Как сделать крутое мероприятие
Как организовать крутое мероприятие своими силами
Пошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.
Продюсер мероприятий в коворкинге «Таблица».
Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?
Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:
Что я хочу организовать?
Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.
Где будет проходить мероприятие?
Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.
Когда будет проходить мероприятие?
Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.
Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.
Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.
На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?
Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:
С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?
Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.
Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.
Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.
Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?
Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.
Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.
Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.
Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?
Как подготовить крутое мероприятие? Разбираем конференции Apple, Google и Samsung
Чему можно научиться у лидеров индустрии и как провести мероприятие на высшем уровне.
Всем привет, это Максим, основатель студии визуальных коммуникаций PRESIUM. Сегодня мы поговорим о мероприятиях, да, тех самых, что были до пандемии.
В мире ежегодно проходят десятки крупных презентаций продуктов, отчетов и конференций. И если собрания акционеров локальных предприятий обычно выглядят довольно стандартно, то ивент-менеджеры Google, Apple и Samsung каждый раз придумывают новые форматы, которые впечатляют зрителей.
Мы разобрали три конференции IT-гигантов и сравнили их между собой по нескольким параметрам.
Из нашей статьи вы узнаете, как крупнейшие компании используют анимацию, сколько длится выступление каждого участника и почему мы внимательно смотрим каждую минуту этих событий даже в трансляции. Отдельно остановимся на этих темах:
Несмотря на то, что за 2020 год мы сильно отвыкли от офлайна и многолюдный зал наводит на многих панику, мероприятия несомненно вернутся в ежегодную рутину корпораций и бизнеса. Именно поэтому важно знать, как провести их круто.
Самое консервативное выступление с точки зрения пространства – у Apple. Они выбрали закрытый зал (театр имени Стива Джобса) и стандартный прямоугольный экран. Google провели презентацию в амфитеатре под открытым небом, а в качестве сопровождения был использован один центральный экран и несколько небольших дублирующих экранов по краям сцены. Хотя Samsung тоже презентовали новинку в традиционном закрытом зале, они использовали два пересекающихся экрана, таким образом, что сама сцена и потолок стали экранами. Это круто визуализирует продукт, которому посвящена презентация – новой форме смартфона, который раскладывается на две части.
Технологии позволяют отказаться от стандартных экранов и локаций, и это помогает компаниям более ярко доносить свои идеи. Рассказываете о космической станции? Задумайтесь над экраном в виде купола. Презентуете новые эко-продукты? Не бойтесь арендовать зал под открытым небом. Сделайте так, чтобы помещение работало на ваши цели, а не подстраивайтесь под него.
Apple сделали презентацию с большим количеством переходов между сервисами: во время этих пауз чаще всего выступал с вдохновляющими речами CEO Тим Кук. А вот Google и Samsung практически без прелюдий после одного продукта сразу рассказывали о другом.
Независимо от темы мероприятия, все выступления объединяет лаконичность. Не сомневаемся, что и Apple, и Google, и Samsung есть, что рассказать о своих инновациях. Тем не менее, все соблюдают комфортные для аудитории рамки полутора часов.
Все мероприятия длились около 1,5 часов. Для тех, кто любит более точные цифры, мы всё посчитали: спикеры Samsung выступали 89 минут, Google – 103 минуты, Apple – 109 минут.
Лаконичность – на вес золота. 1,5 часа – самое оптимальное время для любой презентации. Когда в выступлении задействованы разные члены команды, которые в деталях знают свой продукт, каждый из них может выступить кратко и ёмко. Отсутствие долгих переходов между выступлениями не влияет негативно на выражение ваших мыслей. При качественно подготовленной речи каждого выступающего, такой подход только придаст динамичность презентации.
Красной нитью через все выступления проходит тема разнообразия партнёров и топ-менеджеров компании. А вот в роли ведущего есть некоторые отличия.
Google использовал микс из нескольких форматов. CEO Сундар Пичаи выступает с вводной частью и периодически включает свою речь между выступлениями своих коллег. Всего выступило 8 сотрудников.
Презентация Apple сильно отличается от остальных тем, что Тим Кук выполняет номинальную роль ведущего.
В самом начале CEO Apple даёт небольшое введение и дальше выходит на сцену каждый раз после спикера, чтобы подвести итоги его речи и представить нового выступающего. По количеству выступающих Apple – явный лидер, причем выступают и снимаются в роликах не только сотрудники, но и партнёры компании (например, Дженнифер Энистон и Опра Уинфри). Всего выступило на сцене 24 человека.
У Samsung ситуация противоположная – конкретного ведущего у презентации нет. Каждый из спикеров рассказывает свою часть. Партнеры компании (например, глава Instagram и CEO Verizon) появляются на двух из четырех продуктах компании. Всего выступило 7 сотрудников.
Во-первых, взять на заметку важность общей подготовки команды. Отличная, доведенная до идеала речь каждого выступающего – то, что позволяет мероприятию качественно и разнообразно показать свои продукты, а не превратиться в монотонный кошмар. Проявите заботу о команде и подумайте о микрофонах-петличках. Постарайтесь избегать чтения с экрана: намного эффективнее потратить время на подготовку короткого выступления наизусть, чем заставлять выступающего читать бегущий вдалеке текст.
Сейчас роль лидера-визионера в качестве одного выступающего отходит на второй план. Крутые решения создаёт вся команда, и это находит поддержку и любовь зрителей. Они видят коллективный результат труда и симпатизируют команде.
Второй важный тренд – внимание к партнерам компании. Подключайте к выступлению инфлюенсеров и лидеров мнений. Показывайте, что вы открыты новому и поддерживаете разнообразие. Все крупные международные корпорации включают в презентацию людей разных национальностей, гендера и возраста – отличная тенденция, к которой стоит присмотреться.
