Как сделать командировочный лист
Инструкция: заполняем командировочный лист
Командировочный лист — это бланк, документально подтверждающий факт поездки сотрудника в командировку. Как правильно заполняется этот документ, расскажем в статье.
Для чего нужен документ
Командировочный лист (командировочное удостоверение) выдается сотруднику, направляемому в поездку с целью исполнения служебных обязанностей.
Заполняется удостоверение на унифицированном бланке по форме Т-10 (Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). При этом действующее законодательство позволяет работодателю составить форму командировочного листа самостоятельно, включив в него необходимые пункты и положения. В данном случае разработанный формат необходимо закрепить в учетной политике и иных локальных нормативно-правовых актах организации.
Где взять бланк
Командировочный лист (бланк скачать можно на нашем сайте) выглядит так.
Обязательно ли составлять
Ранее этот документ был обязательным для заполнения в случае отбытия сотрудников в командировку. Согласно трудовому законодательству, в удостоверении надлежало прописывать цель и срок поездки.
В 2015 году обязанность составления командировочного удостоверения была снята с учреждений (ПП РФ № 1595 от 29.12.2014). С января 2015 года работодатель сам принимает решение, заполнять специальное удостоверение для командировок или нет. В случае, если в организации принято его заполнение, это также необходимо прописать во внутренних нормативах учреждения.
Как оформлять
Как было указано выше, руководство организации самостоятельно принимает решение об обязанности заполнения и формате документа. Если работодатель заполняет форму Т-10, ему надлежит придерживаться общепринятого порядка заполнения. Унифицированный бланк командировочного листа состоит из лицевой и оборотной сторон. Далее предлагаем инструкцию заполнения каждой из частей листа.
Лицевая часть
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:
Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).
Оборотная часть
На обороте фиксируются все передвижения сотрудника. Здесь принимающая организация проставляет следующие отметки:
Таким образом, на обороте отображается фактическое количество командировочных дней. Также в обязательном порядке указываются фамилия, имя и отчество сотрудника и место командировки (город или иной населенный пункт).
Заверяет оборот листа руководитель принимающей организации, и, при использовании, ставится печать учреждения.
Содержание и образец
Удостоверение по форме Т-10 необходимо заполнять в строгом соответствии с установленными правилами. Ошибки в документе не допускаются. Если при оформлении была допущена неточность, то ошибочные сведения необходимо зачеркнуть одной линией, а верную информацию надписать сверху. Исправления необходимо заверить. Специалист, отвечающий за оформление документа, должен расписаться и поставить печать (при ее наличии в учреждении).
Если работник в рамках одной поездки должен посетить несколько городов или принимающих предприятий, то при проставлении отметок должна строго соблюдаться хронология.
Оформление служебной командировки
Командировки в 2020 году: оформляем и оплачиваем
Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.
Перечень документов
Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:
Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.
Правила оформления приказа несложны:
Необязательные документы
Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.
Первичная документация
Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:
Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.
Оплата расходов сотрудника
Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.
Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.
Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году
Отменили или нет командировочное удостоверение — обязательной форма не является, но применять ее допускается, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.
На практике командировочное удостоверение — это документ с отметками о выбытии и прибытии по месту назначения, подтверждающий время нахождения в служебной поездке.
Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще в 2015 году. Новые правила до сих пор вызывают вопросы, поэтому стоит уточнить, какие документы отменены и как они теперь используются.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Форму отменили, она не является обязательной. Поправки в постановление правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» внесены законодателями еще в 2014 году и вступили в силу с января 2015. Таким образом, ответ на вопрос, когда отменили командировочные удостоверения в России, следующий: в 2014 году, но норма об отмене начала действовать с 2015 года. Для подтверждения сроков нахождения в командировке допускается использовать проездные документы (билеты) работников.
В соответствии с поправками, внесенными постановлением правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, работодатель не обязан оформлять по факту поездки работника командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. В то же время их использование не запрещено. Поэтому нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году в организации, решает работодатель. Порядок оформления командировки и отчетности по ней разрабатывается в организации самостоятельно и утверждается руководителем.
Если руководитель посчитает, что эти формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, их разрешается ввести на предприятии внутренним распоряжением, и они отражаются в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Допускается использовать унифицированную форму Т-10.
