Как сделать конференц зал
Что нужно учесть при оснащении конференц-зала
Опубликовано Максим Пода
Проектирование конференц-зала — это сложный и кропотливый процесс, в котором основными ориентирами являются знания и опыт. Зачастую помещения, выделяемые под переговорные и конференц-залы сильно разнятся, как и требования заказчиков к оборудованию, поэтому универсального решения не существует. Так что каждый проект по оснащению конференц-зала уникален.
Рассмотрим основные этапы оборудования залов для проведения конференций, а также важные моменты и неочевидные тонкости.
Типы конференц-залов и посадки людей
Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах великое множество, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: класса, театра, круглого стола, переговоров и Т-образного размещения. Рассмотрим их подробнее:
Класс
Такое расположение подходит в случаях, когда необходима подача материала одним или несколькими ведущими средней группе слушателей — например, при проведении обучающих занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.
Театр
Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения наиболее уместен. За счет отсутствия столов и другой мебели освободится дополнительное пространство, а стулья участников будут расположены друг за другом рядами, что позволит всем видеть и слышать выступающих.
Круглый стол
Наиболее подходящий вариант для проведения переговоров “на равных”. Акцент этого варианта размещения приходится именно на дискуссионную составляющую, т.к. участники находятся в фокусе внимания друг друга. Стол не обязательно должен быть круглым, он может быть составным — в форме квадрата или прямоугольника.
Переговоры
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами. Длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.
Т-образное размещение
Этот способ размещения имеет схожесть с переговорами, однако в большей степени подходит для проведения рабочих совещаний и планерок. Руководитель находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или вещает сам.
Вооружившись знаниями о вариантах размещения участников и слушателей, можно сделать первые выводы о типе конференц-зала, который вам подойдет. Как и говорилось ранее, смешанные стили также имеют место быть.
Что же нужно учесть при проектировании собственного зала?
Обстановка конференц-зала мебелью и оснащение техникой требует тщательного и точного планирования. Проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит вас от таких побочных задач, как укладка кабельных трасс поверх ламината или линолеума, монтаж видеопанелей на стену из гипсокартона и других, порой курьезных, проблем. В данной статье мы рассмотрим лишь основные виды работ и время, когда они должны выполняться.
Укладка кабельных трасс
После утверждения перечня оборудования и схемы его монтажа следует ознакомиться со спецификациями на используемые интерфейсы. Это даст понимание, какой длины кабели можно использовать и как их правильно разместить. Одни интерфейсы могут работать через специальные удлинители, а другие — только по специальным кабелям. Исходя из этого, можно оптимально распределить и подготовить строительными работами места под укладку кабелей.
Скрытые коммутации — это один из основных показателей качества интеграции оборудования. Отличным примером правильной интеграции AV-оборудования является проект Unitsolutions ФБУ «РОСТЕСТ-МОСКВА».
О камерах и видео
Расположение участников и мебели в помещении даст понимание, где расставить камеры и сколько их потребуется, чтобы получить лучшее изображение.
В больших конференц-залах, как правило, одна камера снимает общий план, а остальные — крупные планы выступающих делегатов. Если проявить немного фантазии и изобретательности, достаточно будет и одной PTZ-камеры. Самое главное при выборе места установки — проверять все возможные положения камеры и убедиться в отсутствии предметов закрывающих обзор, а также источников света, которые могут засветить кадр, и прочих помех.
Для лучшего понимания вариантов применения одной или нескольких камер ознакомьтесь со следующими проектами:
Что касается размещения телевизоров, видеостен или интерактивных панелей, тут все гораздо проще: участникам конференции должно быть удобно читать информацию с дисплея. В случае, если одного дисплея недостаточно из-за формы помещения или его габаритов, устанавливаются дублирующие дисплеи или видеостены большей диагонали. При монтаже не стоит забывать, что даже тонкие современные дисплеи имеют немалый вес, поэтому следует продумать о надежных способах их крепления.
Акустические “нюансы”
Звук в конференциях является основным носителем информации, и следует обязательно обеспечить его точную и чистую передачу.
