Как сделать командировку задним числом
Как правильно оформлять подотчетные «задним числом»
Бывает, что сотрудники, особенно высокопоставленные, сначала приобретают что-то за собственные деньги, а потом просят возместить понесенные расходы. Часто это ошибочно оформляется как подотчет. Рассмотрим варианты оформления таких ситуаций, без нарушения законодательства.
Сразу скажем, выдача денег под отчет после их фактического расхода не предусмотрена п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому ситуации, когда сотруднику компенсируются расходы, фактически понесенные ранее на приобретение товаров, работ или услуг в интересах организации-работодателя, выдачей средств под отчет не являются, и оформлять их заявкой, авансовым отчетом и расходным кассовым ордером (РКО) нельзя. Однако законодательство предусматривает другие варианты оформления таких операций.
Договор купли-продажи
Самый простой способ — выкупить у сотрудника приобретенный им для организации товар. Оформляется такая операция договором купли-продажи, который заключается с сотрудником от имени организации.
Однако для организации — плательщика НДС эта операция будет менее выгодна, чем прямая покупка в магазине. Ведь по такому договору она не сможет принять к вычету НДС, поскольку приобретает товар у обычного физлица, которое плательщиком НДС не является, налог к уплате не предъявляет и счет-фактуру не оформляет. При этом, чтобы возместить сотруднику реально понесенные им затраты на покупку, цену по договору придется установить с учетом НДС, который работник заплатил в магазине.
Кроме того, выплата по договору купли-продажи образует доход работника, а значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ. Причем в такой ситуации сотрудник имеет право на получение вычета в размере расходов, понесенных на приобретение проданного товара (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ). Поэтому удержать налог при выплате организация не сможет, и работнику по окончании года придется самостоятельно отчитаться по этой операции в инспекцию, подав соответствующую налоговую декларацию (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
С одной стороны, заключение договора купли-продажи — это простой способ компенсировать работнику понесенные им затраты без налоговых рисков, с другой — его заключение влечет дополнительную налоговую нагрузку на самого работника, а в некоторых случаях и на организацию. Применить этот метод можно только к товарам. «Выкупить» у работника приобретенные им для организации работы или услуги таким образом уже не получится. Поэтому на практике данный способ не распространен.
Договор поручения
Факт приобретения физическим лицом каких-либо благ для организации можно оформить не только договором купли-продажи, но и, например, договором поручения. Ведь при толковании договора нужно исходить из действительной воли сторон и сути сложившихся между ними отношений (п. 2 ст. 170 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации воля сторон не направлена на заключение двух сделок купли-продажи (п. 3 ст. 154 ГК РФ): работник не собирается потреблять лично то, что он приобретает, или «перепродавать» работодателю, получая с этого доход. Сотрудник изначально действует как представитель организации и в ее интересах и рассчитывает на возмещение потраченных средств. Это же можно сказать и об организации, которая разрешает физлицу действовать от своего имени при заключении первичного договора и готова компенсировать его затраты в согласованном размере.
ТК РФ не регулирует подобные правоотношения между сотрудником и организацией, они все же в большей степени гражданско-правовые. В соответствии со ст. 971 ГК РФ о договоре поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. Заключение договора поручения снимает все те неудобства, которые возникают в случае с договором купли-продажи:
Документов не хватает
Казалось бы, договор поручительства — это идеальный вариант оформления «подотчета постфактум»! Однако между организацией и физлицом нет письменного договора поручения, тогда как ГК РФ требует, чтобы договоры между физлицом и организацией оформлялись в письменной форме вне зависимости от суммы сделки (ст. 161 ГК РФ). Нарушение этого правила не делает договор автоматически недействительным. Это всего лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания (ст. 162 ГК РФ). Но у налоговой на это свой взгляд: ст. 252 НК РФ требует подтверждения расходов документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, в данном случае ст. 161 ГК РФ. Поэтому письменный договор необходим. Получается замкнутый круг, из которого есть два выхода:
Но эти способы не дают стопроцентной гарантии защиты от претензий налоговых органов в отношении включения затрат на покупку в расходы и вычета НДС. Поэтому все же лучше избегать подобных ситуаций и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности, в которых при необходимости можно установить лимит возмещения понесенных расходов — как разовый, так и в период времени (месяц, квартал, год). Можно совместить оба критерия.
