Как сделать корпоративный телефон личным
Как управлять номерами компании самостоятельно без обращения в службу поддержки — виртуальный менеджер МТС
У корпоративных клиентов МТС есть особый сервис для управления номерами компании — виртуальный менеджер. Он доступен через сайт оператора и позволяет быстро формировать отчёты, получать финансовые документы и многое другое. Основные возможности — в нашей небольшой инструкции.
Получение финансовых документов
Виртуальный менеджер предоставит вам доступ к различным финансовым документам без необходимости обращаться к сотрудникам МТС.
1. Зайдите в свой кабинет на сайте lk-b2b.mts.ru, введя логин и пароль. Если это первый ваш вход на страницу сервиса, потребуется регистрация.
2. Выберите вкладку «Заказать счёт».
3. Перед вами появятся все номера, которые привязаны к вашей компании. Выберите нужный. Чтобы перейти к формированию документа, нажмите кнопку «Далее».
4. В открывшемся окне нужно выбрать один или несколько видов документации. Сформированные файлы придут на электронную почту.
Предоставление аналитической отчётности
По каждому номеру можно получить отчёт о статистике потребления услуг, платежах, подключённых опциях и многое другое. Перейдите во вкладку «Отчёты» внизу главной страницы.
1. Выберите один или несколько номеров. Нажмите кнопку «Далее».
2. Выберите тип отчёта и нажмите кнопку «Отправить отчёт».
3. Готовый отчёт можно просмотреть в разделе «Результаты операций».
Работа с услугами, блокировками и тарифами
С помощью виртуального менеджера МТС можно подключать и отключать услуги, блокировать номера, создавать лимиты на услуги связи, менять тарифные планы. Для этого на главной странице кабинета созданы специальные вкладки: «Тарифные планы», «Услуги», «Блокировки», «Добавление и удаление лимитов».
1. Чтобы воспользоваться любой из этих функций, достаточно кликнуть по её названию.
2. Потом следует выбрать нужный номер телефона и нажать кнопку «Далее».
3. В открывшемся окошке вы сможете воспользоваться нужной функцией. Скажем, поменять тариф.
Работа с обращениями
Вы сможете отслеживать обращения к оператору по привязанным к кабинету телефонным номерам и следить за историей их рассмотрения.
1. Для того чтобы просмотреть обращения, на главной странице кабинета кликните по соответствующей вкладке.
2. Вам откроется список всех обращений, по которым вы можете проследить историю любого запроса.
Перенос денежных средств
Очень часто нужно перенести средства с одного лицевого счёта вашей компании в МТС на другой. Это быстро позволит сделать виртуальный менеджер.
1. Нажмите на строку «Перенос средств с ЛС донора».
2. Далее необходимо выбрать счёт-донор, на котором есть средства, и перевести их.
Автоматический доступ в сервис
Зайти в личный кабинет можно с любого устройства.
1. Введите логин (это главный номер телефона предприятия) и пароль.
2. Если нет пароля, то нажмите «Регистрация», подтвердите корпоративный номер и e-mail (войти в ВМ возможно в онлайн-режиме без подписания дополнительных заявлений).
2. Вы можете изменить пароль доступа, нажав на кнопку «Мои настройки».
Дополнительные возможности
В личном кабинете пользователь может настроить интерфейс, вынеся на главный экран те услуги, которыми он пользуется чаще всего. Также у сервиса есть функции отправки SMS, установки и снятия переадресации, замены SIM-карты и многое другое.
Фактически виртуальный менеджер — простой и эффективный инструмент для администрирования телефонной связи внутри одной компании. Воспользоваться им легче, чем каждый раз звонить в контактный центр и решать появившиеся задачи. Для подключения сервиса нужно оставить заявку на сайте оператора.
Как и зачем предоставлять персональные данные, если вы владелец договора корпоративной сети
Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие услуги мобильной связи, должны предоставить оператору связи данные документа, удостоверяющего личность каждого пользователя номера или ответственного лица по корпоративному договору.
