Как сделать копию гугл таблицы
Как импортировать данные в «Google таблицы» и работать с ними
Чтобы детально анализировать результаты SMM-продвижения, делать выводы и оптимизировать стратегию, опираясь на цифры.
Ольга Кочкина
Автор и редактор. Пишу об интернет-маркетинге, бизнесе, IT-сервисах для бизнеса, транспортной логистике и ВЭД.
Ольга Кочкина
SMM-специалисты активно используют «Google Таблицы» для составления контент-планов и подготовки отчетов. Это действительно мощный инструмент. И если вы пользуетесь им только для того, чтобы внести данные ручками, настроить форматирование и показать клиенту, у нас плохие новости — вы не используете и десятую часть функционала электронных таблиц, упуская возможность автоматизации работы с данными.
В статье разбираемся, как настроить и автоматизировать импорт данных в «Google Таблицы» и что с этими данными можно делать дальше.
Импортируем данные в «Google Таблицы» из разных источников
Рассмотрим обмен данными между разными документами «Google Таблиц», а также импорт данных из Excel, Google Analytics и соцсетей.
Другая «Google Таблица»
Перенести данные из одной «Google Таблицы» в другую можно простой операцией «Ctrl+с — Ctrl+v». Однако когда нужно, чтобы при изменении данных в исходной таблице, цифры в новой тоже менялись автоматически, этот вариант не подойдет. Поэтому рассмотрим другой способ.
Когда пригодится. Когда вам нужно обрабатывать и использовать в формулах данные из таблицы, которую вы не можете редактировать. И эти данные периодически обновляются.
Например, у клиента в «Google Таблицах» есть отчет по посещаемости и конверсиям сайта. Вам нужны эти свежие и актуальные данные, чтобы считать эффективность SMM, но делать это в той же таблице вы не можете — доступ на редактирование не дают.
Тогда можно настроить импорт данных из клиентской таблицы в свою с отчетом по SMM.
Как импортировать. Для обмена данными между разными документами в «Google Таблицах» используется функция:
Чтобы импортировать данные из таблицы, копируем ссылку на нее и записываем нужный диапазон. Затем переходим в свою таблицу и в нужной ячейке прописываем формулу.
Прописываем формулу для импорта данных из одной «Google Таблицы» в другую
Если вместо данных в ячейке с формулой вы видите ошибку «#REF!», значит у новой таблицы нет доступа к исходному листу. Просто наведите мышь на ячейку с формулой, кликните «открыть доступ» и данные появятся.
Открываем доступ к данным
Теперь вы можете работать с этими данными, использовать их в расчетах. И если в исходной таблице что-то изменится, в вашей все поменяется автоматически, а все формулы пересчитаются с учетом новых цифр.
Excel
Excel сам по себе — мощный инструмент работы с данными. Он во многом функциональнее «Google Таблиц» и позволяет более точечно и детально обрабатывать даже огромные массивы данных с использованием автоматизации. Поэтому его чаще используют, например, в сфере товарной аналитики.
Однако для целей интернет-маркетинга в целом и SMM в частности «Google Таблицы» выглядят предпочтительнее — они работают онлайн, позволяют совместно редактировать один документ и автоматизировать импорт данных из рекламных кабинетов и систем аналитики. Поэтому необходимость импортировать данные из Excel в «Google Таблицы» возникает частенько.
Когда пригодится. В формате Excel вы можете получать данные от клиента, например, о лидах, продажах и прибыли, которые приносит SMM. Другой пример — экспорт статистики из рекламного кабинета ВКонтакте. Выгрузить ее в «Google Таблицы» напрямую без дополнительных инструментов не получится — только через файлы в формате xls или csv.
Как импортировать. Алгоритм предельно прост:
Чаще всего возникает необходимость загрузить файл Excel новым документом. Но может пригодиться и возможность добавить данные на текущий лист или новые листы в документ. Например, чтобы дополнить отчет новыми параметрами или добавить показатели за новые периоды.