В любом помещении присутствуют шумы: шелест бумаг, гул кондиционера и т.д. Они привычны и незаметны для человека, однако обычная акустическая аппаратура усиливает их наравне с голосом и даже громче. Помимо этого, существует множество различных акустических явлений, от которых следует избавиться — обратная связь (когда звук из колонок снова захватывается микрофоном), эффект эхо, разное расстояние выступающих до микрофона. Все эти проблемы можно устранить, применив специальную аппаратуру. Разрабатываемые для конференций устройства имеют механизмы подавления всех возможных помех:
Проект оборудования переговорной комнаты в ДЦ «Москва-Сити» по праву является одним из самых сложных в акустическом смысле.
Заключение
В статье перечислены лишь основные, базовые принципы построения конференц-залов, но помимо этого существует множество “подводных камней” — например, совместимость устройств. Самостоятельно оборудовать конференц-зал вполне реально, если вы изучите нюансы работы устройств, закажете оборудование и смонтируете его, однако такой подход не гарантирует приемлемый конечный результат и влечет за собой большие затраты времени.
Команда Unitsolutions осуществит подбор оборудования, удовлетворяющего предъявляемым требованиям, а также произведет монтаж и наладку всей системы в кратчайшие сроки.
Как подобрать площадку для конференции
Организовать деловое мероприятие непросто. Даже если оно настолько простое, что требует лишь провести конференцию без каких-либо дополнительных опций. Тем не менее, даже к этому минимуму стоит подойти с весомой долей ответственности. Поэтому в этой статье мы рассмотрим моменты, которые необходимо учесть при выборе площадки для конференции.
Вы можете подумать: что сложного просто арендовать зал? Основная загвоздка заключается в том, что гости, приглашенные на официальное мероприятие, ожидают от предстоящего события не только получение новой, значимой информации и продуктивного взаимодействия с деловым партнером, но и четко отлаженной организации конференции.
Выбор площадки для конференций на сегодняшний день невероятно огромен
Почти каждая гостиница, пансионат, развлекательный центр предлагают свое пространство под проведение деловых встреч. В зависимости от того, какое мероприятие Вы планируете, Вам предложат совершенно разные по вместимости и оформлению конференц-залы.
Итак, на что следует обратить внимание при выборе конференц-зала?
Расположение площадки для конференции
Для начала стоит определиться – где вы хотите провести свою конференцию?
Площадки могут находиться в городе или в пригороде.
Если Вы не хотите обременять участников конференции долгой дорогой, и сама конференция рассчитана на несколько часов, то приоритет необходимо отдать конференц-залу рядом с офисом. Если же мероприятие планируется на целый день или на несколько дней, то удобнее выбирать площадку загородом.
Помимо длительности стоит учесть и статус мероприятия. Для партнерского мероприятия подойдут площадки в городе, ближе к центру. Это придаст важность и значимость самой конференции.
Также не стоит забывать о том, как Ваши гости доберутся до выбранного места?
Если планируется мероприятие, где большая часть гостей будет на личном автотранспорте, то стоит позаботиться о парковочных местах для гостей (особенно если это центр города). Иначе явка на мероприятие будет провалена.
Если парковочных мест немного или таковые вообще отсутствуют, то необходимо предупредить гостей об этом заранее.
Если же большая часть гостей на мероприятие будут добираться общественным транспортом, то логично выбрать площадку в максимальной близости к метро.
Если вам важно, чтобы гости сосредоточились на информации, то все- таки лучше выбрать конференц-зал загородом. Но здесь уже гости изначально будут ожидать дополнительных «бонусов» — загородных развлечений (об этом позднее)
Если площадка все же выбрана в пригороде, стоит тщательно продумать, как гости доберутся до места проведения мероприятия. Здесь тоже есть решение: можно заказать автобус или воспользоваться автотранспортом компании (если таковая возможность имеется).
Вместительность площадки для конференции
Самое главное: нужно ответить на главный вопрос — сколько участников будет на Вашем мероприятии?
Также следует обратить внимание на рассадку гостей. При посадке гостей «театром» в зал до 50 м 2 можно посадить больше участников.
