С целью ускорения документооборота сегодня используют электронную форму. Чтобы ее юридическая сила приравнивалась к бумажному варианту, на документе ставят электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Что такое электронная подпись
Электронная подпись получается в результате математического преобразования набора данных. Такой подход полностью уничтожает все варианты подделки подписи посторонними лицами. ЭЦП предусматривает, что каждый пользователь имеет свой ключ, который используется для самой подписи, и соответствующий ему открытый ключ, предназначенный для проверки. Цифровая подпись вычисляется по секретному ключу отправителя и информационных битов файла.
ЭЦП не только подтверждает подлинность документа, но и дает возможность убедиться, что документ не был изменен после подписания. На документе прописывается реальное время его подписания.
Виды цифровой подписи
Сегодня существует несколько вариантов ЭЦП. Рассмотрим каждый из них детальнее.
1. Простая электронная подпись (ПЭП)
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Неквалифицированная цифровая подпись не только идентифицирует автора, но и проверяет факт корректировки документов. Такой документ заменяет бумажный только в оговоренных законом случаях или по согласию сторон. Сегодня НЭП применяется на аккредитованных площадках госзаказа.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись широко применяется и регулируется ФЗ № 63. Такой документ заменяет бумажный аналог, подписанный юридическим / физическим лицом. Именно КЭП используется на государственных порталах, при получения финуслуг, в коммерческих торгах и т.д. Сам сертификат действует один год, но срок действия подписей неограничен.
Как выглядит электронная подпись
При распечатке документа, заверенного ЭЦП, подпись на бумажном носителе отсутствует, так как ЭЦП действие по криптографическому шифрованию.
В электронной версии она может выглядеть по-разному:
Ключ электронной подписи
Открытый ключ
Ключи используются для шифрования и дешифровать сообщение. Текст «запечатанный» открытым ключом «раскрыт» может только закрытый. Первый публикуется в сертификате владельца. Доступ к нему может получить подключившийся клиент.
Закрытый ключ
Этот ключ хранится у владельца сертификата. Оба ключа математически зависимы. Подобрать их в период действия сертификата невозможно. Поэтому максимальный срок действия SSL высокого уровня всегда ниже, а сертификат EV можно заказать на 2 года максимум.
Как самому сделать электронную подпись
Как сделать электронную подпись? Можно ли обойтись своими силами? Процесс создания ЭЦП для всех пользователей бесплатный. Владелец оплачивает только носитель. Услуга предоставляется по обращению клиента в офис центра.
Юридическому или физическому лицу
Крупным компаниям с большим количеством филиалов в разных населенных пунктах, регионах и государствах рекомендуется сделать ЭЦП.
У физических лиц такая потребность может возникнуть в процессе:
Механизм оформления состоит из нескольких этапов.
Обращение в центр за получением сертификата
Собрать полный пакет документов
Для каждой подписи подобрать пароль
Лучше использовать простые пароли. В случае утраты данных ключ придется переоформлять.
Заполнить все бланки
Они оформляются непосредственно в центре.
Завершающий этап
Нужно получить сертификат на ключи цифровой подписи
Сегодня существует много центров, которые занимаются генерацией ключей. Они отличаются механизмом получения подписи, так как используется персональный подход к каждому заявителю.
Какие документы нужны
Для получения электронной подписи физическому нужно предоставить пакет документов:
Чтобы сделать НЭЦ юридическому лицу необходимо предоставить:
Чтобы сделать КЭП юридическому лицу необходимо предоставить:
Стоит обращать внимание на то, что изготовление электронной цифровой подписи является не бесплатной процедурой. После проверки всех документов заявитель получит ПО, на котором и будет зашифрован ключ. Кроме девайса заявитель также получит акт о передаче, сертификат на ключи и краткую памятку пользователя.
Где сделать
Удостоверяющий центр должен пройти аккредитацию и получить прав на выдачу продукта. Под последним подразумевается не сама ЭЦП, а:
Как создать цифровую подпись на сайте единого портала ЭПЦ
Для того необходимо через кнопку «Загрузить файл» подсоединить сертификат со съемного диска (USB-носителя).
Далее ввести капчу и нажать кнопку «Проверить».
Аналогичным способ проверяется ЭЦП на сайте «Единый портал электронной подписи».
Сначала пользователю нужно «Выбрать» сертификат, поставить галочку в поле «Я не робот» и нажать кнопку «Проверить сертификат».
Как пользоваться электронной подписью
При подписании содержание документа не меняется, но добавляется блок данных.
Это процесс разделен на два этапа:
1. С помощью ПО по специальной математической функции вычисляется «отпечаток сообщения», который имеет фиксированную длину и уникален в каждом сообщении. Если документ был модифицирован, то и отпечаток изменится.
2. Далее отпечаток шифруется с помощью ПО. Расшифровать ЭЦП можно только с помощью сертификата.
Обмен информацией в электронном виде значительно упрощает и ускоряет документооборот.
Однако при этом возникает потребность в подтверждении личности автора и информационной безопасности данных. Чтобы удостоверить личность уполномоченного лица для заключения сделки, подачи отчета или иного действия, используют электронную подпись. Это зашифрованный код, который выдают физическому лицу, предпринимателю или организации и фиксируют в соответствующем реестре.
Наличие подписи подтверждает личность автора документа, составленного в электронной форме. Также она гарантирует защиту от искажений и исправлений. Такую подпись записывают на USB-накопитель, который представляет собой сертификат ключа проверки. В процессе формирования электронного ключа подписи, данные о его владельце сохраняются в отдельный файл. Этот файл и является сертификатом ключа подписи.