Правовое обоснование вывода. Постановлением правительства запрет на использование бланков не установлен, на практике его применение рекомендовано. Бухгалтеры считают, что применение этих бланков эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (форма подтверждает факт пребывания в пункте назначения, время убытия и прибытия). Его составление не является обязанностью по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы рекомендуется вводить для оформления служебных поездок. Если форма командировочного удостоверения утверждена и работник ознакомлен с таким локальным нормативным актом, на него возлагается обязательство его применять.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить командировку в праздничные дни. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения
Отмена командировочных удостоверений была вызвана следующими соображениями:
В постановлении указано, что время пребывания в служебной поездке определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В этом качестве разрешено рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талонов, квитанций, оформленных в соответствии с требованиями нормативных актов, или иных документов, подтверждающих факт заключения договора найма жилья и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут любые, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.
Если поездка заграничная, гражданин вправе предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.
В случае использования транспорта предприятия или личного факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.
Командировочное удостоверение отменили, но многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно. Руководитель самостоятельно определяет, как оформлять командировочное удостоверение в 2021 году, в соответствии с утвержденной формой. Но рекомендуется использовать следующие правила документооборота и делопроизводства:
Эта сторона заполняется сотрудником отдела кадров, бухгалтерии или иным уполномоченным лицом.
Оборотная сторона заполняется уполномоченными лицами по мере выбытия сотрудника с места работы и прибытия по месту назначения. Сотрудник последовательно предоставляет документ во всех предприятиях, куда он откомандирован руководителем.
Непосредственный руководитель разъясняет сотрудникам, как правильно командированные должны получить командировочные удостоверения и предъявить его:
Ответственность за оформление и сохранность несут уполномоченный сотрудник и командированный (в период командировки).
Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10
Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.
Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.
Кто оформляет командировочное удостоверение
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Часть 1
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Часть 2
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Часть 3
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
Особенности оформления командировочного листа
Трудовая деятельность не всегда подразумевает работу гражданина в месте расположения предприятия. Иногда сотрудники отправляются в служебные командировки для выполнения тех или иных задач. Факты отправления и прибытия требуют официального документального оформления.
Обязательно ли нужен командировочный лист
Ранее оформление командировочного задания являлось обязанностью работодателя. В документе обозначались такие факторы:
С 2018 году компании были освобождены от обязанности составления служебного задания. Она сохраняется лишь в том случае, если предусматривается внутренними нормативными актами организации или особенностями трудового договора работника. При составлении описываемого документа в его содержании должна указываться следующая информация с приложением соответствующих документов:
ВАЖНО! Нормативные акты в сфере труда не обязывают компании использовать командировочные листы. Однако если их применение имеет место, то заполняться они должны с соблюдением норм, правил и требований к данному виду отчетной документации.
Особенности оформления командировочного листа
Законодательство регламентирует унифицированный бланк Т-10. Однако организации не обязаны использовать именно его: разрешается составлять лист служебного задания на самостоятельно разработанной форме. Единственное условие заключается в том, что на любом бланке в обязательном порядке должны указываться реквизиты описываемого документа.
При заполнении листа служебного задания важно соблюдать правила и требования к его содержанию и оформлению. Если поездка подразумевает посещение сразу нескольких городов и организаций, то они указываются в хронологической последовательности.
Если в процессе заполнения бумаги были допущены ошибки, опечатки и другие неточности, такой документ не будет считаться действительным. Чаще всего в процессе заполнения принимают участие несколько лиц, представляющие различные организации, потому замена бланка не представляется возможной. В связи с этим на законодательном уровне разрешается вносить корректировки в оформленный командировочный лист.
ВАЖНО! Факт исправления в обязательном порядке должен быть заверен подписями работника, вносящего корректировку, и руководителя принимающей организации. Если же ошибка была обнаружена до момента отправления сотрудника в поездку, то бланк подлежит замене.
Лицевая сторона
Лицевая сторона типовой формы заполняется следующим образом. Сначала прописывается полное наименование предприятия с указанием формы и справочного кода ОКПО. Далее последовательно указывается следующая информация:
В завершение проставляется подпись руководителя с гербовой печатью предприятия (при наличии таковой) и подпись отправляющегося сотрудника, свидетельствующая о его согласии с указанной в листе информацией.
Оборотная сторона
На обратной стороне формы Т-10 прописывается следующая информация:
Каждая строка (их может быть несколько, если поездка подразумевает посещение сразу нескольких компаний) заверяется подписью руководителя организации, выступающей принимающей стороной, и ее печатью (при наличии).
Бланк
Бланк командировочного листа по форме Т-10:
Пример заполнения
Заполненный лист выглядит следующим образом:
Несмотря на то что наличие командировочного листа при поездках уже не является обязанностью всех предприятий, такой способ оформления служебных заданий продолжает повсеместно использоваться. Благодаря описанному документу легко упорядочить сведения о поездке, учесть все оформленные документы и достоверно рассчитать сумму командировочных расходов, заработной платы сотруднику и суточных начислений.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.