Если зал будет слишком большой, то гостей будет преследовать чувство пустоты, которое не позволит им сосредоточиться на основной теме мероприятия, а спикер будет испытывать постоянный дискомфорт, который может повлиять на его выступление.
Если же выбранный зал слишком мал, то, помимо неизбежного дискомфорта у гостей и докладчиков, ряд проблем получит и организатор – где найти дополнительные стулья и куда их поставить?
Питание.
Какая бы конференция не планировалась, питание очень важно!
Welcome-coffee – «must have» любой конференции. Легкий welcome-coffee позволит гостям насладиться чашечкой бодрящего кофе пока они ожидают своих коллег, и поможет настроиться на рабочий лад.
Если мероприятие рассчитано на 4-5 часов, то достаточно coffee-break’а в конце или в середине мероприятия. Во время кофе-паузы участники могут поделиться своими впечатлениями и обсудить интересующие их вопросы между собой или с докладчиком.
Если же мероприятие рассчитано на весь день, то стоит позаботиться об обеде для гостей. Обед может быть легким в формате «фуршет», но не стоит забывать, что это все же обед и он должен быть сытным.
В случае с необходимостью coffee-break’ов и обеда идеально подойдет конференц-зал на базе гостиницы. Зачастую в гостиницах есть даже определенные конференц-пакеты, которые позволят сэкономить на стоимости питания.
При поиске конференц-зала необходимо уточнять вопрос о coffee-break’ах и обедах, таким образом вы сможете сэкономить.
Техническое оснащение конференц-зала.
Что потребуется в зале для конференции?
При ответе на этот вопрос Вы должны понимать, какого формата будет Ваша конференция.
Если докладчик будет использовать презентацию, то свет в конференц-зале должен быть приглушен и Вам однозначно понадобится экран и проектор.
Если докладчик не планирует использовать презентацию, то помещение должно быть максимально светлым, с большими окнами иначе гости будут засыпать.
Организатор обязан подобрать такое помещение, где каждый присутствующий будет чувствовать себя комфортно. Докладчику должно быть удобно, ведь он должен донести до участников определенную важную информацию. Участникам должно быть хорошо видно и слышно докладчика из любой точки зала, чтобы труд спикера не оказался напрасным и был воспринят так, как он это задумал.
Следует обратить внимание на наличие экрана, проектора, кликера, флипчарта, маркеров, микрофонов и аудиосистемы, блокнотов и ручек для участников.
Зачастую данные опции входят в стоимость аренды зала, но все равно эти позиции необходимо обговорить. Если перечисленное оборудование не входит в стоимость аренды, то, вероятнее всего, оно предоставляется площадкой за отдельную плату.
Бюджет.
Бюджет – самый волнительный момент, здесь сразу несколько вопросов: Как быть уверенным, что бюджет не увеличился?
Чтобы бюджет после просчетов и согласования не изменился необходимо заранее уточнять все детали с площадкой.
Любая пропущенная мелочь может увеличить Ваш бюджет в несколько раз.
Не стоит забывать, что хоть конференц-залов и огромное множество, их часто арендуют на длительный срок (например, на выходные, на месяц или даже на более продолжительный период). Именно поэтому об аренде конференц-зала стоит позаботиться заранее.
Итак, для хорошего конференц-зала важно оптимальное сочетание всех вышеперечисленных критериев. При соблюдении этих правил создается возможность провести мероприятие с максимальным комфортом.
Не смотря на то что мы проводим мероприятия уже 12 лет часто приходится сталкиваться с незапланированными ситуациями: пришло больше людей, у спикера определенные требования по еде и размещению, кто-то из вип участников нуждается в определенном сорте воды/ вина/ транспорта, поэтому здесь можно порекомендовать иметь незначительный запас средств на расходы который обычно рассчитывается до 5% стоимости конференции.
Существует большое количество дополнительных развлечений для гостей: чтобы они удержали внимание на вашей продукции, создающие атмосферу взаимодействия и просто технические новинки, которые продемонстрируют ваш продукт нестандартно и сразу подчеркнут его преимущества. Дополнительные развлечения для конференции мы с вами рассмотрим в следующей статье.