Трудовой договор — без проблем
В заключение заметим, что все вышесказанное актуально именно для ситуации, когда сотрудники заключают договоры в интересах фирмы, приобретая для нее за счет собственных средств те или иные товары, работы или услуги. Когда речь идет о расходах, которые сотрудник несет в рамках трудовых отношений, например, во время командировки приобретает за свои деньги билеты, оплачивает гостиницу и т.п., для оформления компенсации в такой ситуации никаких дополнительных договоров не требуется, хотя и подотчетом это тоже не является. Остановимся на этом моменте чуть подробнее.
Предположим, в связи с экстренностью командировки сотруднику пришлось купить билеты на собственные средства. Также он оплатил гостиницу за три дня проживания. По возвращении необходимо возместить ему расходы на командировку согласно предоставленному отчету и подтверждающим документам. Как правильно это сделать?
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, возмещение расходов, фактически понесенных работником в связи с командировкой, является безусловной обязанностью работодателя. При этом данные средства не являются выданными работнику под отчет, так как возмещаются фактические затраты. Соответственно, выдаются они не в порядке, предусмотренном п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, а на основании отдельного распоряжения руководителя в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Причем их перечисление никак не связано с имеющимися у сотрудника «незакрытыми» авансами: даже если таковые имеются, возместить расходы все равно необходимо (ст. 168 ТК РФ).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Командировка с опозданием
Отправка сотрудника в рабочую поездку – процедура стандартная. Тем не менее, в учете таких операций возникает немало сложностей. Юлия Лакша рассказала о налоговых особенностях командировочных начислений в случаях, когда сотрудник не вернулся вовремя из служебного путешествия.
Как известно, рабочая поездка представляет собой отправку работника по заданию работодателя. При этом ее срок четко ограничен и зафиксирован в плане служебной поездки. Важно, что постоянное фактическое место работы сотрудника должно отличаться от территории командировки. Данные правила прописаны в положениях статьи 166 ТК РФ. Учтите, что если время поездки выпадает на праздники или выходные, то командируемый, согласно статье 106 и 107 ТК РФ, свои трудовые обязанности может не выполнять.
Напомню, что все виды компенсаций сотрудникам, которые выплачиваются для выполнения ими рабочих обязанностей, подоходным налогом не облагаются. Такое же правило распространяется и на компенсации за билеты до места выполнения задания и обратно. Такие начисления являются затратами на командировку (п. 3 ст. 217 ТК РФ).
В Трудовом кодексе есть оговорка по целевым затратам на поездку туда и обратно. Дело в том, что если организация оплачивает командировочные расходы, то их также не нужно включать в налогооблагаемый доход. И неважно, состоялось ли «рабочее путешествие» внутри страны или в другой стране.
Если работник отправился в командировку раньше
Если работник отправился в поездку ранее срока, который указан в приказе, то тогда оплата билетов не будет являться компенсацией за служебную поездку. Причиной такого раннего отправления могут стать личные дела служащего или другие мотивы, которые никаким образом не связаны с выполнением рабочих функций. Так что траты на оплаченный проезд просто не будут считаться командировочными, а значит, не будут регулироваться Трудовым кодексом (ст. 166 ТК РФ).
Нормы по срокам
Такие же нормы используют и в случаях, когда служащий вернулся из рабочей поездки с опозданием, т. е. срок прибытия был позже зафиксированного в рабочем приказе. Другими словами, при значительной просрочке даты возвращения инспекторы могут расценить компенсацию за проезд как доход сотрудника согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса. Это значит, что сотрудник получил экономическую выгоду (ст. 41 НК РФ). Тогда оплата предприятием «позднего» обратного билета будет считаться его доходом в натуральной форме. Следовательно, по нормам статьи 211 Налогового кодекса стоимость проезда должна быть обложена подоходным налогом. Стоит отметить, что такие же правила применяются, если трудящийся выехал к месту командирования ранее начала служебной задачи.