Google Analytics
Система веб-аналитики собирает данные о посещаемости сайта, поведении и действиях пользователей — просмотры страниц, источники трафика, внутренние переходы, время на сайте, заполнение форм и т. д. Все это необходимо SMM-специалисту, чтобы более точно, прозрачно и на языке бизнеса оценивать эффективность продвижения. Чаще стоит задача импортировать данные в Google Analytics, но иногда требуется выгрузить их оттуда, в том числе — в «Google Таблицы».
Когда пригодится. Когда всю работу со статистикой по SMM вы ведете в «Google Таблицах» и, чтобы посчитать стоимость лида или построить систему сквозной аналитики, нужны данные по конверсиям и другим показателям.
Как импортировать. Сделать это можно двумя способами — через функцию экспорта в Google Analytics и специальное дополнение для «Google Таблиц». Рассмотрим оба варианта
После этого откройте меню «Экспортировать» и выберите пункт «Google Таблицы».
При необходимости так же можно выгрузить данные в форматах PDF, Excel, CSV
В открывшейся вкладке кликните “Import the data”.
По клику в той же вкладке откроется созданная таблица с данными отчета. Дальше можно будет отформатировать и настроить внешний вид, прописать формулы и посчитать дополнительные показатели.
В открывшемся каталоге найдите приложение Google Analytics.
Так выглядит официальное дополнение для импорта данных из Google Analytics
Перейдите на страницу приложения, кликните «Установить» и дайте разрешение на установку, выбрав email, у которого есть доступ к нужному аккаунту Google Analytics.
Теперь можно переходить к импорту. Откройте «Дополнения» → Google Analytics → Create new report.
Теперь нужно настроить параметры импорта:
Получаем вот такую табличку. В ней при необходимости можно добавить параметры и показатели, настроить фильтры, сегменты и период, за который хотим получить данные. Проверяем или вносим изменения, а затем открываем меню «Дополнения» → Google Analytics → Run reports.
В таблице появится новая вкладка с отчетом
Если нужно поменять что-то в настройках импорта — добавить параметры и показатели, изменить даты или представление, по данным которого сформирован отчет — просто возвращаемся на предыдущую вкладку и вносим изменения в таблицу.
Прелесть этого метода не только в том, что мы можем точечно настроить нужные параметр, показатели, сегменты и фильтры, но и в автоматизации. Отчет, сформированный через дополнение, может обновляться автоматически, подтягивая свежие данные из Google Analytics.
Чтобы настроить автоматическое обновление, перейдите «Дополнения» → Google Analytics → Schedule reports. В диалоговом окне поставьте галочку напротив “Enable reports to run automatically”, укажите периодичность и время обновления, кликните Save.
Настраиваем периодичность и время обновления данных
Соцсети
Выше мы упоминали, что статистику рекламы из ВКонтакте можно выгрузить в Excel, а затем импортировать этот файл в «Google Таблицы». Это быстрее, чем переносить данные из Рекламного кабинета в ячейки ручками, однако есть один существенный минус — способ не автоматизирован. За каждый новый период вам придется заново скачивать xls-файл и загружать в отчет. И так для каждой соцсети.
Поэтому мы рассмотрим другой вариант, который позволит автоматизировать импорт данных в «Google Таблицы» изо всех нужных соцсетей сразу.
Когда пригодится. Для анализа эффективности продвижения, подготовки отчетов для клиентов и расчета дополнительных показателей, вроде стоимости лида с таргетированной рекламы.
Как импортировать. Так же как и в случае с Google Analytics для этого используется дополнение. Подходящих инструментов в каталоге «Google Таблиц» несколько. Мы будем показывать на примере DataFan.
Находим нужное дополнение в каталоге, устанавливаем и даем разрешение
Чтобы пользоваться дополнением, нужно зарегистрироваться в сервисе DataFan и создать набор данных. Поэтому регистрируемся, если еще не, и создаем набор в 3 шага.
Шаг 1. Выбираем соцсеть, данные из которой хотим получить данные.
Шаг 2. Выбираем шаблон отчета и кликаем “Create”.
Шаг 3. Подключаем обмен данными с источником, выбираем аккаунт, страницу, период, кампании, вводим название набора данных и кликаем “Finish”.