Материал подготовлен компанией Event Production для «Компетенций»
Редакция
Одна мысль о “ Как подобрать площадку для конференции ”
Могу сказать, что если у вас ограниченный бюджет и при этом небольшое количество посетителей конференции, то неплохая идея это аренда помещения в так называемых коворкингах. Собственно, цены на аренду таких залов заметно ниже аренды больших залов зачастую, так что это неплохой вариант для тех, кто хочет с умом потратиться при проведении конференции. При этом обычно включены в цену кейтеринг и т.д.
Оборудование видеоконференцсвязи для переговорной комнаты на реальных примерах
Тенденции развития видеоконференцсвязи
Видеоконференцсвязь перестала быть экзотическим понятием и все больше проникает в нашу повседневную рабочую среду. Она вышла за пределы переговорных комнат и стала доступна на рабочих местах сотрудников и мобильных устройствах. Такому широкому распространению видеоконференций способствует все больший переход от чисто аппаратных решений (типа Polycom, Cisco, LifeSize) к программным и программно-аппаратным. Причин такому переходу несколько, но основные из них следующие:
Понятие стандартной переговорной комнаты
Переговорная комната сейчас есть практически в любой компании. Это место, где проводятся совещания между сотрудниками, встречи с клиентами, обсуждение проектов. В последнее время, переговорные комнаты используются и для проведения видеоконференций с удаленными участниками. Оборудование подобных переговорных комнат позволяет участникам на расстоянии слышать и видеть друг друга в режиме реального времени, обмениваться контентом (презентациями, слайдами, видео).
Как правило, переговорные комнаты имеют метраж 25-30 квадратных метров и вместимость 8-10 человек. Такие комнаты относятся к переговорным комнатам среднего размера.
Модульный подход к оснащению переговорных комнат
Прежде чем перейти к конкретным примерам оборудования, следует рассказать о модульном подходе.
Сегодня оснащение переговорной комнаты оборудованием для видеоконференцсвязи перестало быть узкоспециализированной задачей. Раньше практически единственным вариантом оборудования ВКС был аппаратный терминал с заранее заданным составом компонентов. Сейчас же центральным узлом становится персональный компьютер с программным клиентом ВКС, например: Skype, Polycom Realpresence Desktop или TrueConf.
Оба этих варианта решают поставленную задачу – обеспечивают участников видеосвязью, но подходы у них разные:
Понятно, что для длинной комнаты, исходя из данной рекомендации, потребуется телевизор большой диагонали. В некоторых случаях оптимальными вариантами подсистемы отображения становятся видеостена или дублирующие экраны.
Видеостена — комплекс отображающих устройств (проекционных видеокубов, плазменных или ЖК-дисплеев), которые объединены между собой и формируют единый экран, позволяющий воспроизводить в многооконном режиме большие объёмы информации из разных источников. Вопрос видеостен является весьма объемным и выходит за рамки данной статьи. Но основными параметрами, на которые стоит обратить внимание при выборе видеостены, являются: ее размер в дюймах, ширина шва между панелями (обычно, 5.5 мм), режим работы, источники видеосигналов и функционал, который должен реализовывать контроллер видеостены.
При совместной работе с документами намного полезнее одного большого экрана становится использование вспомогательных панелей, которые дублируют изображение с основного экрана. В этом случае необходимо использовать разветвитель видеосигнала.
Описание используемой переговорной комнаты
В данной статье будет рассказано как оснастить оборудованием видеоконференцсвязи конкретную переговорную комнату среднего размера. Комната имеет площадь 42 квадратных метра (6×7м) и может вместить в себя до 10 человек за одним вытянутым по оси экрана столом. Это самый типичный случай.
В качестве подсистемы отображения информации используется ЖК-телевизор диагональю 49 дюймов со встроенными динамиками мощностью 10Вт каждый. Вплотную к телевизору располагается стол для переговоров прямоугольной формы на 8 человек. Потолки имеют высоту 3.5 метра, стены сделаны из гипсокартона. В качестве напольного покрытия используется ковролин.
