Если подключение онлайн-кассы прошло успешно, вы получите доступ к изменению цен, добавлению товаров и так далее. Но прежде, чем начать принимать оплату, кассу нужно зарегистрировать.
Сначала заключите договор с любым ОФД, без этого регистрация не пройдет. Полный список ОФД хранится на сайте ФНС — скачайте его и выберите любую компанию. Потом свяжитесь с ней, заключите договор и получите доступ к личному кабинету. Когда сделаете это, приступайте к регистрации.
Напоминаем: можно обратиться в ЦТО за помощью. Если нарушить порядок установки онлайн-кассы и ее регистрации в ФНС, фискальный накопитель выйдет из строя — и вам придется покупать новый. Обратитесь к специалистам или будьте предельно внимательны. А еще некоторые ОФД помогают с регистрацией кассы в ФНС. Можно сделать все в личном кабинете на сайте оператора. Но мы рассмотрим стандартный способ через личный кабинет ФНС, потому что они практически ничем не отличаются — на сайте ОФД придется проходить те же этапы.
Если решили действовать самостоятельно, следуйте пошаговой инструкции.
Подайте заявление на сайте ФНС
Заполните заявление. Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС и выберите вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Вы попадете на страницу, на которой есть кнопка «Зарегистрировать ККТ». Нажмите на нее — появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную».
Укажите модель, серийный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя. Эти данные есть на самом оборудовании и в документах к нему. Затем выберите адрес установки из справочника ФИАС — достаточно указать улицу. Если ее нет, придется сначала собрать правоустанавливающие документы и попросить администрацию района или города добавить адрес в справочник, а уже потом регистрировать ККТ.
Учтите, что нужно указывать адрес, по которому фактически находится онлайн-касса. То есть если вы держите интернет-магазин и арендуете кассу, но не устанавливаете ее у себя, спросите точный адрес у компании.
Введенные вами данные пройдут автоматическую проверку. Если все верно, сможете продолжить установку онлайн-кассы — откроется такое окно.
Выберите особые параметры использования. Они важны тем, кто купил автономную модель ККТ, и тем, кто находится в районах, отдаленных от сетей связи. Например, владельцам магазинов в населенных пунктах без вышек сотовых операторов.
Если есть перебои со связью или приобрели автономную модель, поставьте галочку напротив параметра «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Если нет, переходите к следующему шагу.
Выберите ОФД из списка. Система покажет операторов фискальных данных. Найдите и выберите компанию, с которой заключили договор.
Отправьте заявление. На всякий случай перепроверьте данные, чтобы не возникло проблем. Если все верно, отправьте электронное заявление. Откроется окно с индивидуальным регистрационным номером ККТ.
Введите номер в онлайн-кассу
В зависимости от модели кассы окошко для ввода регистрационного номера, полученного от ФНС, может появиться в сервисном или административном режиме. Эти режимы расположены в настройках, во вкладке «Перейти в сервисный режим» или других в зависимости от модели вашей ККТ. Чтобы включить специальные режимы, прочитайте инструкцию к кассе.
Найдите окошко для ввода номера, укажите номер и ИНН — компании или свой, если вы ИП. Будьте внимательны на этом этапе, перепроверяйте цифры: если ошибетесь хоть в одной, фискальный накопитель выйдет из строя. Придется покупать новый.
Важно! Вводить в кассу регистрационный номер нужно в течение суток после подачи заявления. Лучше сделайте это сразу, как только получили номер, иначе придется подавать заявление на сайте ФНС повторно.
Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек. Не выкидывайте его, он понадобится для отчета.
Сделайте отчет о регистрации ККТ
Вернитесь в личный кабинет ФНС и перейдите во вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». В списке появится ваша касса, напротив нее — «Отчет о регистрации ККТ». В нем нужно указать дату и время получения чека, его порядковый номер и фискальный признак. Фискальный признак на чеке выглядит как 10 цифр и обозначен аббревиатурой ФП или ФПД.
Перепроверьте данные и нажмите «Подписать и отправить». Здесь понадобится КЭП — вставьте флешку в компьютер, чтобы подписать отчет.
Получите карточку регистрации ККТ
Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС. Распечатывать ее необязательно, она будет храниться в онлайн-виде в личном кабинете на сайте налоговой.
До получения карточки регистрации пробивать чеки о покупке нельзя! Если сделаете это и по какой-то причине не пройдете регистрацию, касса не передаст сведения ОФД и через 30 дней ее заблокируют. Придется покупать новую.
Получение карточки регистрации ККТ — не конец. Чтобы касса начала работать, нужно передать сведения оператору фискальных данных. Если не сделать этого, ККТ не будет передавать ему информацию о покупках и ее со временем заблокируют.