Ждем пару минут, пока Datafan получит набор данных. Дальше можно открыть готовый отчет в Google Data Studio, но мы возвращаемся в таблицу и открываем параметры импорта: «Дополнения» → DataFan → Open Sidebar.
Открываем настройки дополнения Datafan
При первом запуске дополнение потребует авторизацию. Кликаем «Авторизация», и затем в открывшемся окне — “Authorize”, если регистрировались в сервисе на тот же адрес электронной почты. Если нет, нажмите “Change User” и пройдите авторизацию через логин и пароль или другой Google-аккаунт.
Авторизуемся, чтобы подтянуть данные из своего аккаунта
После авторизации на панели появятся наборы данных, которые можно импортировать в «Google Таблицы». Кликаем на нужный, выставляем период, выбираем поля отчета и нажимаем «Выгрузить данные в таблицу».
Данные отчета подгрузятся в таблицу, и с ними можно будет работать — форматировать внешний вид, фильтровать, использовать в расчетах или экспортировать дальше в другие инструменты. Полученный отчет можно обновлять вручную в пару кликов, а на платном тарифе Datafan (от 200 руб. в месяц) — настраивать автоматическое обновление.
Работаем с данными в «Google Таблицах»
Чаще всего данные в «Google Таблицы» импортируют не для того, чтобы просто получить их в табличном виде, а чтобы как-то работать с ними дальше — рассчитывать нужные показатели, создавать срезы, экспортировать в другие инструменты аналитики и делать выводы. Вот какие функции для дальнейшей работы с данными можно использовать в «Google Таблицах».
Сортировка, фильтры и срезы
Это простейшие операции с данными, которые позволяют:
Это лишь некоторые задачи, которые можно решать с помощью срезов, сортировки и фильтров.
Все инструменты находятся в меню «Данные».
Сортировка — позволяет отсортировать данные по любому столбцу от большего к меньшему, от А к Я и наоборот.
Сортировать данные можно также через фильтры
Фильтры. Для фильтрации данных используются два инструмента — «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Если использовать первый, фильтры и отфильтрованные данные увидят все, кто работает над документом, если второй — только вы.
В разделе «Режимы фильтрации» впоследствии будут отображаться сохраненные фильтры
Фильтровать данные можно по:
Срезы. Сравнительно новый инструмент. Позволяет создать срез, который будет фильтровать данные по заданным условиям и применяться ко всем диаграммам и сводным таблицам, использующим один набор данных. Пригодится, когда в «Google Таблицах» готовится большой полноценный отчет по SMM, например, чтобы менять периоды времени или отображать данные по отдельным соцсетям.
Так выглядят срезы в «Google Таблицах»
Условное форматирование
Опция позволяет настроить внешний вид данных — начертание, цвет текста и заливки — в соответствии с заданными условиями. Например, можно подсветить цветом промопосты, которые не принесли конверсий или принесли вступления дороже определенной суммы. Или использовать градиент, чтобы визуализировать рост количества подписчиков.
Чтобы создать правильно, откройте «Формат» → «Условное форматирование» и задайте правило форматирования в открывшейся справа панели.
Настройки условного форматирования в «Google Таблицах»
Сводные таблицы
Инструмент позволяет структурировать и обобщить большой массив данных так, чтобы мы смогли сделать выводы и получить ответы на свои вопросы.
Например, у нас есть отчет по размещениям у блогеров в инстаграме за полгода, который мы выгрузили из Google Analytics. В нем есть данные о переходах на сайт, конверсиях с таких переходов и даже последующих покупках. Данных много — мы использовали разные посылы и посты, акции и лид-магниты, размещались у одного и того же блогера по несколько раз. При этом каждый блогер, посыл, акция и даже отдельны пост строго структурировано размечены UTM-метками. С помощью сводной таблицы, мы сможем посмотреть:
Чтобы сделать сводную таблицу, перейдите «Данные» → «Создать сводную таблицу», выберите нужный диапазон данных и укажите, где разместить таблицу — на новом или текущем листе.
