Как сделать копию приказа образец
Выписка из приказа
Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.
То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.
Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.
Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.
Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.
Назначение выписки
Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.
Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.
Чем отличается выписка от копии
Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.
Как получить выписку из приказа
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).
Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Правила составления выписки из приказа
Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано
Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).
Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.
Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.
Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.
Выписка из приказа: порядок оформления и образец
Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.
Кто и для чего просит выписки
Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.
Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).
Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.
Это делается в нескольких случаях:
Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.
Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.
Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:
Чем выписка отличается от копии
Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.
Как сделать выписку
Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.
Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.
Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:
Образцы
О приеме на работу (шаблон):
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.
Руководитель __________ подпись
Начальник отдела кадров подпись, расшифровка
При заполнении ориентируйтесь на этот образец:
В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.
Выписки
Выписка – это документ, представляющий собой копию части другого документа. Есть выписки, правила составления которых строго оговорены законом. Как правило, это копии документов определенного типа.
Что собой представляет выписка?
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
Кто может запросить выписку?
Выписка часто запрашивается этими лицами:
Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.
Особенности составления
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.
ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.
ВНИМАНИЕ! Обязательно ли заверять копию печатью? Необходимо это только в том случае, если бумага предназначена для сторонних пользователей. Если же копия нужна для внутренних целей, печать ставить не обязательно.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Срок действия выписки
Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.
Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.
Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток. Под запросом понимается, как правило, письменное обращение (заявление и прочее).
Как составляется выписка из приказа и для чего
в Бланки, Приказы 200 Просмотров
Часто письменные распоряжения в хозяйствующем субъекте содержат в себя информацию, относится к персональным данным работников или же коммерческую тайну. Но в отношении этих документов приходят в компанию внешние запросы от партнеров, лиц, осуществляющих проверку и т. д. Специалисты фирмы, в большинстве случаев, стараются оформлять не копию приказа, а его части, которая называется выписка из приказа.
Цели и задачи выписки из приказа
Выписка из приказа представляет собой отдельно оформленную в официальном стиле цитату из основного документа, составленного ранее, на которую в компанию поступил запрос.
Она отражает в полной мере интересующую тему и должна быть заверена соответствующим лицом предприятия и при необходимости фирменной печатью.
Основной целью составления выписки является необходимость в разграничении сторонних лиц в доступе к сведениям предприятия, которые считаются конфиденциальными и защищаются внутренними и внешними нормативными актами.
Примером такой ситуации является поступление запроса от контрагента о полномочиях определенного лица на право подписания документов. В этом случае приказ может содержать сведения и в отношении других работников, поэтому берется необходимая часть распоряжения и оформляется как отдельный документ.
То есть когда поднимается вопрос действительно ли работает данный человек в организации, можно оформить такой документ, как выписка из приказа о приеме на работу, которая будет отражать подтверждение факта работы такого человека и даты приема, но без разглашения сведений о его зарплате, условий работы и т.д.
Выписка из документа это также удобное представление сведений, содержащихся в основном документе, который может располагаться на нескольких листах. Она может включать в себя несколько строк, содержащих ответ на поступивший запрос, без дублирования многостраничного документа.
Для личных приказов, содержащих персональные сведения по сотрудникам, нужно опускать и преамбулу, чтобы не нарушить чужие права. Выписка из них включает в себя только распорядительную часть документа.
В компании составлением выписок может заниматься специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т. д.
Запросы на оформление в хозяйствующий субъект в основном поступают от представителей ПФР при оформлении пенсии, от контрагентов — запросы о подтверждении полномочий на право подписи, от других работодателей — о подтверждении, что у работника есть основное место работы, от органов, осуществляющих в отрасли контроль и т. д.
Как оформить выписку из приказа образец
Выписку из приказа лучше всего оформлять на фирменном бланке компании, будет указано ее полное название, юридический адрес, банковские реквизиты.
Начинаться документ должен с названия – «Выписка из приказа».
После этого в тесте нужно указать дату и место оформления оригинального приказа, его регистрационный номер и полный заголовок.
Далее повторяется вводная часть распорядительного документа, которая заканчивается словом «Приказываю». Если приказ, из которого составляется выписка, затрагивает несколько аспектов деятельности, то вводную часть можно сократить и оставить только то, что относится к запрашиваемому факту.
Затем из основного текста приказа нужно выбрать только те разделы, которые относятся к запрашиваемой задаче, после чего они в точности повторяются в выписке. Нельзя менять смысл, перефразировать или переформулировать сведения, указанные в оригинальном приказе.
Далее, точно также, как и в главном документе, нужно проставить должность и личные данные лица, которое его завизировал. Ставить «живую» подпись не нужно — вместо нее достаточно указать слово «подпись».
Специалист после выполнения работы должен сверить оба документа, после чего своей рукой ставил заключение — отметку «Верно» или «С оригиналом сверено». После чего он должен поставить личную подпись и ее расшифровку.
Нюансы составления документа
Если при составлении выписки из приказа опускается вводная часть оригинального документа, то обязательно перед основным текстом нужно поставить слово «Приказываю».
Образец выписки из приказа
Выписка из приказа о приеме на работу образец скачать в формате Word.
Как сделать выписку из приказа о приеме на работу
Выписка из приказа о приеме на работу: для чего составляется
Выписка из приказа о приеме на работу является одним из документов, которые подтверждают трудоустройство человека на определенном месте. Оформляется она, как правило, для сотрудников.
Например, выписку из приказа о приеме от работника могут требовать различные организации: банки при оформлении кредита, госорганы для получения различных социальных и тому подобных услуг.
Бывает, что выписки нужны совместителям: справка с места работы по совместительству может понадобиться, чтобы внести запись о нем в трудовую книжку, а с основного места работы — для оформления отпуска на неосновном (напомним, согласно ст. 268 ТК РФ отпуска внешним совместителям предоставляются одновременно с отпуском на основной работе).
Почему бы не выдать работнику просто копию приказа? В принципе, в некоторых случаях так и поступают. Если человеку нужно подтвердить не только место работы и дату трудоустройства, но и размер зарплаты, заверенная копия очень даже подойдет (для представления в банк, например). Но если информация о заработке организации-адресату не требуется или приказ о приеме составлен не на одного работника, а на группу, то остается только вариант с выпиской.
Давайте посмотрим, как ее правильно оформить.
Обязательные реквизиты и образец выписки о приеме на работу
Для начала определим, что же такое выписка из документа. Для этого обратимся к нацстандарту по информации, библиотечному и издательскому делу, делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Согласно подп. 26 п. 3.1 ГОСТа выписка из документа — это копия его части, заверенная в установленном порядке. Значит, оформляя выписку, нужно выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном документе и заверить так, как вы заверяете копии. Поэтому если мы делаем выписку из приказа о приеме, в ней указываем:
Это будет шапка документа.
В теле воспроизводится соответствующий текст из приказа о приеме на работу. Можно даже скопировать и вставить в нее фрагменты из приказа, но без лишних или конфиденциальных сведений.
Внизу проставляете обычную заверительную надпись, которая включает:
Образец выписки из приказа о приеме на работу вы можете скачать ниже.
Итоги
Составить выписку из приказа о приеме на работу (назначении на должность) несложно. Она должна воспроизводить ту часть текста документа, которая требуется по месту представления выписки, а также содержать правильную заверительную надпись.