Виды электронной подписи и области применения
В предпринимательской практике сделать электронную подпись возможно в нескольких вариантах в зависимости от назначения и степени защиты информации:
№
Вид подписи
Характеристика
1
ПЭП – простая электронная подпись
Это сочетание логина и пароля, необходимое для получения доступа к интернет-банкингу, порталу госуслуг и другим сервисам, не содержащим тайных сведений. Такая подпись гарантирует только подтверждение личности пользователя, но она не обеспечивает сохранности от внесения изменений.
2
НЭП – неквалифицированная электронная подпись
Это более надежное средство защиты, которое представляет собой криптографический шифр, с помощью которого защищают документы, пересылаемые в электронной форме внутри компании и при взаимодействии с другими организациями. Такую подпись также можно использовать для участия в некоторых электронных торгах.
3
КЭП – квалифицированная электронная подпись
Наиболее защищенная и надежная электронная подпись, которую можно использовать при оформлении любых документов и подаче отчетности в контролирующие органы.
Каждый пользователь сам определяет, какой вид ему необходим – простая подпись или усиленная для участия в торгах и заключения международных сделок.
Каталог сертификатов
Электронная подпись для торгов
Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись для ЕГАИС
Электронная подпись 3.0
Для того, чтобы сделать электронную подпись необходимо 2 электронных ключа, которые не работают по отдельности. У каждого из них есть своя функция:
Открытый ключ
Закрытый ключ
Используют для того, чтобы передавать документы, оформленные в электронной форме. Ключ играет роль сертификата:
Оба ключа работают только в течение года, после этого их необходимо обновлять. Взломать или подделать коды ключей практически невозможно, информация надежно защищена от попадания в чужие руки. Однако если произойдет потеря, ключ необходимо немедленно аннулировать и перевыпустить, поставив в известность удостоверяющий центр.
Способы получения электронной подписи
Процедура получения электронной подписи зависит от выбора вида подписи, который необходим для осуществления операций в электронном виде.
Если нужен доступ в интернет-банк, то связку логин-пароль для использования ее в качестве простой ЭП выдает сам банк.
В случае с усиленной электронной подписью инструментом является сертификат электронной подписи. Его можно получить только в удостоверяющем центре. Если нужна квалифицированная электронная подпись, то удостоверяющий центр должен быть аккредитован в Минкомсвязи, если неквалифицированная электронная подпись — удостоверяющий центр, выдающий ее, должен быть каким-то образом связан с той информационной системой, в которой планируется применять подпись. При этом удостоверяющий центр не обязательно должен быть аккредитован в Минкомсвязи.
Юридическим лицам для получения квалифицированного сертификата ЭП потребуются:
Физическим лицам для получения квалифицированного сертификата электронной подписи требуются:
Сертификат и ключи ЭП записываются на USB-накопитель, который можно устанавливать на любой компьютер. Цена получения сертификата и ключей ЭП определяется регламентом удостоверяющего центра.
В соответствии с положениями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При выдаче квалифицированного сертификата аккредитованный удостоверяющий центр направляет в единую систему идентификации и аутентификации сведения о лице, получившем квалифицированный сертификат, в объеме, необходимом для регистрации в единой системе идентификации и аутентификации, и о полученном им квалифицированном сертификате (уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия, наименование выдавшего его аккредитованного удостоверяющего центра). При выдаче квалифицированного сертификата аккредитованный удостоверяющий центр по желанию лица, которому выдан квалифицированный сертификат, безвозмездно осуществляет регистрацию указанного лица в единой системе идентификации и аутентификации.
Самостоятельное создание электронной подписи в WORD
Некоторые разновидности зашифрованных подписей можно сделать самостоятельно при помощи простых программ.
Многие интересуются, как сделать электронную подпись самостоятельно бесплатно.
Сделать неквалифицированную электронную подпись на документе можно самостоятельно с помощью программ MS Office, которые установлены практически на каждом компьютере. Такую возможность предоставляют некоторые специализированные сайты.
Сделать электронную подпись бесплатно возможно с помощью известного всем текстового редактора WORD. Офисный пакет позволяет подписывать документы в электронном виде, хотя такая подпись приобретает силу далеко не во всех случаях.
Откройте документ и наберите нужный текст. После этого поместите курсор на то место, где в дальнейшем будет стоять электронная подпись. Нужно перейти «Вставка» – кнопка «Строка подписи»:
Затем для создания электронной подписи заполняем необходимые данные:
Для создания подписи разработана следующая пошаговая инструкция:
Самостоятельное создание электронной подписи в Adobe Acrobate
Сделать электронную подпись можно в pdf-документе при помощи программы Adobe Acrobat.
Выберите в Adobe Acrobat пункт меню Подписание-Работа с сертификатами и необходимый тип подписи.
После этого, если при выборе метода создания электронной подписи по умолчанию был указан параметр «Спросить при подписании документа», то будет предоставлено окно для выбора метода формирования электронной подписи. В этом случае необходимо выбрать метод «CryptoPro PDF». Если же в настройках был назначен метод создания ЭП по умолчанию, то окно для выбора предоставлено не будет, а указанный метод будет использоваться автоматически.
На следующем шаге в документе следует выделить область для отображения ЭП. После чего в появившемся окне «Выберите сертификат» будет представлен список сертификатов, имеющихся в стандартном хранилище сертификатов Windows. Для удобства работы список сертификатов можно отсортировать по каждой графе, нажав на соответствующее название.
Просмотреть свойства выбранного сертификата можно нажав на кнопку «Показать сертификат».
Далее в окне Sign Document будет предоставлена возможность заполнить дополнительные поля, отображаемые в свойствах ЭП. Для формирования ЭП следует нажать кнопку Sign.
Последним шагом следует указать файл в окне Save as (Сохранить Как), в который будет сохранена подписанная копия документа. Пример созданной в документе ЭП приведен на рисунке