Что будет, если не передать данные
В случае непредоставления данных о пользователях номеров, подключенных с 1 июня 2018 года через 15 календарных дней, услуги связи могут быть приостановлены.
Также станет невозможным внесение наличных платежей для оплаты услуг связи по всему корпоративному договору.
Использование услуг «Мобильной коммерции» будет ограничено в отношении номера без персональных данных
Как передать данные
Скачать заявление на предоставление данных о пользователе и шаблон для внесения данных, заполнить их и отправить на services@beeline.ru
Зайти в личный кабинет B2B-клиента и внести данные о пользователях номеров корпоративного договора.
Как это сделать — подробно рассказано в инструкции.
Если у вас еще нет личного кабинета, то вы можете зарегистрироваться в нем. Для этого скачайте заявление, заполните его и отправьте на services@beeline.ru
Какие данные необходимо передать
Данные документа, удостоверяющего личность:
для иностранного гражданина:
Что делать, если я являюсь пользователем корпоративного номера
Если у вас корпоративный номер, вам нужно передать данные документа, удостоверяющего вашу личность, сотруднику, который отвечает за корпоративную связь в вашей компании или предоставить их через свой Личный кабинет.
Разрешение вносить данные через Личный кабинет может сделать сотрудник вашей компании, обладающий доступом в Личный кабинет B2B Клиента.
Детали закона
Закон №-245 «О внесении изменений в Федеральный закон «О связи» вступает в силу с 1 июня 2018 года и вносит изменения в Федеральный закон № 126-ФЗ «О связи»
Данным Законом вносятся значительные изменения в порядок оказания услуг мобильной связи:
После или во время заключения договора оператору связи предоставляются сведения об абоненте и пользователях номеров, после чего оператор связи обязан провести проверку достоверности сведений путем:
Кроме этого, оператор мобильной связи при предоставлении финансовых сервисов также должен руководствоваться положениями Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы
Постепенно стираются с памяти времена, когда даже не наши родители, дедушки и бабушки, а мы сами еще не пользовались мобильными телефонами, мессенджерами, социальными сетями и прочими «благами цивилизации». Да, имелся стационарный телефон дома, и он был на всех один. Люди писали друг другу письма, отправляли телеграммы, на работе пользовались служебной связью, «сторонние» звонки осуществляли с помощью таксофонов в городе. За какие-то двадцать с лишним лет все кардинально изменилось. Теперь в офисе нужен не только «стационарный» интернет, но и мобильный. Страница в социальной сети стала использоваться в качестве дополнения к резюме соискателя, а в мессенджерах начальники рассылают поручения своим подчиненным. Представить такое раньше было практически невозможно. И все-таки мы имеем это сегодня. Как ни крути, а нашему коллеге бухгалтеру нужно во все вникнуть, что-то даже отразить в бухучете. Из нашей статьи вы узнаете, как подключить и вести учет расходов на корпоративную связь. Если в вашей компании этого нет, то ждите – скоро появится!