Позиция чиновников
Этой же позиции придерживается и Министерство финансов. Так, в письме № 03-04-06/72892 от 7 декабря 2016 года чиновники рассмотрели запрос одной некоммерческой организации. Компания поинтересовалась у Минфина о правилах использования НДФЛ по доходам в виде выплат за проезд до территории выполнения служебного задания и обратно. Дело в том, что сроки отъезда и возвращения в билете, который сотрудник отдал работодателю, не совпадали с утвержденными днями рабочей поездки. В документе чиновники напоминают о статье 34.2 Налогового кодекса. Минфин сообщил, что если предприятие выплачивает своему работнику доход, то НДФЛ с таких сумм необходимо обязательно удержать. И если сотрудник вернулся из поездки позднее согласованного срока, то компенсация была не командировочной затратой, а выгодой физлица, с которой необходимо удержать налог. Кстати, такую точку зрения ведомство высказывало и ранее.
Если служащий едет в рабочую поездку раньше, чем прописано в приказе, то плата за билеты не будет считаться компенсацией затрат, связанных со служебной поездкой.
Особое внимание следует уделить тем рабочим путешествиям, когда командируемый сотрудник на время праздников и выходных дней находится на территории выполнения служебного поручения. События такого рода происходят довольно часто, и покупка билетов предприятием от места отдыха до самой работы не будет считаться экономической выгодой. Так что облагать НДФЛ такие выплаты не придется.
Рассказывает Елена Орлова, руководитель отдела расчета заработной платы центрального офиса компании «Гераклион»: «На практике, почти каждая командировка выбивается из ранее запланированного графика. Не могу точно сказать, связано ли это с особенностями деятельности нашей компании или это повсеместная практика. Но одной из причин таких сдвигов считаю упрощение процедур покупки и возврата билетов. Раньше нужно было ехать на вокзал или авиа-кассу, стоять в очереди, подгадывать расписание транспорта. Теперь же парой кликов на компьютере или даже телефоне можно изменить маршрут и сроки поездки за пару минут! Некоторые сотрудники злоупотребляют такими возможностями. Но нам ничего не остается, как смириться с такими сложностями. Ведь такую необходимость, как правило, диктует бизнес.
В заключение хотелось бы отметить, что в некоторых случаях российская нормативная база, в т. ч. НК РФ не соответствует современным требованиям бизнеса. Именно такая ситуация сложилась с командировочными расходами, когда стандартная рабочая ситуация с отсрочками и переносами деловых поездок становится проблемой для отражения в бухучете и налогообложения. Будем надеяться, что в ближайшем будущем такие нормативные ограничения будут устранены».
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как правильно оформить приказ на командировку в 2018 году
Приказ об отправке сотрудника в командировку в 2018 году является единственным обязательным по закону документом. Требований к его содержанию и оформлению немного. А правильное его оформление — залог возможности исключить расходы фирмы на командировку из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Правила составления приказа на командировку
Вне зависимости от правил и стандартов делопроизводства и документооборота, принятых в конкретной организации приказ на командировку является главным документом при её оформлении. Только после его издания сотрудник может считаться командированным. Исключительно на основании приказа бухгалтерия должна выдавать сотруднику аванс. Без него налоговая инспекция не примет в зачёт командировочные расходы.
Приказ на командировку должен содержать:
Если в командировку едут одновременно несколько сотрудников, можно составить как отдельный приказ на каждого, так и один на всех сразу. Подобные и иные нюансы обычно прописываются в положении о командировках организации.
После издания приказа на командировку сотрудника можно отправлять с чистой совестью
В типовой форме приказа, утверждённой Правительством РФ, что, впрочем, не делает её обязательной к использованию — допускается свой вариант, также есть графа об основании для издания приказа. Часто в ней фигурирует служебное задание. Однако этот документ был обязательным до 2017 года. Теперь — только если его необходимость вытекает из положения о командировках или иного регламентирующего их локального акта. Если служебные задания в компании не используются, в качестве основания может фигурировать заявление сотрудника, служебная записка руководителя подразделения, где он работает, или иной вариант. Можно и просто написать «производственная необходимость».