Введите параметры регистрации в ОФД
Зайдите в личный кабинет на сайте ОФД и добавьте в него кассу — введите там сведения об оборудовании, а потом подтвердите регистрацию: укажите данные с карточки, полученной в ФНС. Тогда ваша касса синхронизируется с оператором, а он поймет, какие данные передавать налоговой. После этого можно начать продавать.
Если у вас офлайн-точка, можно пользоваться кассой как обычно: пробивать бумажные чеки. Или отправлять электронные, если покупатели согласятся оставить свой телефон или email. Данные автоматически поступят в ОФД, если интернет включен все время. Если нет, то включайте его 2–3 раза в месяц, чтобы оператор получил все актуальные сведения.
Если у вас интернет-магазин, выдавать бумажные чеки не получится. Обязательно просите покупателей оставить email и направляйте им электронные чеки. Но до первых покупок нужно интегрировать кассу с платежной системой, которую вы используете, иначе ОФД не будет получать данные.
У ЮKassa есть отдельное решение для тех, кто работает по № 54-ФЗ. Мы поможем интегрировать кассу с нашей системой, будем автоматически отправлять запрос на формирование чека кассе, а она — передавать сведения ОФД.
Что еще нужно сделать: напечатать чек
Когда закончите с установкой и регистрацией, включите интернет на кассе и сделайте пробный платеж — он покажет, правильный ли чек выдаст ККТ. И в бумажном, и в электронном виде на нем должны быть следующие сведения:
Также должна быть информация, которая есть в обычных чеках: признак расчета, данные о сотруднике, принявшем деньги, номер смены.
Проверьте, есть ли все данные на чеке. Посмотрите, поступила ли информация к ОФД, в личном кабинете на сайте оператора. Если все нормально, начинайте продавать. Если нет, обратитесь в ЦТО.
Отвечаем на часто задаваемые вопросы
Нужно ли менять адрес в карточке регистрации ККТ, если я перенесу ее в другое место?
Да. В ФНС вы указываете адрес, по которому налоговая в любое время может найти кассу. Если вы поставите ее в другом месте, ККТ нужно перерегистрировать.
Когда нужно менять фискальный накопитель:
Нужно ли выдавать чек, если покупает компания?
Все зависит от формы расчета. Если компания оплачивает ваши услуги или товары на расчетный счет, онлайн-касса вообще не нужна. Если сотрудник компании использует банковскую карту, даже корпоративную, чек обязателен.
Куда отправлять чек, если покупатель не указал email?
На email или телефон, другого способа передачи электронного чека нет. Если торгуете офлайн, выдавайте бумажный. Если онлайн, сделайте обязательными для оформления заказа поля с указанием email или телефона.
Что будет, если не отправлять покупателю электронный чек?
Если при этом выдадите бумажный, ничего. Если продаете онлайн, не отправляя чеки, и об этом узнала ФНС, вас ждет штраф. Для должностных лиц — ИП и руководителей юридических лиц — его размер 2000 ₽, для юридических лиц — 10 000 ₽. На первый раз могут обойтись предупреждением, но лучше не рисковать.
Что будет, если работать без онлайн-кассы?
Если не попадаете в категорию исключений или не получили отсрочку и продолжаете продавать без ККТ, получите штраф. Его размер зависит от выручки.
Должностные лица платят 25–50% от выручки, но не меньше 10 000 ₽. Если нарушить закон повторно и выручка за период обоих нарушений превысит 1 млн ₽, вам запретят работать на 1–2 года.
Юридические лица платят 75–100% от прибыли, но не меньше 30 000 ₽. При повторном нарушении, когда сумма выручки за оба периода неиспользования ККТ превысит 1 млн ₽, ФНС приостановит деятельность компании на срок до 90 дней. Налоговая также может приостановить и деятельность ИП.
То есть при первом нарушении придется заплатить минимум 10 000 ₽, если вы ИП, и 30 000 ₽, если вы работаете как компания. А при повторном есть риск запрета деятельности.
Есть вариант не покупать кассу, при этом не нарушить закон?
Да, их несколько, и мы рассказывали о них выше. Первый — арендовать кассу.
Второй — заключить договор с курьерской службой или «Почтой России» и принимать оплату только наложенным платежом. В этом случае оплату будет принимать курьер или почта, они и будут выдавать чеки, а вам ККТ не понадобится.
Как подключить онлайн-кассу, если я ее арендую?
Если вы поставили ее у себя, то так же. Если вы владеете интернет-магазином и касса стоит у арендодателя, он вам поможет — предоставит нужные сведения и введет регистрационный номер, а потом проверит чек по пробной покупке.