Жадина-говядина, соленый огурец…
Потребность в использовании корпоративной мобильной связи в виду динамично развивающегося коммерческого сектора сильна по определению и это едва ли можно опровергнуть. Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое «удовольствие», что и пододвигает ее руководителей к мысли как-то «сэкономить» на этом, предложив своим сотрудникам своеобразную сделку. Некоторые наши клиенты по услуге «Программа 1С онлайн» жаловались на то, что в их организациях им приходится использовать личные мобильные телефоны с той поправкой, что расходы никто компенсировать им не собирается. Вот, что нам рассказали:
«У нас очень маленькая фирма, работаем в сфере полиграфии. Штат сотрудников в общей сложности равен пяти сотрудникам. Амбиций у нашего директора много, и он всеми силами старается привлечь каждого из работников, в том числе меня (бухгалтера), к поиску новых клиентов. Понятное дело, что входящий поток обращений у нас оставляет желать лучшего, ибо он (директор) экономит не только на каждой мелочи, а на более серьезных вещах, например, на рекламе в городе. Вот и приходится нам всем звонить потенциальным клиентам «по-холодной». В офисе установлен один стационарный телефон и на всех его не хватает. Мы уже смирились с этими звонками, но когда я ему предложила как-то решить вопрос со связью, он «посоветовал» мне немного подождать, обещая, что в следующем году все решит. Говорит, что пока этого сделать не может. Ладно, я уже молчу о том, что вся эта работа никак не соотносится с должностными инструкциями, но есть и статья 163 ТК РФ, где работодатель просто обязан предоставить работникам все необходимые средства для обеспечения нормальной выработки. Не знаю, что и делать»…
Пример этого «убогого» положения нашей коллеги наглядно показывает, с какими сложностями приходится сталкиваться работникам, если их дирекция не решает вопрос с корпоративной связью. При этом не стоит смотреть на данный вопрос только в негативном ключе. Существует и более «цивилизованные» варианты его решения.
Как бывает еще?
В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:
Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;
Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.
История с нашим клиентом, как минимум, попадает под второй вариант компенсации расходов. Для того, чтобы последовать эту пути, необходимо отразить согласие работника на использование личного номера телефона в рабочих целях, а также непосредственно самого аппарата. Как именно будет компенсироваться «амортизация» мобильного телефона, а также расходы на связь, должны будут решить работодатель и работник при приеме на работу или же непосредственно в процессе выполнения должностных обязанностей. Вариантом такого локального акта может стать «Положение об обеспечении работника мобильной связью» с подписью генерального директора, а также печатью организации. Отразить данные расходы будет несложно:
Компенсация расходов на сотовую связь
Начислена компенсация сотруднику
Выплачена компенсация сотруднику
Что касается подлинно корпоративной связи, то, как это было сказано выше, бухгалтеру не потребуется брать у сотрудника расписку о согласии на использование личного номера телефона, т.к. сим-карты будут приобретаться от имени и на имя организации, что автоматически предполагает безналичный способ оплаты. Наш клиент по услуге «Аренда 1С Предприятие» уже имел схожий опыт:
Узнав о том, что в компании произошло подключение корпоративной мобильной связи, мы не забыли уточнить, как бухгалтер отражает в учете расходы на нее. Наиболее оптимальным вариантом оказался следующий способ:
Корпоративная связь
Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)
Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)
Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь
Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае не возмещения работником)
Есть нюансы
Куда же без всех этих «нюансов» в нашей деловой жизни… Дело в том, что у ФНС есть одно «удивительное» свойство – ее сотрудникам всегда «интересно», насколько корректно компания отражает расходы на свои нужды. В случае с корпоративной мобильной связью, а также компенсациями расходов на нее сотрудникам, у Службы есть ряд требований, выполнение которых необходимо для «железобетонного» подтверждения расходов именно на связь, а не на что-то другое (вдруг компания кого-то пытается обмануть)? Так, исходя из текста письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, а также Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3) следует, что в случае налоговой проверки (не важно, камеральной или выездной) представитель компании должен предоставить следующий пакет документов:
Бумага, содержащая перечень должностей сотрудников, которые, исходя из своих служебных обязанностей, нуждаются в корпоративной мобильной связи. Документ заверяется подписью генерального директора;
Их должностные инструкции;
В случае с компенсацией затрат на мобильную связь предоставляется акт о возмещении расходов, упомянутый выше. Плюс сюда же нужно приложить копию договора между сотовым оператором и работником на оказание телекоммуникационных услуг;
Копии выставленных оператором связи счетов, а также детализацию (!) звонков каждым из сотрудников.
Касаемо последнего пункта есть множество споров. Во-первых, детализация звонков практически ничего не даст инспекторам хотя бы по той причине, что в ней будут указаны исключительно номера телефонов, куда совершались звонки. Во-вторых, реально доказать, используется ли корпоративная связь по назначению или нет будет затруднительно, т.к. содержание звонков при любом раскладе окажется неизвестным. Следовательно, инспекторам можно не отказывать в выдаче детализации – пусть, если хотят, сидят в ней и разбираются. Все равно дадут учесть.