Бланки и образцы приказа на командировку
Данные о цели командировки заполняются также исходя из специфики организации и требований её же собственных локальных актов, которыми регламентируются командировки.
Взять за основу приказа можно форму Т9 (скачать образец). При составлении приказа на командировку сразу нескольких сотрудников используется форма Т9а.
Фотогалерея: образцы заполнения приказов на командировку по форме Т9 и Т9а
Сроки издания приказа на командировку
Законом этот момент никак не регламентирован. Издать приказ можно прямо в день отъезда, а если командировка срочная, иной расклад обычно и невозможен.
Когда о срочности речи не идёт, издать приказ есть смысл, как только стало известно о необходимости поездки. Это позволит командируемому, например, заранее решить вопрос с билетом. Ведь чем ближе к дате отъезда, тем больше вероятности, что билетов может и не быть. А приобретение билета до выхода приказа о командировке считается очень нежелательным.
Но тут всплывает ещё один нюанс. До отъезда работодатель обязан выдать командируемому аванс, чтобы оградить того тратить на командировочные расходы собственные средства. А в течение трёх дней после получения аванса работнику надлежит или убыть в направлении пункта назначения, или вернуть полученные средства.
Впрочем, это легко решаемо. Забронировать и даже купить билет для работника может и работодатель, к тому же в крупных компаниях это часто поставлено на поток. Никто не запрещает работнику и по собственной инициативе позаботиться о билетах до получения аванса.
Порядок подготовки приказа на командировку
В действующем законодательстве строгой регламентации этого процесса нет. Всё определяется стандартами делопроизводства конкретной компании, особенностями её организационной структуры и содержанием локального Положения о командировках или его аналога.
В крупных компаниях обычно практикуется такая схема:
Заниматься разработкой приказа может и бухгалтерия, а в малом бизнесе — порой и сам руководитель.
Главное условие — приказ должен быть подписан руководителем организации или замещающим его лицом.
Особенности отправки в командировку первого лица компании
Приказ о командировке директора ничем не отличается от аналогичного документа в отношении рядового сотрудника. Вопросы возникают лишь относительно того, кто должен его подписывать.
Однако ответ на этот вопрос зависит от того, как определены полномочия топ-менеджеров фирмы в её уставе. На практике документы в отношении первого лица компании могут подписывать разные сотрудники:
Если приказ подписывает сам директор, ставить вторую подпись в графе об ознакомлении с документом ему не нужно, достаточно указать там дату.
На время своего отсутствия директор во избежание ситуации, когда деятельность фирмы окажется парализованной, должен делегировать кому-то, как правило, заместителю, свои полномочия. Для этого оформляются отдельный приказ (скачать) о наделении замещающего лица дополнительными обязанностями и доверенность.
Что грозит фирме за не издание приказа на командировку
Если приказ не был своевременно издан или не издан совсем, для компании возможны такие неприятности:
Издание приказа о командировке задним числом, что обычно практикуется в компаниях, где не уделяют достаточного внимания кадровой документации (часто этим грешит малый бизнес), конечно, лучше, чем его отсутствие. Но нежелательно.
Надо ли регистрировать приказ на командировку
Ранее такое требование содержалось в законодательстве, но с 2017 года утратило актуальность. Теперь регистрации подлежат приказы на командировки только в тех компаниях, где эта процедура прописана в Положении о командировках или его аналоге.
Если в компании принято регистрировать такие приказы, для этой цели используется специальный документ, именуемый журналом учёта приказов на командировки (скачать бланк и образец).
Образец журнал учёта приказов на командировки
В журнале учёта дублируется основная информация, содержащаяся в самом приказе:
Если в организации принято выписывать командировочные удостоверения и оформлять служебные задания, номера и даты оформления этих документов также вносятся в приказ. Если это не практикуется, предназначенные для этих сведений графы можно смело исключать.