Варианты оснащения переговорной комнаты
Как уже упоминалось ранее, модульный подход к оснащению переговорных комнат, дает больше гибкости и свободы при выборе оборудования в зависимости от поставленных задач и выделенного бюджета.
В данной статье будет продемонстрировано несколько вариантов оснащения на примере конкретных моделей оборудования.
Для проведения видеоконференций будет использоваться программный сервер отечественной компании-разработчика TrueConf. В переговорной комнате установлен мини персональный компьютер на базе Intel NUC с процессором Intel i3 и 4Гб ОЗУ. На нем установлен программный клиент TrueConf Client. Вы можете использовать для видеосвязи и другие клиенты: бесплатные Skype, Google Hangouts и платные — GoToMeeting, Cisco Webex, Polycom RealPresense и пр. Оборудование, описанное в нашей статье, будет работать с любым из этих решений. В этом и есть преимущество модульного подхода!
Итак, вариант 1. Для группы из 3-4 участников
Для бюджетного оснащения небольшой переговорной комнаты или рабочего места руководителя мы рекомендуем использовать следующий комплект оборудования:
Как видно из описания оборудования, данный комплект подходит для оснащения малых рабочих групп из 3-4 участников или персональных рабочих мест сотрудников. Его преимуществом является отличное соотношение цена/качество. Для рабочих групп большего размера такое оборудование, конечно, не подойдет. Поэтому переходим к следующему варианту.
Вариант 2. Для группы на 6-8 человек
В случае увеличения количества людей за переговорным столом возникает задача замены веб-камеры на поворотную PTZ-камеру и замены спикерфона на «старшую» модель с большим радиусом захвата звука (модульный подход в действии!).
Прежде чем приводить примеры конкретного оборудования, хочется привести пару рекомендаций касательно размещения видеокамеры в переговорной комнате. Ключевыми параметрами любой видеокамеры являются оптический зум и угол обзора. Оптический зум определяет степень увеличения изображения. Угол обзора определяет размер захватываемого пространства комнаты. Например, стандартный угол обзора 72 градуса допускает ближайшее размещение к ней участников на расстоянии не ближе 1.5 метров. В то же время видеокамера с углом обзора 105 градусов захватывает людей, сидящих достаточно близко к камере (на расстоянии одного метра).
Поворотная FullHD-видеокамера CleverMic Wide имеет широкий угол обзора в 105 градусов и ориентирована на использование в небольших переговорных комнатах. Кроме этого, у нее есть 3-кратный оптический зум и 3-кратный цифровой. Камера управляется с пульта дистанционного управления и умеет переключаться между заранее сохраненными позициями (пресетами). Таким образом, одним нажатием кнопки на пульте управления можно, например, дать крупный вид руководителя совещания, отдельных его участников или флипчарта.
Для группы из 6-8 человек рекомендуется использовать спикерфон Phoenix Audio Spider (MT503) с гарантированным радиусом захвата звука 2.5 метра. Спикерфон имеет четыре встроенных микрофона и средней мощности динамик (5 Вт), так что он может быть использован для озвучки помещения. На самом спикерфоне есть удобная сенсорная панель управления с кнопками выключения микрофонов и регулировки громкости динамиков и чувствительности микрофонов. Технологии эхо- и шумоподавления, алгоритм пеленгации (определение источника звука и «направления» на него микрофонов) и прочие приятные технические возможности обеспечивают комфортное общение с удаленными участниками без необходимости повышения голоса или приближения к спикерфону.
Видеокамера и спикерфон являются устройствами Plug-n-Play, подключаются к терминалу по интерфейсам USB и определяются в операционной системе как видео- и аудиоустройства, все необходимые драйверы устанавливаются автоматически. Поэтому ввод оборудования в эксплуатацию занимает не более пяти минут. Вот как выглядит данный комплект в переговорной комнате:
Вариант 3. Для группы более 8 человек
Что делать, если число человек в комнате больше восьми? В этом случае нужна видеокамера с большим оптическим зумом, а для захвата звука потребуется больше одного спикерфона.