Выводы
Как мы видим, процесс подключения корпоративных сим-карт, а также компенсация расходов на связь своим сотрудникам не должна обойтись компании в «большие» деньги еще и по той причине, кто эта самая связь, по идее, должна приносить определенный доход. Если те же менеджеры по продажам обеспечены дополнительной возможностью позвонить своим клиентам, то, вполне возможно, это в конце-концов приведет к приросту прибыли. Бухгалтерам же дополнительная связь всегда может пригодиться для «неформального» диалога с налоговым инспектором, с директором, когда тот находится в командировке… Да, мало ли, для чего еще! Просто нужна связь и все тут! А как расходы на нее отражаются в бухучете, мы вам рассказали!
Желаем удачи, дорогие коллеги! До новых встреч!
Только для работы: как создать в компании политику использования корпоративного сотового телефона
Наша жизнь наполнена техникой, без которой каждый современный человек не может представить собственное существование. Сотовые телефоны – не исключение. Пользователи настолько к ним привыкли, что считают эти устройства необходимостью. Более того, от них нередко зависит личная и профессиональная жизнь. Телефон выполняет множество функций, начиная с обычного звонка и заканчивая воспроизведением музыки.
Сотовые телефоны в бизнесе
Эти устройства используются для взаимодействия с действующими и потенциальными клиентами. Организация предоставляет сотовые телефоны персоналу для использования в корпоративных целях. Таким образом предприятие демонстрирует собственную заботу о сотрудниках, предоставляя им возможность использования рабочего, а не личного телефона для общения с клиентами.
Преимущества предоставления сотовых телефонов для сотрудников
Редкая компания сейчас не выдает персоналу рабочий телефон. Ведь это несет в себе массу преимуществ для работодателя.
Почему вам нужна политика использования сотового телефона в компании?
Возможно, вы неоднократно наблюдали, как ваши сотрудники используют рабочий телефон в личных целях или проводят бесчисленные часы в социальных сетях или онлайн-играх.
При этом они упорно игнорируют ваши замечания и напоминания о том, что корпоративный сотовый телефон предназначен для выполнения рабочих обязанностей, а не для использования в личных целях. Ведь в последнем случае компания вынуждена оплачивать личные расходы сотрудников, что снижает ее прибыль.
Злоупотребление со стороны персонала не должно оставаться безнаказанным. Каждый владелец бизнеса должен заботиться о сотрудниках, но при этом не позволять им переходить границы.
При установлении политики компании в отношении сотовых телефонов необходимо учитывать использование сотрудниками корпоративных и личных мобильных телефонов.
Что следует учитывать?
Сначала у вас должен быть хотя бы небольшой набор идей для составления политики в отношении сотового телефона компании. Если их нет, задайте себе несколько вопросов и тщательно сформулируйте ответы на каждый из них.
У вас должны быть довольно веские причины, чтобы сформировать политику использования сотового телефона. Однако при ее наличии владельцу предприятия будет существенно легче контролировать собственных сотрудников.
Основные пункты
Правила, из которых будет состоять политика использования сотового телефона в вашей компании, должны быть простыми и понятными, чтобы сотрудники могли им следовать.
Что должен знать сотрудник?
Вы должны помнить, что любой сотрудник, который владеет корпоративным телефоном, становится представителем компании, на которую он работает. Поэтому он должен соблюдать определенные правила этикета при общении с клиентами. Например, если ваш сотрудник отвечает клиенту грубым языком или тоном, это может привести к потере клиента, а также испортить репутацию компании.
Вот почему важно не только сформулировать политику использования сотового телефона компании, но и рассказать сотрудникам об основных правилах этикета, которым они должны следовать при общении с действующими или потенциальными клиентами.