Заведение журнала учёта приказов на командировки имеет смысл, когда они носят повседневный характер. Если же случаются «раз в пятилетку», достаточно использовать для их регистрации журнал учёта приказов или отдельный журнал учёта приказов по персоналу (кадрам), если в компании он предусмотрен.
Нужен ли приказ на командировку (видео)
Как составить приказ о продлении командировки
Необходимость в продлении служебной командировки возникает всякий раз, когда того потребовала производственная необходимость, срок командировки изначально был определён неверно или установить точный срок было невозможно, вследствие чего пришлось обозначить приблизительный.
Возникают также ситуации, когда инициатором продления командировки выступает сам командированный сотрудник. Чаще всего это происходит, когда сотрудник заболел и не смог своевременно выполнить всё, что было ему поручено, или не смог вовремя вернуться по независящим от него причинам: не было обратных билетов, случился форс-мажор, послуживший причиной сбоя в работе транспорта (например, был вынуждено изменён график движения поездов из-за железнодорожной аварии с разливом опасных веществ), задержали на сутки и более вылет самолёта по метеоусловиям и т. п.
Бывает и так, когда работник на месте выяснил нюансы, потребовавшие его более длительного присутствия в пункте назначения командировки.
Корреспондент федеральной газеты во время командировки в регион узнал, что там на некотором удалении от областного центра находится центр временного размещения переселенцев из Чечни (дело было в начале нулевых, когда в республике было ещё неспокойно). Загоревшись идеей сделать оттуда репортаж, он принял решение остаться в командировке больше положенного срока — чтобы добраться до места и пообщаться с людьми, ему потребовались дополнительные два дня.
Во всех случаях, когда инициатором продления командировки выступает работник,этот вопрос должен быть согласован с руководством, а обстоятельства, послужившие причиной принятия им решения остаться ещё на некоторое время документально подтверждены по возвращении.
Поскольку сотрудник находится на удалении от офиса, его возможности коммуникации с компанией ограничены. Поэтому достаточно связаться с начальством любым доступным способом для урегулирования ситуации.
Когда руководство компании приняло решение о продлении командировки, оно должно издать соответствующий приказ. Для этого используется тот же принятый в ней алгоритм, что и для приказа на командировку.
Этот документ должен содержать:
При отмене командировки первого лица компании, порядок отмены приказа зависит от того, вступил ли в силу приказ о наделении дополнительными обязанностями замещающего лица. Если да, приказ об отмене командировки подписывает замещающее лицо и издаёт отдельный приказ об отмене приказа директора о наделении дополнительными обязанностями на время отсутствия. В ином случае командировку отменяет сам директор.
Фотогалерея: образец приказа о продлении командировки
Как оформить приказ об отмене командировки
Когда приказ о командировке уже издан, а от неё пришлось отказаться, необходим новый приказ — об отмене командировки.
Основания для его издания могут быть такие:
Возможна ситуация, когда командировку пришлось перенести на более поздний срок. В этом случае можно издать приказ о её отмене, а затем — новый на командировку, но уже с другими сроками.
Приказ об отмене командировки включает:
Если работник успел получить аванс, в приказе стоит отразить необходимость и сроки возврата этих денег в кассу предприятия.
Составить приказ поможет образец.
Порядок и сроки хранения приказов на командировки
Сроки хранения всех документов, касающихся командировок, в том числе приказов на командировки, а также об их продлении или отмене, определены в п. 669 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и составляют пять лет для командировок по стране и ровно вдвое больше, то есть 10 лет, для заграничных командировок.
Вся документация по командировкам должна храниться в архиве пять лет, а по загранкомандировкам — десять лет
При организации их хранения компаниям следует ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.8–2013, регламентирующий стандарты делопроизводства и архивного дела. Вкратце — для хранения этих и других документов каждая фирма должна иметь свой архив.
Своевременное и правильное оформление документации, связанной с командировками сотрудников, позволит компании избежать многих проблем. Ведь практика показывает, что неприятности, связанные с корпоративной бюрократией возникает обычно там, где ей не уделяется должное внимание.