Визуализация – наше всё. Apple начинает презентацию с 2-минутной мультипликации, а Samsung с его двумя огромными экранами показывает в движении каждую новую фишку смартфона. Google использует эффекты значительно скромнее и из-за стандартного разрешения 16:9 слайды не привлекают большого внимания. Анимировать можно абсолютно всё: покажите ваш девайс в разрезе, проиллюстрируйте ситуации его использования, продемонстрируйте новую игру. В таких презентациях задействованы все известные эффекты анимации, но соблюдается главное правило – умеренность.
Например, чтобы показать новое приложение для чтения журналов, Apple просто накладывает одну фотографию на другую: без эффектов резкого вылета или появления бумерангом. Мокапы – еще один классический и невероятно полезный прием. Например, у Apple показано, как все фотографии в итоге складываются в журналы, которые можно прочитать прямо в приложении. Получается просто, понятно и круто.
Помимо этого, Apple активнее всех включают в презентацию эмоциональные видео. Например, для истории об Apple TV+ снят вдохновляющий ролик с киноплощадки Стивена Спилберга и его команды, который напрямую никак не рекламирует бренд. Демонстрация продукта – это, несомненно, важно, но зачастую лояльность к компании формируется именно через образ человека, который использует девайс для достижения новых целей и в своей повседневной жизни.
Из-за того, что презентации Apple и Samsung проходят в закрытых помещениях, основной цвет слайдов – черный. В сочетании с анимацией это создает эффектное появление объектов и текста словно из темноты, а также не отвлекает внимание зрителей от самого выступающего. Этой же цели служит освещение зала: Apple использует точечное белое освещение по краям экрана, Samsung меняет цвет прожекторов в зависимости от изображения на слайде, но делает это умеренно, не превращая презентацию в цирковое шоу.
Samsung и Google не боятся показать продукт в действии: сделать селфи на сцене, пообщаться с голосовым помощником или проложить маршрут в картах. Это особенно здорово устроено в презентации нового смартфона Samsung: специальный сотрудник сидит в стороне от основной сцены и подключается к презентации в нужный момент. Он использует устройство в режиме реального времени, а на экранах автоматически показывают трансляцию его действий.
Этим же приёмом пользуются выступающие Apple. А если у них что-то не выходит – например, Siri неправильно их понимает или экран не грузит приложение, – то спикеры использует это как повод для шутки и превращают отшлифованное «идеальное» мероприятие в поле для экспериментов, где что-то может пойти не по плану. Хотя это может показаться провалом, на самом деле люди реагируют на подобные происшествия на сцене абсолютно нормально, и даже сильнее запоминают мероприятие.
Подумайте над тем, чтобы оставить пространство для активности в режиме реального времени. Речь не о вопросах из зала или неуместной импровизации, а о создании ощущения присутствия у аудитории. Презентация – это не заранее снятый видеоролик, этот формат отличает относительная гибкость. Использование прямой трансляции и демонстрации функций продукта в режиме онлайн поможет оживить аудиторию и придать всему мероприятию динамику.
Скажем коротко: без трансляции сделать качественное и запоминающееся мероприятие сложно. Во-первых, это кратно увеличивает количество зрителей.
Даже если вам кажется, что ваше событие интересно только узкому кругу специалистов, в других регионах и странах наверняка есть сотни и тысячи людей, которые были бы рады присоединиться к вам в режиме онлайн.
Во-вторых, трансляцию можно сохранить, и тогда контента для соцсетей и СМИ хватит вплоть до следующего мероприятия. Обратите внимание на технические моменты. Все трансляции Apple, Google и Samsung, которые мы проанализировали, сняты с разных планов и ракурсов. Как минимум стоит учесть дальний план, съёмку спикера вблизи и экран крупным планом. Стоит заранее подумать о том, чтобы сервер выдержал общее количество людей в онлайне, а качество было бы достаточным для просмотра мелких деталей.
Создать качественное мероприятие – сложная, но важная задача для каждого бренда. Наш анализ презентаций лидеров индустрии показал, что есть ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание:
1. Соблюдайте тайминг. Хотя рассказывать о собственных достижениях хочется долго, позаботьтесь об аудитории и постарайтесь уложиться в 1,5 часа, максимально насыщенных разными активностями.
2. Не выступайте в одиночестве. Даже CEO Google и Apple дают слово своим партнерам и топ-менеджерам. Уверены, что вашим коллегам тоже есть, чем поделиться. Только не забудьте о тщательной подготовке речи.
3. Будьте динамичны. Не бойтесь использовать анимацию, видео и прямые трансляции. Если вы показываете готовый продукт, продемонстрируйте его в реальном действии.
4. Уделите внимание деталям. Выключите лишний свет, дайте выступающим незаметные микрофоны в тон кожи и подумайте над тем, как использовать помещение и экраны для акцентирования внимания на сильных сторонах вашего продукта.
5. Не пожалейте ресурсов на качественную трансляцию. Это кратно увеличит количество ваших зрителей и послужит материалом для публикаций в СМИ и соцсетях. Массовый переход в онлайн в 2020 сделал трансляцию обязательной частью любого масштабного события.
Как организовать крутое мероприятие своими силами
Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?
Я смогу сделать всё в одиночку?
Команда есть, что делать дальше?
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?
С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?
Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?
Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?
Пошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.
Продюсер мероприятий в коворкинге «Таблица».
Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?
Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:
Что я хочу организовать?
Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.
Где будет проходить мероприятие?
Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.
Когда будет проходить мероприятие?
Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.
Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.
Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.
На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?
Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:
С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?
Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.
Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.
Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.
Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?
Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.
Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.
Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.