Видеокамера CleverMic Uno имеет 12-кратный оптический зум, который позволит взять крупным планом любого участника совещания, даже самого удаленного, а также передавать изображение с флипчарта или, например, процесс подписания документов. Благодаря быстрому переключению положения видеокамеры с пульта управления, процесс совещания становится более эффективным и интерактивным.
Для расширения зоны аудио захвата к спикерфону Phoenix Audio Spider (MT503) по витой паре подключается еще один спикерфон Phoenix этой же или другой модели из этой линейки. Количество подключаемых таким образом спикерфонов в цепочке может достигать 15, причём не обязательно их выкладывать на стол — можно и на потолке закрепить. Тут важно понимать, что спикерфоны очень «умные», работают синхронно и координируют свои действия, и именно в этом «фишка» продуктов Phoenix Audio.
Нередко в переговорной комнате присутствует IP-телефон. Конференц-телефон Phoenix Audio Spider (MT505) является не только спикерфоном, но и IP-телефоном. На фото ниже для захвата звука используются подключенные в цепь спикерфон MT503 и конференц-телефон MT505. В такой связке к видеозвонку в любой момент может быть подключен аудио-абонент телефонии за счет встроенного микшера USB и SIP интерфейсов в самом конференц-телефоне.
Вариант 4. С микрофонным массивом
Еще один вариант оснащения переговорной комнаты отличается от предыдущих тем, что в качестве подсистемы захвата звука используется так называемый микрофонный массив Phoenix Condor (MT600).
Микрофонный массив представляет собой 122-сантиметровый тубус с 15 встроенными микрофонами, обеспечивающий уверенный захват звука на глубину до 10 метров. Встроенные механизмы эхо- и шумоподавления и одновременный захват нескольких говорящих делает процесс общения легким и приятным. Микрофонный массив подключается к персональному компьютеру по интерфейсу USB и может быть расположен либо на столе переговоров, либо закреплен на стене под телевизором, освобождая стол переговоров от оборудования. Кроме этого, микрофонный массив Condor имеет возможность подключения к SIP телефонии. Для озвучивания помещения могут использоваться либо динамики телевизора, либо колонки, подключенные к Phoenix Condor.
Вариант 5. Для группы более 10 человек
Для захвата звука в переговорных комнатах, рассчитанных на 10 и более человек, рекомендуется использовать конгресс-систему. Конгресс-система — это комплект аудио оборудования, обеспечивающий определённый набор функциональности для проведения конференций, состоящий из центрального блока и нескольких микрофонных пультов типа «гусиная шея». Узконаправленные микрофонные пульты обеспечивают отличный захват звука от каждого участника. В один момент времени может быть активно до шести пультов.
Конгресс-системы бывают проводные и беспроводные. В случае проводных систем, микрофонные пульты последовательно соединены друг с другом кабелем в цепочку. Беспроводные системы дают больше свободы в размещении микрофонных пультов на столах переговоров. Звуковой сигнал от микрофонных пультов передается через центральный блок либо в персональный компьютер напрямую (в интерфейс line-in), либо в аудиомикшер или аппаратный терминал видеоконференций.
В качестве проводной конгресс-системы в переговорной комнате была установлена Samcen 6100MA с микрофонами S6050D.
В качестве беспроводной – система BKR WCS-20M с микрофонами BKR WCS-201D.
Приятным моментом данных конгресс-систем является их функция автоматического наведения PTZ-видеокамеры на активный микрофонный пульт без необходимости использования дополнительной системы управления (Crestron, AMX и пр).
Выводы
Видеоконференцсвязь – динамично развивающаяся область информационных технологий, которая прочно вошла в нашу жизнь. Сейчас для оснащения переговорных комнат и рабочих мест сотрудников не требуется глубоких профильных знаний в силу широкого распространения программных решений видеоконференцсвязи. В этой статье на примере реальной переговорной комнаты было продемонстрировано несколько вариантов ее оснащения.
Конечно, статья не охватывает всего многообразия возникающих задач. В следующей статье мы на конкретном примере покажем, как настроить автоматическое наведение видеокамеры на говорящего. Вы в свою очередь можете написать в комментариях интересующие Вас вопросы и предложить идеи для будущих статей.