Задаем параметры сводной таблицы
После этого на заданном листе появится заготовка сводной таблицы, а в правой части экрана — панель настроек. Осталось выбрать столбцы и строки, данные из которых мы хотим обобщить и при необходимости настроить фильтры. Например, мы можем для строк сводной таблицы выбрать значения столбца с UTM-метками, которыми мы размечали отдельных блогеров, а для поля значений — столбец с конверсиями по каждому размещению. Тогда в сводной таблицы просуммируются конверсии по всем блогерам, и мы увидим, кто принес больше.
Строим сводную таблицу в «Google Таблицах»
Сводные таблицы кажутся сложным инструментом. На самом деле достаточно понять принцип работы, и тогда по аналогии можно строить таблицы, чтобы искать ответы на самые разные вопросы.
Вот, пожалуй, и все. Надеемся этот материал поможет разобраться и понять, что для детальной аналитики в SMM необязательно использовать сложные и дорогие инструменты. Хорошо настроенного отслеживания трафика, немного автоматизации и понимания, что и зачем нужно считать, будет вполне достаточно.
Лекция 6. Копирование и вставка данных в таблицах
При работе с Google Таблицами можно скопировать информацию из одного документа и вставить в другой, даже если тип исходного и конечного файла различается (текстовые документы, таблицы, презентации). Можно воспользоваться быстрыми клавишами (Ctrl+C и Ctrl+V), меню Правка или веб-буфером обмена.
Скачать:
Предварительный просмотр:
Копирование и вставка данных в таблицах
При работе с Google Таблицами можно скопировать информацию из одного документа и вставить в другой, даже если тип исходного и конечного файла различается (текстовые документы, таблицы, презентации). Можно воспользоваться быстрыми клавишами (Ctrl+C и Ctrl+V), меню Правка или веб-буфером обмена.
С помощью веб-буфера обмена можно сделать следующее:
Границы ячейки или диапазона, из которых копируются данные, для наглядности выделяются сплошной оранжевой линией. Если данные вырезать, граница выделится пунктирной оранжевой линией.
Копирование и вставка с помощью веб-буфера обмена
В некоторых случаях для копирования и вставки удобно использовать веб-буфер обмена. При копировании выделенного фрагмента с помощью этого меню скопированное содержание сохраняется и связывается с вашим аккаунтом Google. Это означает, что можно скопировать несколько выделенных фрагментов, а затем выбрать, какой из них следует вставить. Кроме того, можно скопировать данные на одном компьютере и вставить их на другом. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы скопировать фрагмент с помощью веб-буфера обмена.
Вставка изображений в ячейки таблицы Google
Вставить общедоступное изображение в ячейку своей таблицы можно с помощью формулы =image(«URL»)
Масштабирование изображения производится за счет изменения ширины и/или высоты ячейки. Если ячейка больше изображения, оставшееся пространство ячейки останется белым.
Пример одного и того же изображения, вставленного в ячейки таблицы Google и масштабированного с использованием изменения размеров ячейки можно посмотреть на рисунке.
Если требуется вставить ссылку, но при этом нужно, чтобы она была обозначена текстом (например, чтобы читатель мог перейти на веб-сайт google.com с помощью фразы «Поиск в Интернете», а не ссылки www.google.com), введите в нужную ячейку указанную ниже формулу гиперссылки.
=hyperlink(«www.google.com»;»Поиск в Интернете»)
Замените www.google.com нужным URL, а «Поиск в Интернете» – нужным текстом, не удаляя кавычек. После этого в ячейке отобразится только текстовая ссылка на этот URL. Чтобы открыть всплывающее диалоговое окно с URL, нажмите на этот текст еще раз.
Добавление и удаление комментариев
Чтобы добавить в таблицу комментарий, выполните указанные ниже действия.
Чтобы просмотреть комментарий после вставки, наведите на нее указатель мыши. Если нажать на поле комментария, то он будет оставаться на экране, а также его можно будет изменить.
Чтобы удалить комментарий, нажмите на поле комментария и удалите весь текст